公文安全管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司公文安全管理，確保公文在起草、傳遞、存儲(chǔ)、使用、銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)的安全性和保密性，防止公文信息泄露、丟失或被篡改，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門、各分支機(jī)構(gòu)在公文處理過(guò)程中涉及的安全管理工作。（三）基本原則1.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)公文內(nèi)容進(jìn)行保密，防止信息泄露給無(wú)關(guān)人員。2.完整性原則：確保公文在流轉(zhuǎn)過(guò)程中內(nèi)容完整，不被隨意刪減、篡改，保證公文的真實(shí)性和有效性。3.可用性原則：在確保安全的前提下，保證公文能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地被需要的人員獲取和使用，以支持公司的正常運(yùn)營(yíng)和決策。4.合規(guī)性原則：公文安全管理工作必須符合國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司內(nèi)部的各項(xiàng)規(guī)章制度。二、公文起草與審核安全（一）起草要求1.明確密級(jí)：公文起草人員應(yīng)根據(jù)公文內(nèi)容的敏感程度，準(zhǔn)確確定公文的密級(jí)，如絕密、機(jī)密、秘密等。密級(jí)標(biāo)注應(yīng)符合國(guó)家保密規(guī)定和公司內(nèi)部要求，位于公文首頁(yè)左上角。2.使用規(guī)范載體：應(yīng)使用公司統(tǒng)一規(guī)定的公文格式模板進(jìn)行起草，確保公文格式規(guī)范、統(tǒng)一。禁止在非公司指定的載體上起草公文，如私人U盤、移動(dòng)硬盤等。3.妥善保存草稿：起草過(guò)程中產(chǎn)生的草稿應(yīng)妥善保存，草稿上如有重要信息需標(biāo)注密級(jí)和保密期限。草稿完成后，如不再使用，應(yīng)按照公司文件銷毀規(guī)定進(jìn)行處理，防止草稿信息泄露。（二）審核要點(diǎn)1.內(nèi)容審核：審核人員應(yīng)認(rèn)真審查公文內(nèi)容，確保公文表述準(zhǔn)確、邏輯清晰、政策合規(guī)。對(duì)于涉及敏感信息、重要數(shù)據(jù)的公文，要重點(diǎn)審核信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，防止出現(xiàn)錯(cuò)誤或誤導(dǎo)性內(nèi)容。2.密級(jí)審核：對(duì)公文的密級(jí)標(biāo)注進(jìn)行審核，確保密級(jí)確定準(zhǔn)確合理，符合公文內(nèi)容的實(shí)際敏感程度。如發(fā)現(xiàn)密級(jí)標(biāo)注不當(dāng)，應(yīng)及時(shí)與起草人員溝通并進(jìn)行調(diào)整。3.安全措施審核：審核公文中是否包含必要的安全措施要求，如對(duì)涉密信息的訪問(wèn)限制、數(shù)據(jù)加密要求等。對(duì)于需要采取特殊安全措施的公文，應(yīng)明確具體的實(shí)施方法和責(zé)任人。三、公文傳遞安全（一）內(nèi)部傳遞1.專人傳遞：對(duì)于重要公文和涉密公文，應(yīng)指定專人進(jìn)行傳遞，傳遞人員應(yīng)具備良好的保密意識(shí)和責(zé)任心。傳遞過(guò)程中，傳遞人員不得擅自將公文交予他人代轉(zhuǎn)。2.密封包裝：傳遞的公文應(yīng)進(jìn)行密封包裝，防止在傳遞過(guò)程中信息泄露。密封包裝上應(yīng)標(biāo)注公文的密級(jí)、份數(shù)、收件部門等信息。3.登記簽收：建立公文傳遞登記制度，詳細(xì)記錄公文的傳遞時(shí)間、傳遞人員、收件部門及簽收情況等。收件部門收到公文后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行簽收，并在登記冊(cè)上注明簽收時(shí)間和簽收人姓名。（二）外部傳遞1.選擇可靠渠道：通過(guò)郵政特快專遞（EMS）、機(jī)要通信等安全可靠的渠道傳遞外部公文。禁止通過(guò)普通快遞、電子郵件等易造成信息泄露的方式傳遞涉密公文。2.加密處理：對(duì)于需要傳遞的重要外部公文，如涉及商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等，應(yīng)進(jìn)行加密處理?？刹捎眉用苘浖?duì)公文進(jìn)行加密，設(shè)置高強(qiáng)度密碼，并告知收件人解密方法。3.跟蹤查詢：建立外部公文傳遞跟蹤查詢機(jī)制，及時(shí)了解公文的傳遞狀態(tài)，確保公文能夠安全、準(zhǔn)確地送達(dá)收件人手中。如發(fā)現(xiàn)公文傳遞過(guò)程中出現(xiàn)異常情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。四、公文存儲(chǔ)安全（一）存儲(chǔ)介質(zhì)選擇1.使用公司指定介質(zhì)：公文應(yīng)存儲(chǔ)在公司指定的存儲(chǔ)介質(zhì)上，如公司內(nèi)部服務(wù)器、專用存儲(chǔ)設(shè)備、光盤等。