批發(fā)公司公章管理辦法

一、總則本批發(fā)公司公章管理辦法旨在規(guī)范公司公章的使用與管理，維護公司合法權(quán)益，確保公司運營的規(guī)范性與安全性。公章作為公司對外行使權(quán)力、承擔(dān)責(zé)任的重要象征，其管理的嚴謹性至關(guān)重要。本辦法秉持公司“誠信經(jīng)營、高效服務(wù)、團結(jié)協(xié)作、創(chuàng)新發(fā)展”的企業(yè)文化，遵循扁平化管理理念，力求在簡化流程的同時，保證公章使用的安全性與合理性，兼顧社會效益，促進公司與社會的和諧發(fā)展。二、適用范圍本辦法適用于批發(fā)公司全體員工。對于涉及與公司有業(yè)務(wù)往來的客戶，在涉及需要使用公司公章進行相關(guān)業(yè)務(wù)確認時，也需遵循本辦法所規(guī)定的流程與原則。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工（一）管理部門公司行政部門作為公章的歸口管理部門，負責(zé)公章的日常保管、使用登記與監(jiān)督檢查。行政部門需指定專人擔(dān)任公章管理員，承擔(dān)具體的管理工作。公章管理員應(yīng)具備高度的責(zé)任心、良好的職業(yè)道德和嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度。（二）使用部門公司各業(yè)務(wù)部門及其他職能部門在業(yè)務(wù)開展過程中，如有需要使用公章，應(yīng)按照規(guī)定流程提出申請，并對公章使用的真實性、合法性和必要性負責(zé)。各部門負責(zé)人作為本部門公章使用的第一責(zé)任人，需嚴格審核本部門的用章申請。（三）審批層級實行扁平化的審批流程，根據(jù)用章事項的重要程度和風(fēng)險等級，設(shè)定不同的審批層級。一般性業(yè)務(wù)用章，由部門負責(zé)人審核后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批；重要業(yè)務(wù)、涉及重大經(jīng)濟事項或法律風(fēng)險的用章，需經(jīng)過部門負責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報總經(jīng)理審批。特殊緊急情況下，可通過電話等方式先行獲得相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)同意，事后及時補辦審批手續(xù)。四、管理內(nèi)容與流程（一）公章的刻制1.公司公章的刻制需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由行政部門指定專人到公安機關(guān)指定的刻章單位進行刻制。2.新公章刻制完成后，行政部門需對公章進行留樣備案，并將留樣交存公司檔案室。同時，在公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)發(fā)布新公章啟用通知，明確新公章的啟用日期和舊公章的廢止日期。（二）公章的保管1.公章應(yīng)存放在專門的保險柜中，保險柜鑰匙和密碼由公章管理員分別保管，確保雙人操作。2.公章管理員應(yīng)定期檢查公章的保管情況，如發(fā)現(xiàn)異常應(yīng)及時報告行政部門負責(zé)人。非工作時間，公章原則上應(yīng)存放在公司保險柜中，特殊情況需要帶出公司的，需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。（三）公章的使用1.申請流程-各部門使用公章前，需填寫《公章使用申請表》，詳細說明用章事項、用章文件名稱、份數(shù)、用章日期等信息。-將填寫完整的申請表提交本部門負責(zé)人審核，部門負責(zé)人應(yīng)認真審核用章事項的真實性、合法性和必要性，簽署審核意見。-按照審批層級要求，將申請表依次提交分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批。2.用章流程-公章管理員在收到經(jīng)審批的《公章使用申請表》后，應(yīng)仔細核對申請表中的信息與需蓋章文件是否一致，確認無誤后方可蓋章。-蓋章時，公章管理員應(yīng)確保印章清晰、端正，位置準(zhǔn)確。蓋章后，在申請表上加蓋“已用章”標(biāo)記，并填寫實際用章日期。-對于多頁文件，應(yīng)加蓋騎縫章，以保證文件的完整性和真實性。（四）公章的停用與銷毀1.當(dāng)公司名稱變更、公章?lián)p壞或其他原因需要停用公章時，由行政部門提出申請，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，發(fā)布公章停用通知。2.停用的公章由行政部門負責(zé)收回，并交公司檔案室封存。如需銷毀，應(yīng)填寫《公章銷毀申請表》，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，在紀(jì)檢監(jiān)察部門或?qū)徲嫴块T的監(jiān)督下，到公安機關(guān)指定的銷毀單位進行銷毀，并留存銷毀證明。五、權(quán)利與義務(wù)（一）員工權(quán)利1.員工有權(quán)對公章使用流程提出意見和建議，公司應(yīng)積極聽取員工的合理訴求，不斷完善公章管理制度。2.對于不符合規(guī)定的用章要求，員工有權(quán)拒絕，并向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)反映情況。公司應(yīng)保障員工在行使此項權(quán)利時不受打擊報復(fù)。（二）員工義務(wù)1.全體員工應(yīng)嚴格遵守本辦法規(guī)定的公章使用流程，不得擅自使用公章或越權(quán)使用公章。2.對在工作中知悉的公章使用信息負有保密義務(wù)，不得泄露給無關(guān)人員。（三）客戶權(quán)利客戶有權(quán)要求公司按照規(guī)定流程使用公章，對公司蓋章文件的真實性和有效性進行核實。（四）客戶義務(wù)客戶應(yīng)向公司提供真實、合法、有效的業(yè)務(wù)資料，配合公司完成用章相關(guān)的審核工作。六、監(jiān)督與考核機制（一）內(nèi)部監(jiān)督1.行政部門定期對公章的保管和使用情況進行檢查，檢查內(nèi)容包括公章存放是否安全、用章登記是否完整、審批手續(xù)是否齊全等。2.紀(jì)檢監(jiān)察部門或?qū)徲嫴块T不定期對公章管理情況進行專項審計和監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。（二）績效考核將公章管理工作納入相關(guān)人員的績效考核體系。對于嚴格遵守公章管理制度、工作表現(xiàn)突出的員工，給予適當(dāng)?shù)目冃И剟睿粚τ谶`反公章管理制度的員工，視情節(jié)輕重扣減績效分數(shù)，并根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定進行紀(jì)律處分。具體考核指標(biāo)如下：1.公章保管安全無事故（20分）：如因保管不善導(dǎo)致公章丟失、損壞等事故，此項不得分。2.用章登記準(zhǔn)確完整（30分）：每發(fā)現(xiàn)一處登記錯誤或遺漏，扣5分。3.審批手續(xù)合規(guī)（30分）：每發(fā)現(xiàn)一次未經(jīng)審批或?qū)徟掷m(xù)不全的用章情況，扣10分。4.保密工作到位（20分）：如發(fā)生公章使用信息泄露事件，此項不得分。（三）責(zé)任追究1.對于未經(jīng)授權(quán)擅自使用公章、越權(quán)使用公章或偽造審批手續(xù)使用公章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相關(guān)責(zé)任人警告、罰款、降職、辭退等處理；構(gòu)成犯罪的，依法移送司法機關(guān)追究刑事責(zé)任。2.因公章管理不善導(dǎo)致公司遭受經(jīng)濟損失或其他不良影響的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。七、附則（一）本辦法如有未盡事宜，由公司行政部門負責(zé)解釋和修訂。修訂后的辦法應(yīng)及時在公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)發(fā)布，并組織員工進行培訓(xùn)學(xué)習(xí)。（二）本辦法自發(fā)布之日起生效實施。公司原有相關(guān)公章管理規(guī)定與本辦法不一致的，以本辦法為準(zhǔn)。公司全體員工應(yīng)嚴格遵守本辦法，確保公