業(yè)擴檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強公司業(yè)擴檔案管理，規(guī)范業(yè)擴檔案的形成、收集、整理、歸檔、保管和利用等工作，確保業(yè)擴檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，為公司業(yè)擴業(yè)務提供有效支持和服務，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所屬各單位在辦理電力客戶新裝、增容、變更用電等業(yè)擴業(yè)務過程中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：業(yè)擴檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司指定的檔案管理部門負責歸口管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實性原則：業(yè)擴檔案應如實反映業(yè)擴業(yè)務辦理過程中的實際情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。3.完整性原則：全面收集業(yè)擴業(yè)務辦理過程中產(chǎn)生的各類文件、資料，保證檔案的完整性。4.準確性原則：檔案內(nèi)容應準確無誤，數(shù)據(jù)、信息應與實際業(yè)務相符。5.及時性原則：及時收集、整理、歸檔業(yè)擴檔案，確保檔案資料的時效性。（四）職責分工1.檔案管理部門負責制定和完善業(yè)擴檔案管理制度、流程和標準。指導、監(jiān)督和檢查各單位業(yè)擴檔案管理工作。負責集中保管公司本部及所屬單位的業(yè)擴檔案。組織開展業(yè)擴檔案的整理、鑒定、銷毀等工作。提供業(yè)擴檔案的查閱、借閱等服務。2.業(yè)擴業(yè)務部門負責本部門業(yè)擴業(yè)務檔案資料的收集、整理和初步審核。按照檔案管理部門的要求，及時將整理好的檔案資料移交檔案管理部門。配合檔案管理部門做好業(yè)擴檔案的管理工作，提供必要的業(yè)務支持和信息。3.相關(guān)業(yè)務部門在各自職責范圍內(nèi)，協(xié)助做好業(yè)擴檔案管理工作，提供與業(yè)擴業(yè)務相關(guān)的文件、資料等。對涉及本部門的業(yè)擴檔案資料進行審核，確保其準確性和完整性。二、業(yè)擴檔案的分類與編號（一）分類業(yè)擴檔案分為客戶資料類、業(yè)務辦理類、供電方案類、設計圖紙類、工程施工類、驗收送電類等六大類。1.客戶資料類：包括客戶基本信息、身份證明、用電地址證明、用電需求說明等。2.業(yè)務辦理類：涵蓋業(yè)擴業(yè)務申請單、受理回執(zhí)、業(yè)務變更記錄等。3.供電方案類：包含供電方案通知書、供電方案答復單、供電方案變更記錄等。4.設計圖紙類：如電氣主接線圖、平面布置圖、負荷計算書等。5.工程施工類：有施工圖紙、施工組織設計、工程變更單、設備材料清單等。6.驗收送電類：包括驗收報告、送電申請單、送電記錄等。（二）編號業(yè)擴檔案編號采用“年份+地區(qū)代碼+業(yè)務類別代碼+順序號”的方式。1.年份：用四位數(shù)字表示檔案形成的年份。2.地區(qū)代碼：根據(jù)公司所屬單位所在地區(qū)進行編碼，具體編碼規(guī)則由公司統(tǒng)一制定。3.業(yè)務類別代碼：按照上述六大類業(yè)務分別設定代碼，如客戶資料類為“01”，業(yè)務辦理類為“02”等。4.順序號：按照業(yè)擴業(yè)務辦理的先后順序依次編號，從“0001”開始。例如，2023年某地區(qū)客戶新裝業(yè)務的第一份業(yè)擴檔案編號為：2023[地區(qū)代碼]010001。三、業(yè)擴檔案的形成與收集（一）形成要求1.業(yè)擴業(yè)務辦理過程中產(chǎn)生的各類文件、資料應使用耐久性強的書寫材料和符合檔案保存要求的紙張，確保字跡清晰、圖像完整。2.文件、資料應按照規(guī)定的格式和內(nèi)容要求填寫，簽字蓋章齊全，日期準確。3.電子文件應采用通用格式存儲，確保其可讀性和可利用性，并按照檔案管理部門的要求進行備份。