供貨合同管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司供貨合同管理，規(guī)范供貨合同的簽訂、履行、變更、終止等行為，維護(hù)公司合法權(quán)益，提高經(jīng)濟(jì)效益，根據(jù)《中華人民共和國民法典》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司與供應(yīng)商簽訂的各類供貨合同，包括原材料采購合同、零部件采購合同、設(shè)備采購合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：供貨合同的簽訂、履行、變更、終止等活動必須遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保合同合法有效。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，任何一方不得將自己的意志強(qiáng)加給對方。3.公平公正原則：合同條款應(yīng)公平合理，不得損害國家利益、社會公共利益和對方合法權(quán)益。4.誠實守信原則：合同雙方應(yīng)誠實守信，全面履行合同約定的義務(wù)。二、合同簽訂管理（一）合同主體資格審查1.采購部門負(fù)責(zé)對供應(yīng)商的主體資格進(jìn)行審查，包括營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證等相關(guān)證件的真實性、有效性。2.審查供應(yīng)商的經(jīng)營范圍是否與所供貨物相符，是否具備相應(yīng)的生產(chǎn)、經(jīng)營能力。3.對于重要供應(yīng)商，應(yīng)實地考察其生產(chǎn)經(jīng)營場所、生產(chǎn)設(shè)備、質(zhì)量控制體系等情況，確保其具備良好的履約能力。（二）合同條款擬定1.采購部門根據(jù)采購需求，擬定合同條款。合同條款應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、貨物名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收方式、付款方式等內(nèi)容。2.合同條款應(yīng)符合法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，避免出現(xiàn)模糊不清、歧義或違法違規(guī)的條款。3.對于格式合同，應(yīng)使用公司統(tǒng)一制定的合同模板，并根據(jù)具體情況進(jìn)行必要的修改和補(bǔ)充。（三）合同審批1.合同擬定后，采購部門應(yīng)將合同草案提交相關(guān)部門進(jìn)行審批。審批部門包括法務(wù)部門、財務(wù)部門、技術(shù)部門等。2.法務(wù)部門負(fù)責(zé)對合同的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審查，確保合同不存在法律風(fēng)險。3.財務(wù)部門負(fù)責(zé)對合同的付款方式、結(jié)算條款等進(jìn)行審查，確保公司資金安全。4.技術(shù)部門負(fù)責(zé)對合同中涉及的技術(shù)條款進(jìn)行審查，確保貨物符合技術(shù)要求。5.各審批部門應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)完成審批，并簽署審批意見。如審批部門提出修改意見，采購部門應(yīng)根據(jù)意見對合同草案進(jìn)行修改，直至通過審批。（四）合同簽訂1.經(jīng)審批通過的合同，由采購部門與供應(yīng)商簽訂。簽訂合同應(yīng)使用公司統(tǒng)一的合同專用章，并由法定代表人或其授權(quán)代表簽字。2.合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，以便各部門履行職責(zé)。3.對于金額較大、涉及重要物資或服務(wù)的合同，應(yīng)進(jìn)行合同備案，備案部門為公司檔案室。三、合同履行管理（一）供應(yīng)商通知1.采購部門應(yīng)在合同簽訂后及時向供應(yīng)商發(fā)出供貨通知，明確交貨時間、交貨地點、貨物規(guī)格型號、數(shù)量等要求。2.如因公司原因需要變更交貨時間、交貨地點等合同條款，采購部門應(yīng)提前通知供應(yīng)商，并與供應(yīng)商協(xié)商一致后簽訂補(bǔ)充協(xié)議。（二）貨物交付1.供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定的時間、地點、規(guī)格型號、數(shù)量等要求交付貨物。交貨時，供應(yīng)商應(yīng)提供貨物的質(zhì)量證明文件、裝箱清單等相關(guān)資料。2.采購部門應(yīng)安排專人對貨物進(jìn)行驗收，驗收內(nèi)容包括貨物的數(shù)量、規(guī)格型號、質(zhì)量等。如發(fā)現(xiàn)貨物存在質(zhì)量問題或數(shù)量短缺等情況，采購部門應(yīng)及時通知供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。（三）貨款支付1.財務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的付款方式和時間支付貨款。