公章格式管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司公章的規(guī)范化管理，維護(hù)公司的合法權(quán)益，保障公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)的順利開展，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門、各分支機(jī)構(gòu)以及公司所控股的子公司在處理各類對(duì)內(nèi)、對(duì)外事務(wù)中涉及公章使用的相關(guān)行為。（三）基本原則1.嚴(yán)格依法原則：公章的使用必須符合國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定，確保公司行為的合法性和有效性。2.謹(jǐn)慎規(guī)范原則：公章的使用應(yīng)遵循謹(jǐn)慎、規(guī)范的流程，明確審批權(quán)限和使用范圍，防止公章濫用和不當(dāng)使用。3.責(zé)任明確原則：明確公章使用過程中各環(huán)節(jié)的責(zé)任主體，對(duì)公章使用不當(dāng)造成的后果依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。二、公章的種類及用途（一）公司公章1.用途：代表公司對(duì)外行使權(quán)利、履行義務(wù)，具有最高的法律效力。用于公司各類重要文件、合同、協(xié)議、授權(quán)委托書等的簽署，以及其他需要以公司名義對(duì)外進(jìn)行的重大事項(xiàng)。2.適用范圍：公司對(duì)外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同、重大合作協(xié)議、向政府部門提交的重要文件、對(duì)外發(fā)布的公告等。（二）合同專用章1.用途：專門用于公司簽訂各類經(jīng)濟(jì)合同，明確合同雙方的權(quán)利和義務(wù)，保障合同的法律效力。2.適用范圍：公司與供應(yīng)商、客戶、合作伙伴等簽訂的采購(gòu)合同、銷售合同、租賃合同、技術(shù)合同等各類經(jīng)濟(jì)合同。（三）財(cái)務(wù)專用章1.用途：主要用于公司財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具、資金收付等財(cái)務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)，確保財(cái)務(wù)往來的準(zhǔn)確性和合法性。2.適用范圍：公司的各類銀行結(jié)算憑證、發(fā)票、收據(jù)、財(cái)務(wù)報(bào)表等財(cái)務(wù)文件的蓋章。（四）法定代表人章1.用途：用于特定的財(cái)務(wù)文件、票據(jù)或其他需要法定代表人簽字確認(rèn)的場(chǎng)合，作為法定代表人個(gè)人身份的象征。2.適用范圍：公司銀行賬戶預(yù)留印鑒、支票背書等涉及法定代表人個(gè)人授權(quán)的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)。（五）部門章1.用途：由各部門根據(jù)工作需要自行保管和使用，用于部門內(nèi)部文件的流轉(zhuǎn)、通知發(fā)布、業(yè)務(wù)聯(lián)系等，代表部門行使一定的職權(quán)。2.適用范圍：僅限于部門內(nèi)部使用，不得對(duì)外簽訂合同或出具具有法律效力的文件。如需對(duì)外使用，必須經(jīng)過公司公章管理部門的審核和公司領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)。三、公章的刻制與啟用（一）刻制1.公司公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法定代表人章的刻制，必須由公司指定的專人負(fù)責(zé)辦理，并按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定到公安機(jī)關(guān)指定的具有資質(zhì)的印章刻制單位進(jìn)行刻制。2.申請(qǐng)刻制公章時(shí)，需填寫《公章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明公章的種類、名稱、用途、規(guī)格等信息，并提交公司法定代表人簽署的授權(quán)委托書。3.印章刻制單位在刻制公章過程中，必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保公章的質(zhì)量和安全性。刻制完成后，應(yīng)將公章及印模樣本交公司指定專人驗(yàn)收，并留存?zhèn)浒?。（二）啟?.新刻制的公章啟用前，必須進(jìn)行登記備案。由公司公章管理部門填寫《公章啟用登記表》，詳細(xì)記錄公章的名稱、種類、啟用日期、啟用范圍、保管人等信息，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.公章啟用時(shí)，應(yīng)在公司內(nèi)部發(fā)布啟用通知，明確告知各部門公章的啟用時(shí)間、使用范圍和管理要求，確保全體員工知曉并遵守。3.