傷亡檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強公司傷亡檔案管理，規(guī)范傷亡事故信息的收集、整理、歸檔和保管，確保傷亡檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，為公司安全生產(chǎn)管理決策提供依據(jù)，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司范圍內(nèi)各類傷亡事故檔案的管理。（三）管理原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵循國家有關(guān)安全生產(chǎn)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司相關(guān)規(guī)定，確保傷亡檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實準(zhǔn)確原則：如實記錄傷亡事故發(fā)生的全過程，保證檔案信息真實可靠，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.及時歸檔原則：在傷亡事故處理完畢后，及時將相關(guān)資料整理歸檔，防止信息遺漏或丟失。4.規(guī)范統(tǒng)一原則：明確檔案管理的流程、標(biāo)準(zhǔn)和格式，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。5.安全保密原則：妥善保管傷亡檔案，防止檔案信息泄露，保障傷亡人員及其家屬的合法權(quán)益。二、職責(zé)分工（一）安全管理部門1.負責(zé)組織傷亡事故的調(diào)查處理工作，收集、整理傷亡事故相關(guān)資料。2.審核傷亡事故報告、調(diào)查處理報告等文件，確保內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整。3.按照本辦法規(guī)定，及時將傷亡事故檔案移交檔案管理部門歸檔，并跟蹤檔案管理情況。（二）事故發(fā)生部門1.負責(zé)本部門傷亡事故的現(xiàn)場保護、初步調(diào)查和信息報告工作。2.配合安全管理部門進行事故調(diào)查，提供與事故有關(guān)的詳細資料和情況說明。3.負責(zé)整理本部門傷亡事故處理過程中形成的各類文件、資料，并及時移交安全管理部門。（三）檔案管理部門1.負責(zé)傷亡檔案的接收、整理、分類、編號、裝訂、存儲等工作，建立健全傷亡檔案管理制度。2.按照規(guī)定的保管期限和保管要求，妥善保管傷亡檔案，確保檔案的安全和完整。3.為公司各部門查閱傷亡檔案提供便利服務(wù)，嚴格執(zhí)行檔案查閱、借閱登記制度。（四）其他相關(guān)部門根據(jù)各自職責(zé)，配合做好傷亡事故的調(diào)查處理和檔案管理工作。三、傷亡檔案的內(nèi)容（一）事故報告1.事故發(fā)生單位概況，包括單位名稱、地址、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍等。2.事故發(fā)生的時間、地點以及事故現(xiàn)場情況。3.事故的簡要經(jīng)過，包括事故發(fā)生的誘因、經(jīng)過、造成的后果等。4.事故已經(jīng)造成或者可能造成的傷亡人數(shù)（包括下落不明的人數(shù)）和初步估計的直接經(jīng)濟損失。5.已經(jīng)采取的措施。（二）事故調(diào)查處理報告1.事故調(diào)查組成員名單及分工。2.事故發(fā)生的原因，包括直接原因和間接原因。3.事故的性質(zhì)認定，如責(zé)任事故、非責(zé)任事故等。4.事故責(zé)任的認定，明確事故相關(guān)單位和人員的責(zé)任。5.事故處理建議，包括對事故責(zé)任單位和人員的處罰意見、防范和整改措施等。（三）傷亡人員信息1.傷亡人員基本情況，包括姓名、性別、年齡、籍貫、職業(yè)、身份證號碼等。2.傷亡人員與事故發(fā)生單位的關(guān)系，如勞動關(guān)系、勞務(wù)關(guān)系等。3.傷亡人員傷亡情況，包括受傷部位、受傷程度、死亡時間、死亡原因等。（四）現(xiàn)場勘查資料1.事故現(xiàn)場照片，包括事故現(xiàn)場全貌、事故發(fā)生地點、傷亡人員位置、設(shè)備設(shè)施損壞情況等。2.事故現(xiàn)場示意圖，標(biāo)明事故現(xiàn)場的方位、主要設(shè)備設(shè)施、人員位置等。3.現(xiàn)場勘查記錄，詳細記錄現(xiàn)場勘查的時間、人員、勘查情況等。（五）證人證言1.事故現(xiàn)場目擊證人的證言，包括證人姓名、性別、年齡、職業(yè)、聯(lián)系方式、與事故的關(guān)系等。2.證人對事故發(fā)生經(jīng)過、現(xiàn)場情況、傷亡人員情況等的描述。（六）醫(yī)療救治資料1.傷亡人員的病歷、診斷證明、檢查報告、治療記錄等。2.傷亡人員的醫(yī)療費用清單，包括住院費用、門診費用、藥品費用等。3.傷亡人員的康復(fù)情況記錄，如康復(fù)治療計劃、康復(fù)效果評估等。（七）賠償協(xié)議及相關(guān)資料1.公司與傷亡人員及其家屬簽訂的賠償協(xié)議，明確賠償金額、支付方式、支付時間等。2.賠償款支付憑證，如銀行轉(zhuǎn)賬記錄、現(xiàn)金收據(jù)等。3.傷亡人員及其家屬領(lǐng)取賠償款的相關(guān)手續(xù)，如授權(quán)委托書、身份證明等。（八）其他相關(guān)資料1.