廈門(mén)采購(gòu)管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司采購(gòu)管理，規(guī)范采購(gòu)行為，提高采購(gòu)效率，降低采購(gòu)成本，確保采購(gòu)質(zhì)量，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司在廈門(mén)地區(qū)及周邊開(kāi)展的各類(lèi)采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于物資采購(gòu)、服務(wù)采購(gòu)等。（三）基本原則1.合法性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求，確保采購(gòu)行為合法合規(guī)。2.公平公正原則：采購(gòu)過(guò)程應(yīng)遵循公平、公正的原則，對(duì)待所有供應(yīng)商一視同仁，不得偏袒任何一方。3.公開(kāi)透明原則：采購(gòu)信息應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地公開(kāi)，接受公司內(nèi)部監(jiān)督和相關(guān)部門(mén)的檢查。4.效益原則：在保證采購(gòu)質(zhì)量的前提下，努力降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效益。二、采購(gòu)組織與職責(zé)（一）采購(gòu)部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定采購(gòu)計(jì)劃和預(yù)算，根據(jù)公司需求合理安排采購(gòu)活動(dòng)。2.收集、整理供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和管理。3.組織采購(gòu)談判，簽訂采購(gòu)合同，確保合同條款符合公司利益和法律法規(guī)要求。4.跟蹤采購(gòu)合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過(guò)程中的問(wèn)題，確保物資按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。5.負(fù)責(zé)采購(gòu)文件的整理、歸檔和保管，建立采購(gòu)檔案管理制度。（二）需求部門(mén)職責(zé)1.提出采購(gòu)需求，明確采購(gòu)物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等要求。2.參與采購(gòu)談判，提供技術(shù)支持和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，協(xié)助采購(gòu)部門(mén)簽訂采購(gòu)合同。3.對(duì)采購(gòu)物資或服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收，確保符合公司需求和合同要求。4.反饋采購(gòu)過(guò)程中存在的問(wèn)題，提出改進(jìn)建議。（三）審批部門(mén)職責(zé)1.對(duì)采購(gòu)計(jì)劃和預(yù)算進(jìn)行審核，確保采購(gòu)活動(dòng)符合公司戰(zhàn)略和財(cái)務(wù)狀況。2.審批采購(gòu)合同，對(duì)合同條款的合法性、合理性進(jìn)行審查，防范合同風(fēng)險(xiǎn)。3.監(jiān)督采購(gòu)過(guò)程，對(duì)重大采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行決策和指導(dǎo)。三、采購(gòu)流程（一）采購(gòu)計(jì)劃制定1.需求部門(mén)根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和實(shí)際需求，提前制定采購(gòu)需求計(jì)劃，明確采購(gòu)物資或服務(wù)的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算等信息。2.采購(gòu)部門(mén)匯總各需求部門(mén)的采購(gòu)計(jì)劃，結(jié)合庫(kù)存情況和市場(chǎng)供應(yīng)狀況，進(jìn)行綜合分析和平衡，制定年度、季度和月度采購(gòu)計(jì)劃。3.采購(gòu)計(jì)劃經(jīng)審批部門(mén)審核通過(guò)后，作為采購(gòu)活動(dòng)的依據(jù)。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.采購(gòu)部門(mén)通過(guò)多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)。2.對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書(shū)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、信譽(yù)等方面的評(píng)估。3.根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的特點(diǎn)和要求，選擇若干家合格的供應(yīng)商進(jìn)行詢(xún)價(jià)或招標(biāo)。4.與選定的供應(yīng)商進(jìn)行談判，確定采購(gòu)價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等合同條款。5.建立供應(yīng)商評(píng)估機(jī)制，定期對(duì)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面進(jìn)行評(píng)估，根據(jù)評(píng)估結(jié)果調(diào)整供應(yīng)商名單。（三）采購(gòu)實(shí)施1.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)合同，向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單，明確采購(gòu)物資或服務(wù)的詳細(xì)要求和交貨時(shí)間。2.