出納檔案管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司出納檔案管理，保證出納檔案的安全、完整，充分發(fā)揮出納檔案的作用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門的出納檔案管理。（三）定義本辦法所稱出納檔案，是指出納人員在辦理現(xiàn)金收付、銀行結(jié)算等業(yè)務(wù)過程中形成的各種票據(jù)、憑證、賬簿、報表等會計資料。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司出納檔案由財務(wù)部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則。出納檔案應(yīng)如實(shí)反映公司的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠。3.安全保密原則。加強(qiáng)出納檔案的安全保密工作，防止檔案信息泄露和損毀。4.便于利用原則。建立健全出納檔案管理制度，提高檔案管理水平，便于檔案的查閱和利用。二、檔案內(nèi)容（一）原始憑證1.現(xiàn)金收付憑證，包括現(xiàn)金收款收據(jù)、現(xiàn)金付款憑證等。2.銀行結(jié)算憑證，如支票、匯票、本票、電匯憑證、進(jìn)賬單等。3.發(fā)票及其他原始票據(jù)，如增值稅發(fā)票、普通發(fā)票、收據(jù)、報銷單等。（二）記賬憑證根據(jù)審核無誤的原始憑證編制的記賬憑證，記錄公司的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。（三）賬簿1.現(xiàn)金日記賬，用于記錄公司現(xiàn)金收支情況。2.銀行存款日記賬，詳細(xì)記錄公司銀行存款的收支及余額情況。（四）報表1.資金日報表，反映公司每日的資金收支及余額情況。2.其他與出納業(yè)務(wù)相關(guān)的報表。（五）其他資料1.銀行對賬單及余額調(diào)節(jié)表，用于核對公司銀行存款賬目與銀行實(shí)際賬目是否一致。2.出納工作交接清單，記錄出納人員工作交接的詳細(xì)情況。3.其他與出納業(yè)務(wù)有關(guān)的文件、資料等。三、檔案收集與整理（一）收集要求1.出納人員應(yīng)及時將辦理完的各類票據(jù)、憑證等資料進(jìn)行整理，確保資料的完整性。2.對于外來的原始憑證，應(yīng)審核其真實(shí)性、合法性、完整性，并加蓋“收訖”或“付訖”章。3.每月終了，出納人員應(yīng)將當(dāng)月的現(xiàn)金收付憑證、銀行結(jié)算憑證等進(jìn)行分類整理，編制記賬憑證，并登記現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬。（二）整理方法1.按照時間順序?qū)υ紤{證進(jìn)行排列，同類原始憑證應(yīng)放在一起。2.對于記賬憑證，應(yīng)按照編號順序進(jìn)行整理，確保憑證的連續(xù)性。3.將整理好的檔案資料分別裝入檔案袋或文件夾，并在封面上注明檔案名稱、日期、編號等信息。四、檔案裝訂（一）裝訂范圍每月整理好的記賬憑證及所附原始憑證應(yīng)進(jìn)行裝訂。（二）裝訂要求1.記賬憑證應(yīng)連同所附原始憑證一起裝訂，不得散失。2.裝訂時應(yīng)使用裝訂機(jī)或線繩將憑證左上角裝訂牢固，防止憑證脫落。3.在裝訂線上應(yīng)加蓋裝訂人員印章，以示負(fù)責(zé)。4.裝訂后的憑證應(yīng)整齊、牢固，不得有折角、缺頁等情況。（三）裝訂順序1.記賬憑證封面。2.記賬憑證。3.原始憑證匯總表。4.原始憑證。五、檔案保管（一）保管期限1.現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬保管期限為30年。2.原始憑證、記賬憑證、報表等保管期限為30年。3.銀行對賬單及余額調(diào)節(jié)表保管期限為10年。4.其他與出納業(yè)務(wù)有關(guān)的文件、資料等按照相關(guān)規(guī)定確定保管期限。（二）保管地點(diǎn)公司設(shè)立專門的檔案保管庫，用于存放出納檔案。檔案保管庫應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保檔案的安全。（三）保管措施1.檔案管理人員應(yīng)定期對出納檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的安全、完整。2.對于破損、變質(zhì)的檔案，應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，以保證檔案的可讀性。3.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案保管庫，確因工作需要查閱檔案的，應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)。六、檔案查閱與借閱（一）查閱程序1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱出納檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱內(nèi)容、目的、時間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理人員應(yīng)按照申請表的要求提供檔案，并在查閱過程中進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案的安全。3.查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞檔案資料，如需復(fù)印或摘錄相關(guān)內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意。（二）借閱程序1.公司外部單位或個人因特殊原因需要借閱出納檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱內(nèi)容、目的、時間等信息，并提供有效證明文件，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管所借檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴(kuò)大借閱范圍，如發(fā)生檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。七、檔案銷毀（一）銷毀條件出納檔案保管期滿，確無保存價值的，可以按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。（二）銷毀程序1.由檔案管理部門會同財務(wù)部門提出檔案銷毀申請，編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門和財務(wù)部門共同派人監(jiān)銷。3.銷毀檔案時，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀完畢后在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報告公司主管領(lǐng)導(dǎo)。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立出納檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)出納檔案的電子化存儲、檢索、利用等功能，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理措施1.對出納檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.利用信息化管理系統(tǒng)對檔案進(jìn)行分類、編號、存儲、檢索等管理，方便檔案的查閱和利用。3.加強(qiáng)對信息化管理系統(tǒng)的安全維護(hù)，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，防止檔案信息泄露。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門公司內(nèi)部審計部門負(fù)責(zé)對出納檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.出納檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、裝訂、保管、查閱、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)的工作情況。3.檔案信息化管理系統(tǒng)的運(yùn)行情況。（三）問題整改對于監(jiān)督檢查中