機(jī)關(guān)單位文檔歸檔管理方法與規(guī)范一、引言機(jī)關(guān)單位的文檔是政務(wù)活動(dòng)的原始記錄載體，是依法行政、履行職能的重要依據(jù)，也是維護(hù)機(jī)關(guān)歷史真實(shí)面貌的核心資產(chǎn)。規(guī)范文檔歸檔管理，對(duì)于保障檔案的真實(shí)性、完整性、可用性、安全性（以下簡稱“四性”），充分發(fā)揮檔案在決策參考、權(quán)益保障、歷史研究等方面的服務(wù)功能，具有不可替代的作用。本文結(jié)合《中華人民共和國檔案法》《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局第8號(hào)令）等法律法規(guī)，從范圍界定、流程規(guī)范、日常管理、數(shù)字化轉(zhuǎn)型、監(jiān)督考核等維度，系統(tǒng)梳理機(jī)關(guān)單位文檔歸檔管理的方法與規(guī)范，旨在為機(jī)關(guān)單位提升檔案管理水平提供實(shí)用指引。二、文檔歸檔范圍的科學(xué)界定歸檔范圍是文檔管理的“第一道門檻”，需嚴(yán)格遵循“應(yīng)歸盡歸、不應(yīng)歸則免”的原則，避免檔案冗余或遺漏。（一）應(yīng)歸檔文件材料的范圍根據(jù)8號(hào)令，應(yīng)歸檔的文件材料包括：1.核心職能類：本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性文件（如規(guī)范性文件、實(shí)施細(xì)則）、重要會(huì)議材料（如全會(huì)、專題會(huì)議的紀(jì)要、決議）、重大活動(dòng)記錄（如慶典、調(diào)研、應(yīng)急處置的方案、總結(jié)）；2.業(yè)務(wù)活動(dòng)類：本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的重要業(yè)務(wù)文件（如審批材料、執(zhí)法記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表）、與同級(jí)/下級(jí)機(jī)關(guān)的重要往來函件（如請(qǐng)示、批復(fù)、復(fù)函）；3.機(jī)構(gòu)人事類：本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)設(shè)立、撤銷、合并的文件，人事任免、考核、獎(jiǎng)懲材料，干部職工的檔案材料（如勞動(dòng)合同、職稱評(píng)審表）；4.資產(chǎn)憑證類：本機(jī)關(guān)房屋買賣、土地征用的合同，重要設(shè)備采購的協(xié)議，資產(chǎn)登記、處置的憑證；5.上級(jí)文件類：上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件（如上級(jí)的批復(fù)、批示、通知）。（二）不應(yīng)歸檔文件材料的范圍無需歸檔的文件材料包括：1.重份文件：同一文件的多份復(fù)制件（需保留1份原件）；2.臨時(shí)性事務(wù)文件：如通知開會(huì)的便條、臨時(shí)性的工作安排；3.無關(guān)文件：與本機(jī)關(guān)職能無關(guān)的文件（如其他單位的內(nèi)部通知）；4.無查考價(jià)值的文件：如一般性的問候函、未生效的草稿；5.電子冗余文件：如電子文檔的臨時(shí)版本、重復(fù)存儲(chǔ)的文件。三、文檔歸檔的標(biāo)準(zhǔn)化流程文檔歸檔需遵循“收集-整理-鑒定-移交”的閉環(huán)流程，確保每一步驟都符合規(guī)范。（一）收集：確保文件材料的完整性與及時(shí)性1.責(zé)任分工：各業(yè)務(wù)部門應(yīng)指定兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門文件材料的日常收集；檔案室負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，定期督促。2.收集方式：定期收集：每月底由兼職檔案員將本月形成的文件材料（包括紙質(zhì)和電子）整理后交檔案室預(yù)歸檔；專項(xiàng)收集：針對(duì)重大活動(dòng)、專項(xiàng)工作（如疫情防控、項(xiàng)目驗(yàn)收），檔案室應(yīng)提前介入，指導(dǎo)業(yè)務(wù)部門收集相關(guān)材料；零散收集：對(duì)于遺漏的文件材料，應(yīng)在年度歸檔時(shí)補(bǔ)充收集。3.注意事項(xiàng)：收集時(shí)需檢查文件材料的完整性（如是否有正文、附件、審批手續(xù)），避免缺失。（二）整理：實(shí)現(xiàn)文件材料的有序化與規(guī)范化整理是將零散文件轉(zhuǎn)化為規(guī)范檔案的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，需遵循“分類科學(xué)、組卷合理、編號(hào)唯一”的原則。1.分類方法：常用“年度-機(jī)構(gòu)-問題”分類法（適用于規(guī)模較大、機(jī)構(gòu)分工明確的機(jī)關(guān)），或“年度-問題-機(jī)構(gòu)”分類法（適用于規(guī)模較小、業(yè)務(wù)集中的機(jī)關(guān)）。