公共耗材管理辦法一、總則（一）目的為加強公司公共耗材的管理，規(guī)范公共耗材的采購、使用、庫存等環(huán)節(jié)，提高公共耗材的使用效率，降低公司運營成本，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有部門及員工在工作過程中使用的公共耗材，包括但不限于辦公用品（如紙張、筆、文件夾等）、辦公設(shè)備耗材（如打印機墨盒、硒鼓、復(fù)印機碳粉等）、清潔用品（如拖把、掃帚、清潔劑等）以及其他公共區(qū)域使用的耗材。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則：公司對公共耗材實行統(tǒng)一采購、統(tǒng)一調(diào)配、統(tǒng)一核算，確保管理的規(guī)范性和一致性。2.合理使用原則：各部門及員工應(yīng)合理使用公共耗材，避免浪費，提高耗材的使用效率。3.成本控制原則：在滿足工作需求的前提下，通過優(yōu)化采購流程、加強庫存管理等措施，降低公共耗材的采購成本和使用成本。4.責(zé)任明確原則：明確各部門及相關(guān)人員在公共耗材管理中的職責(zé)，做到責(zé)任到人，確保管理工作的有效落實。二、管理職責(zé)（一）行政部門1.負責(zé)制定公共耗材管理的相關(guān)制度和流程，并監(jiān)督執(zhí)行。2.匯總各部門公共耗材的需求計劃，結(jié)合庫存情況，編制年度、季度和月度采購計劃。3.組織實施公共耗材的采購工作，選擇合格的供應(yīng)商，簽訂采購合同，并跟蹤采購進度和質(zhì)量。4.負責(zé)公共耗材的驗收入庫、存儲保管、發(fā)放領(lǐng)用等日常管理工作，建立庫存臺賬，定期進行盤點。5.對公共耗材的使用情況進行統(tǒng)計分析，提出改進建議，優(yōu)化管理流程。6.協(xié)調(diào)處理公共耗材管理過程中的各類問題，如供應(yīng)商糾紛、庫存短缺等。（二）財務(wù)部門1.負責(zé)審核公共耗材的采購預(yù)算，監(jiān)督采購資金的使用情況。2.參與公共耗材采購合同的審核，確保合同條款符合財務(wù)規(guī)定。3.負責(zé)公共耗材費用的核算和報銷工作，定期與行政部門核對賬目。4.對公共耗材的成本進行分析和控制，提供財務(wù)數(shù)據(jù)支持和決策建議。（三）使用部門1.負責(zé)本部門公共耗材需求計劃的編制和上報，明確需求的規(guī)格、數(shù)量、用途等信息。2.合理使用公共耗材，指定專人負責(zé)領(lǐng)用和管理，嚴格執(zhí)行領(lǐng)用審批制度，避免浪費和違規(guī)使用。3.協(xié)助行政部門做好公共耗材的盤點工作，提供相關(guān)使用數(shù)據(jù)和信息。4.對本部門公共耗材的使用情況進行分析和總結(jié)，提出節(jié)約使用的建議和措施。三、采購管理（一）采購計劃1.各部門應(yīng)根據(jù)工作實際需求，于每月[具體日期]前向行政部門提交次月公共耗材需求計劃。需求計劃應(yīng)詳細列出所需耗材的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息，并注明預(yù)計使用時間和緊急需求情況。2.行政部門收到各部門需求計劃后，結(jié)合庫存情況進行匯總分析。對于常用耗材，根據(jù)歷史使用數(shù)據(jù)和庫存周轉(zhuǎn)率，確定合理的安全庫存水平，制定月度采購計劃；對于非常用耗材或臨時需求，及時進行補充采購計劃的編制。3.年度采購計劃應(yīng)在每年[具體日期]前制定完成，根據(jù)公司年度工作規(guī)劃和預(yù)算安排，綜合考慮各部門需求預(yù)測、市場價格波動等因素，確定年度公共耗材采購的總體規(guī)模和品類。年度采購計劃應(yīng)報公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。（二）供應(yīng)商選擇1.行政部門應(yīng)建立合格供應(yīng)商名錄，通過公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價等方式，從眾多供應(yīng)商中選擇具有良好信譽、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價格合理、售后服務(wù)完善的供應(yīng)商作為合作伙伴。2.對新供應(yīng)商的考察和評估，應(yīng)包括供應(yīng)商的資質(zhì)證明、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、交貨期、售后服務(wù)等方面。必要時，可實地考察供應(yīng)商的生產(chǎn)基地和經(jīng)營狀況。3.定期對供應(yīng)商進行評價和考核，根據(jù)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨及時性、價格合理性、售后服務(wù)等指標，按照一定的權(quán)重進行打分。對于評價不合格的供應(yīng)商，及時進行整改或淘汰，確保供應(yīng)商隊伍的整體素質(zhì)。（三）采購實施1.采購人員應(yīng)根據(jù)批準的采購計劃，按照規(guī)定的采購流程選擇合適的采購方式進行采購。對于金額較大的采購項目，應(yīng)嚴格按照公司的招投標管理規(guī)定執(zhí)行。2.采購合同應(yīng)明確采購物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、驗收方式、付款方式等條款，確保合同的合法性、完整性和有效性。采購合同簽訂后，應(yīng)及時將副本提交給財務(wù)部門和行政部門備案。3.