新公章啟用后，原公章如有需要廢止的，應(yīng)及時(shí)辦理廢止手續(xù)，并按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行妥善保管。四、公章的保管（一）保管原則1.實(shí)行專人保管制度，每枚公章必須指定專人負(fù)責(zé)保管，確保公章的安全。2.公章保管人應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識(shí)，嚴(yán)格遵守公章管理規(guī)定，不得擅自將公章交他人保管或使用。3.公章保管人應(yīng)妥善保管公章，確保公章存放安全，防止公章被盜、丟失或損壞。如發(fā)現(xiàn)公章有異常情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)的措施。（二）保管地點(diǎn)1.公司公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章應(yīng)存放在公司專門設(shè)立的公章保險(xiǎn)柜內(nèi)，保險(xiǎn)柜應(yīng)設(shè)置密碼鎖，并由專人負(fù)責(zé)保管密碼。2.法定代表人章由法定代表人或其授權(quán)的專人保管，具體保管方式由法定代表人確定。3.部門章由各部門指定專人保管，保管地點(diǎn)應(yīng)相對(duì)固定，便于部門內(nèi)部使用和管理。（三）保管要求1.公章保管人應(yīng)建立公章使用臺(tái)賬，詳細(xì)記錄公章的使用日期、使用部門、使用事由、批準(zhǔn)人、用印文件名稱及編號(hào)等信息，確保公章使用情況可追溯。2.公章保管人應(yīng)定期對(duì)公章進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括公章的外觀、使用情況、保管環(huán)境等，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取措施進(jìn)行處理。3.公章保管人在離職或崗位變動(dòng)時(shí)，應(yīng)及時(shí)辦理公章交接手續(xù)，確保公章保管的連續(xù)性和安全性。交接時(shí)，應(yīng)填寫《公章交接清單》，詳細(xì)記錄公章的名稱、數(shù)量、交接時(shí)間、交接雙方等信息，并由雙方簽字確認(rèn)。五、公章的使用（一）使用流程1.用印申請(qǐng)：使用公章前，必須填寫《公章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明用印部門、用印事由、用印文件名稱及編號(hào)、用印日期、批準(zhǔn)人等信息。2.審批簽字：《公章使用申請(qǐng)表》必須按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行簽字審批，確保用印事項(xiàng)經(jīng)過相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門的審核同意。3.用印登記：公章保管人在收到經(jīng)審批簽字的《公章使用申請(qǐng)表》后，應(yīng)對(duì)用印事項(xiàng)進(jìn)行認(rèn)真審核，確認(rèn)無(wú)誤后，在公章使用臺(tái)賬上進(jìn)行登記，并按照規(guī)定的用印位置和方式進(jìn)行蓋章。4.用印監(jiān)督：用印過程中，公章保管人應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和要求進(jìn)行操作，確保用印的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。如有必要，可安排專人進(jìn)行監(jiān)督，防止違規(guī)用印行為的發(fā)生。5.用印文件存檔：用印完成后，公章保管人應(yīng)將《公章使用申請(qǐng)表》及用印文件原件或復(fù)印件按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行存檔，以備查閱。（二）使用范圍1.公司公章的使用范圍嚴(yán)格按照本辦法第二章的規(guī)定執(zhí)行，未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得擅自擴(kuò)大使用范圍。2.合同專用章只能用于公司簽訂各類經(jīng)濟(jì)合同，不得用于其他非合同類文件的蓋章。3.財(cái)務(wù)專用章只能用于公司財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具、資金收付等財(cái)務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)，不得用于其他非財(cái)務(wù)類文件的蓋章。4.法定代表人章只能用于特定的財(cái)務(wù)文件、票據(jù)或其他需要法定代表人簽字確認(rèn)的場(chǎng)合，不得用于其他非法定代表人授權(quán)的文件蓋章。5.部門章僅限于部門內(nèi)部使用，如需對(duì)外使用，必須經(jīng)過公司公章管理部門的審核和公司領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)。（三）禁止使用情形1.