儀器入庫管理辦法一、總則（一）目的為加強公司儀器設備的入庫管理，確保儀器設備的質(zhì)量、數(shù)量準確無誤，保障公司生產(chǎn)、科研等工作的順利進行，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有采購的儀器設備、自制儀器設備以及外部捐贈、調(diào)撥等方式進入公司的儀器設備的入庫管理。（三）管理原則1.準確性原則：確保入庫儀器設備的型號、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等信息與采購合同、技術協(xié)議等文件一致。2.及時性原則：儀器設備到貨后，應及時辦理入庫手續(xù)，避免影響后續(xù)使用。3.責任清晰原則：明確各部門在儀器設備入庫管理中的職責，做到責任到人。二、入庫流程（一）到貨通知1.采購部門在儀器設備采購合同簽訂后，應及時將預計到貨日期通知使用部門和倉庫管理部門。2.對于緊急采購的儀器設備，采購部門應在到貨前盡快通知相關部門。（二）驗收準備1.倉庫管理部門根據(jù)到貨通知，安排合適的存放場地，并準備好驗收所需的工具和表格。2.使用部門應安排熟悉儀器設備的專業(yè)人員參與驗收工作，并提前了解儀器設備的技術要求和驗收標準。（三）驗收1.外觀檢查：驗收人員首先對儀器設備的外包裝進行檢查，查看是否有破損、變形、受潮等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時記錄并拍照留存。2.數(shù)量核對：按照采購合同或送貨清單，核對儀器設備的數(shù)量是否準確。對于大型儀器設備，應逐臺清點；對于小型儀器設備，可以采用抽檢的方式進行數(shù)量核對。3.規(guī)格型號核對：檢查儀器設備的型號、規(guī)格是否與采購合同一致。查看儀器設備的銘牌、標識等信息，確保其符合要求。4.技術性能驗收：使用專業(yè)檢測工具和方法，對儀器設備的技術性能進行測試和驗證。按照儀器設備的技術協(xié)議和驗收標準，檢查其各項性能指標是否達標。對于一些復雜的儀器設備，必要時可邀請廠家技術人員或第三方檢測機構進行驗收。5.資料核對：檢查儀器設備的隨機資料是否齊全，包括產(chǎn)品說明書、合格證、保修卡、操作手冊、軟件光盤等。資料應與儀器設備一一對應，并確保其內(nèi)容完整、準確。（四）驗收記錄1.驗收人員應認真填寫《儀器設備驗收記錄單》，詳細記錄驗收過程中發(fā)現(xiàn)的問題及處理情況。記錄單應包括儀器設備名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量、到貨日期、驗收日期、驗收人員簽名等信息。2.對于驗收合格的儀器設備，驗收人員應在《儀器設備驗收記錄單》上簽字確認；對于驗收不合格的儀器設備，應注明不合格原因，并提出處理意見。（五）入庫手續(xù)辦理1.驗收合格的儀器設備，倉庫管理部門應及時辦理入庫手續(xù)。根據(jù)《儀器設備驗收記錄單》，填寫《儀器設備入庫單》，注明儀器設備名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量、存放位置等信息。2.《儀器設備入庫單》一式三聯(lián)，一聯(lián)倉庫留存，作為庫存管理的依據(jù)；一聯(lián)交采購部門，作為采購結算的憑證；一聯(lián)交財務部門，作為記賬的依據(jù)。3.倉庫管理部門應按照《儀器設備入庫單》上的存放位置，將儀器設備妥善存放，并做好標識。對于貴重儀器設備、精密儀器設備等，應采取專門的防護措施，確保其安全。（六）不合格處理1.對于驗收不合格的儀器設備，采購部門應及時與供應商聯(lián)系，協(xié)商處理辦法。如屬供應商責任，應要求供應商更換合格產(chǎn)品、退貨或給予相應的經(jīng)濟賠償。2.如因特殊原因無法及時處理，經(jīng)公司領導批準后，可將不合格儀器設備暫存?zhèn)}庫，但應明確標識，防止誤用。同時，采購部門應盡快制定處理方案，并跟蹤處理進度。3.對于因驗收不合格而造成的損失，應按照公司相關規(guī)定追究責任部門和責任人的責任。三、入庫管理職責（一）采購部門1.負責與供應商簽訂儀器設備采購合同，明確儀器設備的型號、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、價格、交貨期等條款。2.在儀器設備到貨前，及時通知使用部門和倉庫管理部門做好驗收準備工作。3.協(xié)調(diào)處理儀器設備驗收過程中出現(xiàn)的與供應商有關的問題，如不合格產(chǎn)品的退換貨等。