網(wǎng)絡公司供應商信息管理規(guī)定

一、總則本規(guī)定旨在加強公司對供應商信息的有效管理，確保供應商信息的準確、完整和安全，從而提升公司供應鏈的穩(wěn)定性和可靠性，更好地服務客戶，實現(xiàn)公司的可持續(xù)發(fā)展。本規(guī)定遵循合法、公正、透明的原則，充分體現(xiàn)公司“創(chuàng)新、協(xié)作、共贏”的企業(yè)文化，致力于打造一個高效、有序的供應商信息管理體系。在管理過程中，秉持扁平化管理理念，減少信息傳遞的層級阻礙，確保信息能夠快速、準確地在公司內(nèi)部流通。同時，注重供應商信息管理對社會效益的影響，積極推動行業(yè)信息規(guī)范管理。二、適用范圍本規(guī)定適用于與本網(wǎng)絡公司有業(yè)務往來的所有供應商，以及參與供應商信息管理工作的公司全體員工。三、組織架構(gòu)與職責分工1.信息管理部門：作為供應商信息管理的核心部門，負責制定和完善供應商信息管理的相關(guān)制度和流程；搭建和維護供應商信息管理系統(tǒng)；對供應商信息進行收集、整理、存儲和分析。2.采購部門：在采購業(yè)務過程中，負責初步收集供應商的基本信息和資質(zhì)文件；及時向信息管理部門反饋供應商在合作過程中的表現(xiàn)信息；協(xié)助信息管理部門進行供應商信息的更新和維護。3.法務部門：從法律合規(guī)角度審查供應商信息管理流程和相關(guān)協(xié)議；對涉及供應商信息安全和保密的問題提供法律支持；監(jiān)督供應商信息管理工作是否符合法律法規(guī)要求。4.審計部門：定期對供應商信息管理工作進行審計，檢查信息的真實性、完整性和準確性；評估信息管理內(nèi)部控制制度的有效性；對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議并監(jiān)督整改落實情況。四、管理內(nèi)容與流程1.信息收集-初始信息收集：采購部門在與供應商建立合作意向時，應要求供應商提供全面的基本信息，包括但不限于公司名稱、法定代表人、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍、營業(yè)執(zhí)照副本復印件、稅務登記證復印件、組織機構(gòu)代碼證復印件等。-動態(tài)信息收集：在合作過程中，采購部門和其他相關(guān)業(yè)務部門應持續(xù)關(guān)注供應商的經(jīng)營狀況、產(chǎn)品或服務質(zhì)量、交貨期、售后服務等方面的信息，并及時反饋給信息管理部門。2.信息審核-形式審核：信息管理部門收到供應商信息后，首先進行形式審核，檢查信息是否完整、格式是否正確、文件是否齊全等。對于不符合要求的信息，及時通知采購部門要求供應商補充或更正。-實質(zhì)審核：聯(lián)合法務部門、采購部門等相關(guān)部門對供應商信息進行實質(zhì)審核，核實供應商的資質(zhì)、信譽、財務狀況等信息的真實性和合法性。對于重要供應商，可進行實地考察。3.信息存儲-分類存儲：信息管理部門將審核通過的供應商信息按照一定的分類標準，如行業(yè)、地區(qū)、合作類型等，進行分類存儲在供應商信息管理系統(tǒng)中。同時，建立索引和檢索功能，方便信息的查詢和使用。-備份管理：定期對供應商信息進行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復性。備份數(shù)據(jù)存儲在異地，防止因自然災害、人為破壞等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。4.信息更新-定期更新：信息管理部門每年至少組織一次對供應商信息的全面更新工作，要求供應商重新提供相關(guān)信息，對已過期或不準確的信息進行替換。-實時更新：對于供應商在合作過程中發(fā)生的重大信息變更，如公司名稱變更、法定代表人變更、經(jīng)營范圍變更等，采購部門應及時通知信息管理部門進行實時更新。5.信息使用-內(nèi)部使用：公司內(nèi)部各部門因業(yè)務需要查詢和使用供應商信息時，應按照規(guī)定的權(quán)限和流程進行申請。信息管理部門根據(jù)申請部門的需求，提供相應的信息，并記錄信息的使用情況。-對外提供：未經(jīng)公司管理層書面批準，任何部門和個人不得將供應商信息提供給外部單位或個人。如因法律、法規(guī)要求或業(yè)務合作需要對外提供供應商信息的，必須經(jīng)過嚴格的審批程序，并與接收方簽訂保密協(xié)議。五、權(quán)利與義務1.供應商的權(quán)利與義務-權(quán)利：有權(quán)要求公司按照合同約定支付款項；有權(quán)對公司提出的信息要求進行合理的解釋和說明；在符合法律法規(guī)和公司規(guī)定的情況下，有權(quán)獲取公司對其信息管理的反饋。-義務：按照公司要求提供真實、準確、完整的信息；在信息發(fā)生變更時，及時通知公司；遵守公司關(guān)于供應商信息管理的相關(guān)規(guī)定，配合公司的信息管理工作；對公司提供的涉及商業(yè)秘密的信息予以保密。2.公司員工的權(quán)利與義務-權(quán)利：有權(quán)按照規(guī)定的流程和權(quán)限查詢和使用供應商信息，以滿足工作需要；對供應商信息管理工作提出建議和意見。-義務：嚴格遵守公司的供應商信息管理制度，不得泄露、篡改或濫用供應商信息；在工作中積極配合信息管理部門進行供應商信息的收集、整理和更新工作；發(fā)現(xiàn)供應商信息存在問題或異常情況時，及時向相關(guān)部門報告。六、監(jiān)督與考核機制1.監(jiān)督機制-內(nèi)部監(jiān)督：審計部門定期對供應商信息管理工作進行內(nèi)部審計，檢查信息管理流程的執(zhí)行情況、信息的安全性和保密性等。同時，鼓勵公司員工對發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為進行舉報，公司將對舉報屬實的員工給予獎勵。-供應商監(jiān)督：建立供應商反饋機制，鼓勵供應商對公司在信息管理過程中的不當行為進行監(jiān)督和反饋。公司對供應商的反饋意見進行認真調(diào)查和處理，并及時回復供應商。2.考核機制-對員工的考核：將供應商信息管理工作納入員工績效考核體系，對在信息收集、審核、存儲、更新和使用過程中表現(xiàn)優(yōu)秀的員工給予獎勵；對違反信息管理制度的員工，視情節(jié)輕重給予相應的處罰，包括警告、罰款、降職、辭退等。-對供應商的考核：建立供應商信息管理考核指標體系，對供應商提供信息的及時性、準確性、完整性等方面進行考核?？己私Y(jié)果作為與供應商合作的重要參考依據(jù)，對于考核不達標且整改無效的供應商，公司將終止合作。七、附則1.本規(guī)定自發(fā)布之日起生效實施。如有未盡事宜，由信息管理部門負責解釋和修訂。2.本規(guī)定應根據(jù)國家法律法規(guī)的變化以及公司