供應(yīng)商按照采購(gòu)訂單要求組織生產(chǎn)或提供服務(wù)，并及時(shí)將貨物發(fā)運(yùn)或提供服務(wù)。3.采購(gòu)部門(mén)跟蹤采購(gòu)訂單執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，解決可能出現(xiàn)的問(wèn)題。（四）驗(yàn)收與付款1.需求部門(mén)在收到采購(gòu)物資或服務(wù)后，按照合同要求進(jìn)行驗(yàn)收，填寫(xiě)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。2.驗(yàn)收合格的物資或服務(wù)，采購(gòu)部門(mén)根據(jù)合同約定辦理付款手續(xù)。付款前，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)審核發(fā)票等相關(guān)憑證，確保付款信息準(zhǔn)確無(wú)誤。3.對(duì)于驗(yàn)收不合格的物資或服務(wù)，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，要求供應(yīng)商采取補(bǔ)貨、換貨、退貨等措施，直至符合合同要求。四、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.采購(gòu)部門(mén)定期對(duì)采購(gòu)過(guò)程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別，包括市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)等。2.對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，分析其發(fā)生的可能性和影響程度，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.針對(duì)不同等級(jí)的風(fēng)險(xiǎn)，制定相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施。對(duì)于市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)，通過(guò)市場(chǎng)調(diào)研、價(jià)格分析等方式，合理安排采購(gòu)時(shí)機(jī)和數(shù)量；對(duì)于供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)供應(yīng)商管理，建立備用供應(yīng)商機(jī)制；對(duì)于合同風(fēng)險(xiǎn)，嚴(yán)格合同審核，明確雙方權(quán)利義務(wù)，防范合同糾紛；對(duì)于質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)驗(yàn)收環(huán)節(jié)管理，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件。2.定期對(duì)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)調(diào)整和完善風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略。五、采購(gòu)監(jiān)督與審計(jì)（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)，檢查采購(gòu)流程的執(zhí)行情況、采購(gòu)合同的簽訂和履行情況、采購(gòu)資金的使用情況等。2.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)建立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)采購(gòu)工作進(jìn)行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。（二）外部監(jiān)督1.接受政府相關(guān)部門(mén)的監(jiān)督檢查，積極配合有關(guān)部門(mén)的工作，確保采購(gòu)活動(dòng)合法合規(guī)。2.主動(dòng)接受社會(huì)監(jiān)督，對(duì)采購(gòu)過(guò)程中的投訴和舉報(bào)，及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理，并公開(kāi)處理結(jié)果。六、采購(gòu)信息化管理（一）建立采購(gòu)信息系統(tǒng)1.公司應(yīng)建立采購(gòu)信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)計(jì)劃、供應(yīng)商管理、采購(gòu)訂單、合同管理、驗(yàn)收付款等采購(gòu)業(yè)務(wù)的信息化管理。2.采購(gòu)信息系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)錄入、查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)、分析等功能，為采購(gòu)決策提供數(shù)據(jù)支持。（二）信息共享與協(xié)同1.采購(gòu)信息系統(tǒng)應(yīng)與公司其他相關(guān)系統(tǒng)進(jìn)行集成，實(shí)現(xiàn)信息共享和協(xié)同工作。例如，與財(cái)務(wù)系統(tǒng)集成，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)付款信息的自動(dòng)傳遞；與庫(kù)存管理系統(tǒng)集成，實(shí)時(shí)掌握庫(kù)存動(dòng)態(tài)，合理安排采購(gòu)計(jì)劃。2.通過(guò)采購(gòu)信息系統(tǒng)，采購(gòu)部門(mén)、需求部門(mén)和審批部門(mén)之間可以實(shí)現(xiàn)在線(xiàn)溝通和協(xié)同工作，提高采購(gòu)效率和管理水平。七、附則（一）解釋權(quán)本辦法由公司采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)解釋。