公用物資管理辦法總則目的為加強(qiáng)公司公用物資的管理，規(guī)范公用物資的采購、使用、維護(hù)、保管及處置等行為，確保公用物資的安全、完整和有效使用，提高公司資產(chǎn)運(yùn)營效率，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司總部及所屬各部門、分支機(jī)構(gòu)、子公司等所有涉及公用物資管理的單位和個(gè)人。定義本辦法所稱公用物資，是指公司為滿足日常辦公、生產(chǎn)經(jīng)營、業(yè)務(wù)活動(dòng)等需要而購置的、使用期限在一年以上，單位價(jià)值在規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)以上（具體標(biāo)準(zhǔn)另行確定），并在使用過程中基本保持原有物質(zhì)形態(tài)的資產(chǎn)，包括但不限于辦公設(shè)備、家具、交通工具、電子設(shè)備、儀器儀表、生產(chǎn)工具、房屋及建筑物等。管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理：公司公用物資管理工作在公司領(lǐng)導(dǎo)的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，實(shí)行分級管理。各部門、分支機(jī)構(gòu)、子公司負(fù)責(zé)本單位公用物資的具體管理工作，并接受公司相關(guān)職能部門的指導(dǎo)和監(jiān)督。2.歸口管理，責(zé)任到人：公用物資按照其類別和用途，實(shí)行歸口管理。各歸口管理部門負(fù)責(zé)制定本類別公用物資的具體管理細(xì)則，明確管理職責(zé)和流程，并落實(shí)到具體責(zé)任人。3.合理配置，高效使用：根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要，合理配置公用物資，提高物資使用效率，避免資源浪費(fèi)。4.規(guī)范操作，確保安全：嚴(yán)格按照國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，規(guī)范公用物資的采購、使用、維護(hù)、保管及處置等操作流程，確保公用物資的安全和完整。管理職責(zé)公司管理層職責(zé)1.審批公司公用物資管理的相關(guān)制度、政策和規(guī)劃。2.協(xié)調(diào)解決公用物資管理工作中的重大問題。3.監(jiān)督公用物資管理工作的執(zhí)行情況。職能部門職責(zé)1.資產(chǎn)管理部門負(fù)責(zé)制定公司公用物資管理制度和流程，并組織實(shí)施。組織開展公用物資的清查、盤點(diǎn)、評估等工作，確保資產(chǎn)賬實(shí)相符。審核公用物資的采購計(jì)劃、處置申請等，提出審核意見。建立公用物資管理信息系統(tǒng)，對公用物資的購置、使用、維護(hù)、保管及處置等情況進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理。2.采購部門根據(jù)公司公用物資采購計(jì)劃，組織實(shí)施采購工作。選擇合格的供應(yīng)商，簽訂采購合同，確保采購物資的質(zhì)量和價(jià)格合理。負(fù)責(zé)采購物資的驗(yàn)收、入庫等工作，并及時(shí)將相關(guān)信息反饋給資產(chǎn)管理部門。3.使用部門職責(zé)負(fù)責(zé)本部門公用物資的申購、領(lǐng)用、使用、維護(hù)和保管等工作。定期對本部門公用物資進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保資產(chǎn)安全完整。配合資產(chǎn)管理部門做好公用物資的處置工作。4.財(cái)務(wù)部門職責(zé)負(fù)責(zé)公用物資購置、處置等費(fèi)用的核算和報(bào)銷工作。定期對公用物資的財(cái)務(wù)狀況進(jìn)行分析，為公司管理層提供決策支持。配合資產(chǎn)管理部門做好公用物資的清查盤點(diǎn)工作。采購管理采購計(jì)劃編制1.各使用部門應(yīng)根據(jù)本部門業(yè)務(wù)發(fā)展需要和公用物資實(shí)際使用情況，每年末編制下一年度公用物資采購計(jì)劃，并提交至資產(chǎn)管理部門。2.采購計(jì)劃應(yīng)詳細(xì)列出采購物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)算金額、采購時(shí)間等內(nèi)容。3.資產(chǎn)管理部門對各使用部門提交的采購計(jì)劃進(jìn)行匯總審核，結(jié)合公司實(shí)際情況和預(yù)算安排，提出調(diào)整意見，報(bào)公司管理層審批后下達(dá)采購計(jì)劃。采購方式選擇1.公司公用物資采購應(yīng)根據(jù)采購物資的性質(zhì)、金額大小等因素，選擇合適的采購方式，包括公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、單一來源采購、詢價(jià)采購等。2.達(dá)到公開招標(biāo)數(shù)額標(biāo)準(zhǔn)的采購項(xiàng)目，應(yīng)采用公開招標(biāo)方式進(jìn)行采購；因特殊原因需要采用其他采購方式的，應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定履行審批手續(xù)。3.對于技術(shù)復(fù)雜、專業(yè)性強(qiáng)或者有特殊要求的采購項(xiàng)目，經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)，可以采用邀請招標(biāo)方式進(jìn)行采購。