禁止使用未經(jīng)公司批準(zhǔn)的外部存儲(chǔ)設(shè)備，如私人U盤、移動(dòng)硬盤等存儲(chǔ)公文。2.介質(zhì)質(zhì)量要求：選擇質(zhì)量可靠、性能穩(wěn)定的存儲(chǔ)介質(zhì)，確保公文數(shù)據(jù)能夠長(zhǎng)期安全保存。定期對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行檢查和維護(hù)，如發(fā)現(xiàn)介質(zhì)出現(xiàn)損壞或老化跡象，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行更換。（二）存儲(chǔ)環(huán)境要求1.物理環(huán)境安全：公文存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)具備安全的物理環(huán)境，如安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等，防止存儲(chǔ)設(shè)備被盜或受到其他物理?yè)p壞。存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)保持干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)控制在適宜范圍內(nèi)，以保護(hù)存儲(chǔ)介質(zhì)和公文數(shù)據(jù)。2.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全：對(duì)于存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器上的公文，應(yīng)采取必要的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)措施，如防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)系統(tǒng)等。定期對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進(jìn)行安全評(píng)估和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并修復(fù)安全隱患。（三）存儲(chǔ)方式與分類1.分類存儲(chǔ)：按照公文的類別、年份、保管期限等進(jìn)行分類存儲(chǔ)，便于查找和管理。不同密級(jí)的公文應(yīng)分開存儲(chǔ)，絕密級(jí)公文應(yīng)實(shí)行專人專柜保管。2.備份存儲(chǔ)：對(duì)重要公文進(jìn)行定期備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)與原始存儲(chǔ)介質(zhì)分開存放，并異地保存。備份數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行完整性和可用性檢查，確保在需要時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)。五、公文使用安全（一）權(quán)限管理1.明確使用權(quán)限：根據(jù)公文的密級(jí)和工作需要，明確不同人員對(duì)公文的使用權(quán)限。如絕密級(jí)公文僅限特定高層管理人員使用，機(jī)密級(jí)公文僅限相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及授權(quán)人員使用等。2.權(quán)限審批：?jiǎn)T工如需使用超出其權(quán)限范圍的公文，應(yīng)按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行申請(qǐng)，經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可使用。審批過(guò)程應(yīng)記錄在案，以備查詢。（二）使用規(guī)范1.在指定場(chǎng)所使用：公文應(yīng)在公司指定的辦公場(chǎng)所內(nèi)使用，禁止將公文帶出公司辦公區(qū)域。如需在辦公區(qū)域外使用公文，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批，并采取必要的安全措施，如對(duì)公文進(jìn)行加密存儲(chǔ)、專人攜帶等。2.禁止私自復(fù)制：未經(jīng)公文管理部門批準(zhǔn)，任何人不得私自復(fù)制公文。如因工作需要確需復(fù)制公文，應(yīng)按照公司規(guī)定的復(fù)制審批流程進(jìn)行申請(qǐng)，注明復(fù)制份數(shù)、用途等信息，并對(duì)復(fù)制件進(jìn)行嚴(yán)格管理。3.使用后及時(shí)歸還：公文使用完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還公文管理部門或指定的保管人員。歸還時(shí)，應(yīng)檢查公文的完整性和保密性，如發(fā)現(xiàn)公文有損壞或信息泄露跡象，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。六、公文銷毀安全（一）銷毀范圍1.過(guò)期公文：對(duì)于已超過(guò)保管期限的公文，應(yīng)進(jìn)行銷毀處理。