公司文秘管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文秘工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理，提高文秘工作質(zhì)量和效率，充分發(fā)揮文秘工作在公司管理中的參謀助手、協(xié)調(diào)服務(wù)和督促檢查作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)的文秘工作。（三）基本原則1.準(zhǔn)確規(guī)范原則：文秘工作要嚴(yán)格遵循國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司的各項(xiàng)規(guī)章制度，確保文件、資料、信息等的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.及時(shí)高效原則：樹立時(shí)間觀念，對(duì)各類文件、事務(wù)及時(shí)處理，注重工作效率，確保各項(xiàng)工作按時(shí)完成。3.保密嚴(yán)謹(jǐn)原則：嚴(yán)格遵守公司的保密制度，妥善保管各類機(jī)密文件和信息，防止泄露。4.服務(wù)至上原則：以公司整體利益為出發(fā)點(diǎn)，為領(lǐng)導(dǎo)決策、各部門工作開展提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。二、文秘工作職責(zé)（一）文件管理1.負(fù)責(zé)公司各類文件的起草、審核、印發(fā)、歸檔和保管工作。2.對(duì)上級(jí)來(lái)文進(jìn)行簽收、登記、傳閱、催辦和歸檔，確保文件及時(shí)傳達(dá)和處理。3.制定文件管理制度，規(guī)范文件的格式、編號(hào)、流轉(zhuǎn)程序等。（二）會(huì)議組織1.負(fù)責(zé)公司各類會(huì)議的籌備工作，包括會(huì)議通知、場(chǎng)地安排、資料準(zhǔn)備、會(huì)議記錄等。2.協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)組織會(huì)議，做好會(huì)議服務(wù)工作，確保會(huì)議順利進(jìn)行。3.整理會(huì)議紀(jì)要，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核后印發(fā)，并跟蹤會(huì)議決議的執(zhí)行情況。（三）信息調(diào)研1.收集、整理、分析公司內(nèi)外部信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考依據(jù)。2.開展專題調(diào)研，撰寫調(diào)研報(bào)告，為公司發(fā)展提供建設(shè)性意見(jiàn)。3.負(fù)責(zé)公司信息的發(fā)布和宣傳工作，及時(shí)更新公司網(wǎng)站、宣傳欄等信息平臺(tái)。（四）溝通協(xié)調(diào)1.協(xié)調(diào)公司內(nèi)部各部門之間的工作關(guān)系，促進(jìn)信息流通和工作協(xié)同。2.負(fù)責(zé)與外部單位的聯(lián)絡(luò)和溝通，處理相關(guān)事務(wù)。3.協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理日常行政事務(wù)，如接待來(lái)訪、安排出差等。（五）檔案管理1.制定檔案管理制度，規(guī)范檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的分類、編號(hào)、裝訂和上架，建立健全檔案檢索體系。3.做好檔案的安全保管工作，定期進(jìn)行檔案清查和盤點(diǎn)，確保檔案的完整和安全。三、文件管理（一）文件起草1.文秘人員應(yīng)根據(jù)工作需要，準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，按照公文格式和規(guī)范要求起草各類文件。2.文件內(nèi)容應(yīng)主題明確、邏輯清晰、語(yǔ)言簡(jiǎn)潔、表述準(zhǔn)確，避免出現(xiàn)歧義或模糊不清的表述。3.涉及重要事項(xiàng)、政策法規(guī)等文件，應(yīng)進(jìn)行充分的調(diào)研和論證，確保文件的科學(xué)性和可行性。（二）文件審核1.文件起草完成后，應(yīng)提交部門負(fù)責(zé)人或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核。2.審核內(nèi)容包括文件的合法性、合規(guī)性、準(zhǔn)確性、完整性、格式規(guī)范性等。3.審核人應(yīng)認(rèn)真把關(guān)，提出修改意見(jiàn)，經(jīng)起草人修改完善后，再次提交審核，直至審核通過(guò)。（三）文件印發(fā)1.審核通過(guò)的文件，按照公司發(fā)文流程進(jìn)行編號(hào)、排版、校對(duì)，確保文件質(zhì)量。2.根據(jù)文件的性質(zhì)和發(fā)送范圍，確定印發(fā)份數(shù)，并加蓋公司印章。