批發(fā)公司合同簽訂規(guī)定

一、總則本公司以“誠信共贏、高效服務(wù)”為企業(yè)文化核心，秉持著為客戶提供優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品與服務(wù)的設(shè)計理念，在扁平化管理模式下，致力于規(guī)范公司運營，實現(xiàn)良好的社會效益。合同作為公司業(yè)務(wù)開展的重要法律依據(jù)，為保障公司及客戶的合法權(quán)益，加強合同管理，特制定本規(guī)定。本規(guī)定旨在確保合同簽訂過程的合法性、規(guī)范性、嚴(yán)謹(jǐn)性，提高公司運營效率，有效防范合同風(fēng)險，促進公司健康、穩(wěn)定發(fā)展。二、適用范圍本規(guī)定適用于批發(fā)公司全體員工在開展業(yè)務(wù)過程中與各類客戶簽訂的所有合同，包括但不限于采購合同、銷售合同、運輸合同、倉儲合同等?？蛻艉w與本公司有業(yè)務(wù)往來的各類企業(yè)、個體工商戶及其他經(jīng)濟組織。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.合同管理委員會由公司高層管理人員組成，作為合同管理的決策機構(gòu)。負(fù)責(zé)制定合同管理的戰(zhàn)略方針和重大決策，審核重大合同，協(xié)調(diào)解決合同管理過程中的重大問題。2.法務(wù)部門-負(fù)責(zé)對合同文本進行法律審核，確保合同條款符合法律法規(guī)的規(guī)定，防范法律風(fēng)險。-參與重大合同的談判，提供法律意見和支持。-對合同糾紛進行處理，代表公司參與訴訟、仲裁等法律程序。3.業(yè)務(wù)部門-負(fù)責(zé)合同的前期洽談，了解客戶需求，收集客戶相關(guān)信息，對客戶的信用狀況進行初步評估。-起草合同初稿，確保合同內(nèi)容準(zhǔn)確反映業(yè)務(wù)實際情況和雙方約定。-負(fù)責(zé)合同的履行跟蹤，及時反饋合同履行過程中的問題。4.財務(wù)部門-對合同涉及的財務(wù)條款進行審核，如付款方式、結(jié)算周期、價格條款等，確保公司財務(wù)利益得到保障。-負(fù)責(zé)合同款項的收付管理，及時與業(yè)務(wù)部門溝通，督促款項的按時回收。5.行政部門-負(fù)責(zé)合同的統(tǒng)一編號、登記、歸檔和保管工作，建立合同臺賬，確保合同資料的完整性和可追溯性。-協(xié)助其他部門處理合同相關(guān)事務(wù)，如提供合同蓋章等服務(wù)。四、管理內(nèi)容與流程1.合同簽訂前-客戶信息收集與評估業(yè)務(wù)部門在與客戶洽談業(yè)務(wù)初期，應(yīng)收集客戶的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、法定代表人身份證明、聯(lián)系方式等基本信息，并對客戶的經(jīng)營狀況、信用記錄、市場口碑等進行調(diào)查評估。評估結(jié)果形成書面報告，作為是否與客戶簽訂合同的重要依據(jù)。-合同洽談業(yè)務(wù)部門與客戶就合同的主要條款進行充分洽談，包括但不限于標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價格、交貨期、付款方式、違約責(zé)任等。洽談過程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)詳細(xì)記錄洽談內(nèi)容，并及時向相關(guān)部門通報進展情況。涉及重大合同或復(fù)雜業(yè)務(wù)的，法務(wù)部門、財務(wù)部門等應(yīng)參與洽談，提供專業(yè)意見。-合同起草業(yè)務(wù)部門根據(jù)洽談結(jié)果起草合同初稿，合同內(nèi)容應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、完整，避免模糊不清或產(chǎn)生歧義的條款。合同應(yīng)包括當(dāng)事人信息、標(biāo)的條款、數(shù)量和質(zhì)量條款、價格和付款條款、履行期限、地點和方式條款、違約責(zé)任條款、爭議解決條款等基本要素。起草完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)進行內(nèi)部審核，確保合同內(nèi)容符合公司業(yè)務(wù)要求和相關(guān)規(guī)定。-合同審核-業(yè)務(wù)部門將合同初稿提交給法務(wù)部門進行法律審核。法務(wù)部門重點審查合同的合法性、合規(guī)性，對合同條款的法律風(fēng)險進行評估，提出修改意見。-財務(wù)部門對合同涉及的財務(wù)條款進行審核，確保財務(wù)條款符合公司財務(wù)制度和風(fēng)險管理要求，如付款方式、結(jié)算周期、發(fā)票開具等方面的條款。-其他相關(guān)部門根據(jù)各自職責(zé)對合同進行審核，如涉及技術(shù)問題的，技術(shù)部門應(yīng)進行審核。各部門審核完成后，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將審核意見反饋給業(yè)務(wù)部門。-業(yè)務(wù)部門根據(jù)各部門的審核意見對合同進行修改完善，形成合同送審稿，提交合同管理委員會審核。對于重大合同，合同管理委員會應(yīng)組織相關(guān)部門進行集體審議，確保合同符合公司整體利益和戰(zhàn)略規(guī)劃。2.合同簽訂-合同審批合同送審稿經(jīng)合同管理委員會審核通過后，按照公司的審批流程進行審批。