商標(biāo)檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司商標(biāo)檔案管理，規(guī)范商標(biāo)檔案工作流程，維護(hù)公司商標(biāo)權(quán)益，促進(jìn)公司品牌建設(shè)，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有商標(biāo)檔案的管理，包括商標(biāo)的申請(qǐng)、注冊(cè)、續(xù)展、變更、轉(zhuǎn)讓、使用許可、侵權(quán)處理等相關(guān)文件和資料。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：商標(biāo)檔案應(yīng)如實(shí)反映公司商標(biāo)的申請(qǐng)、使用及管理情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集與商標(biāo)相關(guān)的各類(lèi)文件和資料，保證檔案資料的完整性，不得遺漏重要信息。3.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范對(duì)商標(biāo)檔案進(jìn)行整理、分類(lèi)、編號(hào)、存儲(chǔ)和檢索，確保檔案管理工作的規(guī)范化。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司保密制度，對(duì)涉及公司商業(yè)秘密的商標(biāo)檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。二、商標(biāo)檔案管理職責(zé)（一）管理部門(mén)及職責(zé)公司設(shè)立專(zhuān)門(mén)的商標(biāo)檔案管理部門(mén)，負(fù)責(zé)商標(biāo)檔案的集中統(tǒng)一管理。其主要職責(zé)包括：1.制定和完善商標(biāo)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)商標(biāo)檔案的收集、整理、分類(lèi)、編號(hào)、存儲(chǔ)、檢索和利用等日常管理工作。3.定期對(duì)商標(biāo)檔案進(jìn)行清查和盤(pán)點(diǎn)，確保檔案的安全與完整。4.對(duì)涉及商標(biāo)檔案的信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，提高檔案管理效率。5.配合公司內(nèi)部各部門(mén)及外部相關(guān)機(jī)構(gòu)，提供商標(biāo)檔案的查詢(xún)、借閱等服務(wù)。（二）相關(guān)部門(mén)及職責(zé)1.法務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)審核商標(biāo)申請(qǐng)、注冊(cè)、續(xù)展、變更、轉(zhuǎn)讓、使用許可等法律文件，確保其合法性和有效性。參與處理商標(biāo)侵權(quán)糾紛，提供法律支持，并負(fù)責(zé)相關(guān)法律文件的歸檔。2.市場(chǎng)部門(mén)負(fù)責(zé)提供商標(biāo)使用過(guò)程中的市場(chǎng)反饋信息，包括商標(biāo)知名度、市場(chǎng)占有率等情況。協(xié)助商標(biāo)檔案管理部門(mén)收集與商標(biāo)市場(chǎng)推廣相關(guān)的文件和資料，如廣告宣傳材料、參展記錄等。3.財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)審核商標(biāo)申請(qǐng)、注冊(cè)、續(xù)展、變更、轉(zhuǎn)讓等費(fèi)用的支出，并進(jìn)行財(cái)務(wù)核算。配合商標(biāo)檔案管理部門(mén)對(duì)商標(biāo)相關(guān)費(fèi)用的報(bào)銷(xiāo)憑證進(jìn)行歸檔管理。三、商標(biāo)檔案的收集（一）收集范圍1.商標(biāo)申請(qǐng)階段的文件和資料，包括商標(biāo)申請(qǐng)書(shū)、商標(biāo)圖樣、商標(biāo)類(lèi)別選擇說(shuō)明、商標(biāo)代理委托書(shū)（如有）等。2.商標(biāo)注冊(cè)過(guò)程中的文件，如商標(biāo)局的受理通知書(shū)、審查意見(jiàn)通知書(shū)、駁回通知書(shū)、注冊(cè)證等。3.商標(biāo)續(xù)展、變更、轉(zhuǎn)讓、使用許可等手續(xù)辦理過(guò)程中產(chǎn)生的文件，如申請(qǐng)書(shū)、相關(guān)協(xié)議、公證書(shū)等。4.商標(biāo)使用過(guò)程中的文件，包括商標(biāo)使用證據(jù)（如產(chǎn)品包裝、宣傳資料、銷(xiāo)售合同等）、商標(biāo)監(jiān)測(cè)報(bào)告、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告等。5.商標(biāo)侵權(quán)處理過(guò)程中的文件，如侵權(quán)投訴書(shū)、侵權(quán)證據(jù)、律師函、法院判決書(shū)等。6.其他與商標(biāo)相關(guān)的文件和資料，如商標(biāo)設(shè)計(jì)稿、商標(biāo)創(chuàng)意說(shuō)明、商標(biāo)評(píng)估報(bào)告等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)商標(biāo)文件和資料的收集工作，確保在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將相關(guān)材料提交至商標(biāo)檔案管理部門(mén)。2.收集的文件和資料應(yīng)真實(shí)、完整、清晰，如有復(fù)印件，需注明原件存放處，并加蓋提供部門(mén)公章。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照公司電子檔案管理規(guī)定進(jìn)行存儲(chǔ)和備份。四、商標(biāo)檔案的整理（一）分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)商標(biāo)檔案按照以下類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)：1.申請(qǐng)注冊(cè)類(lèi)：包括商標(biāo)申請(qǐng)、注冊(cè)過(guò)程中產(chǎn)生的各類(lèi)文件。2.續(xù)展變更類(lèi)：涉及商標(biāo)續(xù)展、變更手續(xù)辦理的相關(guān)文件。3.轉(zhuǎn)讓許可類(lèi)：商標(biāo)轉(zhuǎn)讓、使用許可等業(yè)務(wù)的文件資料。4.