4.對于符合下列情形之一的采購項(xiàng)目，可以采用競爭性談判方式進(jìn)行采購：招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的；技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的；采用招標(biāo)所需時(shí)間不能滿足用戶緊急需要的；不能事先計(jì)算出價(jià)格總額的。5.對于只能從唯一供應(yīng)商處采購的物資或者服務(wù)，或者發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的，或者必須保證原有采購項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的，可以采用單一來源采購方式進(jìn)行采購。6.對于采購的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價(jià)格變化幅度小的采購項(xiàng)目，可以采用詢價(jià)采購方式進(jìn)行采購。采購流程1.采購申請：使用部門根據(jù)批準(zhǔn)的采購計(jì)劃，填寫《公用物資采購申請表》，詳細(xì)說明采購物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)算金額、采購原因等內(nèi)容，并提交至資產(chǎn)管理部門。2.采購審批：資產(chǎn)管理部門對《公用物資采購申請表》進(jìn)行審核，提出審核意見后報(bào)公司管理層審批。3.采購實(shí)施：采購部門根據(jù)批準(zhǔn)的采購申請，按照選定的采購方式組織實(shí)施采購工作。在采購過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照采購合同約定的條款進(jìn)行操作，確保采購物資的質(zhì)量和交貨期。4.驗(yàn)收入庫：采購物資到貨后，采購部門應(yīng)及時(shí)通知使用部門和資產(chǎn)管理部門進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，由資產(chǎn)管理部門辦理入庫手續(xù)，并登記入賬。對于驗(yàn)收不合格的物資，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商處理，直至退貨或換貨。5.付款結(jié)算：財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購合同和驗(yàn)收報(bào)告，辦理付款結(jié)算手續(xù)。付款時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格審核相關(guān)憑證，確保付款金額準(zhǔn)確無誤。使用管理領(lǐng)用管理1.各使用部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)公用物資的領(lǐng)用管理工作。2.領(lǐng)用公用物資時(shí)，使用人應(yīng)填寫《公用物資領(lǐng)用申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到資產(chǎn)管理部門辦理領(lǐng)用手續(xù)。3.資產(chǎn)管理部門根據(jù)審批后的《公用物資領(lǐng)用申請表》，發(fā)放公用物資，并登記領(lǐng)用臺賬。4.對于貴重物品、限量供應(yīng)物品等特殊公用物資的領(lǐng)用，應(yīng)實(shí)行審批制度，嚴(yán)格控制領(lǐng)用數(shù)量和用途。使用維護(hù)1.使用部門應(yīng)按照公用物資的使用說明書和操作規(guī)程，正確使用公用物資，確保其正常運(yùn)行。2.各使用部門應(yīng)定期對本部門公用物資進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和排除故障，延長物資使用壽命。3.對于需要維修的公用物資，使用部門應(yīng)填寫《公用物資維修申請表》，報(bào)資產(chǎn)管理部門審核后，送指定的維修單位進(jìn)行維修。4.維修費(fèi)用由資產(chǎn)管理部門審核后，報(bào)公司管理層審批，由財(cái)務(wù)部門支付。借用管理1.因工作需要，公司內(nèi)部各部門之間借用公用物資的，應(yīng)填寫《公用物資借用申請表》，經(jīng)借用部門和出借部門負(fù)責(zé)人審批后，到資產(chǎn)管理部門辦理借用手續(xù)。2.借用期限一般不得超過[具體期限]，如有特殊情況需要延長借用期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借用部門應(yīng)妥善保管借用的公用物資，不得擅自轉(zhuǎn)借、挪用或損壞。借用期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還出借部門，并辦理歸還手續(xù)。盤點(diǎn)管理1.資產(chǎn)管理部門應(yīng)定期組織對公用物資進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。清查盤點(diǎn)工作每年至少進(jìn)行一次。2.清查盤點(diǎn)工作結(jié)束后，資產(chǎn)管理部門應(yīng)編制《公用物資清查盤點(diǎn)報(bào)告》，詳細(xì)說明清查盤點(diǎn)情況、存在的問題及處理建議等內(nèi)容，并報(bào)公司管理層審批。