事故應(yīng)急救援預(yù)案及演練記錄，評估事故應(yīng)急救援工作的有效性。2.事故整改措施落實情況報告，跟蹤檢查事故防范和整改措施的執(zhí)行情況。3.與傷亡事故有關(guān)的其他文件、資料，如事故通報、會議紀要、事故案例分析等。四、傷亡檔案的收集與整理（一）收集要求1.安全管理部門在傷亡事故發(fā)生后，應(yīng)及時組織相關(guān)人員收集與事故有關(guān)的各種資料，確保資料的全面性和真實性。2.事故發(fā)生部門應(yīng)積極配合安全管理部門的資料收集工作，按照要求提供本部門掌握的與事故有關(guān)的文件、資料和情況說明。3.收集的資料應(yīng)包括紙質(zhì)文件、電子文檔、照片、視頻等多種形式，確保資料的完整性。（二）整理要求1.安全管理部門負責(zé)對收集到的傷亡事故資料進行整理，按照檔案內(nèi)容的分類要求，對資料進行分類、編號、裝訂。2.整理后的資料應(yīng)做到內(nèi)容完整、條理清晰、邏輯連貫，便于查閱和保管。3.對于電子文檔，應(yīng)按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進行命名，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于快速查找。五、傷亡檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.安全管理部門在傷亡事故處理完畢后，應(yīng)及時將整理好的傷亡檔案移交檔案管理部門歸檔。2.移交檔案時，應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認，明確檔案的名稱、數(shù)量、移交時間等信息。3.檔案管理部門應(yīng)按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定，對接收的傷亡檔案進行審核，確保檔案符合歸檔要求。（二）保管期限1.傷亡檔案的保管期限根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實際情況確定，一般分為短期、中期和長期。2.短期保管期限為[X]年，適用于一般性傷亡事故檔案。3.中期保管期限為[X]年，適用于較大傷亡事故檔案。4.長期保管期限為永久，適用于重大傷亡事故檔案和特別重大傷亡事故檔案。（三）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.傷亡檔案應(yīng)按照保管期限和類別進行分類存放，便于查找和管理。3.定期對傷亡檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的完整性和安全性。4.對電子檔案應(yīng)進行定期備份，存儲在不同的介質(zhì)上，并分別存放，防止數(shù)據(jù)丟失。六、傷亡檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱傷亡檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)本部門負責(zé)人簽字同意后，報安全管理部門審核。2.安全管理部門審核通過后，開具檔案查閱介紹信，申請人憑介紹信到檔案管理部門查閱檔案。3.查閱檔案時，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出指定地點，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。4.查閱人員如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.因特殊情況需要借閱傷亡檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，詳細說明借閱原因、借閱期限、歸還時間等信息，經(jīng)本部門負責(zé)人和安全管理部門負責(zé)人簽字同意后，報檔案管理部門審批。2.檔案管理部門審批通過后，與借閱人簽訂檔案借閱協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.借閱檔案時，借閱人應(yīng)持檔案借閱協(xié)議到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取檔案。4.借閱人應(yīng)嚴格按照檔案借閱協(xié)議規(guī)定的期限歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人在借閱期間應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容，確保檔案的安全和保密。七、傷亡檔案的銷毀（一）銷毀條件1.傷亡檔案保管期滿，且按照規(guī)定無需繼續(xù)保存的，可以進行銷毀。2.因其他原因需要銷毀傷亡檔案的，應(yīng)經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）銷毀程序1.檔案管理部門提出傷亡檔案銷毀申請，填寫檔案銷毀申請表，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.安全管理部門對銷毀申請進行審核，確認銷毀檔案符合銷毀條件。3.經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門組織實施檔案銷毀工作。4.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M行，如粉碎、焚