合同保管管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司合同保管工作的規(guī)范化、制度化建設(shè)，確保合同檔案的安全、完整與有效利用，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各類合同（包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同等）從簽訂至履行完畢或終止后的保管管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則公司合同保管工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的部門或崗位負(fù)責(zé)合同檔案的收集、整理、歸檔、保管和查閱等工作。2.安全保密原則確保合同檔案的安全，防止合同信息泄露、丟失或損壞。嚴(yán)格限制查閱權(quán)限，對(duì)涉及公司商業(yè)秘密和敏感信息的合同進(jìn)行特殊保密管理。3.完整準(zhǔn)確原則保證合同檔案的完整性，全面收集合同簽訂、履行過程中的各類文件資料。確保合同檔案內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，如實(shí)反映合同簽訂與履行情況。4.便于利用原則建立科學(xué)合理的合同檔案管理體系，便于合同檔案的查詢、調(diào)閱和使用，為公司經(jīng)營決策、糾紛處理等提供有力支持。二、合同保管職責(zé)分工（一）合同管理部門1.負(fù)責(zé)合同的起草、審核、簽訂等流程的組織與管理工作。2.在合同簽訂后，及時(shí)將合同副本及相關(guān)資料移交至合同保管部門，并對(duì)移交資料的完整性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。3.配合合同保管部門做好合同檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的合同履行情況說明。（二）合同保管部門1.設(shè)立專門的合同檔案室或配備專用的合同保管設(shè)備，負(fù)責(zé)合同檔案的集中保管。2.制定合同檔案管理制度和操作規(guī)程，對(duì)合同檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、整理、裝訂和上架存放。3.建立合同檔案臺(tái)賬，詳細(xì)記錄合同的基本信息、保管情況、查閱借閱情況等。4.負(fù)責(zé)合同檔案的安全保管，采取防火、防潮、防蟲、防盜等措施，確保合同檔案的質(zhì)量。5.按照規(guī)定的程序和權(quán)限，辦理合同檔案的查閱、借閱、復(fù)印等手續(xù)。6.定期對(duì)合同檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。（三）其他部門1.各部門負(fù)責(zé)本部門簽訂合同的收集、整理，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交至合同保管部門。2.在合同履行過程中，各部門應(yīng)妥善保管與合同相關(guān)的各類文件資料，并及時(shí)移交合同保管部門歸檔。3.配合合同保管部門做好涉及本部門合同檔案的查閱、借閱等工作。三、合同檔案的收集與整理（一）收集范圍1.合同文本正本及副本。2.合同簽訂過程中的相關(guān)文件，如合同審批表、意向書、談判記錄、招投標(biāo)文件、往來函件等。3.合同履行過程中的補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議、備忘錄、會(huì)議紀(jì)要、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、結(jié)算憑證等。4.與合同有關(guān)的其他文件資料，如公證文書、擔(dān)保文件、保險(xiǎn)單據(jù)等。（二）收集要求1.合同管理部門和各業(yè)務(wù)部門應(yīng)在合同簽訂或履行完畢后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)，將合同檔案資料移交至合同保管部門。具體時(shí)間要求如下：一般合同應(yīng)在合同簽訂后的[X]個(gè)工作日內(nèi)移交。重大合同或涉及金額較大的合同應(yīng)在合同簽訂后的[X]個(gè)工作日內(nèi)移交，并附詳細(xì)的合同履行情況說明。2.移交的合同檔案資料應(yīng)齊全、完整、真實(shí)，字跡清晰，紙張質(zhì)量良好。如有破損、缺失等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)或補(bǔ)充。3.合同管理部門和各業(yè)務(wù)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)合同檔案資料的收集工作，確保收集工作的順利進(jìn)行。（三）整理方法1.分類根據(jù)合同的性質(zhì)、業(yè)務(wù)類型、簽訂時(shí)間等因素，對(duì)合同檔案進(jìn)行分類。常見的分類方法如下：按照業(yè)務(wù)類型分為買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同等。在每類業(yè)務(wù)合同下，再按照簽訂時(shí)間順序進(jìn)行細(xì)分。2.編號(hào)為每份合同檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于識(shí)別和管理。編號(hào)規(guī)則如下：編號(hào)由年份、業(yè)務(wù)類型代碼、順序號(hào)組成。例如，202301001表示2023年簽訂的第一份買賣合同。業(yè)務(wù)類型代碼根據(jù)公司的業(yè)務(wù)分類標(biāo)準(zhǔn)確定，如“01”代表買賣合同，“02”代表租賃合同等。3.裝訂將合同文本及相關(guān)資料按照一定順序進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。裝訂順序一般為：合同封面、合同目錄、合同正文、附件、相關(guān)文件資料。4.編目編制合同檔案目錄，目錄應(yīng)包括合同編號(hào)、合同名稱、簽訂日期、合同金額、對(duì)方單位名稱、保管期限等信息。目錄應(yīng)打印或手寫清晰，并與合同檔案一一對(duì)應(yīng)。四、合同檔案的保管（一）保管方式1.合同檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的合同檔案室，按照分類、編號(hào)順序上架存放。電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全可靠。2.合同檔案室應(yīng)具備良好的保管條件，保持通風(fēng)、干燥、清潔，溫度和濕度應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)備，如滅火器、除濕機(jī)、防蟲藥、防盜門等。（二）保管期限1.合同檔案的保管期限根據(jù)合同的性質(zhì)、重要程度、涉及金額等因素確定。一般分為短期、中期和長期保管。具體保管期限規(guī)定如下：短期保管期限為[X]年，適用于一般業(yè)務(wù)合同，如金額較小的買賣合同、租賃合同等。