使用管理類(lèi)：商標(biāo)使用證據(jù)、監(jiān)測(cè)報(bào)告、市場(chǎng)調(diào)研等文件。5.侵權(quán)處理類(lèi)：商標(biāo)侵權(quán)糾紛處理過(guò)程中的所有文件。6.其他類(lèi)：不屬于以上分類(lèi)的其他與商標(biāo)相關(guān)的文件。（二）整理方法1.按照分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的商標(biāo)檔案進(jìn)行逐一梳理，剔除重復(fù)、無(wú)效的文件。2.對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查詢(xún)。3.編制商標(biāo)檔案目錄，目錄應(yīng)包含文件編號(hào)、文件名稱(chēng)、日期、來(lái)源等信息，確保目錄與檔案內(nèi)容一一對(duì)應(yīng)。4.將整理好的商標(biāo)檔案按照類(lèi)別和時(shí)間順序進(jìn)行排列，裝入檔案盒或文件夾，并在盒（夾）面上標(biāo)注相應(yīng)的類(lèi)別和編號(hào)。五、商標(biāo)檔案的編號(hào)（一）編號(hào)規(guī)則商標(biāo)檔案編號(hào)采用“年份+類(lèi)別代碼+順序號(hào)”的格式。具體說(shuō)明如下：1.年份：用四位數(shù)字表示文件形成的年份，如“2023”。2.類(lèi)別代碼：根據(jù)商標(biāo)檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，用兩位字母表示相應(yīng)的類(lèi)別，如“SZ”表示申請(qǐng)注冊(cè)類(lèi)，“XZ”表示續(xù)展變更類(lèi)等。3.順序號(hào)：按照文件整理的先后順序，用三位數(shù)字表示，如“001”“002”等。例如，一份2023年申請(qǐng)注冊(cè)類(lèi)的商標(biāo)檔案，其編號(hào)為“2023SZ001”。（二）編號(hào)管理1.商標(biāo)檔案管理部門(mén)應(yīng)建立編號(hào)登記臺(tái)賬，記錄每個(gè)編號(hào)對(duì)應(yīng)的檔案內(nèi)容和存放位置，確保編號(hào)的準(zhǔn)確性和可追溯性。2.在檔案整理、存儲(chǔ)、檢索等過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格按照編號(hào)規(guī)則進(jìn)行操作，不得隨意更改編號(hào)。如因特殊原因需要變更編號(hào)，應(yīng)履行相應(yīng)的審批手續(xù)，并在編號(hào)登記臺(tái)賬中注明變更情況。六、商標(biāo)檔案的存儲(chǔ)（一）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案：采用檔案盒或文件夾進(jìn)行分類(lèi)存放，存放在專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房?jī)?nèi)。檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等安全設(shè)施，確保紙質(zhì)檔案的安全保存。2.電子檔案：存儲(chǔ)在公司指定的電子存儲(chǔ)設(shè)備或服務(wù)器上，并進(jìn)行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案索引目錄，便于快速查找和調(diào)用。（二）存儲(chǔ)期限1.商標(biāo)注冊(cè)文件、續(xù)展文件、變更文件等具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保存。2.商標(biāo)使用證據(jù)、監(jiān)測(cè)報(bào)告、市場(chǎng)調(diào)研等文件，保存期限不少于商標(biāo)有效期屆滿(mǎn)后五年。3.商標(biāo)侵權(quán)處理文件，保存期限至侵權(quán)糾紛處理終結(jié)后五年。（三）存儲(chǔ)環(huán)境要求1.檔案庫(kù)房溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%60%之間。2.庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行通風(fēng)換氣，防止灰塵、霉菌等對(duì)檔案造成損害。3.存放檔案的貨架應(yīng)排列整齊，便于檔案的存放和取用。同時(shí)，應(yīng)在貨架上標(biāo)注檔案類(lèi)別和編號(hào)范圍，以便快速定位查找。七、商標(biāo)檔案的檢索（一）檢索工具1.建立紙質(zhì)商標(biāo)檔案目錄索引，按照類(lèi)別和編號(hào)順序排列，方便查閱紙質(zhì)檔案時(shí)快速定位。2.利用公司的檔案管理信息系統(tǒng)，錄入商標(biāo)檔案的相關(guān)信息，建立電子檢索數(shù)據(jù)庫(kù)。通過(guò)系統(tǒng)可以按照年份、類(lèi)別、關(guān)鍵詞等多種方式進(jìn)行檢索，提高檢索效率。（二）檢索流程1.紙質(zhì)檔案檢索：根據(jù)查閱需求，確定檔案類(lèi)別和編號(hào)范圍，在相應(yīng)的檔案目錄索引中查找對(duì)應(yīng)的檔案信息，然后按照索引指引到檔案庫(kù)房中查找紙質(zhì)檔案。2.電子檔案檢索：打開(kāi)檔案管理信息系統(tǒng)，輸入檢索條件（如年份、類(lèi)別、關(guān)鍵詞等），系統(tǒng)自動(dòng)顯示符合條件的商標(biāo)檔案列表。點(diǎn)擊列表中的檔案名稱(chēng)，即可查看檔案詳細(xì)信息或進(jìn)行在線預(yù)覽（如有權(quán)限）。八、商標(biāo)檔案的借閱（一）借閱范圍公司內(nèi)部各部門(mén)因工作需要，可借閱與本部門(mén)業(yè)務(wù)相關(guān)的商標(biāo)檔案。外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱或借閱商標(biāo)檔案的，須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照公司相關(guān)規(guī)定辦理借閱手續(xù)。（二）借閱手續(xù)1.內(nèi)部借閱：借閱人填寫(xiě)《商標(biāo)檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、借閱用途、預(yù)計(jì)歸還日期等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至商標(biāo)檔案管理部門(mén)。商標(biāo)檔案管理部門(mén)審核通過(guò)后，為借閱人辦理借閱手續(xù)，并登記借閱檔案的相關(guān)信息。2.