公司證照管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司證照管理，規(guī)范證照的申請、審批、領(lǐng)取、保管、使用、年檢、變更、注銷等流程，保障公司合法合規(guī)運(yùn)營，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)、子公司的各類證照管理。（三）定義1.公司證照：指公司在經(jīng)營活動中依法取得的各類資質(zhì)證書、營業(yè)執(zhí)照、許可證、批準(zhǔn)文件、印章等具有法律效力的文件。2.證照保管部門：指負(fù)責(zé)證照具體保管工作的部門或崗位。3.證照使用部門：指因工作需要使用證照的公司內(nèi)部部門。二、管理職責(zé)（一）行政管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司證照管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.統(tǒng)一協(xié)調(diào)和管理公司各類證照的申請、審批、領(lǐng)取、保管、使用等工作。3.定期組織對公司證照進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保證照的安全完整。4.及時跟蹤證照的年檢、變更、注銷等事項，辦理相關(guān)手續(xù)。（二）證照保管部門職責(zé)1.設(shè)立專門的證照保管場所，配備必要的安全設(shè)施，確保證照存放安全。2.建立證照保管臺賬，詳細(xì)記錄證照的名稱、編號、頒發(fā)機(jī)關(guān)、有效期、領(lǐng)取時間、保管人等信息。3.嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和要求辦理證照的領(lǐng)取、歸還、借閱等手續(xù)，并做好登記。4.定期對證照保管情況進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施解決。（三）證照使用部門職責(zé)1.根據(jù)工作需要，填寫證照使用申請表，說明使用目的、使用期限等。2.按照規(guī)定的程序和要求使用證照，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、偽造證照。3.使用完畢后，及時將證照歸還保管部門，并在使用申請表上簽字確認(rèn)。三、證照的申請與審批（一）申請1.公司各部門因業(yè)務(wù)需要申請證照時，應(yīng)填寫《證照申請表》，詳細(xì)說明申請證照的名稱、依據(jù)、用途、申請條件等內(nèi)容，并附上相關(guān)證明材料。2.申請材料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，符合相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。（二）審批1.《證照申請表》提交后，由行政管理部門進(jìn)行初步審核，審核內(nèi)容包括申請材料的完整性、合規(guī)性等。2.初步審核通過后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)申請事項的重要性、必要性等因素進(jìn)行審批。3.對于涉及重大事項的證照申請，需經(jīng)公司總經(jīng)理辦公會或董事會審議通過后，方可辦理。四、證照的領(lǐng)取與保管（一）領(lǐng)取1.經(jīng)審批同意后，行政管理部門指定專人負(fù)責(zé)前往相關(guān)部門領(lǐng)取證照。2.領(lǐng)取證照時，應(yīng)仔細(xì)核對證照的名稱、編號、頒發(fā)機(jī)關(guān)、有效期等信息，確保與申請內(nèi)容一致。3.領(lǐng)取后，應(yīng)及時將證照帶回公司，并辦理交接手續(xù)，將證照移交至證照保管部門。（二）保管1.證照保管部門應(yīng)設(shè)立專門的證照保管柜或保險柜，對證照進(jìn)行分類存放，確保存放有序、易于查找。2.對于重要的證照，如營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書等，應(yīng)采取雙人保管或電子加密存儲等方式，確保安全。3.證照保管部門應(yīng)建立健全證照保管制度，明確保管人員的職責(zé)和權(quán)限，防止證照丟失、損壞或被盜用。五、證照的使用（一）使用范圍1.公司內(nèi)部各部門因業(yè)務(wù)需要在公司經(jīng)營活動中使用證照時，可按照本辦法規(guī)定的程序申請使用。