例如：年度：2023年；機(jī)構(gòu)：辦公室、業(yè)務(wù)一科、業(yè)務(wù)二科；問題：黨群類、行政類、業(yè)務(wù)類（如業(yè)務(wù)一科的“項(xiàng)目審批”“執(zhí)法檢查”）。2.組卷要求：卷內(nèi)文件材料應(yīng)按“批復(fù)在前、請(qǐng)示在后，正文在前、附件在后，原件在前、復(fù)制件在后”的順序排列；每卷文件材料的厚度不宜超過2厘米，超過的需分卷；卷內(nèi)文件材料需填寫《卷內(nèi)文件目錄》（包括文件名稱、文號(hào)、作者、日期、頁號(hào)），并裝訂成冊。3.編號(hào)規(guī)則：案卷編號(hào)：采用“年度-機(jī)構(gòu)-案卷號(hào)”格式（如2023-辦公室-001）；卷內(nèi)文件編號(hào)：采用“頁號(hào)”（適用于裝訂成冊的檔案）或“件號(hào)”（適用于以件為單位管理的檔案）。（三）鑒定：明確檔案的保管價(jià)值與期限鑒定是確定檔案“存多久”的核心環(huán)節(jié)，需由鑒定小組（由檔案室負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、紀(jì)檢部門人員組成）共同完成。1.保管期限劃分：根據(jù)8號(hào)令，檔案保管期限分為永久、30年、10年三類：永久：反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的檔案（如法規(guī)政策性文件、重大會(huì)議材料、機(jī)構(gòu)人事檔案）；30年：有重要查考價(jià)值但不需要永久保存的檔案（如重要業(yè)務(wù)審批材料、年度總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表）；10年：一般性事務(wù)檔案（如臨時(shí)性通知、一般性往來函件）。2.鑒定程序：逐卷審查：鑒定小組對(duì)每卷檔案的內(nèi)容、來源、用途進(jìn)行審查；填寫《檔案保管期限表》：明確每卷檔案的保管期限；公示確認(rèn)：將《檔案保管期限表》在機(jī)關(guān)內(nèi)部公示，征求意見后定稿。（四）移交：完成檔案管理的責(zé)任轉(zhuǎn)移移交是將整理好的檔案交檔案室集中管理的最后一步，需履行嚴(yán)格的手續(xù)。1.移交時(shí)間：年度歸檔的檔案應(yīng)在次年6月底前移交檔案室；專項(xiàng)工作檔案應(yīng)在工作結(jié)束后3個(gè)月內(nèi)移交。2.移交手續(xù)：兼職檔案員填寫《檔案移交清單》（包括案卷編號(hào)、名稱、數(shù)量、保管期限）；檔案室工作人員核對(duì)清單與實(shí)物，確認(rèn)無誤后簽字；《檔案移交清單》一式兩份，業(yè)務(wù)部門和檔案室各留存一份。四、歸檔后檔案的規(guī)范化管理歸檔后的檔案需進(jìn)行全程管理，確保其安全、可用。（一）保管：保障檔案的實(shí)體安全與信息安全1.庫房管理：庫房應(yīng)符合“八防”要求（防火、防盜、防光、防塵、防潮、防鼠、防蟲、防高溫）；溫度控制在14-24℃，相對(duì)濕度控制在45-60%（可通過安裝除濕機(jī)、空調(diào)實(shí)現(xiàn)）；檔案柜應(yīng)采用鐵皮柜或密集架，避免使用木質(zhì)柜（易吸潮、生蟲）。2.實(shí)體檔案管理：檔案應(yīng)按“年度-機(jī)構(gòu)-問題”分類存放，便于查找；定期檢查檔案的狀況（如是否有霉變、蟲蛀、破損），發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)修復(fù)（如采用干燥、殺蟲、裝訂等方法）。3.電子檔案管理：電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用服務(wù)器或涉密云平臺(tái)（如需），避免與互聯(lián)網(wǎng)連接；定期備份電子檔案（采用異地備份+離線備份相結(jié)合的方式，如刻錄光盤存儲(chǔ)）；禁止修改電子檔案的原始內(nèi)容（如需修改，需保留修改記錄）。（二）利用：發(fā)揮檔案的查考價(jià)值與服務(wù)功能利用是檔案管理的最終目的，需在保障安全的前提下，提高利用效率。1.利用范圍：本機(jī)關(guān)人員：可查閱本部門及相關(guān)業(yè)務(wù)的檔案；外單位人員：需持單位介紹信（注明查閱目的、內(nèi)容）和本人身份證，經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后查閱；公眾：可查閱已開放的檔案（如規(guī)范性文件、公開的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)）。2.利用程序：填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》：注明查閱人信息、查閱目的、檔案名稱；審批：本機(jī)關(guān)人員由部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，外單位人員由檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；查閱：在檔案室指定地點(diǎn)查閱，不得帶出庫房；復(fù)制：需填寫《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，經(jīng)批準(zhǔn)后由檔案室工作人員復(fù)制，并在復(fù)制件上注明“復(fù)制件”字樣和復(fù)制日期。3.