3.對于清查盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的盤盈、盤虧等情況，應(yīng)查明原因，按照規(guī)定進(jìn)行處理。屬于人為原因造成的損失，應(yīng)追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。保管管理倉庫管理1.公司應(yīng)設(shè)立專門的公用物資倉庫，配備必要的倉儲設(shè)施和設(shè)備，確保公用物資的安全保管。2.倉庫管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守倉庫管理制度，做好倉庫的日常管理工作，包括物資的入庫、存儲、保管、出庫等環(huán)節(jié)。3.倉庫應(yīng)建立物資臺賬，詳細(xì)記錄物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、出入庫時(shí)間、存放位置等信息，并定期進(jìn)行核對和盤點(diǎn)。4.倉庫應(yīng)保持整潔、通風(fēng)良好，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保物資安全無損。存放管理1.公用物資應(yīng)按照類別、型號、規(guī)格等進(jìn)行分類存放，標(biāo)識清晰，便于查找和管理。2.對于貴重物品、易燃易爆物品等特殊公用物資，應(yīng)單獨(dú)存放，并采取相應(yīng)的安全防護(hù)措施。3.物資存放應(yīng)遵循先進(jìn)先出的原則，避免物資積壓過期。處置管理處置范圍1.已超過使用年限且無法繼續(xù)使用的公用物資。2.因技術(shù)進(jìn)步、產(chǎn)品更新?lián)Q代等原因，已被淘汰或不再適用的公用物資。3.因自然災(zāi)害、意外事故等原因造成損壞且無法修復(fù)的公用物資。4.盤虧、變質(zhì)、已無使用價(jià)值的公用物資。5.其他需要處置的公用物資。處置方式1.報(bào)廢：對于已超過使用年限且無法繼續(xù)使用、已被淘汰或不再適用、因自然災(zāi)害或意外事故造成損壞且無法修復(fù)、盤虧或變質(zhì)已無使用價(jià)值等符合報(bào)廢條件的公用物資，經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)后，進(jìn)行報(bào)廢處理。2.出售：對于仍有使用價(jià)值但公司不再需要的公用物資，可以通過公開拍賣、招標(biāo)轉(zhuǎn)讓、協(xié)議轉(zhuǎn)讓等方式進(jìn)行出售。出售價(jià)格應(yīng)按照市場行情合理確定，確保公司資產(chǎn)價(jià)值最大化。3.捐贈：對于符合國家有關(guān)規(guī)定和公司政策的公用物資，可以捐贈給社會公益事業(yè)或其他需要的單位和個(gè)人。捐贈物資應(yīng)進(jìn)行評估，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。處置流程1.處置申請：使用部門或資產(chǎn)管理部門發(fā)現(xiàn)需要處置的公用物資后，應(yīng)填寫《公用物資處置申請表》，詳細(xì)說明處置物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、購置時(shí)間、處置原因等內(nèi)容，并提交至資產(chǎn)管理部門。2.評估鑒定：資產(chǎn)管理部門組織相關(guān)人員對擬處置的公用物資進(jìn)行評估鑒定，確定其處置方式和價(jià)格。對于需要進(jìn)行技術(shù)鑒定的物資，應(yīng)委托專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行鑒定。3.審批備案：《公用物資處置申請表》及評估鑒定報(bào)告報(bào)公司管理層審批。審批通過后，報(bào)上級主管部門備案。4.處置實(shí)施：根據(jù)批準(zhǔn)的處置方式，由資產(chǎn)管理部門組織實(shí)施公用物資的處置工作。對于報(bào)廢物資，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀或處理；對于出售物資，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行交易；對于捐贈物資，應(yīng)辦理相關(guān)捐贈手續(xù)。5.賬務(wù)處理：財(cái)務(wù)部門根據(jù)公用物資處置的相關(guān)憑證，及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理，確保資產(chǎn)賬實(shí)相符。監(jiān)督檢查與獎(jiǎng)懲監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對公用物資管理工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查公用物資管理制度的執(zhí)行情況、采購流程的合規(guī)性、物資使用的合理性、資產(chǎn)賬實(shí)的相符性等內(nèi)容。2.資產(chǎn)管理部門應(yīng)加強(qiáng)對公用物資管理工作的日常監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。對于發(fā)現(xiàn)的重大問題，應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司管理層。3.各部門應(yīng)積極配合公司內(nèi)部審計(jì)部門和資產(chǎn)管