公用印章管理辦法一、總則（一）目的為加強公司/組織公用印章的管理，維護公司/組織的合法權益，規(guī)范印章使用行為，確保印章使用的安全性、合法性和嚴肅性，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內所有公用印章的管理，包括但不限于公章、合同專用章、財務專用章、法定代表人章等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：印章的刻制、使用、保管等必須嚴格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準。2.分級管理原則：根據(jù)印章的重要性和使用范圍，實行分級管理，明確各級管理職責。3.專人負責原則：指定專人負責印章的保管和使用，確保印章管理責任落實到人。4.審批規(guī)范原則：印章使用必須經(jīng)過嚴格的審批程序，未經(jīng)審批不得使用。二、印章的刻制與啟用（一）印章刻制1.因工作需要刻制公用印章時，由需求部門填寫《印章刻制申請表》，詳細說明印章名稱、規(guī)格、用途、使用范圍等內容，并經(jīng)部門負責人簽字確認后，報公司/組織高層領導審批。2.審批通過后，由行政管理部門統(tǒng)一到公安機關指定的刻章單位進行刻制。刻章單位必須具備合法資質，確保印章的質量和安全性。3.印章刻制完成后，行政管理部門應及時將印章移交印章保管人，并辦理交接手續(xù)。交接時，雙方應在《印章交接登記表》上簽字確認，注明印章名稱、數(shù)量、啟用日期等信息。（二）印章啟用1.新印章啟用前，行政管理部門應在公司/組織內部發(fā)布《印章啟用通知》，明確印章的名稱、啟用日期、使用范圍、審批流程等內容，確保全體員工知曉。2.印章保管人應在《印章使用登記簿》上記錄印章啟用的相關信息，包括啟用日期、啟用人、印章名稱等。三、印章的保管（一）保管人員職責1.印章保管人必須具備高度的責任心和保密意識，嚴格遵守印章管理規(guī)定，確保印章安全。2.負責印章的日常保管，妥善存放印章，防止印章被盜、遺失或損壞。3.按照規(guī)定的審批程序使用印章，對印章使用情況進行詳細登記，并定期向行政管理部門匯報。4.發(fā)現(xiàn)印章丟失、被盜或損壞時，應立即向行政管理部門報告，并采取相應的緊急措施，如掛失、報警等，以減少損失。（二）保管方式1.公用印章應存放在專門的保險柜或印章箱內，并配備必要的防盜、防火、防潮設施。2.保險柜或印章箱的鑰匙應由印章保管人妥善保管，不得隨意轉借他人。如有特殊情況需要委托他人代管，必須經(jīng)過公司/組織高層領導批準，并辦理相關交接手續(xù)。3.印章保管人應定期對印章進行檢查，確保印章的完好無損。如發(fā)現(xiàn)印章有損壞或磨損情況，應及時報告行政管理部門，并申請更換印章。（三）保管地點1.公章、合同專用章等重要印章應存放在公司/組織的機要室或專門的印章保管室，實行雙人保管制度。2.財務專用章、法定代表人章等印章應存放在財務部門的保險柜內，由財務人員專人保管。四、印章的使用（一）使用范圍1.公章：用于公司/組織對外的正式文件、信函、合同、協(xié)議等的簽署，以及其他需要代表公司/組織行使權力的事項。2.合同專用章：用于公司/組織簽訂各類合同、協(xié)議等法律文件。3.財務專用章：用于公司/組織的財務收支、銀行結算、稅務申報等財務相關業(yè)務。4.法定代表人章：用于公司/組織法定代表人授權的特定事項，如簽署授權委托書、辦理銀行開戶手續(xù)等。（二）使用流程1.用印申請人填寫《印章使用申請表》，詳細說明用印事項、用印文件名稱、份數(shù)、用印日期等內容，并經(jīng)部門負責人簽字確認。2.根據(jù)用印事項的性質和審批權限，報公司/組織相關領導審批。審批通過后，在《印章使用申請表》上簽署審批意見。3.用印申請人將《印章使用申請表》連同用印文件一并提交給印章保管人。印章保管人對用印申請進行審核，確認無誤后，在用印文件上加蓋印章，并在《印章使用登記簿》上記錄用印情況，包括用印日期、用印文件名稱、用印份數(shù)、用印申請人、審批人等信息。4.用印完畢后，印章保管人應將印章妥善保管，并將《印章使用申請表》存檔備查。（三）審批權限1.一般事項用?。河刹块T負責人審批。2.重要事項用?。河晒?組織高層領導審批。3.涉及財務、合同等重大事項用印：需經(jīng)財務部門、法務部門等相關部門審核后，報公司/組織高層領導審批。（四）特殊情況用印1.緊急情況下需使用印章，但無法及時辦理審批手續(xù)的，用印申請人應電話請示相關領導同意后，先行用印，并在事后及時補辦審批手續(xù)。2.異地用印：因工作需要在異地使用印章的，應提前與行政管理部門溝通協(xié)調，并按照當?shù)叵嚓P規(guī)定辦理用印手續(xù)。五、印章的停用與銷毀（一）停用1.因公司/組織機構變更、業(yè)務調整、印章?lián)p壞等原因，需要停用公用印章時，由行政管理部門填寫《印章停用申請表》，詳細說明停用原因、停用日期等內容，并經(jīng)公司/組織高層領導審批。2.審批通過后，行政管理部門應及時發(fā)布《印章停用通知》，告知全體員工印章停用的相關信息。3.印章保管人應在收到《印章停用申請表》后，將停用的印章交回行政管理部門，并辦理交接手續(xù)。交接時，雙方應在《印章交接登記表》上簽字確認，注明印章名稱、數(shù)量、停用日期等信息。（二）銷毀1.停用的印章由行政管理部門統(tǒng)一保管，定期進行清理。對于不再使用且無保留價值的印章，由行政管理部門填寫《印章銷毀申請表》，詳細說明印章名稱、數(shù)量、銷毀原因等內容，并經(jīng)公司/組織高層領導審批。2.審批通過后，行政管理部門應指定專人負責印章的銷毀工作。銷毀過程應進行全程監(jiān)督，并在《印章銷毀登記表》上記錄銷毀日期、銷毀方式、監(jiān)銷人等信息。3.印章銷毀方式可采用粉碎、熔化等物理方法，確保印章無法恢復使用。銷毀后的印章殘骸應妥善處理，防止信息泄露。六、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.行政管理部門負責定期對公用印章的管理情況進行檢查，包括印章的保管、使用、審批等環(huán)節(jié)，確保印章管理規(guī)范。2.審計部門負責對公用印章的使用情況進行審計監(jiān)督，檢查印章使用是否符合規(guī)定，有無違規(guī)用印行為。（二）外部監(jiān)督1.接受上級主管部門、政府相關部門等的監(jiān)督檢查，積極配合提供相關資料和信息。2.對于發(fā)現(xiàn)的問題，應及時整改，并將整改情況報告相關部門。七、責任追究（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)審批擅自使用印章。2.超越審批權限使用印章。3.在空白文件、紙張上加蓋印章。4.印章保管不善，導致印章被盜、遺失或損壞。5.其他違反印章管理規(guī)定的行為。（二）責任追究措施1.對于違規(guī)使用印章的行為，視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款等處罰。2.因違規(guī)用印給公司/組織造成經(jīng)濟損失或不良影響的，依法追究相關責任人的法律責任。3.印章保管人因保管不善導致印章丟失、被盜或損壞的，應承擔相應