公司實(shí)名管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司管理，規(guī)范公司員工及相關(guān)人員實(shí)名信息管理，保障公司合法權(quán)益，維護(hù)正常運(yùn)營(yíng)秩序，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司全體員工、與公司有業(yè)務(wù)往來(lái)的供應(yīng)商、客戶、合作伙伴等相關(guān)人員的實(shí)名信息管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：所有實(shí)名信息必須真實(shí)、準(zhǔn)確，不得提供虛假或偽造信息。2.合法性原則：實(shí)名信息管理應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)范要求。3.保密性原則：對(duì)實(shí)名信息嚴(yán)格保密，防止信息泄露。4.必要性原則：僅收集與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的必要實(shí)名信息。二、實(shí)名信息內(nèi)容（一）員工實(shí)名信息1.基本信息：包括姓名、性別、出生日期、身份證號(hào)碼、民族、籍貫、政治面貌等。2.聯(lián)系方式：手機(jī)號(hào)碼、電子郵箱、家庭住址等。3.入職信息：入職時(shí)間、所在部門、職位、勞動(dòng)合同期限等。4.其他信息：如緊急聯(lián)系人信息等。（二）供應(yīng)商實(shí)名信息1.企業(yè)基本信息：企業(yè)名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人姓名、注冊(cè)地址、經(jīng)營(yíng)范圍等。2.聯(lián)系方式：聯(lián)系人姓名、手機(jī)號(hào)碼、電子郵箱、聯(lián)系地址等。3.資質(zhì)信息：營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件、稅務(wù)登記證復(fù)印件、組織機(jī)構(gòu)代碼證復(fù)印件（已辦理三證合一的提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件）、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)證書復(fù)印件等。（三）客戶實(shí)名信息1.個(gè)人客戶信息：姓名、性別、出生日期、身份證號(hào)碼、聯(lián)系方式、地址等。2.企業(yè)客戶信息：企業(yè)名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人姓名、聯(lián)系人姓名、聯(lián)系方式、注冊(cè)地址、經(jīng)營(yíng)范圍等。（四）合作伙伴實(shí)名信息1.合作方基本信息：合作方名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人姓名、注冊(cè)地址、經(jīng)營(yíng)范圍等。2.聯(lián)系方式：聯(lián)系人姓名、手機(jī)號(hào)碼、電子郵箱、聯(lián)系地址等。3.合作協(xié)議相關(guān)信息：合作項(xiàng)目名稱、合作期限、合作內(nèi)容、雙方權(quán)利義務(wù)等。三、實(shí)名信息收集（一）收集流程1.員工入職：新員工入職時(shí)，人力資源部門負(fù)責(zé)收集員工實(shí)名信息，發(fā)放并指導(dǎo)填寫《員工實(shí)名信息登記表》，員工需如實(shí)填寫相關(guān)信息，并簽字確認(rèn)。人力資源部門對(duì)收集的信息進(jìn)行審核，確保信息準(zhǔn)確無(wú)誤后錄入公司信息管理系統(tǒng)。2.業(yè)務(wù)往來(lái)：對(duì)于供應(yīng)商、客戶、合作伙伴等相關(guān)人員，在首次建立業(yè)務(wù)關(guān)系時(shí)，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)收集其實(shí)名信息。業(yè)務(wù)部門應(yīng)向?qū)Ψ秸f(shuō)明收集信息的目的、用途及相關(guān)保密規(guī)定，發(fā)放并指導(dǎo)填寫相應(yīng)的實(shí)名信息登記表。對(duì)方填寫完畢后，業(yè)務(wù)部門進(jìn)行初步審核，審核通過(guò)后將信息提交至公司信息管理部門進(jìn)行統(tǒng)一管理。（二）收集要求1.收集的實(shí)名信息應(yīng)完整、準(zhǔn)確，不得遺漏關(guān)鍵信息。2.對(duì)于身份證號(hào)碼、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼等重要信息，應(yīng)進(jìn)行驗(yàn)證，確保信息真實(shí)有效。3.收集過(guò)程中應(yīng)尊重相關(guān)人員的意愿，不得強(qiáng)迫提供信息。四、實(shí)名信息驗(yàn)證（一）驗(yàn)證方式1.