保管期限應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司內(nèi)部文件管理制度確定。2.廢止公文：因政策調(diào)整、工作變動(dòng)等原因不再使用或已被新公文替代的廢止公文，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行銷毀。3.涉密載體銷毀：對(duì)存儲(chǔ)有涉密公文的存儲(chǔ)介質(zhì)，如光盤、硬盤等，在報(bào)廢或不再使用時(shí)，應(yīng)按照涉密載體銷毀規(guī)定進(jìn)行處理，確保涉密信息徹底銷毀。（二）銷毀方式1.粉碎銷毀：對(duì)于紙質(zhì)公文，應(yīng)采用粉碎設(shè)備進(jìn)行粉碎銷毀，確保公文內(nèi)容無(wú)法恢復(fù)。粉碎后的紙漿應(yīng)進(jìn)行妥善處理，防止信息泄露。2.數(shù)據(jù)擦除：對(duì)于存儲(chǔ)有公文數(shù)據(jù)的電子存儲(chǔ)介質(zhì)，應(yīng)采用專業(yè)的數(shù)據(jù)擦除工具進(jìn)行多次數(shù)據(jù)擦除，確保數(shù)據(jù)無(wú)法恢復(fù)。擦除后的存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)進(jìn)行物理破壞，如打孔、切割等，防止數(shù)據(jù)被恢復(fù)。3.委托專業(yè)機(jī)構(gòu)銷毀：對(duì)于涉及重要機(jī)密或大量公文的銷毀工作，可委托具有資質(zhì)的專業(yè)銷毀機(jī)構(gòu)進(jìn)行處理。委托銷毀時(shí)，應(yīng)與專業(yè)機(jī)構(gòu)簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保銷毀工作的安全、規(guī)范進(jìn)行。（三）銷毀記錄1.建立銷毀臺(tái)賬：對(duì)公文銷毀過(guò)程進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀公文的名稱、文號(hào)、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式、執(zhí)行人員等信息。銷毀臺(tái)賬應(yīng)妥善保存，以備查閱。2.簽字確認(rèn)：銷毀工作完成后，執(zhí)行人員、監(jiān)督人員等應(yīng)在銷毀記錄上簽字確認(rèn)，確保銷毀工作的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.定期檢查：公司公文管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門的公文安全管理工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括公文起草、傳遞、存儲(chǔ)、使用、銷毀等環(huán)節(jié)的安全措施落實(shí)情況、密級(jí)標(biāo)注準(zhǔn)確性、人員權(quán)限管理等。2.專項(xiàng)檢查：針對(duì)重要時(shí)期、重要項(xiàng)目或涉及敏感信息的公文處理工作，開展專項(xiàng)安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問(wèn)題，確保公文安全管理工作萬(wàn)無(wú)一失。3.問(wèn)題整改：對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。整改完成后，責(zé)任部門應(yīng)提交整改報(bào)告，公文管理部門進(jìn)行復(fù)查，確保問(wèn)題得到徹底解決。（二）外部審計(jì)1.接受審計(jì)監(jiān)督：公司應(yīng)積極配合上級(jí)主管部門、審計(jì)機(jī)關(guān)等外部機(jī)構(gòu)的審計(jì)監(jiān)督工作，如實(shí)提供公文安全管理相關(guān)資料和信息。2.根據(jù)審計(jì)意見整改：對(duì)于外部審計(jì)提出的意見和建議，公司應(yīng)認(rèn)真研究，制定整改措施，及時(shí)進(jìn)行整改，并將整改情況反饋給審計(jì)機(jī)構(gòu)。八、責(zé)任追究（一）責(zé)任界定1.因個(gè)人原因?qū)е鹿陌踩鹿剩喝缫騻€(gè)人疏忽、違規(guī)操作等原因造成公文信息泄露、丟失、被篡改等安全事故的，由責(zé)任人承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。2.部門管理責(zé)任：部門負(fù)責(zé)人對(duì)本部門的公文安全管理工作負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。如因部門管理不善導(dǎo)致發(fā)生公文安全事故的，追究部門負(fù)責(zé)人的管理責(zé)任。（二）追究方式1.批評(píng)教育：對(duì)于情節(jié)較輕的公文安全違規(guī)行為，給予責(zé)任人批評(píng)教育，責(zé)令其立即改正。2.經(jīng)濟(jì)處罰：對(duì)因公文安全事故給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，根據(jù)損失程度對(duì)責(zé)任人進(jìn)行經(jīng)濟(jì)處