農(nóng)行檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)中國(guó)農(nóng)業(yè)銀行（以下簡(jiǎn)稱“農(nóng)行”）檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合農(nóng)行實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于農(nóng)行各級(jí)機(jī)構(gòu)及所屬單位的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。農(nóng)行檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則。檔案應(yīng)如實(shí)反映農(nóng)行各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)和歷史面貌，保證檔案信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.安全保密原則。加強(qiáng)檔案安全管理，嚴(yán)格保密制度，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則。優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為農(nóng)行各項(xiàng)工作提供有效支持。（四）檔案定義本辦法所稱檔案，是指農(nóng)行在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種形式和載體的歷史記錄，包括紙質(zhì)檔案、電子檔案等。二、檔案管理體制與職責(zé)（一）管理體制農(nóng)行檔案管理實(shí)行總行、一級(jí)分行、二級(jí)分行、縣級(jí)支行分級(jí)管理體制?？傂胸?fù)責(zé)制定全行檔案管理政策、制度和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)全行檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查；一級(jí)分行負(fù)責(zé)貫徹落實(shí)總行檔案管理政策、制度和標(biāo)準(zhǔn)，組織實(shí)施本轄區(qū)檔案管理工作，并對(duì)二級(jí)分行檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查；二級(jí)分行負(fù)責(zé)組織實(shí)施本轄區(qū)檔案管理工作，并對(duì)縣級(jí)支行檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查；縣級(jí)支行負(fù)責(zé)具體實(shí)施本單位檔案管理工作。（二）職責(zé)分工1.辦公室（綜合管理部門）負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)。組織開展檔案管理培訓(xùn)和宣傳工作。指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查本單位及所屬單位檔案管理工作。負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀等工作。負(fù)責(zé)檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)和管理。負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計(jì)和分析工作。負(fù)責(zé)檔案的利用服務(wù)工作，為農(nóng)行各項(xiàng)工作提供檔案信息支持。2.各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)檔案的收集、整理、移交等工作。配合辦公室（綜合管理部門）做好檔案的鑒定、銷毀等工作。按照檔案管理規(guī)定，及時(shí)向辦公室（綜合管理部門）提交有關(guān)業(yè)務(wù)文件、資料等。負(fù)責(zé)本部門檔案信息的查詢和利用工作，為業(yè)務(wù)工作提供支持。3.檔案管理人員負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、上架等。負(fù)責(zé)檔案的保管和安全工作，確保檔案的完整和安全。負(fù)責(zé)檔案的鑒定和銷毀工作，按照規(guī)定程序進(jìn)行操作。負(fù)責(zé)檔案信息系統(tǒng)的操作和維護(hù)，保證系統(tǒng)正常運(yùn)行。負(fù)責(zé)檔案的利用服務(wù)工作，為利用者提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.本行在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的文件、資料、報(bào)表、合同、協(xié)議、憑證等。2.本行在經(jīng)營(yíng)管理、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理、風(fēng)險(xiǎn)管理等方面形成的文件、資料。3.本行在基本建設(shè)、技術(shù)改造、科研項(xiàng)目等方面形成的文件、資料。4.本行在對(duì)外交往、合作交流等活動(dòng)中形成的文件、資料。5.本行在黨、團(tuán)、工會(huì)等組織活動(dòng)中形成的文件、資料。6.其他具有保存價(jià)值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.檔案收集應(yīng)遵循真實(shí)、準(zhǔn)確、完整的原則，不得擅自涂改、偽造、銷毀檔案。3.對(duì)已辦理完畢的文件、資料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理和歸檔，不得積壓。（三）整理方法1.分類檔案應(yīng)按照全宗、類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類。全宗是指一個(gè)獨(dú)立的法人或組織形成的全部檔案；類別是指根據(jù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)劃分的類別，如文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、科技檔案等；年度是指檔案形成的年度；保管期限是指檔案應(yīng)保存的時(shí)間，分為永久、長(zhǎng)期、短期。2.編號(hào)檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)方法可采用數(shù)字編號(hào)、字母編號(hào)或數(shù)字與字母混合編號(hào)等。3.裝訂紙質(zhì)檔案應(yīng)按照一定的順序進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于查閱和保管。4.編目檔案應(yīng)編制目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息。目錄應(yīng)打印或抄寫清楚，一式多份，分別存放。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.農(nóng)行應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥品等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，不得存放與檔案無關(guān)的物品。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行存放，排列應(yīng)整齊有序，便于查找和利用。2.對(duì)不同保管期限、不同密級(jí)的檔案應(yīng)分別存放，并有明顯的標(biāo)識(shí)。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。4.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。5.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份應(yīng)采用多種存儲(chǔ)介質(zhì)，并分別存放于不同的地點(diǎn)。