中期保管期限為[X]年，適用于重要業(yè)務(wù)合同，如涉及一定金額的服務(wù)合同、技術(shù)合同等。長期保管期限為[X]年以上，適用于重大業(yè)務(wù)合同、涉及公司核心利益的合同以及具有歷史研究?jī)r(jià)值的合同等。2.保管期限自合同履行完畢或終止之日起計(jì)算。對(duì)于因特殊原因需要提前銷毀的合同檔案，應(yīng)按照規(guī)定的審批程序進(jìn)行審批。（三）保管要求1.建立合同檔案保管制度，明確檔案管理人員的職責(zé)和工作流程。檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)合同檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全完整。2.對(duì)紙質(zhì)合同檔案應(yīng)進(jìn)行妥善保管，防止受潮、發(fā)霉、蟲蛀、鼠咬等損壞。對(duì)電子合同檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，并進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和安全檢查，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。3.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入合同檔案室。檔案管理人員應(yīng)妥善保管鑰匙和密碼，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。4.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密和敏感信息的合同檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施，如單獨(dú)存放、加密存儲(chǔ)、限制查閱權(quán)限等。五、合同檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至合同保管部門。2.合同保管部門應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，對(duì)符合查閱條件的，予以批準(zhǔn)，并安排專人陪同查閱。查閱人員只能在合同檔案室指定的區(qū)域內(nèi)查閱合同檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。3.涉及公司商業(yè)秘密和敏感信息的合同檔案，查閱權(quán)限應(yīng)嚴(yán)格控制。除公司高級(jí)管理人員、合同管理部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人外，其他人員如需查閱，須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）借閱程序1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至合同保管部門。2.合同保管部門應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，對(duì)符合借閱條件的，予以批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還合同檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)對(duì)所借閱的合同檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人、涂改、損壞、丟失。如因保管不善造成合同檔案損壞或丟失的，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（三）查閱與借閱記錄合同保管部門應(yīng)建立合同檔案查閱與借閱記錄臺(tái)賬，詳細(xì)記錄查閱與借閱的時(shí)間、人員、內(nèi)容、審批情況、歸還情況等信息。查閱與借閱記錄應(yīng)保存[X]年以上，以備查詢。六、合同檔案的銷毀（一）銷毀條件1.合同檔案保管期限屆滿，且合同所涉及的事項(xiàng)已經(jīng)履行完畢或終止，不再具有保存價(jià)值的。2.因不可抗力等原因?qū)е潞贤瑱n案損壞、丟失，無法修復(fù)或查找，且經(jīng)過相關(guān)部門認(rèn)定不再需要保存的。3.經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，因其他特殊原因需要銷毀的合同檔案。（二）銷毀程序1.合同保管部門應(yīng)定期對(duì)保管期限屆滿或不再具有保存價(jià)值的合同檔案進(jìn)行清理，提出銷毀意見，并填寫《合同檔案銷毀申請(qǐng)表》。2.《合同檔案銷毀申請(qǐng)表》應(yīng)包括合同編號(hào)、合同名稱、簽訂日期、保管期限、銷毀原因等信息，并經(jīng)合同管理部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)部門審核簽字后，提交至公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，合同保管部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)合同檔案的銷毀工作。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，并由監(jiān)銷人員和銷毀人員在《合同檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)。4.《合同檔案銷毀清單》應(yīng)包括合同編號(hào)、合同名稱、簽訂日期、保管期限、銷毀時(shí)間、銷毀方式等信息，并與《合同檔案銷毀申請(qǐng)表》一并歸檔保存。（三）銷毀方式合同檔案的銷毀方式應(yīng)根據(jù)檔案的性質(zhì)、數(shù)量、保密要求等因素確定。一般可采用焚燒、粉碎、電子數(shù)據(jù)刪除等方式進(jìn)行銷毀。對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密和敏感信息的合同檔案，應(yīng)采用安全可靠的銷毀方式，確保信息無法恢復(fù)。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)合同保管工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查合同檔案的收集、整理、保管、查閱、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合本辦法的規(guī)定，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.合同管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)合同保管工作的日常監(jiān)督，定期檢查合同檔案的保管情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)通知合同保管部門進(jìn)行整改。（二）外部檢查1.接受政府有關(guān)部門、行業(yè)協(xié)