內審文件管理辦法一、總則（一）目的為加強公司內部審計文件的管理，確保文件的完整性、準確性和規(guī)范性，提高內部審計工作的效率和質量，依據國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內部審計部門在開展審計工作過程中所涉及的各類文件的管理，包括審計計劃、審計方案、審計工作底稿、審計報告、后續(xù)跟蹤文件等。（三）管理原則1.合規(guī)性原則：文件管理應符合國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范以及公司內部規(guī)章制度的要求。2.完整性原則：確保各類審計文件齊全、完整，能夠全面反映審計工作的全過程。3.準確性原則：文件內容應真實、準確，數據可靠，邏輯嚴謹。4.保密性原則：對涉及公司機密的審計文件嚴格保密，防止信息泄露。5.可追溯性原則：文件管理應便于查詢和追溯，能夠為審計工作的質量控制和決策提供有力支持。二、文件分類與編號（一）文件分類1.審計計劃類：包括年度審計計劃、專項審計計劃等，明確審計工作的目標、范圍、重點和時間安排。2.審計方案類：針對具體審計項目制定的詳細工作方案，包括審計目標、審計程序、人員分工等。3.審計工作底稿類：記錄審計過程和獲取審計證據的文件，是形成審計結論的基礎。4.審計報告類：對審計項目結果的總結和評價，包括審計發(fā)現(xiàn)的問題、審計結論和建議等。5.后續(xù)跟蹤類：針對審計報告中提出的問題，跟蹤檢查整改情況的文件。6.其他類：如審計通知書、審計工作記錄、會議紀要等與審計工作相關的文件。（二）文件編號1.編號規(guī)則審計計劃類文件編號：[年份][計劃類別代碼][序號]，如“2023A01”，其中“2023”表示年份，“A”表示審計計劃類別，“01”表示序號。審計方案類文件編號：[年份][項目代碼][方案序號]，如“2023B0101”，其中“2023”表示年份，“B”表示審計項目類別，“01”表示項目代碼，“01”表示方案序號。審計工作底稿類文件編號：[年份][項目代碼][底稿序號]，如“2023B01001”，其中“2023”表示年份，“B”表示審計項目類別，“01”表示項目代碼，“001”表示底稿序號。審計報告類文件編號：[年份][項目代碼][報告序號]，如“2023B0101”，其中“2023”表示年份，“B”表示審計項目類別，“01”表示項目代碼，“01”表示報告序號。后續(xù)跟蹤類文件編號：[年份][項目代碼][跟蹤序號]，如“2023B010101”，其中“2023”表示年份，“B”表示審計項目類別，“01”表示項目代碼，“01”表示報告序號，“01”表示跟蹤序號。其他類文件編號：[年份][文件類別代碼][序號]，如“2023C01”，其中“2023”表示年份，“C”表示文件類別，“01”表示序號。2.代碼說明審計計劃類別代碼：A年度審計計劃；Z專項審計計劃。審計項目類別代碼：根據公司業(yè)務板塊和審計重點進行分類，如B財務審計；C內部控制審計；D風險管理審計等。文件類別代碼：根據文件的性質和用途進行分類，如C審計通知書；D審計工作記錄；E會議紀要等。三、文件起草與審核（一）文件起草1.審計項目負責人根據審計工作需要，負責組織起草相關文件。2.文件起草應依據相關法律法規(guī)、行業(yè)標準和公司內部規(guī)定，結合審計項目實際情況，確保文件內容準確、完整、清晰。3.起草文件時應注明文件名稱、編號、起草人、起草日期、審核人、審核日期等信息。（二）文件審核1.審計項目負責人起草的文件，應提交部門負責人進行審核。2.部門負責人應重點審核文件內容是否符合審計目標和要求，是否與相關法律法規(guī)和行業(yè)標準一致，邏輯是否嚴謹，格式是否規(guī)范等。3.審核人應在文件上簽署審核意見，并注明審核日期。如審核通過，文件進入下一流程；如審核不通過，應返回起草人進行修改，直至審核通過。四、文件批準與發(fā)布（一）文件批準1.經部門負責人審核通過的文件，提交公司內部審計機構負責人進行批準。2.公司內部審計機構負責人應從整體審計工作的角度，對文件的合規(guī)性、準確性、完整性等進行全面審查，確保文件符合公司利益和審計工作要求。3.批準人應在文件上簽署批準意見，并注明批準日期。（二）文件發(fā)布1.文件批準后，由文件管理人員按照規(guī)定的格式和渠道進行發(fā)布。2.審計計劃類文件應發(fā)送至相關部門和人員，確保審計工作得到有效執(zhí)行；審計方案類文件應發(fā)送至審計項目組成員，明確工作任務和要求；審計工作底稿、審計報告等文件應按照公司檔案管理規(guī)定進行歸檔保存，并根據需要提供給相關部門和人員查閱。3.