安保公司檔案員資質(zhì)規(guī)定

一、總則本規(guī)定旨在明確安保公司檔案員應(yīng)具備的資質(zhì)條件，確保檔案管理工作的專業(yè)性、準(zhǔn)確性和高效性，以適應(yīng)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和規(guī)范化管理的需求。通過規(guī)范檔案員資質(zhì)，提升檔案管理水平，為公司決策、業(yè)務(wù)運(yùn)營及客戶服務(wù)提供有力的信息支持，同時貫徹公司“專業(yè)、負(fù)責(zé)、高效、創(chuàng)新”的企業(yè)文化，踐行“以客戶為中心，保障安全與穩(wěn)定”的經(jīng)營理念。二、適用范圍本規(guī)定適用于安保公司所有從事檔案管理工作的人員，包括但不限于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)、項(xiàng)目駐地負(fù)責(zé)檔案收集、整理、存儲、利用等工作的專職或兼職檔案員。同時，對于與公司檔案管理工作相關(guān)的外部合作單位人員涉及檔案操作環(huán)節(jié)時，也需參照本規(guī)定執(zhí)行。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工（一）組織架構(gòu)公司設(shè)立檔案管理中心，作為檔案管理工作的核心部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、指導(dǎo)監(jiān)督公司整體檔案管理工作。檔案管理中心直屬公司行政管理層領(lǐng)導(dǎo)，與其他業(yè)務(wù)部門保持密切協(xié)作與溝通。在各分支機(jī)構(gòu)及項(xiàng)目駐地，根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)規(guī)模和檔案管理需求，設(shè)置檔案管理崗位，接受檔案管理中心的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。（二）職責(zé)分工1.檔案管理中心職責(zé)-制定和完善公司檔案管理制度、流程及標(biāo)準(zhǔn)，并確保其有效執(zhí)行。-對全公司檔案工作進(jìn)行宏觀規(guī)劃和統(tǒng)籌安排，協(xié)調(diào)各部門之間的檔案管理工作。-負(fù)責(zé)公司重要檔案的集中管理，包括收集、整理、存儲、鑒定、銷毀等工作。-組織開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，提升檔案員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。-對各分支機(jī)構(gòu)及項(xiàng)目駐地檔案管理工作進(jìn)行定期檢查和評估，提出改進(jìn)意見和建議。-負(fù)責(zé)與外部檔案管理機(jī)構(gòu)、相關(guān)政府部門的溝通協(xié)調(diào)，及時了解檔案管理政策法規(guī)的變化，確保公司檔案管理工作合法合規(guī)。2.分支機(jī)構(gòu)及項(xiàng)目駐地檔案員職責(zé)-按照公司檔案管理制度和流程，負(fù)責(zé)本部門或項(xiàng)目的檔案收集、整理、分類、編號、裝訂等基礎(chǔ)工作，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。-定期將整理好的檔案移交至檔案管理中心，并做好交接記錄。-在日常工作中，協(xié)助本部門或項(xiàng)目人員查閱、借閱檔案，嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱規(guī)定，做好登記手續(xù)。-負(fù)責(zé)本部門或項(xiàng)目檔案存儲設(shè)施設(shè)備的日常維護(hù)和管理，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔。-及時向檔案管理中心反饋本部門或項(xiàng)目檔案管理工作中出現(xiàn)的問題和情況，配合檔案管理中心完成各項(xiàng)檔案管理任務(wù)。四、管理內(nèi)容與流程（一）資質(zhì)要求1.基本條件-具有中華人民共和國國籍，遵守國家法律法規(guī)，品行端正，無違法違紀(jì)記錄。