付款前，財務(wù)部門應(yīng)審核采購部門提交的付款申請及相關(guān)憑證，確保付款依據(jù)充分、手續(xù)齊全。2.如供應(yīng)商未按照合同約定履行義務(wù)，財務(wù)部門有權(quán)暫停支付貨款，并及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決。（四）合同執(zhí)行跟蹤1.采購部門應(yīng)建立合同執(zhí)行跟蹤臺賬，對合同的履行情況進(jìn)行實時跟蹤。跟蹤內(nèi)容包括交貨時間、交貨質(zhì)量、付款情況等。2.如發(fā)現(xiàn)合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)問題，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，采取相應(yīng)的措施解決問題。對于重大問題，應(yīng)及時向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報。四、合同變更管理（一）變更申請1.如因市場變化、生產(chǎn)需求調(diào)整、技術(shù)改進(jìn)等原因需要變更合同條款，合同雙方應(yīng)提出變更申請。變更申請應(yīng)明確變更的內(nèi)容、原因及對合同履行的影響。2.變更申請應(yīng)由合同雙方協(xié)商一致后簽訂書面協(xié)議，并按照合同簽訂的審批程序進(jìn)行審批。（二）變更審批1.變更申請?zhí)峤缓?，相關(guān)部門應(yīng)按照合同審批程序?qū)ψ兏暾堖M(jìn)行審批。審批部門應(yīng)重點審查變更的必要性、合理性及對公司利益的影響。2.如變更申請涉及增加合同金額、延長交貨時間等重大事項，應(yīng)報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）變更執(zhí)行1.經(jīng)審批通過的變更申請，合同雙方應(yīng)按照變更協(xié)議的要求執(zhí)行。變更協(xié)議簽訂后，采購部門應(yīng)及時通知相關(guān)部門，并對合同執(zhí)行情況進(jìn)行調(diào)整。2.如因變更給對方造成損失的，責(zé)任方應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。五、合同終止管理（一）終止條件1.合同期滿，雙方未續(xù)簽合同的，合同自動終止。2.合同雙方協(xié)商一致，提前終止合同的，合同終止。3.因不可抗力或其他不可預(yù)見、不可避免的原因?qū)е潞贤瑹o法履行的，合同終止。4.一方嚴(yán)重違反合同約定，另一方有權(quán)解除合同的，合同終止。（二）終止通知1.合同終止時，合同一方應(yīng)及時通知另一方，并說明合同終止的原因及時間。2.如因一方違約導(dǎo)致合同終止的，違約方應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任。（三）終止清算1.合同終止后，合同雙方應(yīng)按照合同約定進(jìn)行清算。清算內(nèi)容包括貨物交付、貨款支付、質(zhì)量保證金退還等。2.如合同雙方在清算過程中存在爭議，應(yīng)通過協(xié)商、仲裁或訴訟等方式解決。六、合同檔案管理（一）檔案收集1.采購部門負(fù)責(zé)收集合同簽訂、履行、變更、終止等過程中形成的各類文件資料，包括合同草案、審批意見、合同文本、補(bǔ)充協(xié)議、交貨憑證、付款憑證等。2.檔案收集應(yīng)及時、完整，確保檔案資料的真實性、準(zhǔn)確性和完整性。（二）檔案整理1.采購部門應(yīng)按照檔案管理的要求，對收集到的合同文件資料進(jìn)行整理。整理內(nèi)容包括分類、編號、裝訂等。2.合同檔案應(yīng)按照合同類別、時間順序等進(jìn)行分類整理，并建立相應(yīng)的檔案目錄。（三）檔案保管1.合同檔案應(yīng)妥善保管，確保檔案資料的安全。檔案保管期限應(yīng)按照國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2.檔案保管地點應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件，防止檔案資料損壞、丟失。（四）檔案查閱1.因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案室查閱。2.查閱檔案時，應(yīng)遵守檔案室的管理制度，不得擅自涂改、復(fù)印、抽取檔案資料。如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案室同意，并辦理相關(guān)手續(xù)。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計部門負(fù)責(zé)對供貨合同的簽訂、履行、變更、終止等情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查內(nèi)容包括合同審批程序的執(zhí)行情況、合同條款的履行情況、貨款支付情況等。2.監(jiān)督檢查應(yīng)定期進(jìn)行，對于發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）考核評價1.公司建立供貨合同管理考核評價制度，對采購部門及相關(guān)人員的合同管理工作進(jìn)行考核評價?？己嗽u價內(nèi)容包括合同簽訂的規(guī)范性、合同履行的及時性、合同變更的合理