批發(fā)公司公章使用辦法

一、總則本公司公章是公司對外行使權(quán)力、確認(rèn)法律關(guān)系的重要標(biāo)志，具有極高的權(quán)威性和法律效力。為規(guī)范公章的使用與管理，維護(hù)公司的合法權(quán)益，確保公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動的正常開展，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司章程，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本辦法。本辦法旨在通過明確公章使用的流程、責(zé)任和監(jiān)督機(jī)制，實(shí)現(xiàn)公章使用的規(guī)范化、制度化和科學(xué)化，保障公司公章使用的安全性、準(zhǔn)確性和嚴(yán)肅性。二、適用范圍本辦法適用于批發(fā)公司全體員工。同時，涉及與客戶等外部機(jī)構(gòu)有公章使用相關(guān)事宜時，參照本辦法執(zhí)行。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.公章管理部門：公司行政部門作為公章的歸口管理部門，負(fù)責(zé)公章的保管、使用登記以及監(jiān)督檢查等工作。行政部門應(yīng)指定專人擔(dān)任公章保管人，保管人需具備高度的責(zé)任心和保密意識。2.審批部門：根據(jù)公章使用事項(xiàng)的性質(zhì)和重要程度，確定相應(yīng)的審批部門和審批人。一般業(yè)務(wù)事項(xiàng)由業(yè)務(wù)主管部門負(fù)責(zé)人審批；重大事項(xiàng)需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)集體審批。3.使用部門：公司各部門根據(jù)工作需要提出公章使用申請，確保申請事項(xiàng)真實(shí)、合法、合規(guī)，并對申請事項(xiàng)的真實(shí)性和合法性負(fù)責(zé)。四、管理內(nèi)容與流程1.公章的刻制與啟用-公章的刻制需經(jīng)公司法定代表人批準(zhǔn)，由行政部門統(tǒng)一到公安機(jī)關(guān)指定的刻章單位刻制。新公章刻制完成后，行政部門應(yīng)做好登記備案工作，并在公司內(nèi)部發(fā)布啟用通知，明確新公章的啟用時間和舊公章的廢止時間。-舊公章廢止后，行政部門應(yīng)及時將其送交公安機(jī)關(guān)銷毀或妥善保存，以備后續(xù)查詢核對。2.公章的保管-公章應(yīng)存放在專門的保險柜中，保險柜鑰匙和密碼由公章保管人分別掌管，確保公章的安全存放。保管人應(yīng)定期檢查保險柜的安全狀況，如發(fā)現(xiàn)異常及時報告。-公章保管人不得擅自將公章帶出公司辦公區(qū)域。如因特殊情況確需帶出，必須經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并填寫《公章外出登記表》，注明帶出時間、地點(diǎn)、事由、預(yù)計(jì)歸還時間等信息。公章帶出期間，保管人必須確保公章始終處于自己的視線范圍內(nèi)，不得轉(zhuǎn)借他人。3.公章的使用申請-公司各部門在需要使用公章時，應(yīng)提前填寫《公章使用申請表》，詳細(xì)說明使用公章的事項(xiàng)、文件名稱、份數(shù)、涉及金額等內(nèi)容，并附上相關(guān)文件或材料。申請表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。-對于涉及重大事項(xiàng)的公章使用申請，如簽訂重大合同、出具重要法律文件等，申請部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行充分的論證和審核，并提交詳細(xì)的報告和分析材料。4.公章的審批-申請部門將填寫完整的《公章使用申請表》及相關(guān)材料提交給審批部門和審批人。審批人應(yīng)認(rèn)真審核申請事項(xiàng)的合法性、合規(guī)性和必要性，如對申請事項(xiàng)有疑問，應(yīng)及時與申請部門溝通核實(shí)。-一般業(yè)務(wù)事項(xiàng)的審批，由業(yè)務(wù)主管部門負(fù)責(zé)人在申請表上簽署審批意見；重大事項(xiàng)需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)集體審批，審批通過后由公司法定代表人或其授權(quán)代表在申請表上簽字批準(zhǔn)。5.