網(wǎng)絡(luò)公司訂單確認管理規(guī)章

一、總則1.目的：本規(guī)章旨在規(guī)范本網(wǎng)絡(luò)公司訂單確認流程，確保訂單信息準確、及時處理，提高客戶滿意度，保障公司運營效率和效益，有效協(xié)調(diào)公司各部門在訂單處理中的工作，降低運營風(fēng)險。2.制定依據(jù)：依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)以及本公司的經(jīng)營理念和發(fā)展戰(zhàn)略制定。3.指導(dǎo)原則：遵循客戶至上、高效準確、協(xié)同合作的原則，以公司企業(yè)文化為引領(lǐng)，秉持扁平化管理理念，確保訂單確認工作順暢進行，實現(xiàn)社會效益與公司效益的統(tǒng)一。二、適用范圍本規(guī)章適用于本網(wǎng)絡(luò)公司全體員工在處理與客戶訂單確認相關(guān)的工作場景，以及與本公司有業(yè)務(wù)往來的所有客戶訂單確認流程。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.銷售部門-負責(zé)與客戶初步溝通，獲取訂單需求信息，包括但不限于服務(wù)內(nèi)容、交付時間、價格等關(guān)鍵要素。-將整理后的訂單信息及時傳遞給訂單確認部門，并協(xié)助解答訂單確認過程中關(guān)于客戶需求的疑問。2.訂單確認部門-作為訂單確認的核心部門，負責(zé)對銷售部門提交的訂單信息進行全面審核。-與客戶就訂單細節(jié)進行二次溝通確認，確保訂單信息的準確性和完整性。-協(xié)調(diào)公司內(nèi)部技術(shù)、運營等部門，評估訂單的可行性和資源匹配情況。-制作并向客戶發(fā)送正式的訂單確認文件，跟進客戶對確認文件的反饋。3.技術(shù)部門-協(xié)助訂單確認部門評估訂單中涉及的技術(shù)要求和技術(shù)實現(xiàn)的可能性。-提供技術(shù)層面的建議和解決方案，確保訂單中的技術(shù)需求能夠在公司現(xiàn)有技術(shù)框架下完成。4.運營部門-根據(jù)訂單需求，評估公司內(nèi)部運營資源的匹配情況，包括人力、物力等。-反饋運營方面的限制和問題，協(xié)助訂單確認部門制定合理的訂單執(zhí)行計劃。5.財務(wù)部門-對訂單的價格、付款方式、結(jié)算周期等財務(wù)條款進行審核。-提供財務(wù)風(fēng)險評估，確保訂單在財務(wù)上的合理性和安全性。四、管理內(nèi)容與流程1.訂單信息收集-銷售部門在與客戶初步洽談達成意向后，填寫《訂單需求收集表》，詳細記錄客戶基本信息、服務(wù)需求、預(yù)算、交付時間等內(nèi)容。-銷售部門將收集表提交至訂單確認部門，同時附上與客戶溝通的相關(guān)記錄（如郵件、聊天記錄等）。2.初步審核-訂單確認部門收到訂單需求收集表后，首先對信息的完整性進行初步審核。-對于信息不完整的訂單，及時反饋給銷售部門補充完善。-組織技術(shù)、運營、財務(wù)等相關(guān)部門進行內(nèi)部討論，對訂單的可行性進行初步評估。3.二次溝通確認-訂單確認部門針對初步審核中發(fā)現(xiàn)的問題以及需要進一步明確的細節(jié)，與客戶進行二次溝通。-溝通方式可以采用電話、郵件、視頻會議等，確保溝通記錄完整保存。-根據(jù)二次溝通結(jié)果，對訂單信息進行修訂和完善。4.內(nèi)部評估與協(xié)調(diào)-組織技術(shù)、運營、財務(wù)等部門進行詳細的內(nèi)部評估。-技術(shù)部門評估技術(shù)可行性，提供技術(shù)方案和預(yù)計開發(fā)周期；運營部門評估資源需求和運營安排；財務(wù)部門評估成本和收益。-訂單確認部門匯總各部門意見，協(xié)調(diào)解決部門間的分歧和問題，形成統(tǒng)一的訂單確認意見。5.訂單確認文件制作與發(fā)送-根據(jù)內(nèi)部評估和協(xié)調(diào)結(jié)果，訂單確認部門制作正式的《訂單確認書》，內(nèi)容包括訂單基本信息、服務(wù)內(nèi)容、交付時間、價格、付款方式、雙方權(quán)利義務(wù)等。-將《訂單確認書》發(fā)送給客戶，并明確告知客戶反饋期限。6.客戶反饋處理-訂單確認部門跟蹤客戶反饋情況，在反饋期限內(nèi)及時處理客戶的意見和疑問。-對于客戶提出的合理修改要求，重新進行內(nèi)部評估和協(xié)調(diào)，修改訂單確認書后再次發(fā)送給客戶。-若客戶在反饋期限內(nèi)無異議，訂單確認書即生效。五、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利-員工有權(quán)了解訂單確認流程和相關(guān)規(guī)范，以便更好地履行工作職責(zé)。-在訂單確認過程中，員工有權(quán)向上級領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門提出合理的意見和建議。-對于因不合理的訂單要求導(dǎo)致的工作困難，員工有權(quán)要求訂單確認部門協(xié)調(diào)解決。2.員工義務(wù)-員工應(yīng)嚴格遵守訂單確認流程和本規(guī)章的各項規(guī)定，確保訂單信息準確、及時處理。-銷售部門員工有義務(wù)準確收集客戶訂單需求信息，及時傳遞給訂單確認部門，并積極協(xié)助后續(xù)的確認工作。-各部門員工有義務(wù)在規(guī)定時間內(nèi)完成本部門在訂單確認中的工作任務(wù)，及時反饋相關(guān)信息。3.客戶權(quán)利-客戶有權(quán)要求本公司對訂單信息進行清晰、準確的解釋和說明。-客戶對訂單確認書的內(nèi)容有提出修改意見的權(quán)利，公司應(yīng)積極響應(yīng)并處理。4.客戶義務(wù)-客戶有義務(wù)提供真實、準確的訂單需求信息，不得故意隱瞞或提供虛假信息。-客戶應(yīng)在規(guī)定的反饋期限內(nèi)對訂單確認書進行反饋。六、監(jiān)督與考核機制1.監(jiān)督機制-設(shè)立專門的監(jiān)督小組，成員包括公司管理層、質(zhì)量控制部門人員等，負責(zé)對訂單確認流程進行定期和不定期的檢查。-監(jiān)督小組檢查訂單確認文件的規(guī)范性、準確性，以及各部門在訂單確認過程中的協(xié)作情況。-收集客戶反饋，對訂單確認工作的客戶滿意度進行調(diào)查和評估。2.考核機制-建立訂單確認工作績效考核指標體系，包括訂單確認及時率、信息準確率、客戶滿意度等指標。-對各部門和員工在訂單確認工作中的表現(xiàn)進行量化考核，考核結(jié)果與員工的薪酬、晉升、獎勵等掛鉤。-對于在訂單確認工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人，給予表彰和獎勵；對于出現(xiàn)失誤或違反規(guī)定的，按照公司相關(guān)