文件發(fā)布后，文件管理人員應及時記錄文件的發(fā)放范圍、發(fā)放時間等信息，以便進行跟蹤和管理。五、文件使用與借閱（一）文件使用1.公司內部審計人員應按照規(guī)定的權限和程序使用審計文件，確保文件的安全和保密。2.使用文件時應注意保持文件的完整性和整潔，不得擅自涂改、損壞或丟失文件。3.審計工作結束后，審計人員應及時將文件歸還文件管理人員，辦理歸還手續(xù)。（二）文件借閱1.因工作需要借閱審計文件的，應填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件名稱、編號、借閱原因、借閱期限等信息。2.《文件借閱申請表》經部門負責人批準后，交文件管理人員辦理借閱手續(xù)。3.文件管理人員應按照申請表上的要求提供文件，并登記借閱人姓名、部門、借閱日期、歸還日期等信息。4.借閱人應在規(guī)定的期限內歸還文件，如需延期借閱，應重新辦理申請手續(xù)。5.借閱人不得將借閱的文件轉借他人，不得擅自復印、摘錄或傳播文件內容。如因特殊情況需要復印或摘錄文件，應經文件管理人員同意，并注明用途和份數。六、文件保管與存儲（一）保管責任1.文件管理人員負責審計文件的保管工作，確保文件的安全、完整和可追溯。2.文件管理人員應定期對文件進行清查和整理，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。（二）存儲方式1.審計文件應采用紙質和電子兩種方式進行存儲。紙質文件應分類裝訂成冊，存放在專用的文件柜中，并建立紙質文件目錄，便于查詢和檢索。2.電子文件應按照文件類別和編號進行分類存儲，存儲在公司指定的服務器或存儲設備上，并建立電子文件索引，確保電子文件的快速查找和訪問。3.為保證文件的安全性和完整性，應對電子文件進行定期備份，備份數據應存儲在不同的介質上，并分別存放于不同的地點。（三）保管期限1.審計計劃類文件保管期限為[X]年，自文件批準之日起計算。2.審計方案類文件保管期限為[X]年，自審計項目結束之日起計算。3.審計工作底稿類文件保管期限為[X]年，自審計報告出具之日起計算。4.審計報告類文件保管期限為[X]年，自報告批準之日起計算。5.后續(xù)跟蹤類文件保管期限為[X]年，自跟蹤工作結束之日起計算。6.其他類文件保管期限根據文件性質和公司規(guī)定確定。七、文件修訂與廢止（一）文件修訂1.隨著公司業(yè)務發(fā)展、法律法規(guī)變化或審計工作需要，對已發(fā)布的審計文件進行修訂。2.文件修訂由原起草人或相關部門提出修訂申請，說明修訂原因、修訂內容等。3.修訂申請經部門負責人審核后，提交公司內部審計機構負責人批準。4.批準后的修訂申請由原起草人負責組織修訂文件，修訂后的文件按照本辦法規(guī)定的審核、批準、發(fā)布程序進行處理。5.文件修訂后，應在文件上注明修訂日期、修訂內容等信息，并及時通知相關部門和人員。（二）文件廢止1.因法律法規(guī)變更、公司業(yè)務調整或其他原因，導致原審計文件不再適用時，應及時廢止。2.文件廢止由原批準人或相關部門提出廢止申請，說明廢止原因。3.廢止申請經公司內部審計機構負責人批準后，由文件管理人員將廢止文件從保管系統(tǒng)中刪除，并在紙質文件上加蓋“廢止”印章，妥善保管。八、文件保密與安全（一）保密措施1.公司內部審計人員應嚴格遵守公司保密制度，對涉及公司機密的審計文件予以保密。2.在文件的起草、審核、批準、發(fā)布、使用、借閱、保管等過程中，應采取必要的保密措施，防止文件信息泄露。3.對接觸機密文件的人員進行嚴格限制，明確其保密責任和義務，并簽訂保密協(xié)議。（二）安全管理1.文件管理人員應加強對文件存儲場所的安全管理，確保文件存儲環(huán)境安全可靠，防止文件被盜、被篡改或丟失。2.定期對文件存儲設備進行檢查和維護，確保設備正常運行，數據安全。3.加強對文件管理人員的安全教育，提高其安全意識和應急處理能力，制定應急預案，應對可能出現(xiàn)的文件安全事故。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督職責1.公司內部審計機構負責對審計文件管理辦法的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，確保文件管理工作規(guī)范、有序。2.定期對文件的起草、審核、批準、發(fā)布、使用、借閱、保管等環(huán)節(jié)進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）檢查方式1.定期檢查：每年至少進行一次全面的文件管理檢查，對文件的完整性、準確性、規(guī)范性、保密性等進行檢查評估。2.不定期抽查：根據工作需要，對部分審計項目的文