審批權(quán)限根據(jù)合同的金額、性質(zhì)等因素進行設(shè)定，具體審批流程和權(quán)限由公司另行規(guī)定。審批通過后，合同方可簽訂。-合同簽署合同由公司法定代表人或其授權(quán)代表簽署。授權(quán)代表簽署合同前，應(yīng)取得法定代表人的書面授權(quán)委托書，明確授權(quán)范圍和期限。合同簽署時，應(yīng)確保雙方簽字蓋章齊全，合同文本一式多份，雙方各執(zhí)一份，公司內(nèi)部相關(guān)部門留存?zhèn)浞荨?.合同履行-合同執(zhí)行合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的具體執(zhí)行，按照合同約定的條款履行各自的義務(wù)，如按時發(fā)貨、提供服務(wù)、支付款項等。在合同履行過程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)建立合同履行臺賬，詳細(xì)記錄合同履行的進度、質(zhì)量、款項收付等情況，并定期向相關(guān)部門匯報。-合同變更與解除如因客觀原因需要對合同進行變更或解除，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與客戶協(xié)商，并形成書面協(xié)議。合同變更或解除協(xié)議應(yīng)按照合同簽訂的審核審批流程進行審核和審批。變更或解除合同的通知應(yīng)及時送達對方，并做好相關(guān)記錄。-合同糾紛處理在合同履行過程中如發(fā)生糾紛，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時向法務(wù)部門報告。法務(wù)部門應(yīng)根據(jù)糾紛的具體情況，制定糾紛處理方案，采取協(xié)商、調(diào)解、仲裁或訴訟等方式解決糾紛。在糾紛處理過程中，相關(guān)部門應(yīng)積極配合法務(wù)部門，提供必要的證據(jù)和支持。4.合同歸檔合同履行完畢或糾紛處理結(jié)束后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同及相關(guān)資料整理齊全，移交行政部門歸檔。行政部門按照檔案管理的要求，對合同進行分類編號、裝訂成冊，建立電子和紙質(zhì)檔案，妥善保管。合同檔案應(yīng)包括合同文本、審批文件、往來函件、履行記錄、糾紛處理資料等。五、權(quán)利與義務(wù)1.公司權(quán)利-有權(quán)要求客戶按照合同約定履行義務(wù)，包括按時支付款項、接收貨物或服務(wù)等。-有權(quán)對合同的履行情況進行監(jiān)督檢查，如發(fā)現(xiàn)客戶存在違約行為，有權(quán)要求客戶承擔(dān)違約責(zé)任。-在合同糾紛發(fā)生時，有權(quán)依法維護自身的合法權(quán)益，通過協(xié)商、調(diào)解、仲裁或訴訟等方式解決糾紛。2.公司義務(wù)-按照合同約定的質(zhì)量、數(shù)量、交貨期等條款向客戶提供合格的產(chǎn)品或服務(wù)。-對客戶的商業(yè)秘密和個人信息予以保密，不得泄露給第三方。-為客戶提供必要的售后服務(wù)，解決客戶在使用產(chǎn)品或接受服務(wù)過程中遇到的問題。3.客戶權(quán)利-有權(quán)要求公司按照合同約定提供產(chǎn)品或服務(wù)，如產(chǎn)品質(zhì)量不符合要求、服務(wù)未達到標(biāo)準(zhǔn)，有權(quán)要求公司承擔(dān)違約責(zé)任。-有權(quán)了解公司的產(chǎn)品或服務(wù)信息，公司應(yīng)如實提供相關(guān)資料。-在合同履行過程中，有權(quán)對公司的履行情況進行監(jiān)督，提出合理的意見和建議。4.客戶義務(wù)-按照合同約定的付款方式和期限按時支付款項。-對公司提供的產(chǎn)品或服務(wù)進行妥善使用和保管，不得擅自改變產(chǎn)品用途或損壞服務(wù)設(shè)施。-遵守合同約定的保密條款，不得泄露公司的商業(yè)秘密。六、監(jiān)督與考核機制1.監(jiān)督機制-內(nèi)部審計部門定期對合同簽訂、履行情況進行審計監(jiān)督，檢查合同管理制度的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。-各部門之間應(yīng)相互監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)其他部門在合同管理過程中存在違規(guī)行為，應(yīng)及時向合同管理委員會報告。-設(shè)立投訴舉報渠道，鼓勵員工和客戶對合同管理過程中的違法違規(guī)行為進行舉報，對于舉報屬實的，給予舉報人一定的獎勵。2.考核機制-將合同管理工作納入員工績效考核體系，對業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門員工在合同簽訂、履行、糾紛處理等方面的工作表現(xiàn)進行考核評價。-考核指標(biāo)包括合同簽訂的規(guī)范性、合同履行的及時性和質(zhì)量、合同糾紛的發(fā)生率和處理結(jié)果等。根據(jù)考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的員工給予表彰和獎勵，對存在問題的員工進行批評教育和績效扣分。-對部門的考核以部門整體合同管理工作的完成情況為依據(jù)，考核結(jié)果與部門的績效獎金、評先評優(yōu)等掛鉤。對于合同管理工作突出的部門，給