公章的使用-公章保管人在收到經(jīng)審批通過的《公章使用申請表》后，應(yīng)再次核對申請事項(xiàng)與相關(guān)材料的一致性，確認(rèn)無誤后方可加蓋公章。蓋章時，保管人應(yīng)確保公章清晰、完整地加蓋在文件規(guī)定的位置上。-對于多頁文件，應(yīng)加蓋騎縫章，以確保文件的完整性和真實(shí)性。蓋章完成后，保管人應(yīng)在《公章使用申請表》上記錄蓋章時間，并簽字確認(rèn)。-公司應(yīng)建立公章使用登記臺賬，詳細(xì)記錄每次公章使用的申請部門、申請人、審批人、使用日期、文件名稱、份數(shù)、涉及金額等信息。登記臺賬應(yīng)妥善保存，以備查閱。6.公章的停用與銷毀-當(dāng)公司名稱變更、公章?lián)p壞或其他原因需要停用公章時，行政部門應(yīng)及時發(fā)布停用通知，并收回停用的公章。-停用的公章應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀，銷毀過程需有專人監(jiān)督，并做好記錄。銷毀記錄應(yīng)包括公章名稱、銷毀時間、銷毀方式、監(jiān)督人等信息，保存期限為公司存續(xù)期間。五、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利-員工有權(quán)了解公章使用的相關(guān)規(guī)定和流程，在符合規(guī)定的情況下，有權(quán)申請使用公章辦理業(yè)務(wù)。-員工對公章使用過程中的違規(guī)行為有監(jiān)督和舉報的權(quán)利，公司應(yīng)保護(hù)舉報人權(quán)益，對舉報屬實(shí)的給予獎勵。2.員工義務(wù)-員工應(yīng)嚴(yán)格遵守本辦法的規(guī)定，如實(shí)填寫公章使用申請，不得虛報、瞞報使用事項(xiàng)。-在使用公章過程中，員工應(yīng)積極配合審批部門和保管人的工作，提供真實(shí)、有效的文件和材料。-未經(jīng)批準(zhǔn)，員工不得擅自使用公章，不得偽造、篡改公章使用記錄。3.公司權(quán)利與義務(wù)-公司有權(quán)對公章使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，對違反本辦法的行為進(jìn)行查處。-公司有義務(wù)為員工提供必要的培訓(xùn)和指導(dǎo)，確保員工正確、規(guī)范地使用公章。同時，公司應(yīng)妥善保管公章使用登記臺賬等相關(guān)資料，為公司的經(jīng)營管理和法律糾紛處理提供依據(jù)。六、監(jiān)督與考核機(jī)制1.監(jiān)督機(jī)制-公司行政部門應(yīng)定期對公章使用情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括公章保管情況、使用登記臺賬、申請審批流程等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。-公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)不定期對公章使用情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，重點(diǎn)審查公章使用的合法性、合規(guī)性和真實(shí)性。對于審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)問題，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，并向公司管理層報告。-公司鼓勵員工對公章使用過程中的違規(guī)行為進(jìn)行監(jiān)督和舉報，對于舉報屬實(shí)的，公司將給予舉報人一定的獎勵。同時，公司應(yīng)保護(hù)舉報人的合法權(quán)益，對泄露舉報人信息的行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。2.考核機(jī)制-將公章使用管理情況納入公司績效考核體系，對嚴(yán)格遵守本辦法、在公章使用管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個人，給予適當(dāng)?shù)目冃Ъ臃趾酮剟睢?對違反本辦法規(guī)定，導(dǎo)致公司利益受損或造成不良影響的部門和個人，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的績效扣分、警告、罰款、降職、辭退等處罰。構(gòu)成犯罪的，依法移送司法機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)任。七