公司取證管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司取證工作，確保公司在各類業(yè)務活動中能夠依法、及時、有效地獲取和保存相關證據(jù)，維護公司合法權益，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門、各分支機構在經(jīng)營管理活動中涉及的取證工作，包括但不限于合同糾紛、知識產(chǎn)權保護、勞動爭議、行政訴訟等各類法律事務及其他需要取證的業(yè)務場景。（三）基本原則1.合法性原則：取證工作必須嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關行業(yè)標準，確保所獲取的證據(jù)具有法律效力。2.及時性原則：在業(yè)務活動開展過程中，應及時發(fā)現(xiàn)并固定證據(jù)，避免因延誤導致證據(jù)滅失或難以獲取。3.全面性原則：盡可能收集與業(yè)務事項相關的各類證據(jù)，包括但不限于書證、物證、視聽資料、證人證言、鑒定意見等，確保證據(jù)鏈完整。4.保密性原則：對取證過程中涉及的公司商業(yè)秘密、客戶信息等予以嚴格保密，防止信息泄露。二、取證工作流程（一）證據(jù)線索收集1.各部門在日常工作中應留意可能涉及取證的線索，如合同履行過程中的異常情況、知識產(chǎn)權侵權行為的發(fā)現(xiàn)、勞動糾紛的潛在風險等，并及時向法務部門或相關負責人員報告。2.法務部門定期收集、整理各部門反饋的證據(jù)線索，進行初步分析和評估，確定是否需要啟動取證程序。（二）取證計劃制定1.對于需要取證的事項，法務部門應會同相關業(yè)務部門制定詳細的取證計劃。取證計劃應包括取證目的、證據(jù)類型、取證方式、取證時間安排、參與人員等內(nèi)容。2.根據(jù)取證事項的復雜程度和風險程度，合理確定取證的范圍和深度，確保取證工作具有針對性和有效性。（三）取證實施1.書證獲取要求相關人員提供與業(yè)務事項有關的合同、文件、記錄、票據(jù)等書面材料，并進行復印、掃描或拍照留存。對于涉及第三方持有的書證，可通過發(fā)函、協(xié)商等方式要求第三方提供原件或復印件，并由第三方簽字蓋章確認。在獲取書證時，應注意審查書證的真實性、完整性和關聯(lián)性，確保書證來源合法、內(nèi)容準確。2.物證提取對于能夠證明業(yè)務事項的物品、設備等物證，應及時進行提取和封存。在提取物證時，應制作詳細的提取清單，記錄物證的名稱、數(shù)量、特征、提取時間、提取地點等信息，并由提取人和見證人簽字確認。對物證進行妥善保管，防止物證損壞、滅失或被篡改。3.視聽資料收集通過錄音、錄像、拍照等方式收集與業(yè)務事項相關的視聽資料。在收集視聽資料時，應注意記錄視聽資料的形成時間、地點、內(nèi)容等信息，并確保視聽資料的原始性和完整性。對視聽資料進行整理和標注，以便于后續(xù)查閱和使用。4.證人證言獲取對于知曉業(yè)務事項相關情況的證人，應及時進行詢問，并制作證人證言筆錄。證人證言筆錄應詳細記錄證人的基本情況、與業(yè)務事項的關系、知曉的事實經(jīng)過等內(nèi)容，并由證人簽字確認。如有必要，可要求證人提供書面證言，并在證言上簽字捺印。5.鑒定意見獲取根據(jù)業(yè)務需要，委托具有資質(zhì)的鑒定機構對相關事項進行鑒定，并獲取鑒定意見。在委托鑒定時，應明確鑒定事項、鑒定要求、鑒定費用等內(nèi)容，并與鑒定機構簽訂委托鑒定合同。及時跟進鑒定工作進展情況，確保鑒定機構按照合同約定的時間和要求出具鑒定意見。（四）證據(jù)整理與審核1.取證工作完成后，取證人員應及時對獲取的證據(jù)進行整理和分類，剔除無關或重復的證據(jù)，并按照證據(jù)類型和證明事項進行編號和標注。2.法務部門會同相關業(yè)務部門對整理后的證據(jù)進行審核，審查證據(jù)的合法性、真實性、關聯(lián)性和證明力，確保證據(jù)能夠有效支持公司的主張。3.