-具備良好的職業(yè)道德和敬業(yè)精神，保守公司機(jī)密，對檔案管理工作有高度的責(zé)任心。-身體健康，能夠勝任檔案管理工作的強(qiáng)度和要求。2.學(xué)歷與專業(yè)背景-具有大專及以上學(xué)歷，檔案管理、行政管理、信息管理等相關(guān)專業(yè)優(yōu)先。非相關(guān)專業(yè)人員需具備兩年以上檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)或通過公司組織的檔案管理專業(yè)培訓(xùn)并考核合格。3.知識與技能要求-熟悉國家檔案管理相關(guān)法律法規(guī)、政策標(biāo)準(zhǔn)以及行業(yè)規(guī)范，了解安保行業(yè)業(yè)務(wù)知識。-熟練掌握檔案管理軟件和辦公軟件的操作技能，具備一定的信息化管理能力。-具備較強(qiáng)的文字處理能力、數(shù)據(jù)分析能力和邏輯思維能力，能夠?qū)n案資料進(jìn)行準(zhǔn)確分類、整理和編目。-具有良好的溝通協(xié)調(diào)能力和團(tuán)隊(duì)合作精神，能夠與各部門有效溝通，協(xié)同完成檔案管理工作任務(wù)。4.資質(zhì)認(rèn)證-檔案員需取得國家認(rèn)可的檔案管理職業(yè)資格證書或參加公司組織的檔案員資質(zhì)認(rèn)證考試并合格。公司鼓勵檔案員持續(xù)提升專業(yè)資質(zhì)，對于取得更高級別檔案管理專業(yè)證書的人員給予相應(yīng)的獎勵和職業(yè)發(fā)展支持。（二）招聘與選拔1.公司根據(jù)檔案管理工作崗位需求，制定招聘計劃，明確招聘要求和流程。招聘信息通過公司官網(wǎng)、招聘網(wǎng)站、社交媒體等渠道發(fā)布，吸引符合條件的人員應(yīng)聘。2.招聘流程包括簡歷篩選、筆試、面試、背景調(diào)查等環(huán)節(jié)。筆試主要考查應(yīng)聘者的檔案管理專業(yè)知識、辦公軟件操作能力等；面試重點(diǎn)考察應(yīng)聘者的溝通能力、應(yīng)變能力、職業(yè)素養(yǎng)以及對公司文化的認(rèn)同感等。背景調(diào)查主要核實(shí)應(yīng)聘者的學(xué)歷、工作經(jīng)歷、違法違紀(jì)情況等信息。3.對于通過招聘流程的人員，公司將與其簽訂勞動合同或勞務(wù)協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。新入職檔案員需參加公司組織的入職培訓(xùn)，熟悉公司檔案管理制度、工作流程和崗位職責(zé)。（三）培訓(xùn)與發(fā)展1.入職培訓(xùn)新入職檔案員在入職后的一個月內(nèi)，由檔案管理中心組織開展入職培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容包括公司概況、企業(yè)文化、檔案管理制度、檔案管理軟件操作等基礎(chǔ)知識和技能，幫助新員工盡快適應(yīng)工作環(huán)境和崗位要求。2.定期培訓(xùn)公司每季度組織一次檔案管理專業(yè)培訓(xùn)，邀請行業(yè)專家、資深檔案管理人員進(jìn)行授課，內(nèi)容涵蓋檔案管理最新政策法規(guī)、業(yè)務(wù)流程優(yōu)化、信息化技術(shù)應(yīng)用等方面，不斷提升檔案員的專業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力。3.專項(xiàng)培訓(xùn)根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和檔案管理工作的特殊需求，適時組織專項(xiàng)培訓(xùn)。例如，當(dāng)公司引入新的檔案管理系統(tǒng)或開展重大檔案數(shù)字化項(xiàng)目時，組織相關(guān)檔案員進(jìn)行針對性培訓(xùn)，確保其能夠熟練掌握新技術(shù)、新業(yè)務(wù)。4.職業(yè)發(fā)展規(guī)劃公司為檔案員制定明確的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，鼓勵檔案員根據(jù)自身興趣和能力，在檔案管理領(lǐng)域不斷晉升。檔案員可以通過內(nèi)部晉升，擔(dān)任檔案管理主管、檔案管理經(jīng)理等職務(wù)，也可以在公司內(nèi)部跨部門流動，從事與檔案管理相關(guān)的信息管理、行政管理等工作。公司將為檔案員的職業(yè)發(fā)展提供必要的培訓(xùn)支持和晉升機(jī)會。