（二）收集范圍1.客戶提交的各類申請材料及相關(guān)證明文件。2.業(yè)擴業(yè)務辦理過程中形成的各類表單、記錄、報告等。3.供電方案制定、修改過程中產(chǎn)生的文件資料。4.設計單位提供的設計圖紙、計算書等。5.施工單位在工程建設過程中形成的各類文件資料。6.驗收送電過程中產(chǎn)生的驗收報告、送電記錄等。（三）收集流程1.業(yè)擴業(yè)務部門在辦理業(yè)務過程中，應及時收集相關(guān)文件、資料，并進行初步整理。2.對于需要其他部門提供的資料，由業(yè)擴業(yè)務部門負責協(xié)調(diào)獲取。3.每月末，業(yè)擴業(yè)務部門將當月收集整理好的檔案資料移交檔案管理部門，辦理交接手續(xù)。交接雙方應在交接清單上簽字確認，交接清單應一式兩份，雙方各執(zhí)一份。四、業(yè)擴檔案的整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.按照分類編號規(guī)則進行整理，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。（二）整理方法1.客戶資料類：按照客戶名稱、用電地址等進行分類，將同一客戶的各類資料集中整理在一起，并按照資料形成的先后順序排列。2.業(yè)務辦理類：按照業(yè)務辦理流程，將申請單、受理回執(zhí)、變更記錄等依次排列，每一項業(yè)務單獨成冊。3.供電方案類：按照供電方案的制定、修改時間順序，將相關(guān)文件資料整理成冊，同一供電方案的不同版本應分別整理，并注明版本號和修改時間。4.設計圖紙類：按照專業(yè)分類，如電氣主接線圖、平面布置圖等，將同一專業(yè)的圖紙集中整理，并按照圖紙編號順序排列。圖紙應折疊成A4規(guī)格，并在右下角加蓋檔號章。5.工程施工類：按照項目名稱、施工階段進行分類，將施工圖紙、施工組織設計、工程變更單等資料依次整理，同一項目的資料應集中在一起，并按照資料形成的先后順序排列。6.驗收送電類：按照驗收送電的時間順序，將驗收報告、送電申請單、送電記錄等資料整理成冊。（三）編目1.編制卷內(nèi)文件目錄，內(nèi)容包括序號、文件編號、責任者、文件題名、日期、頁號等。2.編制案卷目錄，內(nèi)容包括案卷號、案卷題名、編制單位、編制日期、保管期限、密級等。3.編制檔號章，檔號章應加蓋在每份文件首頁的右上角，內(nèi)容包括全宗號、年度、保管期限、件號、頁號等。五、業(yè)擴檔案的歸檔（一）歸檔時間業(yè)擴檔案應在業(yè)務辦理完畢后的[X]個工作日內(nèi)完成歸檔。對于重大業(yè)擴項目或涉及多個部門的復雜業(yè)務，可適當延長歸檔時間，但最長不得超過[X]個工作日。（二）歸檔要求1.歸檔的業(yè)擴檔案應整理齊全、完整，符合整理要求和編目規(guī)范。2.檔案應使用符合檔案保管要求的檔案盒或檔案袋進行裝具，并在盒（袋）面上標明檔號、案卷題名、保管期限等信息。3.電子檔案應與紙質(zhì)檔案同時歸檔，電子檔案的存儲格式和命名規(guī)則應符合公司檔案管理部門的要求。電子檔案應存儲在專用的存儲設備上，并進行備份，備份份數(shù)不少于[X]份，分別存儲在不同的地點。（三）歸檔流程1.業(yè)擴業(yè)務部門將整理好的檔案資料移交檔案管理部門，填寫檔案移交清單。2.檔案管理部門對移交的檔案進行核對，檢查檔案的完整性、準確性和規(guī)范性。3.核對無誤后，檔案管理部門將檔案進行上架存放，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入相關(guān)信息，完成歸檔工作。六、業(yè)擴檔案的保管（一）保管期限業(yè)擴檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管：涉及客戶重要信息、供電方案重大變更、工程建設關(guān)鍵資料等對公司和客戶具有長期重要價值的檔案。2.長期保管：保管期限為[X]年的檔案，主要包括一般性的業(yè)擴業(yè)務資料、工程建設過程中的一般性文件等。3.短期保管：保管期限為[X]年的檔案，如臨時性的業(yè)務辦理記錄、短期有效的文件等。（二）保管條件1.檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。2.庫房溫度應控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度應控制在[X]%[X]%之間。3.檔案應存放在專用的檔案架或檔案柜中，排列整齊，便于查找和利用。（三）保管檢查1.檔案管理部門應定期對業(yè)擴檔案進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量、完整性等。2.每年應對檔案進行一次全面清查，確保檔案的賬實相符。3.對于發(fā)現(xiàn)的問題，應及時采取措施進行處理，如修復損壞的檔案、補充缺失的資料等。七、業(yè)擴檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱業(yè)擴檔案，以了解客戶用電情況、業(yè)務辦理歷史、供電方案等信息，為業(yè)務決策、客戶服務、工程管理等提供支持。2.外部單位（如政府部門、監(jiān)管機構(gòu)等）因工作需要，在履行相關(guān)手續(xù)并經(jīng)公司批準后，可以查閱業(yè)擴檔案中與工作相關(guān)的部分內(nèi)容。3.客戶因自身需要，在提供有效身份證明并經(jīng)公司同意后，可以查閱與其用電業(yè)務相關(guān)的檔案資料。（二）利用流程1.內(nèi)部查閱查閱人填寫《業(yè)擴檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。申請表經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部門。檔案管理部門對申請表進行審核，審核通過后，安排專人負責提供檔案查閱服務。查閱人應在指定的查閱地點進行查閱，不得擅自將檔案帶出。查閱過程中，應保持檔案的整潔，不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換等。查閱完畢后，查閱人應在《業(yè)擴檔案查閱登記表》上簽字確認。2.外部查閱外部單位應提交查閱申請函，說明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并加蓋單位公章。申請函經(jīng)公司相關(guān)部門審核同意后，報公司分管領導批準。檔案管理部門按照批準意見，安排專人負責提供檔案查閱服務，并對查閱過程進行監(jiān)督。查閱完畢后，查閱人應在《業(yè)擴檔案查閱登記表》上簽字確認，檔案管理部門應將查閱情況記錄在案。3.客戶查閱客戶提交《業(yè)擴檔案查閱申請表》，并提供有效身份證明。申請表經(jīng)業(yè)擴業(yè)務部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部門。檔案管理部門對申請表進行審核，審核通過后，安排專人負責提供檔案查閱服務。查閱人應在指定的查閱地點進行查閱，不得擅自將檔案帶出。查閱完畢后，查閱人應在《業(yè)擴檔案查閱登記表》上簽字確認。（三）利用登記檔案管理部門應建立《業(yè)擴檔案查閱登記表》，詳細記錄查閱時間、查閱人姓名、所在部門、查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息。查閱登記表應妥善保管，保存期限與檔案保管期限相同。八、業(yè)擴檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應定期對業(yè)擴檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否需要繼續(xù)保存。2.鑒定工作應由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)業(yè)務部門和專家組成鑒定小組進行。鑒定小組應根據(jù)檔案的內(nèi)容、價值、保管期限等因素，對檔案進行綜合評估，提出鑒定意見。3.鑒定意見應經(jīng)公司分管領導批準后生效。（二）銷毀1.對于失去保存價值的業(yè)擴檔案，應按照規(guī)定的程序進行銷毀。2.銷毀前，檔案管理部門應編制《業(yè)擴檔案銷毀清單》，詳細列出擬銷毀檔案的檔