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、區(qū)別對(duì)待、保持歷史聯(lián)系的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和科學(xué)性。（二）鑒定組織農(nóng)行應(yīng)成立檔案鑒定工作小組，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。檔案鑒定工作小組應(yīng)由辦公室（綜合管理部門）、業(yè)務(wù)部門、檔案管理人員等組成。（三）鑒定方法1.檔案鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查。2.對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估，確定檔案的保管期限。3.對(duì)已超過保管期限的檔案，應(yīng)進(jìn)行鑒定，確定是否仍有保存價(jià)值。（四）銷毀程序1.對(duì)已確定銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，銷毀清冊(cè)應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息。2.銷毀清冊(cè)應(yīng)經(jīng)檔案鑒定工作小組審核，報(bào)本行分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同負(fù)責(zé)。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄應(yīng)包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量等信息。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。六、檔案的利用（一）利用范圍1.本行員工因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱、借閱檔案，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)因辦案需要查閱、借閱檔案，應(yīng)按照有關(guān)法律、法規(guī)和規(guī)定辦理手續(xù)。（二）利用要求1.本行員工查閱、借閱檔案應(yīng)填寫查閱、借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外單位查閱、借閱檔案應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)本行分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)查閱、借閱檔案應(yīng)持有效法律文書或行政公文，經(jīng)本行分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。4.查閱、借閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案管理部門。5.查閱、借閱檔案應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、偽造、損毀檔案。6.查閱、借閱檔案應(yīng)按時(shí)歸還，如需延期，應(yīng)辦理延期手續(xù)。（三）利用服務(wù)1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案利用服務(wù)制度，為利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)利用者的需求，及時(shí)提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。3.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案利用情況的統(tǒng)計(jì)和分析，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)農(nóng)行應(yīng)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案信息系統(tǒng)建設(shè)建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀、利用等全過程的信息化管理。檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、分析、借閱、歸還等功能。檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)與農(nóng)行其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和交換。2.電子檔案管理加強(qiáng)電子檔案的收集、整理、歸檔等工作，確保電子檔案的完整性和準(zhǔn)確性。建立電子檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)，采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備和存儲(chǔ)方式，確保電子檔案的安全。對(duì)電子檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、著錄等管理，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫。加強(qiáng)電子檔案的利用服務(wù)工作，為利用者提供便捷的電子檔案查閱、借閱等服務(wù)。3.檔案數(shù)字化加工對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和利用。檔案數(shù)字化加工應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行驗(yàn)收、存儲(chǔ)、備份等管理，建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫。（三）信息化管理要求1.加強(qiáng)檔案信息化安全管理，建立健全安全管理制度和技術(shù)措施，確保檔案信息系統(tǒng)的安全運(yùn)行。2.加強(qiáng)檔案信息化人才培養(yǎng)，提高檔案管理人員的信息化水平和業(yè)務(wù)能力。3.加強(qiáng)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，制定和完善檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保檔案信息化建設(shè)的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體農(nóng)行各級(jí)檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)本單位及所屬單位的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作符合本辦法的要求。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案管理工作的組織和實(shí)施情況。3.檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀等工作情況。4.檔案信息化建設(shè)情況。5.檔案利用服務(wù)情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查。農(nóng)行各級(jí)檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)本單位及所屬單位的檔案管理工作進(jìn)行全面檢查，檢查結(jié)果應(yīng)形成報(bào)告。2.不定期抽查。農(nóng)行各級(jí)檔案管理部門應(yīng)不定期對(duì)本單位及所屬單位的檔案管理工作進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。3.專項(xiàng)檢查。農(nóng)行各級(jí)檔案管理部門應(yīng)根據(jù)工作需要，對(duì)檔案管理工作中的重點(diǎn)問題進(jìn)行專項(xiàng)檢查，確保檔案管理工作的規(guī)范和安全。（四）問題整改1.對(duì)監(jiān)督檢查中