企業(yè)印信管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司印信管理，規(guī)范印信使用流程，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及下屬子公司的印信管理。（三）定義1.印信：指公司正式對(duì)外使用的各類印章，包括但不限于公司公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法定代表人章、部門章等。2.印信使用：指在各類文件、合同、協(xié)議、報(bào)表、信函等書面材料上加蓋印信的行為。（四）基本原則1.依法依規(guī)原則：印信的刻制、使用、保管等必須符合國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.專人負(fù)責(zé)原則：明確專人負(fù)責(zé)印信的管理，確保印信使用的安全、規(guī)范。3.審批嚴(yán)格原則：建立嚴(yán)格的印信使用審批制度，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自使用印信。4.登記備案原則：對(duì)印信的刻制、啟用、變更、停用、銷毀等情況進(jìn)行詳細(xì)登記備案。二、印信的刻制與啟用（一）刻制1.公司因工作需要刻制印信時(shí)，由使用部門提出申請(qǐng)，填寫《印信刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明印信名稱、用途、規(guī)格等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報(bào)公司法定代表人批準(zhǔn)。3.公司法定代表人批準(zhǔn)后，由行政部門統(tǒng)一安排到公安機(jī)關(guān)指定的具有資質(zhì)的印章刻制單位刻制印信。4.刻制完成后，行政部門應(yīng)及時(shí)將印信取回，并進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括印信的規(guī)格、字體、圖案、材質(zhì)等是否與申請(qǐng)要求一致，印信是否清晰、完整。（二）啟用1.新刻制的印信啟用前，行政部門應(yīng)填寫《印信啟用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明印信名稱、啟用日期、使用范圍等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報(bào)公司法定代表人批準(zhǔn)。3.公司法定代表人批準(zhǔn)后，行政部門應(yīng)發(fā)布印信啟用通知，明確印信正式啟用的日期、使用范圍等事項(xiàng)。4.印信啟用通知應(yīng)發(fā)送至公司各部門及下屬子公司，并在公司內(nèi)部公告欄進(jìn)行公示。三、印信的使用（一）使用范圍1.公司公章：用于公司對(duì)外的正式文件、合同、協(xié)議、報(bào)表、信函等。2.合同專用章：用于公司簽訂各類合同、協(xié)議等。3.財(cái)務(wù)專用章：用于公司財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具等。4.法定代表人章：用于公司法定代表人授權(quán)的相關(guān)業(yè)務(wù)。5.部門章：用于本部門內(nèi)部的文件、報(bào)表、信函等，不得對(duì)外使用。（二）使用流程1.申請(qǐng)：使用部門或個(gè)人填寫《印信使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明印信使用的事由、文件名稱、文號(hào)、份數(shù)、使用日期等信息。2.審核：申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，確保申請(qǐng)事項(xiàng)真實(shí)、合理、合規(guī)。對(duì)于涉及重要事項(xiàng)或金額較大的合同、協(xié)議等，還需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核。3.審批：審核通過后，申請(qǐng)表報(bào)公司法定代表人或其授權(quán)人審批。4.用?。航?jīng)審批同意后，使用部門或個(gè)人持申請(qǐng)表到印信保管部門辦理用印手續(xù)。印信保管人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)申請(qǐng)表內(nèi)容與擬用印文件內(nèi)容是否一致，確認(rèn)無誤后，在文件規(guī)定位置加蓋印信，并在《印信使用登記表》上進(jìn)行登記。5.登記：《印信使用登記表》應(yīng)詳細(xì)記錄印信使用的日期、事由、文件名稱、文號(hào)、份數(shù)、申請(qǐng)人、審批人等信息。（三）特殊情況處理1.緊急情況下，如因時(shí)間緊迫無法按正常流程進(jìn)行審批時(shí)，使用部門或個(gè)人可通過電話、短信等方式向公司法定代表人或其授權(quán)人報(bào)告，經(jīng)同意后先進(jìn)行用印，但事后應(yīng)及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。2.涉及多部門聯(lián)合發(fā)文或簽訂合同的，由主辦部門負(fù)責(zé)填寫《印信使用申請(qǐng)表》，并按流程進(jìn)行審批。其他聯(lián)合部門應(yīng)在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。四、印信的保管（一）保管人員1.公司應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)印信的保管，保管人員應(yīng)具備責(zé)任心強(qiáng)、保密意識(shí)高、工作認(rèn)真細(xì)致等條件。