參展報銷管理辦法一、總則（一）目的為加強公司參展費用的管理，規(guī)范參展報銷流程，確保參展活動的順利開展，提高資金使用效益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司因業(yè)務(wù)需要參加各類展會、展覽、展銷會等活動（以下統(tǒng)稱“參展”）所發(fā)生的費用報銷。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：參展費用的報銷必須符合國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。2.真實性原則：報銷憑證必須真實、合法、有效，能夠準確反映參展活動的實際支出情況。3.合理性原則：參展費用的支出應(yīng)與公司業(yè)務(wù)目標相關(guān)，具有合理性和必要性。4.審批流程原則：嚴格按照規(guī)定的審批流程進行報銷，確保費用支出得到有效控制和監(jiān)督。二、參展預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.各部門根據(jù)年度業(yè)務(wù)計劃和參展需求，提前編制參展預(yù)算。預(yù)算內(nèi)容應(yīng)包括參展費用明細，如展位費、展品運輸費、人員差旅費、宣傳資料制作費、設(shè)備租賃費等。2.參展預(yù)算應(yīng)詳細說明各項費用的預(yù)計金額和支出時間，并提交至公司財務(wù)部門進行審核。（二）預(yù)算審批1.財務(wù)部門對參展預(yù)算進行審核，重點審查預(yù)算的合理性、必要性以及與公司財務(wù)狀況的匹配性。2.經(jīng)財務(wù)部門審核通過后的參展預(yù)算，報公司管理層審批。管理層根據(jù)公司整體戰(zhàn)略和財務(wù)狀況，對預(yù)算進行最終審定。（三）預(yù)算執(zhí)行1.參展預(yù)算一經(jīng)批準，必須嚴格執(zhí)行。各部門應(yīng)按照預(yù)算控制參展費用的支出，不得超預(yù)算開支。2.如因特殊情況需要調(diào)整參展預(yù)算，應(yīng)提前向公司管理層提交書面申請，說明調(diào)整原因和調(diào)整金額。經(jīng)管理層批準后方可進行調(diào)整。三、參展費用報銷標準（一）展位費1.根據(jù)展會的規(guī)模、知名度、地理位置等因素，確定展位費的報銷標準。一般情況下，展位費應(yīng)控制在公司參展預(yù)算范圍內(nèi)。2.如因展會特殊要求或公司業(yè)務(wù)需要，需租賃較大展位或特裝展位的，應(yīng)提前向公司管理層提交申請，說明原因和費用預(yù)算。經(jīng)批準后方可執(zhí)行。（二）展品運輸費1.展品運輸費應(yīng)根據(jù)展品的數(shù)量、重量、體積以及運輸距離等因素進行合理估算。2.運輸方式應(yīng)選擇安全、可靠、經(jīng)濟的運輸方式，如公路運輸、鐵路運輸、航空運輸?shù)?。運輸費用應(yīng)取得正規(guī)發(fā)票，并按照公司規(guī)定的報銷流程進行報銷。（三）人員差旅費1.參展人員的差旅費報銷標準按照公司《差旅費管理辦法》執(zhí)行。2.參展人員應(yīng)嚴格按照規(guī)定的標準乘坐交通工具、住宿和用餐，不得擅自提高標準。如因特殊情況需要超標準支出的，應(yīng)提前向公司管理層提交申請，說明原因并經(jīng)批準后方可報銷。（四）宣傳資料制作費1.宣傳資料制作費應(yīng)根據(jù)參展活動的需要進行合理預(yù)算，包括宣傳冊、海報、名片等制作費用。2.宣傳資料的設(shè)計和制作應(yīng)符合公司品牌形象和參展主題，確保質(zhì)量和效果。制作費用應(yīng)取得正規(guī)發(fā)票，并按照公司規(guī)定的報銷流程進行報銷。（五）設(shè)備租賃費1.如因參展需要租賃設(shè)備，如投影儀、音響設(shè)備、展示架等，應(yīng)提前向公司管理層提交申請，說明租賃設(shè)備的名稱、數(shù)量、租賃期限和費用預(yù)算。經(jīng)批準后方可租賃。2.設(shè)備租賃費應(yīng)取得正規(guī)發(fā)票，并按照公司規(guī)定的報銷流程進行報銷。