發(fā)貨印章管理辦法總則目的為加強(qiáng)公司發(fā)貨印章的管理，規(guī)范發(fā)貨印章的使用流程，確保公司發(fā)貨業(yè)務(wù)的正常開展，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本管理辦法。適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部涉及發(fā)貨印章使用的所有部門和人員?；驹瓌t1.合法性原則：發(fā)貨印章的使用必須符合國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.安全性原則：確保發(fā)貨印章的安全保管，防止印章被盜用、冒用或?yàn)E用。3.規(guī)范性原則：嚴(yán)格規(guī)范發(fā)貨印章的使用流程，明確使用權(quán)限和審批程序。4.責(zé)任追究原則：對(duì)違反發(fā)貨印章管理規(guī)定的行為，追究相關(guān)人員的責(zé)任。發(fā)貨印章的種類及用途發(fā)貨專用章用于公司對(duì)外發(fā)貨的各類文件、單據(jù)、合同等的蓋章確認(rèn)，證明貨物已按約定發(fā)出。報(bào)關(guān)專用章用于公司辦理進(jìn)出口貨物報(bào)關(guān)手續(xù)時(shí)的蓋章，確認(rèn)報(bào)關(guān)文件的真實(shí)性和有效性。其他相關(guān)印章根據(jù)業(yè)務(wù)需要，可能還會(huì)涉及到如海運(yùn)提單章、空運(yùn)提單章等特定用途的印章，其用途按照相關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)定執(zhí)行。發(fā)貨印章的刻制與備案刻制流程1.因業(yè)務(wù)需要刻制發(fā)貨印章時(shí)，由使用部門提出書面申請(qǐng)，詳細(xì)說明印章名稱、用途、規(guī)格等信息。2.申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由公司行政部門統(tǒng)一安排到具有合法資質(zhì)的印章刻制單位進(jìn)行刻制。4.刻制完成后，行政部門負(fù)責(zé)對(duì)新刻印章進(jìn)行驗(yàn)收，確保印章內(nèi)容清晰、規(guī)范，無質(zhì)量問題。備案要求1.發(fā)貨印章刻制完成后，行政部門應(yīng)及時(shí)將印章的樣式、啟用時(shí)間、使用范圍等信息報(bào)當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)備案。2.同時(shí)，應(yīng)將印章備案情況記錄在公司印章管理檔案中，以備查閱。發(fā)貨印章的保管保管責(zé)任1.發(fā)貨印章實(shí)行專人保管制度，由經(jīng)過授權(quán)的人員負(fù)責(zé)保管印章。2.保管人員應(yīng)妥善保管印章，確保印章安全，不得將印章轉(zhuǎn)借他人或帶出辦公區(qū)域。3.如因工作調(diào)動(dòng)等原因需要更換保管人員時(shí)，應(yīng)及時(shí)辦理印章交接手續(xù)。保管方式1.發(fā)貨印章應(yīng)存放在安全可靠的保險(xiǎn)柜或?qū)ｉT的印章保管箱內(nèi)，鑰匙由保管人員專人負(fù)責(zé)保管。2.保險(xiǎn)柜或保管箱應(yīng)設(shè)置在有安全防護(hù)措施的辦公場(chǎng)所，確保印章存放環(huán)境安全。印章使用登記1.保管人員應(yīng)建立發(fā)貨印章使用登記臺(tái)賬，詳細(xì)記錄印章使用日期、使用部門、使用事項(xiàng)、蓋章文件名稱及編號(hào)、批準(zhǔn)人等信息。2.使用登記臺(tái)賬應(yīng)妥善保存，以備隨時(shí)查閱和審計(jì)。發(fā)貨印章的使用使用流程1.使用部門填寫發(fā)貨印章使用申請(qǐng)表，詳細(xì)說明使用印章的事項(xiàng)、文件名稱及編號(hào)、蓋章份數(shù)等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報(bào)相關(guān)審批人審批。審批人應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)實(shí)際情況，嚴(yán)格審核申請(qǐng)事項(xiàng)的真實(shí)性、合法性和必要性。3.經(jīng)審批同意后，使用部門將申請(qǐng)表及相關(guān)文件提交給發(fā)貨印章保管人員。4.保管人員核對(duì)申請(qǐng)表及文件無誤后，在規(guī)定的位置加蓋發(fā)貨印章，并在使用登記臺(tái)賬上進(jìn)行登記。5.使用完畢后，保管人員應(yīng)及時(shí)將印章收回，妥善保管。使用權(quán)限1.發(fā)貨專用章的使用權(quán)限：一般發(fā)貨業(yè)務(wù)，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批后使用。涉及金額較大或重要合同的發(fā)貨蓋章，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.報(bào)關(guān)專用章的使用權(quán)限：報(bào)關(guān)業(yè)務(wù)，由報(bào)關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批后使用。如遇特殊情況或重大報(bào)關(guān)事項(xiàng)，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.其他相關(guān)印章的使用權(quán)限：按照公司相關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)定執(zhí)行，由相應(yīng)的業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人或授權(quán)人員審批。禁止使用情況1.未經(jīng)審批的任何文件、單據(jù)等不得加蓋發(fā)貨印章。2.涉及違法違規(guī)、虛假或損害公司利益的事項(xiàng)不得加蓋發(fā)貨印章。3.空白紙張、空白合同等不得加蓋發(fā)貨印章。發(fā)貨印章的停用與銷毀停用條件1.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、印章?lián)p壞等原因，發(fā)貨印章不再使用時(shí)，應(yīng)及時(shí)辦理停用手續(xù)。2.保管人員應(yīng)在停用印章上注明停用日期，并將印章妥善保管。銷毀流程1.由行政部門會(huì)同相關(guān)業(yè)務(wù)部門組成印章銷毀小組，對(duì)停用的發(fā)貨印章進(jìn)行審核。2.審核通過后，填寫發(fā)貨印章銷毀申請(qǐng)表，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.批準(zhǔn)后，由印章銷毀小組指定專人負(fù)責(zé)銷毀印章，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員等。4.銷毀完成后，參與銷毀人員應(yīng)在銷毀記錄上簽字確認(rèn)，并將銷毀申請(qǐng)表及記錄歸檔保存。監(jiān)督與檢查內(nèi)部審計(jì)1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)發(fā)貨印章的管理和使用情況進(jìn)行審計(jì)，檢查印章管理制度的執(zhí)行情況、使用登記臺(tái)賬的記錄情況等。2.對(duì)審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。日常檢查1.行政部門負(fù)責(zé)對(duì)發(fā)貨印章的保管和使用情況進(jìn)行日常檢查，確保印章保管安全，使用流程規(guī)范。2.發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)督促保管人員進(jìn)行整改，如問題較為嚴(yán)重，應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)。責(zé)任追究違規(guī)行為界定1.未按本辦法規(guī)定的流程使用發(fā)貨印章，擅自蓋章的。2.將發(fā)貨印章轉(zhuǎn)借他人或帶出辦公區(qū)域，造成印章失控的。3.因保管不善，導(dǎo)致發(fā)貨印章被盜用、冒用或丟失的。4.在空白文件、單據(jù)上加蓋發(fā)貨印章的。5.其他違反發(fā)貨印章管理規(guī)定的行為。責(zé)任追究措施1.對(duì)于違反發(fā)貨印章管理規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重，給予相關(guān)責(zé)任人批評(píng)教育、警告、罰款、降職、撤職等處分。2.如因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。構(gòu)成犯罪的，依法追