對于存在瑕疵或疑問的證據(jù)，應及時要求取證人員進行補充或完善，必要時可重新進行取證。（五）證據(jù)保管與存儲1.公司應建立專門的證據(jù)保管場所，配備必要的保管設備和設施，確保證據(jù)的安全存放。2.對各類證據(jù)進行分類存放，并建立詳細的證據(jù)目錄和索引，便于查詢和使用。3.采用電子存儲方式保存證據(jù)的，應確保電子證據(jù)的完整性和可讀取性，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（六）證據(jù)使用與移送1.根據(jù)業(yè)務需要，經(jīng)公司授權，相關部門或人員可以使用保管的證據(jù)。在使用證據(jù)時，應辦理相應的借閱手續(xù)，并確保證據(jù)的安全和完整歸還。2.在涉及法律訴訟、仲裁等法律程序時，法務部門應按照法律規(guī)定和司法機關的要求，及時將整理好的證據(jù)移送至相關部門或司法機關。3.在移送證據(jù)時，應制作證據(jù)清單，注明證據(jù)的名稱、數(shù)量、來源、證明事項等內(nèi)容，并由接收方簽字確認。三、取證人員職責（一）法務人員職責1.負責制定和完善公司取證管理制度和流程，指導和監(jiān)督各部門的取證工作。2.參與重大取證事項的計劃制定和實施，提供法律專業(yè)意見和支持。3.對取證獲取的證據(jù)進行審核和把關，確保證據(jù)符合法律法規(guī)要求。4.負責與司法機關、鑒定機構等相關部門的溝通協(xié)調(diào)，處理與取證工作有關的法律事務。（二）業(yè)務部門人員職責1.配合法務部門開展取證工作，及時提供與業(yè)務事項相關的證據(jù)線索和信息。2.根據(jù)取證計劃，負責具體的取證實施工作，包括書證獲取、物證提取、視聽資料收集、證人證言獲取等。3.對所獲取的證據(jù)進行初步整理和保管，并及時移交法務部門。4.在取證過程中，遵守法律法規(guī)和公司的相關規(guī)定，確保取證工作的合法性和規(guī)范性。（三）其他人員職責1.公司其他員工在工作中發(fā)現(xiàn)可能涉及取證的線索時，應及時向法務部門或相關負責人報告。2.根據(jù)公司安排，配合參與取證工作，提供必要的協(xié)助和支持。四、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司內(nèi)部審計部門定期對各部門的取證工作進行審計監(jiān)督，檢查取證工作是否符合本辦法的規(guī)定，證據(jù)的獲取、整理、保管等環(huán)節(jié)是否規(guī)范。2.法務部門對各部門的取證工作進行日常監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和糾正取證工作中存在的問題。3.對于在取證工作中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，應及時進行調(diào)查處理，并追究相關人員的責任。（二）考核制度1.將取證工作納入公司績效考核體系，對在取證工作中表現(xiàn)突出的部門和個人給予獎勵。2.對未按照本辦法規(guī)定開展取證工作，導致公司證據(jù)缺失、證據(jù)無效或給公司造成損失的部門和個人，視情節(jié)輕重給予相應的處罰，包括但不限于績效扣分、警告、罰款等。五、保密規(guī)定（一）保密范圍1.取證過程中涉及的公司商業(yè)秘密，如產(chǎn)品研發(fā)資料、客戶信息、營銷策略、財務數(shù)據(jù)等。2.取證獲取的證據(jù)內(nèi)容，在未按照法定程序公開之前，應嚴格保密。（二）保密措施1.對參與取證工作的人員進行保密培訓，明確保密責任和義務。2.在取證工作中，采取必要的保密措施，如對證據(jù)進行加密存儲、限制接觸人員范圍等。3.與參與取證工作的外部機構或人員簽訂保密協(xié)議，明確其保密責任和違約責任。（三）保密期限對涉及公司商業(yè)秘密的證據(jù)，保密期限按照公司商業(yè)秘密管理規(guī)定執(zhí)行；對其他證據(jù)