2.嚴(yán)禁將公司證照用于與公司經(jīng)營活動無關(guān)的事項。（二）使用申請1.證照使用部門需要使用證照時，應(yīng)填寫《證照使用申請表》，注明使用證照的名稱、使用目的、使用期限、使用地點(diǎn)等內(nèi)容，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.將《證照使用申請表》提交至證照保管部門，由保管部門負(fù)責(zé)人審核簽字。（三）使用審批1.《證照使用申請表》經(jīng)保管部門審核簽字后，報行政管理部門審批。行政管理部門根據(jù)使用事項的性質(zhì)、重要性等因素進(jìn)行審批。2.對于涉及重大事項的證照使用，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）使用登記1.證照保管部門應(yīng)建立《證照使用登記臺賬》，詳細(xì)記錄證照的使用日期、使用部門、使用人、使用目的、歸還日期等信息。2.使用人領(lǐng)取證照時，應(yīng)在《證照使用登記臺賬》上簽字確認(rèn)。（五）使用要求1.使用人應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的使用目的和期限使用證照，不得擅自更改。2.使用過程中應(yīng)妥善保管證照，不得遺失、損壞或轉(zhuǎn)借他人。如發(fā)現(xiàn)證照遺失或損壞，應(yīng)立即向行政管理部門報告，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。3.使用完畢后，使用人應(yīng)及時將證照歸還證照保管部門，并在《證照使用登記臺賬》上簽字確認(rèn)歸還情況。六、證照的年檢與變更（一）年檢1.行政管理部門應(yīng)定期梳理公司各類證照的年檢時間，并提前通知相關(guān)部門做好準(zhǔn)備工作。2.各部門應(yīng)按照規(guī)定的時間和要求，準(zhǔn)備好年檢所需的材料，提交至行政管理部門。3.行政管理部門負(fù)責(zé)組織對年檢材料進(jìn)行審核，并及時辦理年檢手續(xù)。如因特殊原因無法按時年檢，應(yīng)提前向相關(guān)部門申請延期，并說明原因。（二）變更1.當(dāng)公司的名稱、法定代表人、經(jīng)營范圍、注冊資本等重要信息發(fā)生變更時，行政管理部門應(yīng)及時辦理證照變更手續(xù)。2.辦理證照變更時，應(yīng)填寫《證照變更申請表》，并附上相關(guān)證明材料，按照規(guī)定的程序提交申請和審批。3.證照變更完成后，行政管理部門應(yīng)及時更新證照保管臺賬和相關(guān)檔案資料。七、證照的注銷（一）注銷情形1.公司因合并、分立、解散、破產(chǎn)等原因終止經(jīng)營的，應(yīng)及時辦理相關(guān)證照的注銷手續(xù)。2.證照有效期屆滿未延續(xù)或不再符合頒發(fā)條件的，應(yīng)主動申請注銷。（二）注銷申請1.公司相關(guān)部門根據(jù)注銷情形，填寫《證照注銷申請表》，說明注銷原因，并附上相關(guān)證明材料。2.將《證照注銷申請表》提交至行政管理部門，由行政管理部門審核后報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）注銷辦理1.經(jīng)審批同意后，行政管理部門指定專人負(fù)責(zé)前往相關(guān)部門辦理證照注銷手續(xù)。2.辦理注銷手續(xù)時，應(yīng)確保提交的材料真實、準(zhǔn)確、完整，按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行操作。3.證照注銷完成后，行政管理部門應(yīng)及時更新證照保管臺賬，并將注銷情況通知相關(guān)部門。八、監(jiān)督檢查與責(zé)任追究（一）監(jiān)督檢查1.行政管理部門應(yīng)定期對公司證照管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括證照的申請、審批、領(lǐng)取、保管、使用、年檢、變更、注銷等環(huán)節(jié)。2.監(jiān)督檢查可采取定期檢查、不定期抽查、專項檢查等方式進(jìn)行。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改。（二）責(zé)任追究1.對于違反本辦法規(guī)定，擅自申請、領(lǐng)取、保管、使用、變更、注銷公司證照的行為，公司將視情節(jié)輕重，對相關(guān)責(zé)任人給予批