批發(fā)公司供應(yīng)商信息管理規(guī)定

一、總則1.目的為加強本批發(fā)公司對供應(yīng)商信息的有效管理，規(guī)范供應(yīng)商信息的收集、整理、存儲、使用和維護，確保與供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定、互利共贏的合作關(guān)系，提高公司運營效率，保障公司利益，特制定本規(guī)定。2.設(shè)計理念秉持開放、透明、合作、共贏的設(shè)計理念，本規(guī)定旨在搭建公司與供應(yīng)商之間的信息橋梁，促進雙方信息的順暢流通。通過科學(xué)管理供應(yīng)商信息，實現(xiàn)資源優(yōu)化配置，提升供應(yīng)鏈的協(xié)同效應(yīng)，推動公司在批發(fā)行業(yè)中穩(wěn)健發(fā)展。3.企業(yè)文化體現(xiàn)本規(guī)定充分融入公司“誠信、創(chuàng)新、高效、責(zé)任”的企業(yè)文化。在供應(yīng)商信息管理過程中，強調(diào)誠信原則，要求信息真實可靠；鼓勵創(chuàng)新管理方式，提高信息管理效率；追求高效的信息處理流程，以保障業(yè)務(wù)的順利開展；同時，強化員工對供應(yīng)商信息管理的責(zé)任意識，確保信息安全與有效利用。二、適用范圍本規(guī)定適用于本批發(fā)公司全體員工以及與本公司有業(yè)務(wù)往來的所有供應(yīng)商。公司員工在涉及供應(yīng)商信息的相關(guān)工作中，必須嚴格遵守本規(guī)定；供應(yīng)商應(yīng)按照本規(guī)定要求，提供真實、準確、完整的信息。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.采購部門-負責(zé)供應(yīng)商信息的初步收集與整理，包括供應(yīng)商的基本資料、資質(zhì)證書、產(chǎn)品信息等。-對新供應(yīng)商進行初步評估，根據(jù)業(yè)務(wù)需求篩選潛在合作供應(yīng)商，并將相關(guān)信息錄入供應(yīng)商信息管理系統(tǒng)。-定期更新供應(yīng)商的交易信息，如采購訂單、交貨情況、質(zhì)量反饋等。2.質(zhì)量部門-參與對供應(yīng)商的實地考察，重點評估供應(yīng)商的質(zhì)量管理體系和產(chǎn)品質(zhì)量控制能力，并記錄相關(guān)信息。-對供應(yīng)商提供的產(chǎn)品進行質(zhì)量檢驗，將檢驗結(jié)果反饋給采購部門，以便更新供應(yīng)商信息檔案。-協(xié)助采購部門處理與供應(yīng)商有關(guān)的質(zhì)量問題，提供技術(shù)支持和解決方案。3.財務(wù)部門-負責(zé)審核供應(yīng)商的財務(wù)狀況信息，包括財務(wù)報表、信用記錄等，評估供應(yīng)商的財務(wù)風(fēng)險。-處理與供應(yīng)商的付款結(jié)算業(yè)務(wù)，記錄付款信息，并及時反饋給采購部門，確保供應(yīng)商信息的完整性。-協(xié)助采購部門對供應(yīng)商進行成本分析，為采購決策提供財務(wù)依據(jù)。4.信息管理部門-負責(zé)搭建和維護供應(yīng)商信息管理系統(tǒng)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行和數(shù)據(jù)安全。-對供應(yīng)商信息進行分類存儲和備份，制定數(shù)據(jù)訪問權(quán)限，防止信息泄露。-為其他部門提供信息查詢和統(tǒng)計分析等技術(shù)支持，協(xié)助各部門有效利用供應(yīng)商信息。5.行政部門-負責(zé)制定和完善供應(yīng)商信息管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。-協(xié)調(diào)各部門之間的工作關(guān)系，解決在供應(yīng)商信息管理過程中出現(xiàn)的跨部門問題。-對供應(yīng)商信息管理工作進行績效考核，激勵員工積極履行職責(zé)。四、管理內(nèi)容與流程1.供應(yīng)商信息收集-新供應(yīng)商開發(fā)階段，采購部門應(yīng)通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。收集的信息應(yīng)包括但不限于供應(yīng)商名稱、地址、聯(lián)系方式、法定代表人、經(jīng)營范圍、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量標準、價格水平、售后服務(wù)等。-對于現(xiàn)有供應(yīng)商，采購部門應(yīng)定期更新其基本信息，確保信息的時效性。同時，質(zhì)量部門、財務(wù)部門等應(yīng)根據(jù)各自職責(zé)，收集與供應(yīng)商相關(guān)的質(zhì)量、財務(wù)等方面的信息。2.信息整理與錄入-采購部門收到供應(yīng)商信息后，應(yīng)進行初步整理，對信息的完整性和準確性進行審核。對于不完整或存在疑問的信息，及時與供應(yīng)商溝通核實。-審核通過的信息由采購部門錄入供應(yīng)商信息管理系統(tǒng)，按照系統(tǒng)設(shè)定的分類標準進行存儲。