內(nèi)部驗(yàn)證：公司信息管理部門對(duì)收集的實(shí)名信息進(jìn)行內(nèi)部驗(yàn)證，通過(guò)與員工檔案、業(yè)務(wù)記錄等進(jìn)行比對(duì)，核實(shí)信息的準(zhǔn)確性。2.外部驗(yàn)證：對(duì)于部分重要信息，如身份證號(hào)碼、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼等，可通過(guò)政府相關(guān)部門網(wǎng)站、第三方征信機(jī)構(gòu)等進(jìn)行外部驗(yàn)證。（二）驗(yàn)證頻率1.對(duì)于新入職員工及新建立業(yè)務(wù)關(guān)系的供應(yīng)商、客戶、合作伙伴等相關(guān)人員，在信息收集后應(yīng)及時(shí)進(jìn)行驗(yàn)證。2.定期對(duì)已有的實(shí)名信息進(jìn)行抽檢驗(yàn)證，確保信息的持續(xù)準(zhǔn)確性。（三）驗(yàn)證結(jié)果處理1.驗(yàn)證通過(guò)的實(shí)名信息，繼續(xù)保留在公司信息管理系統(tǒng)中。2.驗(yàn)證不通過(guò)的實(shí)名信息，信息管理部門應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門或人員進(jìn)行更正。如相關(guān)人員拒絕更正或提供虛假信息，公司有權(quán)采取相應(yīng)措施，如終止業(yè)務(wù)關(guān)系等。五、實(shí)名信息存儲(chǔ)（一）存儲(chǔ)方式1.公司采用電子存儲(chǔ)方式，將實(shí)名信息存儲(chǔ)在公司信息管理系統(tǒng)中。信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備完善的安全防護(hù)措施，確保信息存儲(chǔ)安全。2.對(duì)于重要的紙質(zhì)實(shí)名信息文件，應(yīng)進(jìn)行分類歸檔，存放在安全的檔案柜中，并指定專人負(fù)責(zé)保管。（二）存儲(chǔ)期限1.員工實(shí)名信息存儲(chǔ)期限為自員工離職后[X]年，以滿足勞動(dòng)法律法規(guī)及公司內(nèi)部管理的相關(guān)要求。2.供應(yīng)商、客戶、合作伙伴等相關(guān)人員實(shí)名信息存儲(chǔ)期限為自業(yè)務(wù)關(guān)系終止后[X]年，以便在需要時(shí)進(jìn)行查詢和追溯。（三）存儲(chǔ)安全管理1.信息管理系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置不同的用戶權(quán)限，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)和修改實(shí)名信息。2.定期對(duì)信息管理系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全的異地存儲(chǔ)設(shè)備中。3.加強(qiáng)對(duì)檔案柜等存儲(chǔ)設(shè)施的安全管理，防止紙質(zhì)信息文件被盜、被篡改或丟失。六、實(shí)名信息使用（一）使用范圍1.公司內(nèi)部使用：實(shí)名信息主要用于公司人力資源管理、業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)、財(cái)務(wù)管理、客戶服務(wù)等內(nèi)部工作需要。2.外部使用：在法律法規(guī)允許的范圍內(nèi)，經(jīng)相關(guān)人員同意，實(shí)名信息可用于與業(yè)務(wù)合作伙伴進(jìn)行溝通、開展聯(lián)合項(xiàng)目、履行合同義務(wù)等外部業(yè)務(wù)活動(dòng)。（二）使用流程1.公司內(nèi)部使用實(shí)名信息時(shí)，使用部門應(yīng)填寫《實(shí)名信息使用申請(qǐng)表》，注明使用目的、使用期限、使用范圍等內(nèi)容，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交至信息管理部門。信息管理部門根據(jù)審批意見，在信息管理系統(tǒng)中進(jìn)行相應(yīng)操作，確保信息使用符合規(guī)定。2.公司外部使用實(shí)名信息時(shí)，除填寫《實(shí)名信息使用申請(qǐng)表》外，還需獲得相關(guān)人員的書面同意。信息管理部門在審核同意后，按照規(guī)定的使用范圍和期限提供信息，并做好記錄。（三）使用要求1.實(shí)名信息的使用應(yīng)嚴(yán)格遵循收集目的，不得超出規(guī)定范圍使用。2.在使用實(shí)名信息過(guò)程中，應(yīng)采取必要的保密措施，防止信息泄露。3.對(duì)于涉及個(gè)人隱私的實(shí)名信息，未經(jīng)相關(guān)人員同意，不得擅自公開或提供給第三方。七、實(shí)名信息變更（一）變更情形1.員工個(gè)人信息發(fā)生變更，如姓名、性別、出生日期、身份證號(hào)碼、聯(lián)系方式、家庭住址等。2.供應(yīng)商、客戶、合作伙伴等相關(guān)人員基本信息、聯(lián)系方式、合作協(xié)議等發(fā)生變更。（二）變更流程1.