利用記錄：檔案室應(yīng)填寫《檔案利用登記簿》，記錄查閱人、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、利用目的等信息，便于統(tǒng)計(jì)和追溯。（三）銷毀：嚴(yán)格執(zhí)行到期檔案的退出機(jī)制銷毀是檔案管理的“最后一環(huán)”，需避免誤銷或違規(guī)銷毀。1.銷毀條件：定期保管的檔案到期（如10年、30年）；經(jīng)鑒定小組確認(rèn)無繼續(xù)保存價(jià)值。2.銷毀程序：鑒定：鑒定小組對(duì)到期檔案進(jìn)行重新審查，確認(rèn)是否銷毀；審批：填寫《檔案銷毀審批表》，報(bào)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；銷毀：由兩人以上監(jiān)銷（監(jiān)銷人需核對(duì)銷毀檔案的數(shù)量和內(nèi)容），銷毀方式可采用碎紙機(jī)銷毀（紙質(zhì)檔案）或格式化（電子檔案）；記錄：填寫《檔案銷毀記錄表》，注明銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、監(jiān)銷人、銷毀數(shù)量等信息，歸檔保存。五、數(shù)字化背景下的電子文檔歸檔管理隨著數(shù)字化辦公的普及，電子文檔已成為機(jī)關(guān)單位文檔的主要形式，其歸檔管理需重點(diǎn)關(guān)注“四性”要求。（一）電子文檔歸檔的核心要求1.真實(shí)性：電子文檔應(yīng)與原始內(nèi)容一致，不得篡改；需保留元數(shù)據(jù)（如創(chuàng)建者、創(chuàng)建時(shí)間、修改時(shí)間、文件格式、存儲(chǔ)路徑），確?？勺匪?。2.完整性：電子文檔應(yīng)包括正文、附件、審批手續(xù)等全部內(nèi)容；需采用打包歸檔（如將電子文檔與元數(shù)據(jù)一起存儲(chǔ)為一個(gè)文件包）。3.可用性：電子文檔的格式應(yīng)符合長期保存要求，推薦使用PDF/A-1b或PDF/A-2b（可移植文檔格式/歸檔版），避免使用易失效的格式（如DOC、XLS）。4.安全性：電子文檔應(yīng)采用加密存儲(chǔ)（如AES-256加密），訪問權(quán)限需根據(jù)崗位設(shè)置（如檔案室工作人員具有全部權(quán)限，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人具有查閱權(quán)限）。（二）電子文檔的安全管理1.存儲(chǔ)安全：電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用存儲(chǔ)設(shè)備（如企業(yè)級(jí)硬盤、光盤），避免存儲(chǔ)在個(gè)人電腦或移動(dòng)設(shè)備上；2.傳輸安全：電子檔案的傳輸應(yīng)采用加密通道（如VPN、SSL），避免通過郵件、微信等非安全方式傳輸；3.備份安全：定期對(duì)電子檔案進(jìn)行異地備份（如存儲(chǔ)在另一棟辦公樓的服務(wù)器）和離線備份（如刻錄光盤存儲(chǔ)在檔案室），防止因設(shè)備故障或?yàn)?zāi)害導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失；4.檢測安全：每半年對(duì)電子檔案進(jìn)行一次完整性檢測（如檢查文件是否損壞、元數(shù)據(jù)是否完整），發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)修復(fù)。六、監(jiān)督與考核：確保規(guī)范執(zhí)行的長效機(jī)制規(guī)范文檔歸檔管理需建立監(jiān)督考核機(jī)制，將“軟要求”轉(zhuǎn)化為“硬約束”。（一）建立健全考核評(píng)價(jià)體系1.考核內(nèi)容：包括歸檔范圍執(zhí)行情況、文件材料收集完整性、整理規(guī)范性、移交及時(shí)性、檔案利用效率等；2.考核方式：采用日常檢查（每月抽查各部門的預(yù)歸檔情況）、年度考核（年底對(duì)各部門的歸檔工作進(jìn)行全面評(píng)估）相結(jié)合的方式；3.考核結(jié)果應(yīng)用：將考核結(jié)果納入機(jī)關(guān)績效考核，占比不低于5%；對(duì)考核優(yōu)秀的部門和個(gè)人給予表彰，對(duì)考核不合格的部門進(jìn)行通報(bào)批評(píng)。（二）強(qiáng)化責(zé)任追究與整改落實(shí)1.責(zé)任追究：對(duì)未按規(guī)定歸檔（如遺漏重要文件、歸檔不及時(shí)）、造成檔案丟失或損毀的，按照《檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定》追究相關(guān)人員的責(zé)任（如批評(píng)教育、紀(jì)律處分）；2.整改落實(shí)：對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題（如整理不規(guī)范、電子檔案格式不符合要求），下達(dá)《整改通知書》，要求限期整改；整改情況納入下一年度考核。七、結(jié)論機(jī)關(guān)單位文檔歸檔管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性、規(guī)范性、長期性的工作，需從“范圍界定、流程規(guī)范、日常管理、數(shù)字化轉(zhuǎn)