（二）使用部門1.參與儀器設備的驗收工作，提供專業(yè)技術支持，確保儀器設備的技術性能符合使用要求。2.根據(jù)工作需要，提出儀器設備的采購申請，并協(xié)助采購部門做好采購工作。3.在儀器設備入庫后，負責對儀器設備的使用、維護、保管等工作進行指導和監(jiān)督。（三）倉庫管理部門1.負責儀器設備入庫前的存放場地準備、驗收工具和表格準備等工作。2.組織實施儀器設備的驗收工作，確保驗收過程的規(guī)范、準確。3.辦理儀器設備的入庫手續(xù)，做好庫存管理工作，包括儀器設備的存放、標識、盤點等。4.定期對庫存儀器設備進行檢查，確保其安全、完好。（四）質(zhì)量部門1.對儀器設備的驗收工作進行監(jiān)督和指導，確保驗收過程符合相關標準和規(guī)范。2.參與對驗收不合格儀器設備的原因分析和處理工作，提供質(zhì)量方面的技術支持。（五）財務部門1.根據(jù)《儀器設備入庫單》和采購合同等文件，辦理儀器設備的入賬手續(xù)，確保財務數(shù)據(jù)的準確。2.對儀器設備采購資金的使用情況進行監(jiān)督和管理。四、入庫后的管理（一）存放管理1.倉庫管理部門應根據(jù)儀器設備的性質(zhì)、特點和使用頻率，合理安排存放位置。對于易燃易爆、有毒有害等危險物品，應按照相關規(guī)定進行單獨存放，并采取相應的安全防護措施。2.儀器設備應分類存放，標識清晰。標識應包括儀器設備名稱、型號、規(guī)格、存放位置、入庫日期等信息，便于查找和管理。3.對于貴重儀器設備、精密儀器設備等，應設置專門的存放區(qū)域，并配備必要的防護設備，如溫濕度控制設備、防塵設備等，確保儀器設備的性能不受影響。（二）盤點管理1.倉庫管理部門應定期對庫存儀器設備進行盤點，確保賬實相符。盤點周期可根據(jù)實際情況確定，一般為每月或每季度進行一次全面盤點，每年進行一次年終盤點。2.盤點前，倉庫管理部門應制定詳細的盤點計劃，明確盤點范圍、方法、時間安排等。盤點人員應認真填寫《儀器設備盤點表》，記錄儀器設備的實際數(shù)量、存放位置、使用狀況等信息。3.盤點過程中，如發(fā)現(xiàn)賬實不符的情況，應及時查明原因，并填寫《儀器設備盤盈盤虧報告表》，說明差異情況及原因分析。經(jīng)相關部門核實后，按照公司規(guī)定進行處理。（三）維護保養(yǎng)管理1.使用部門應根據(jù)儀器設備的使用說明書和操作規(guī)程，制定相應的維護保養(yǎng)計劃，并組織實施。維護保養(yǎng)計劃應包括維護保養(yǎng)內(nèi)容、時間安排、責任人等信息。2.倉庫管理部門應協(xié)助使用部門做好儀器設備的維護保養(yǎng)工作，定期對庫存儀器設備進行檢查，確保其處于良好的備用狀態(tài)。對于長期未使用的儀器設備，應進行定期通電、防潮等維護工作。3.對于需要專業(yè)維修的儀器設備，使用部門應及時填寫《儀器設備維修申請單》，注明儀器設備名稱、型號、故障現(xiàn)象、維修要求等信息。經(jīng)相關部門審批后，送專業(yè)維修機構進行維修。維修完成后，應進行驗收，并填寫《儀器設備維修驗收單》。五、信息管理（一）建立儀器設備檔案1.倉庫管理部門應負責建立儀器設備檔案，檔案內(nèi)容應包括儀器設備的采購合同、技術協(xié)議、驗收記錄、入庫單、使用說明書、維修記錄、保養(yǎng)記錄等相關資料。2.儀器設備檔案應實行電子化管理，便于查詢和使用。同時，應定期對檔案進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）信息更新與共享1.隨著儀器設備的使用、維護、維修等情況的變化，倉庫管理部門應及時更新儀器設備檔案中的相關信息，確保檔案的準確性和完整性。2.儀器設備檔案信息應在公司內(nèi)部實現(xiàn)共享，使用部門、財務部門等相關人員可根據(jù)工作需要查詢和使用檔案信息。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計部門或相關管理部門應定期對儀器設備入庫管理工作進行監(jiān)督檢查，確保入庫管理工作符合本辦法及相關法律法規(guī)、行業(yè)標準的要求。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括入庫流程的執(zhí)行情況、驗收工作的規(guī)范性、入庫手續(xù)的辦理情況、庫存管理情況、信息管理情況等。（二）考核評價1.公司應建立儀器設備入庫管理工作考核評價機制，對采購部門、使用部門、倉庫管理部門等相關部門在儀器設備入庫管理工作中的表現(xiàn)進行考