信息錄入應(yīng)確保數(shù)據(jù)準確無誤，同時上傳相關(guān)證明文件，如營業(yè)執(zhí)照副本、資質(zhì)證書等掃描件。3.供應(yīng)商評估-采購部門聯(lián)合質(zhì)量部門、財務(wù)部門等，定期對供應(yīng)商進行綜合評估。評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)、財務(wù)狀況、環(huán)保合規(guī)等方面。-根據(jù)評估指標體系，對供應(yīng)商進行打分評價，分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。對于不合格供應(yīng)商，應(yīng)及時采取措施，如暫停合作、終止合作等，并在信息管理系統(tǒng)中進行相應(yīng)標注。4.信息使用與共享-公司各部門根據(jù)工作需要，可在權(quán)限范圍內(nèi)查詢和使用供應(yīng)商信息。采購部門在采購決策時，應(yīng)參考供應(yīng)商信息檔案，選擇合適的供應(yīng)商；質(zhì)量部門在進行產(chǎn)品檢驗和質(zhì)量管控時，可查閱供應(yīng)商的質(zhì)量管理信息；財務(wù)部門在付款結(jié)算和風(fēng)險評估時，需依據(jù)供應(yīng)商的財務(wù)信息。-信息管理部門應(yīng)建立信息共享機制，確保各部門之間信息的及時傳遞和協(xié)同工作。同時，嚴格控制信息訪問權(quán)限，防止信息濫用和泄露。5.信息維護與更新-采購部門作為供應(yīng)商信息的主要維護責(zé)任人，應(yīng)定期對供應(yīng)商信息進行檢查和更新。如供應(yīng)商的聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍、產(chǎn)品價格等發(fā)生變化，應(yīng)及時在信息管理系統(tǒng)中進行修改。-當供應(yīng)商出現(xiàn)重大質(zhì)量問題、財務(wù)危機、法律糾紛等情況時，相關(guān)部門應(yīng)及時將信息反饋給采購部門，以便對供應(yīng)商信息進行調(diào)整和處理。五、權(quán)利與義務(wù)1.公司權(quán)利-有權(quán)要求供應(yīng)商提供真實、準確、完整的信息，并對提供虛假信息的供應(yīng)商采取相應(yīng)的處罰措施，包括但不限于暫停合作、扣除貨款、終止合作等。-有權(quán)對供應(yīng)商進行實地考察和監(jiān)督檢查，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況和信息真實性。-在供應(yīng)商違反合同約定或本規(guī)定時，有權(quán)依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和合同條款，維護自身合法權(quán)益。2.公司義務(wù)-按照合同約定及時向供應(yīng)商支付貨款，保障供應(yīng)商的合法權(quán)益。-對供應(yīng)商提供的信息嚴格保密，不得泄露給第三方，除非法律法規(guī)另有規(guī)定或經(jīng)供應(yīng)商書面同意。-為供應(yīng)商提供必要的業(yè)務(wù)支持和合作機會，促進雙方共同發(fā)展。3.供應(yīng)商權(quán)利-有權(quán)要求公司提供明確的采購需求和質(zhì)量標準，以便其提供符合要求的產(chǎn)品和服務(wù)。-在遵守公司規(guī)定和合同約定的前提下，有權(quán)獲得公平的合作機會和合理的利潤空間。-對公司的信息管理工作提出合理建議和意見。4.供應(yīng)商義務(wù)-按照公司要求，及時、準確、完整地提供自身相關(guān)信息，包括基本資料、資質(zhì)證書、產(chǎn)品信息等。-配合公司的實地考察、監(jiān)督檢查等工作，如實反映生產(chǎn)經(jīng)營狀況。-嚴格遵守與公司簽訂的合同條款，履行交貨、質(zhì)量保證、售后服務(wù)等義務(wù)。六、監(jiān)督與考核機制1.內(nèi)部監(jiān)督-行政部門負責(zé)對公司各部門的供應(yīng)商信息管理工作進行監(jiān)督，定期檢查信息收集、整理、錄入、使用和維護等環(huán)節(jié)是否符合本規(guī)定要求。-審計部門不定期對供應(yīng)商信息管理系統(tǒng)進行審計，檢查信息的真實性、準確性和完整性，以及信息訪問權(quán)限的合規(guī)性。2.供應(yīng)商監(jiān)督-鼓勵供應(yīng)商對公司員工在信息管理過程中的違規(guī)行為進行監(jiān)督和舉報。公司對舉報屬實的供應(yīng)商給予一定的獎勵，并對違規(guī)員工進行嚴肅處理。3.績效考核-建立供應(yīng)商信息管理績效考核制度，對采購部門、質(zhì)量部門、財務(wù)部門、信息管理部門等相關(guān)部門及員工進行考核?？己酥笜税ㄐ畔⑹占耐暾浴蚀_性、及時性，信息錄入的質(zhì)量，供應(yīng)商評估的合理性，信息共享的效率等。-根據(jù)績效考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和員工給予表彰和獎勵，如獎金、晉升機會等；對未達標的部門和員工進行督促整改，情節(jié)嚴重的進行相應(yīng)