采購人員應(yīng)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保貨物按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。對于采購過程中出現(xiàn)的問題，如供應(yīng)商交貨延遲、產(chǎn)品質(zhì)量不合格等，應(yīng)及時采取措施解決，保障公司工作的正常開展。四、庫存管理（一）入庫管理1.公共耗材到貨后，采購人員應(yīng)及時通知行政部門倉庫管理人員進行驗收。倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)采購合同和送貨清單，對貨物的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量等進行仔細核對。2.驗收合格的公共耗材應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單，注明貨物的詳細信息、入庫日期、供應(yīng)商名稱等。入庫單應(yīng)一式三聯(lián)，一聯(lián)倉庫留存，一聯(lián)交采購人員作為付款依據(jù)，一聯(lián)交財務(wù)部門進行賬務(wù)處理。3.對于驗收不合格的公共耗材，倉庫管理人員應(yīng)及時與采購人員聯(lián)系，由采購人員負責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商解決。如屬質(zhì)量問題，應(yīng)要求供應(yīng)商更換合格產(chǎn)品；如屬數(shù)量短缺等問題，應(yīng)要求供應(yīng)商補足貨物。（二）存儲保管1.行政部門應(yīng)設(shè)立專門的公共耗材倉庫，對公共耗材進行分類存放。不同種類、規(guī)格、型號的耗材應(yīng)分開存放，并設(shè)置明顯的標識牌，便于查找和管理。2.倉庫應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、整潔，溫度和濕度應(yīng)符合存儲要求。對于易受潮、易變質(zhì)的耗材，應(yīng)采取相應(yīng)的防潮、防蟲、防火等措施。3.建立庫存盤點制度，定期對公共耗材進行盤點。月度小盤點由倉庫管理人員自行組織，年度大盤點由行政部門牽頭，聯(lián)合財務(wù)部門等相關(guān)人員共同進行。盤點結(jié)果應(yīng)如實記錄，如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應(yīng)及時查明原因，并進行相應(yīng)的賬務(wù)調(diào)整和處理。（三）發(fā)放領(lǐng)用1.各部門員工因工作需要領(lǐng)用公共耗材時，應(yīng)填寫領(lǐng)用申請表，注明領(lǐng)用耗材的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門負責(zé)人審批簽字后，到行政部門倉庫領(lǐng)取。2.倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)審批后的領(lǐng)用申請表發(fā)放公共耗材，同時在庫存臺賬上記錄領(lǐng)用日期、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人、領(lǐng)用數(shù)量等信息。領(lǐng)用申請表應(yīng)妥善保存，作為核算和統(tǒng)計的依據(jù)。3.對于限量領(lǐng)用的公共耗材，如打印機墨盒、硒鼓等，應(yīng)嚴格按照規(guī)定的用量進行發(fā)放。如因工作需要超量領(lǐng)用，應(yīng)經(jīng)部門負責(zé)人和行政部門負責(zé)人審批同意后方可發(fā)放。五、使用管理（一）規(guī)范使用1.各部門及員工應(yīng)嚴格按照公共耗材的使用說明和操作規(guī)程進行使用，避免因操作不當(dāng)造成耗材的損壞和浪費。2.提倡節(jié)約使用公共耗材，如雙面打印、復(fù)印紙張，合理設(shè)置打印機、復(fù)印機的墨粉濃度和紙張規(guī)格等，減少不必要的耗材消耗。3.對于可重復(fù)使用的公共耗材，如文件夾、檔案袋等，應(yīng)妥善保管，循環(huán)使用，延長使用壽命。（二）責(zé)任追究1.如發(fā)現(xiàn)員工因故意浪費、違規(guī)使用公共耗材等行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括批評教育、經(jīng)濟處罰等。2.對于因管理不善導(dǎo)致公共耗材丟失、損壞等情況，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。賠償金額根據(jù)實際損失情況確定。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.行政部門應(yīng)定期對公共耗材的采購、庫存、使用等環(huán)節(jié)進行監(jiān)督檢查，確保各項管理制度的有效執(zhí)行。2.財務(wù)部門應(yīng)加強對公共耗材費用的核算和監(jiān)督，對異常費用支出進行及時排查和分析，防止出現(xiàn)浪費和違規(guī)支出的情況。3.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對公共耗材管理情況進行審計，檢查采購流程的合規(guī)性、庫存管理的準確性、費用支出的合理性等，提出審計意見和建議，促進管理水平的提高。（二）外部監(jiān)督1.接受公司內(nèi)部員工對公共耗材管理工作的監(jiān)督和舉報，對舉報屬實的給予舉報人一定的獎勵。2.積極配合相關(guān)政府部門和行業(yè)協(xié)會的監(jiān)督檢查，及時