3.將印發(fā)的文件及時(shí)分發(fā)給相關(guān)部門和人員，并做好發(fā)放記錄。（四）文件歸檔1.文件辦理完畢后，文秘人員應(yīng)及時(shí)將文件原件及相關(guān)資料進(jìn)行整理歸檔。2.歸檔文件應(yīng)按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等進(jìn)行分類整理，編制歸檔目錄。3.定期將歸檔文件移交公司檔案室，確保文件資料的妥善保管。（五）文件保管1.公司檔案室應(yīng)配備必要的保管設(shè)施，確保文件資料的安全存放。2.建立健全文件借閱制度，嚴(yán)格控制文件的借閱范圍和借閱期限。3.定期對(duì)文件進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保文件資料的完整和安全。四、會(huì)議組織（一）會(huì)議籌備1.根據(jù)會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員等要求，制定詳細(xì)的會(huì)議籌備方案。2.提前發(fā)出會(huì)議通知，明確會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會(huì)人員等信息，并要求參會(huì)人員做好準(zhǔn)備。3.準(zhǔn)備會(huì)議所需的資料、文件、文具等物品，布置會(huì)議場(chǎng)地，確保會(huì)議環(huán)境整潔、舒適。（二）會(huì)議服務(wù)1.會(huì)議期間，文秘人員應(yīng)提前到達(dá)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)，做好簽到、引導(dǎo)、茶水服務(wù)等工作。2.協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)組織會(huì)議，維護(hù)會(huì)議秩序，確保會(huì)議順利進(jìn)行。3.認(rèn)真做好會(huì)議記錄，準(zhǔn)確記錄會(huì)議內(nèi)容、討論情況、決議事項(xiàng)等，確保記錄完整、準(zhǔn)確。（三）會(huì)議紀(jì)要1.會(huì)議結(jié)束后，文秘人員應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核后印發(fā)。2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)突出會(huì)議重點(diǎn)，準(zhǔn)確反映會(huì)議討論的主要內(nèi)容和決議事項(xiàng)，語(yǔ)言簡(jiǎn)潔明了。3.跟蹤會(huì)議決議的執(zhí)行情況，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反饋，并將相關(guān)情況記錄在案。五、信息調(diào)研（一）信息收集1.建立信息收集渠道，包括公司內(nèi)部各部門、行業(yè)動(dòng)態(tài)、政策法規(guī)、市場(chǎng)信息等。2.定期收集、整理各類信息，確保信息的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。3.對(duì)收集到的信息進(jìn)行分類、篩選，提取有價(jià)值的信息。（二）信息分析1.運(yùn)用科學(xué)的分析方法，對(duì)收集到的信息進(jìn)行深入分析，挖掘信息背后的潛在問(wèn)題和趨勢(shì)。2.結(jié)合公司實(shí)際情況，對(duì)信息進(jìn)行綜合評(píng)估，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考依據(jù)。3.撰寫信息分析報(bào)告，提出針對(duì)性的建議和措施。（三）信息發(fā)布1.建立公司信息發(fā)布平臺(tái)，如公司網(wǎng)站、宣傳欄、內(nèi)部刊物等。2.及時(shí)將公司的重要信息、工作動(dòng)態(tài)、政策法規(guī)等發(fā)布到信息平臺(tái)上，確保員工及時(shí)了解公司情況。3.加強(qiáng)信息發(fā)布的審核管理，確保發(fā)布信息的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。（四）調(diào)研工作1.根據(jù)公司發(fā)展需要，確定調(diào)研課題，制定調(diào)研計(jì)劃。2.深入開展調(diào)研工作，通過(guò)問(wèn)卷調(diào)查、實(shí)地走訪、座談會(huì)等方式，收集相關(guān)數(shù)據(jù)和資料。3.對(duì)調(diào)研數(shù)據(jù)和資料進(jìn)行分析研究，撰寫調(diào)研報(bào)告，提出解決問(wèn)題的建議和措施。4.跟蹤調(diào)研成果的轉(zhuǎn)化應(yīng)用情況，為公司決策提供持續(xù)支持。六、溝通協(xié)調(diào)（一）內(nèi)部協(xié)調(diào)1.