未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，擅自使用公章的行為。2.在空白紙張、空白合同、空白介紹信等文件上加蓋公章的行為。3.超越公章使用范圍，擅自將公章用于其他非規(guī)定用途的行為。4.偽造、變?cè)旃禄蚴褂脗卧?、變?cè)斓墓碌男袨椤?.其他違反國(guó)家法律法規(guī)及公司公章管理規(guī)定的用印行為。六、公章的停用與銷毀（一）停用1.公章因磨損、損壞、變更名稱、機(jī)構(gòu)調(diào)整等原因需要停用的，由公章保管人填寫《公章停用申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明停用原因、停用日期等信息，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.公章停用后，公章保管人應(yīng)及時(shí)將停用公章交回公司公章管理部門，并在公章使用臺(tái)賬上進(jìn)行注銷登記。3.公司公章管理部門應(yīng)對(duì)停用公章進(jìn)行妥善保管，防止公章流失或被非法使用。（二）銷毀1.對(duì)于已停用且不再使用的公章，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.公章銷毀前，應(yīng)填寫《公章銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明銷毀公章的名稱、種類、數(shù)量、銷毀原因、銷毀日期等信息，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.公章銷毀時(shí)，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，確保銷毀過程的真實(shí)性和徹底性。銷毀完成后，應(yīng)填寫《公章銷毀清單》，詳細(xì)記錄銷毀公章的名稱、種類、數(shù)量、銷毀日期、銷毀方式、監(jiān)督人等信息，并由監(jiān)督人、銷毀人簽字確認(rèn)。4.公章銷毀清單應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行存檔，以備查閱。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司設(shè)立公章管理監(jiān)督小組，由公司領(lǐng)導(dǎo)、公章管理部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)部門代表組成，負(fù)責(zé)對(duì)公司公章的使用、保管情況進(jìn)行定期檢查和不定期抽查。2.公章管理監(jiān)督小組應(yīng)制定詳細(xì)的檢查計(jì)劃，明確檢查內(nèi)容、檢查方式、檢查時(shí)間等要求，并按照計(jì)劃認(rèn)真組織實(shí)施檢查工作。3.檢查過程中，如發(fā)現(xiàn)公章使用、保管過程中存在違規(guī)行為或安全隱患，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，責(zé)令相關(guān)責(zé)任人限期整改，并跟蹤整改情況，確保整改措施落實(shí)到位。（二）外部審計(jì)1.公司應(yīng)定期聘請(qǐng)外部審計(jì)機(jī)構(gòu)對(duì)公司公章的使用、保管情況進(jìn)行審計(jì)，確保公司公章管理工作符合國(guó)家法律法規(guī)及公司內(nèi)部規(guī)定的要求。2.外部審計(jì)機(jī)構(gòu)應(yīng)按照審計(jì)準(zhǔn)則和相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，對(duì)公司公章管理的內(nèi)部控制制度進(jìn)行評(píng)價(jià)，檢查公章使用、保管的合規(guī)性和有效性，并出具審計(jì)報(bào)告。3.公司應(yīng)認(rèn)真對(duì)待外部審計(jì)機(jī)構(gòu)提出的審計(jì)意見和建議，及時(shí)整改存在的問題，不斷完善公司公章管理制度。八、責(zé)任追究（一）違規(guī)責(zé)任認(rèn)定1.凡違反本辦法規(guī)定，擅自使用公章、超越公章使用范圍、在空白文件上加蓋公章等違規(guī)行為，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將視情節(jié)輕重，對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行嚴(yán)肅處理。2.對(duì)于因公章使用不當(dāng)給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，將依法追究相關(guān)責(zé)任人的經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任和法律責(zé)任。（二）責(zé)任追究方式1.批評(píng)教育：對(duì)于初次違規(guī)且情節(jié)較輕的責(zé)任人，給予批評(píng)教育，責(zé)令其立即改正違規(guī)行為，并寫出書面檢討。2.警告處分：對(duì)于多次違規(guī)或情節(jié)較重的責(zé)任人，給予警告處分，同時(shí)扣發(fā)一定比例的績(jī)效獎(jiǎng)金。3.降職撤職