租賃設(shè)備應(yīng)妥善保管，如有損壞或丟失，應(yīng)按照租賃合同的約定進行賠償。四、參展費用報銷流程（一）費用申請1.參展人員在參展活動結(jié)束后，應(yīng)及時整理相關(guān)費用憑證，并填寫《參展費用報銷申請表》。申請表應(yīng)詳細說明參展活動的名稱、時間、地點、費用明細等信息。2.將填寫完整的《參展費用報銷申請表》及相關(guān)費用憑證提交至本部門負責人進行初審。（二）部門初審1.部門負責人對參展人員提交的費用報銷申請進行初審，重點審查費用的真實性、合理性和必要性。2.如發(fā)現(xiàn)費用報銷申請存在問題，部門負責人應(yīng)及時與參展人員溝通，要求其補充或更正相關(guān)信息。初審?fù)ㄟ^后，部門負責人在《參展費用報銷申請表》上簽署意見并簽字。（三）財務(wù)審核1.財務(wù)部門收到經(jīng)部門初審?fù)ㄟ^的《參展費用報銷申請表》及相關(guān)費用憑證后，進行財務(wù)審核。2.財務(wù)審核的重點包括費用憑證的真實性、合法性、有效性，費用報銷標準的執(zhí)行情況，以及報銷金額的計算是否準確等。3.如發(fā)現(xiàn)費用報銷申請存在問題，財務(wù)部門應(yīng)及時與參展人員和部門負責人溝通，要求其補充或更正相關(guān)信息。財務(wù)審核通過后，在《參展費用報銷申請表》上簽署意見并簽字。（四）管理層審批1.經(jīng)財務(wù)審核通過的《參展費用報銷申請表》及相關(guān)費用憑證，報公司管理層審批。2.管理層根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定和財務(wù)狀況，對費用報銷申請進行最終審批。審批通過后，在《參展費用報銷申請表》上簽署意見并簽字。（五）報銷支付1.財務(wù)部門根據(jù)管理層的審批意見，對符合報銷條件的費用進行報銷支付。2.報銷支付方式一般為銀行轉(zhuǎn)賬，將報銷款項支付至參展人員提供的銀行賬戶。五、報銷憑證要求（一）發(fā)票要求1.所有參展費用報銷必須取得正規(guī)發(fā)票。發(fā)票應(yīng)具備以下要素：發(fā)票名稱、發(fā)票號碼、開票日期、購買方名稱、銷售方名稱、服務(wù)內(nèi)容、金額、稅率、稅額等。2.發(fā)票應(yīng)加蓋銷售方發(fā)票專用章，發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與實際業(yè)務(wù)相符，不得虛開發(fā)票。（二）其他憑證要求1.除發(fā)票外，還應(yīng)提供與參展費用相關(guān)的其他憑證，如合同協(xié)議、運輸單據(jù)、會議通知、參展證明等。2.其他憑證應(yīng)真實、合法、有效，能夠證明參展費用的支出情況。（三）憑證粘貼要求1.參展費用報銷憑證應(yīng)按照公司規(guī)定的格式進行粘貼，確保整齊、美觀、便于審核。2.粘貼時應(yīng)將發(fā)票等憑證正面朝上，按照費用類別和時間順序依次粘貼在報銷單上，并在每張憑證的右上角注明費用金額和憑證張數(shù)。六、報銷時間規(guī)定（一）一般規(guī)定參展人員應(yīng)在參展活動結(jié)束后的[X]個工作日內(nèi)，完成費用報銷申請的提交。（二）特殊情況如因特殊原因無法在規(guī)定時間內(nèi)提交報銷申請的，應(yīng)提前向公司財務(wù)部門說明原因，并在原因消除后的[X]個工作日內(nèi)提交報銷申請。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計公司內(nèi)部審計部門定期對參展費用的報銷情況進行審計，檢查費用報銷是否符合公司規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)要求。（二）財務(wù)檢查財務(wù)部門不定期對參展費用的報銷情況進行檢查，重點檢查費用報銷憑證的真實性、合法性、有效性，以及報銷標準的執(zhí)行情況。（三）違規(guī)處理如發(fā)現(xiàn)參展人員在費用報銷過程中存在違規(guī)行為，如虛報、冒領(lǐng)、偽造報銷憑證等，公司將按照相關(guān)規(guī)定進行嚴肅處理