外部借閱：外部單位或個(gè)人提出借閱申請(qǐng)時(shí)，需提交書(shū)面申請(qǐng)函，說(shuō)明借閱目的、范圍、期限等內(nèi)容，并加蓋單位公章。經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由商標(biāo)檔案管理部門(mén)與借閱方簽訂《商標(biāo)檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，同時(shí)辦理借閱登記手續(xù)。（三）借閱期限1.內(nèi)部借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，須提前向商標(biāo)檔案管理部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。2.外部借閱期限根據(jù)具體情況由公司主管領(lǐng)導(dǎo)確定，最長(zhǎng)不超過(guò)[X]個(gè)工作日。借閱期滿(mǎn)后，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案。如需續(xù)借，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。（四）借閱要求1.借閱人應(yīng)妥善保管所借商標(biāo)檔案，不得擅自涂改、損壞、丟失或轉(zhuǎn)借他人。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)向商標(biāo)檔案管理部門(mén)報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。2.借閱人如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)事先征得商標(biāo)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定進(jìn)行操作。復(fù)印或摘錄的內(nèi)容應(yīng)注明出處，并不得用于與借閱目的無(wú)關(guān)的其他用途。3.借閱人歸還檔案時(shí)，商標(biāo)檔案管理部門(mén)應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，確認(rèn)無(wú)誤后辦理歸還手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)檔案有缺失或損壞情況，借閱人應(yīng)負(fù)責(zé)補(bǔ)齊或修復(fù)。九、商標(biāo)檔案的保密（一）保密措施1.商標(biāo)檔案管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育，提高其保密意識(shí)和責(zé)任心。2.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密的商標(biāo)檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、限制訪問(wèn)權(quán)限等技術(shù)手段進(jìn)行保護(hù)。3.檔案庫(kù)房應(yīng)設(shè)置門(mén)禁系統(tǒng)，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。檔案管理人員離開(kāi)工作崗位時(shí)，應(yīng)妥善保管好檔案資料和鑰匙，防止他人擅自查閱。4.在檔案整理、借閱、使用等過(guò)程中，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。如因工作需要必須向他人提供檔案信息的，應(yīng)經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批程序，并與接收方簽訂保密協(xié)議。（二）保密責(zé)任1.檔案管理人員對(duì)商標(biāo)檔案的保密工作負(fù)有直接責(zé)任，如因工作失誤導(dǎo)致檔案信息泄露，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。2.借閱人在借閱期間對(duì)所借商標(biāo)檔案的保密負(fù)責(zé)，如違反保密規(guī)定造成不良后果的，應(yīng)依法承擔(dān)法律責(zé)任。3.公司全體員工都有保守公司商標(biāo)檔案秘密的義務(wù)，如發(fā)現(xiàn)有泄露檔案信息的行為，應(yīng)及時(shí)向公司相關(guān)部門(mén)報(bào)告。十、商標(biāo)檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.根據(jù)商標(biāo)檔案的存儲(chǔ)期限和保存價(jià)值，定期對(duì)商標(biāo)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的去留。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判斷、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立商標(biāo)檔案鑒定小組，由商標(biāo)檔案管理部門(mén)、法務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等相關(guān)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)商標(biāo)檔案進(jìn)行定期鑒定，并提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定內(nèi)容1.審查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠，能夠反映公司商標(biāo)的歷史沿革和管理情況。2.根據(jù)商標(biāo)檔案的存儲(chǔ)期限和保存價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)，判斷檔案是否仍具有保存意義。對(duì)于已超過(guò)保存期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，可考慮進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.審查檔案的保密性，對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密的檔案，應(yīng)根據(jù)保密規(guī)定進(jìn)行妥善處理，防止信息泄露。（四）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷(xiāo)毀的商標(biāo)檔案，由商標(biāo)檔案管理部門(mén)編制《商標(biāo)檔案銷(xiāo)毀清單》，詳細(xì)列