相關(guān)人員應(yīng)及時(shí)向公司相應(yīng)部門提交《實(shí)名信息變更申請(qǐng)表》，注明變更事項(xiàng)及變更后的信息內(nèi)容。2.提交部門對(duì)變更申請(qǐng)進(jìn)行初審，核實(shí)變更信息的真實(shí)性和必要性。初審?fù)ㄟ^(guò)后，將申請(qǐng)?zhí)峤恢列畔⒐芾聿块T。3.信息管理部門對(duì)變更申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后在信息管理系統(tǒng)中進(jìn)行信息變更，并更新相關(guān)檔案資料。（三）變更驗(yàn)證對(duì)于涉及重要信息的變更，如身份證號(hào)碼、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼等，信息管理部門應(yīng)按照本辦法第四章的規(guī)定進(jìn)行驗(yàn)證，確保變更后的信息準(zhǔn)確無(wú)誤。八、實(shí)名信息刪除（一）刪除情形1.員工離職且存儲(chǔ)期限已滿，按照本辦法規(guī)定需刪除員工實(shí)名信息。2.供應(yīng)商、客戶、合作伙伴等相關(guān)人員業(yè)務(wù)關(guān)系終止且存儲(chǔ)期限已滿，需刪除其實(shí)名信息。3.經(jīng)相關(guān)人員書面申請(qǐng)，公司審核同意后刪除其實(shí)名信息。4.因信息錯(cuò)誤或其他原因，經(jīng)核實(shí)后需刪除的實(shí)名信息。（二）刪除流程1.由信息管理部門根據(jù)上述刪除情形，提出實(shí)名信息刪除申請(qǐng)，填寫《實(shí)名信息刪除申請(qǐng)表》，注明刪除對(duì)象、刪除原因、刪除時(shí)間等內(nèi)容。2.《實(shí)名信息刪除申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，信息管理部門按照規(guī)定的刪除方式進(jìn)行操作。3.對(duì)于電子存儲(chǔ)的實(shí)名信息，應(yīng)在信息管理系統(tǒng)中進(jìn)行徹底刪除，并做好刪除記錄。對(duì)于紙質(zhì)實(shí)名信息文件，應(yīng)進(jìn)行銷毀處理，并記錄銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員等信息。九、實(shí)名信息保密與安全（一）保密措施1.公司與接觸實(shí)名信息的人員簽訂保密協(xié)議，明確其保密義務(wù)和責(zé)任。2.對(duì)實(shí)名信息的訪問(wèn)實(shí)行權(quán)限管理，嚴(yán)格限制知悉范圍，只有因工作需要的人員才能訪問(wèn)相關(guān)信息。3.在辦公場(chǎng)所，對(duì)涉及實(shí)名信息的文件、資料等應(yīng)妥善保管，防止在非工作時(shí)間被無(wú)關(guān)人員獲取。4.加強(qiáng)對(duì)員工的保密教育，提高員工的保密意識(shí)，防止因員工疏忽導(dǎo)致信息泄露。（二）安全管理1.信息管理部門應(yīng)定期對(duì)信息管理系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和維護(hù)，及時(shí)修復(fù)系統(tǒng)漏洞，防止黑客攻擊、病毒感染等安全事件發(fā)生。2.對(duì)存儲(chǔ)實(shí)名信息的服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備等硬件設(shè)施進(jìn)行定期巡檢，確保設(shè)備正常運(yùn)行。3.制定信息安全應(yīng)急預(yù)案，如發(fā)生信息泄露事件，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理，降低損失，并及時(shí)向相關(guān)部門報(bào)告。十、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司設(shè)立專門的監(jiān)督部門，負(fù)責(zé)對(duì)實(shí)名信息管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.實(shí)名信息收集、驗(yàn)證、存儲(chǔ)、使用、變更、刪除等環(huán)節(jié)是否符合本辦法規(guī)定。2.信息管理系統(tǒng)的安全防護(hù)措施是否有效，是否存在信息泄露風(fēng)險(xiǎn)。3.相關(guān)人員是否履行保密義務(wù)，是否存在違規(guī)使用實(shí)名信息的行為。（三）檢查頻率監(jiān)督部門定期對(duì)實(shí)名信息管理工作進(jìn)行全面檢查，每[X]年至少進(jìn)行一次專項(xiàng)檢查。對(duì)于重點(diǎn)環(huán)節(jié)和關(guān)鍵崗位，可進(jìn)行不定期抽查。（四）檢查結(jié)果處理1.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，監(jiān)督部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，