能源公司會議記錄歸檔規(guī)章

一、總則1.目的為規(guī)范本能源公司會議記錄與歸檔管理，確保會議信息準確、完整保存與有效傳達，提高公司決策效率與工作執(zhí)行力度，依據(jù)公司實際運營需求與管理理念，特制定本規(guī)章。2.適用范圍本規(guī)章適用于能源公司內(nèi)部召開的所有會議，包括但不限于高層決策會、部門例會、項目研討會、跨部門協(xié)調(diào)會等，涉及參會的全體員工。3.原則遵循真實、準確、完整、及時的原則，如實記錄會議內(nèi)容與決策結果，注重信息的完整性與時效性，以服務公司戰(zhàn)略發(fā)展與日常運營管理為導向。同時，融入公司開放、創(chuàng)新、合作、共贏的企業(yè)文化，促進信息在各層級員工間的順暢流通。二、組織架構與職責分工1.會議組織部門各會議發(fā)起部門負責會議的籌備、組織與協(xié)調(diào)工作，明確會議主題、目的、時間、地點、參會人員等基本信息，并提前通知相關人員。會議組織部門需根據(jù)會議類型與重要性，合理安排會議記錄人員。2.會議記錄人員負責現(xiàn)場記錄會議內(nèi)容，包括會議議程推進、發(fā)言要點、討論結果、決策事項等。記錄人員需具備良好的文字表達能力、速記能力與理解能力，確保記錄內(nèi)容準確、清晰、完整。會議結束后，及時整理會議記錄，形成初稿提交審核。3.審核人員一般由會議主持人或上級主管擔任，負責對會議記錄初稿進行審核。審核重點包括記錄內(nèi)容的準確性、完整性，語言表達的規(guī)范性，以及與會議實際情況的相符性。審核通過后，簽署審核意見。4.歸檔管理人員負責將審核通過的會議記錄進行分類、編號、存儲與保管。確保檔案的安全性與完整性，便于后續(xù)查詢與檢索，同時要遵循公司信息保密規(guī)定，防止會議記錄信息泄露。三、管理內(nèi)容與流程1.會前準備會議組織部門應在會議通知中明確會議記錄相關要求，如記錄格式、重點內(nèi)容等。記錄人員提前了解會議主題、議程，準備好記錄工具，熟悉會議相關資料與背景信息，以便更好地理解會議內(nèi)容并準確記錄。2.會中記錄采用手工記錄與電子記錄相結合的方式，重點記錄會議主題、主持人、參會人員、會議議程、發(fā)言要點、討論爭議點、決策事項及責任分工、完成時間節(jié)點等關鍵信息。記錄語言應簡潔明了、客觀準確，避免主觀臆斷與模糊表述。對于重要發(fā)言與決策，可記錄發(fā)言人原話。3.會后整理會議結束后，記錄人員應在[規(guī)定時間]內(nèi)完成會議記錄初稿整理，按照統(tǒng)一格式進行排版，包括標題、會議基本信息、正文內(nèi)容、附件（如有）等。初稿整理完成后，提交審核人員審核。4.審核反饋審核人員應在[規(guī)定時間]內(nèi)完成審核，如發(fā)現(xiàn)記錄存在問題或不準確之處，及時反饋給記錄人員進行修改完善。審核通過的會議記錄，由審核人員簽字確認。5.歸檔存儲審核通過的會議記錄由歸檔管理人員按照公司檔案管理規(guī)定進行分類歸檔，建立電子與紙質(zhì)檔案。電子檔案存儲在公司指定的服務器或云盤，設置相應權限，確保信息安全；紙質(zhì)檔案按照編號順序裝訂成冊，存放在專門的檔案柜中。同時，建立檔案索引目錄，便于快速查詢與檢索。6.查閱使用公司內(nèi)部員工因工作需要查閱會議記錄檔案，需填寫查閱申請表，經(jīng)部門負責人批準后，向歸檔管理人員申請查閱。查閱過程中應遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自復制、篡改、傳播檔案內(nèi)容。外部人員查閱會議記錄檔案，需經(jīng)公司高層領導批準，并嚴格按照相關程序辦理。四、權利與義務1.員工權利員工有權獲取與自身工作相關的會議記錄信息，以了解公司決策與工作安排，保障自身知情權與工作執(zhí)行的準確性。對于會議記錄中涉及自身的不準確表述，員工有權提出更正申請，經(jīng)審核確認后進行修改。2.員工義務參會員工有義務積極配合會議記錄工作，清晰、準確地表達觀點與意見，不得故意隱瞞或歪曲事實。會議記錄人員有義務嚴格按照本規(guī)章要求，認真負責地做好記錄工作，確保記錄內(nèi)容質(zhì)量。未經(jīng)授權，任何員工不得擅自泄露會議記錄中的機密信息。3.公司權利公司有權對會議記錄檔案進行統(tǒng)一管理與調(diào)配，確保檔案的合理使用與安全。對于違反會議記錄管理規(guī)定的員工，公司有權按照相關制度進行處理。4.公司義務公司應為會議記錄工作提供必要的資源支持，包括培訓記錄人員、配備記錄設備與存儲設施等。同時，公司應建立健全會議記錄信息的共享機制，促進信息在公司內(nèi)部的有效流通與利用。五、監(jiān)督與考核機制1.內(nèi)部監(jiān)督公司行政部門定期對各部門會議記錄工作進行檢查與監(jiān)督，包括記錄的及時性、準確性、完整性，審核流程的規(guī)范性，以及檔案管理的安全性等方面。檢查結果以書面報告形式反饋給相關部門，對于存在的問題提出整改要求與期限。2.績效考核將會議記錄工作納入員工績效考核體系，對會議記錄人員的記錄質(zhì)量、工作效率，審核人員的審核準確性與及時性，歸檔管理人員的檔案管理規(guī)范性等進行量化考核。考核結果與員工的薪酬、晉升、獎勵等掛鉤，激勵員工認真履行職責，提高會議記錄工作水平。3.違規(guī)處理對于在會議記錄工作中存在故意漏記、錯記、篡改記錄內(nèi)容，違反檔案查閱與保密規(guī)定等違規(guī)行為的員工，視情節(jié)輕重給予警告、罰款、降職降薪、辭退等相應處罰，并追究相關責任。六、附則1.本規(guī)章自發(fā)布之日起生效實施，如有未盡事宜或與國家法