建立定期溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，組織召開公司內(nèi)部協(xié)調(diào)會(huì)議，及時(shí)解決工作中存在的問(wèn)題。2.加強(qiáng)與各部門之間的信息交流，及時(shí)了解工作進(jìn)展情況，協(xié)調(diào)解決工作中的矛盾和沖突。3.協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好部門之間的工作銜接，確保各項(xiàng)工作有序推進(jìn)。（二）外部聯(lián)絡(luò)1.負(fù)責(zé)與上級(jí)主管部門、政府部門、合作伙伴等外部單位的聯(lián)絡(luò)和溝通工作。2.及時(shí)傳達(dá)公司的工作要求和信息，了解外部單位的意見(jiàn)和建議，維護(hù)公司良好的外部形象。3.協(xié)調(diào)處理公司與外部單位之間的業(yè)務(wù)往來(lái)和合作事宜，確保合作項(xiàng)目順利進(jìn)行。（三）事務(wù)處理1.協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理日常行政事務(wù)，如接待來(lái)訪客人、安排出差行程、辦理證照手續(xù)等。2.及時(shí)處理各類突發(fā)事件和緊急情況，按照領(lǐng)導(dǎo)指示做好相關(guān)協(xié)調(diào)和處理工作。3.做好領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他臨時(shí)性工作任務(wù)，確保各項(xiàng)工作任務(wù)得到妥善處理。七、檔案管理（一）檔案收集1.制定檔案收集范圍和標(biāo)準(zhǔn)，明確各類檔案的收集渠道和責(zé)任人。2.定期組織各部門進(jìn)行檔案收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。3.對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無(wú)效的資料。（二）檔案整理1.按照檔案分類方案，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類整理。2.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，編制檔案目錄清單，便于查詢和管理。3.對(duì)檔案資料進(jìn)行裝訂、裝盒，確保檔案的整齊、美觀。（三）檔案歸檔1.將整理好的檔案按照規(guī)定的時(shí)間和程序移交公司檔案室進(jìn)行歸檔。2.檔案室對(duì)歸檔檔案進(jìn)行審核，確保檔案的質(zhì)量符合要求。3.將歸檔檔案上架存放，建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查詢和利用。（四）檔案保管1.檔案室應(yīng)配備必要的保管設(shè)施，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備等，確保檔案的安全存放。2.建立檔案保管制度，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.做好檔案的安全保密工作，防止檔案資料的丟失、損壞和泄露。（五）檔案利用1.建立檔案利用制度，明確檔案利用的范圍、程序和審批權(quán)限。2.為公司內(nèi)部各部門和人員提供檔案查閱、借閱服務(wù)，確保檔案的合理利用。3.對(duì)檔案利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)，及時(shí)掌握檔案的利用動(dòng)態(tài)。八、工作考核與獎(jiǎng)懲（一）考核內(nèi)容1.工作業(yè)績(jī)：包括文件管理、會(huì)議組織、信息調(diào)研、溝通協(xié)調(diào)、檔案管理等工作任務(wù)的完成情況。2.工作質(zhì)量：如文件起草的準(zhǔn)確性、會(huì)議紀(jì)要的完整性、信息分析的深度等。3.工作效率：各項(xiàng)工作任務(wù)的完成及時(shí)性和響應(yīng)速度。4.工作態(tài)度：包括責(zé)任心、敬業(yè)精神、團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力等。（二）考核方式1.定期考核：每季度或半年對(duì)文秘人員的工作進(jìn)行一次全面考核。2.日?？己耍和ㄟ^(guò)工作記錄、領(lǐng)導(dǎo)評(píng)價(jià)、部門反饋等方式，對(duì)文秘人員的日常工作表現(xiàn)進(jìn)行考核。3.綜合評(píng)價(jià)：將定期考核和日?？己私Y(jié)果進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)，確定文秘人員的考核等級(jí)。（三）獎(jiǎng)懲措施1.對(duì)于考核優(yōu)秀的文秘人員，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，如獎(jiǎng)金、榮譽(yù)證書等。2.對(duì)于考核不稱職的文秘人員，進(jìn)行批評(píng)