2.印信保管人員不得將印信轉(zhuǎn)借他人使用，不得擅自委托他人代管印信。（二）保管地點(diǎn)1.印信應(yīng)存放在安全可靠的地方，配備必要的保險(xiǎn)柜、鎖具等安全設(shè)施。2.公司公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章等重要印信應(yīng)存放在公司機(jī)要室或?qū)ｉT的印章保管室，實(shí)行雙人保管制度。（三）保管要求1.印信保管人員應(yīng)妥善保管印信，確保印信安全。如發(fā)現(xiàn)印信丟失、被盜等情況，應(yīng)立即向公司報(bào)告，并采取相應(yīng)的措施。2.印信保管人員應(yīng)定期對(duì)印信進(jìn)行檢查，確保印信清晰、完整，無損壞、變形等情況。如發(fā)現(xiàn)印信存在問題，應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司并進(jìn)行處理。3.印信保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露印信的使用情況及相關(guān)信息。五、印信的變更與停用（一）變更1.因公司名稱變更、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因需要變更印信的，由行政部門填寫《印信變更申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明變更原因、變更內(nèi)容等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報(bào)公司法定代表人批準(zhǔn)。3.公司法定代表人批準(zhǔn)后，行政部門應(yīng)及時(shí)辦理印信變更手續(xù)，包括重新刻制印信、收回舊印信等。4.印信變更后，行政部門應(yīng)發(fā)布印信變更通知，明確新印信的啟用日期、使用范圍等事項(xiàng)。（二）停用1.因公司名稱變更、業(yè)務(wù)調(diào)整、印章?lián)p壞等原因需要停用印信的，由行政部門填寫《印信停用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明停用原因、停用日期等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報(bào)公司法定代表人批準(zhǔn)。3.公司法定代表人批準(zhǔn)后，行政部門應(yīng)及時(shí)收回停用印信，并進(jìn)行封存。4.印信停用后，行政部門應(yīng)發(fā)布印信停用通知，明確印信停用的日期、相關(guān)事項(xiàng)的處理方式等。六、印信的銷毀（一）銷毀原因1.因印信磨損、損壞、變更等原因不再使用的印信，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行銷毀。2.因公司名稱變更、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因停用的印信，在保存一定期限后，經(jīng)公司批準(zhǔn)可進(jìn)行銷毀。（二）銷毀流程1.印信保管部門填寫《印信銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明印信名稱、銷毀原因、銷毀日期等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報(bào)公司法定代表人批準(zhǔn)。3.公司法定代表人批準(zhǔn)后，由行政部門會(huì)同審計(jì)部門等相關(guān)人員對(duì)擬銷毀印信進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，并在《印信銷毀登記表》上簽字確認(rèn)。4.印信銷毀應(yīng)采用粉碎、熔毀等方式進(jìn)行，確保印信無法恢復(fù)使用。銷毀過程應(yīng)由專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并在《印信銷毀登記表》上記錄銷毀情況。5.印信銷毀完成后，《印信銷毀申請(qǐng)表》、《印信銷毀登記表》等相關(guān)資料應(yīng)歸檔保存。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)印信管理情況進(jìn)行審計(jì)檢查，重點(diǎn)檢查印信的刻制、使用、保管、變更、停用、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.審計(jì)部門在檢查過程中發(fā)現(xiàn)問題的，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）外部監(jiān)督1.公司應(yīng)積極配合公安機(jī)關(guān)、工商行政管理部門等相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，如實(shí)提供印信管理的相關(guān)資料。2.對(duì)于相關(guān)部門提出的整改要求，公司應(yīng)認(rèn)真落實(shí)，及時(shí)整改到位。八、責(zé)任追究（一）違規(guī)行為1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自刻制、使用、變更、停用、銷毀印信的。2.將印信轉(zhuǎn)借他人使用或擅自委托他人代管印信的。3.因保管不善導(dǎo)致印信丟失、被盜、損壞的。4.違反印信使用流程，擅自加蓋印信的。5.泄露印信使用情況及相關(guān)信息的。（二）責(zé)任追究1.對(duì)于違反印信管理規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