（四）檔案管理工作流程1.檔案收集-檔案員應(yīng)定期向各部門收集各類檔案資料，明確收集范圍、時間要求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。各部門應(yīng)按照規(guī)定及時將本部門產(chǎn)生的檔案資料移交至檔案管理崗位。-檔案收集過程中，檔案員要對檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行初步審核，對于不符合要求的檔案資料，及時退回相關(guān)部門補(bǔ)充或修正。2.檔案整理-檔案員按照公司制定的檔案分類方案和編號規(guī)則，對收集到的檔案進(jìn)行分類、編號、編目等整理工作。整理過程中要確保檔案資料的排列有序，便于查閱和管理。-對于紙質(zhì)檔案，要進(jìn)行裝訂、裝盒等處理；對于電子檔案，要進(jìn)行數(shù)據(jù)備份、存儲，并建立相應(yīng)的索引目錄。3.檔案存儲-公司設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的存儲設(shè)備和設(shè)施，如檔案架、文件柜、溫濕度控制設(shè)備、消防設(shè)備等，確保檔案存儲環(huán)境安全、適宜。-檔案員要按照檔案保管期限和類別，將檔案合理存放于檔案庫房，并建立檔案存放索引，便于快速查找。同時，要定期對檔案庫房進(jìn)行巡查，做好溫濕度記錄、防火、防潮、防蟲、防盜等工作。4.檔案查閱與借閱-公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理崗位查閱。檔案員要對查閱人員、查閱時間、查閱內(nèi)容等進(jìn)行詳細(xì)登記。-如需借閱檔案，借閱人需填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理中心負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個工作日，特殊情況需延長借閱期限的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。檔案員要對借閱檔案的歸還情況進(jìn)行跟蹤，確保檔案按時歸還。-外部單位或人員查閱、借閱公司檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，并簽訂保密協(xié)議后，按照公司規(guī)定的流程辦理相關(guān)手續(xù)。5.檔案鑒定與銷毀-檔案管理中心定期對檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的保存價值、保管期限等因素，確定檔案的存毀。對于已到保管期限且無保存價值的檔案，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，進(jìn)行銷毀處理。-檔案銷毀應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行，可采用粉碎、焚燒等方式，并做好銷毀記錄，記錄內(nèi)容包括檔案名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式等。銷毀記錄應(yīng)保存[X]年以上。五、權(quán)利與義務(wù)（一）檔案員權(quán)利1.有權(quán)要求各部門按照規(guī)定及時、準(zhǔn)確地移交檔案資料，對于不配合檔案收集工作的部門和個人，有權(quán)向檔案管理中心或公司行政管理層反映。2.有權(quán)拒絕不符合檔案管理規(guī)定的查閱、借閱申請，并向申請人說明理由。3.在檔案管理工作中，有權(quán)提出改進(jìn)檔案管理制度、流程和方法的建議，公司應(yīng)認(rèn)真聽取并給予合理反饋。4.享有參加公司組織的檔案管理專業(yè)培訓(xùn)、學(xué)習(xí)交流活動的權(quán)利，以提升自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)能力。5.按照公司績效考核制度，有權(quán)獲得與工作業(yè)績相匹配的薪酬、獎勵和職業(yè)發(fā)展機(jī)會。（二）檔案員義務(wù)1.嚴(yán)格遵守國家檔案管理法律法規(guī)、公司檔案管理制度和保密制度，保守公司檔案機(jī)密，不得泄露檔案內(nèi)容和公司商業(yè)秘密。2.按照檔案管理工作流程和標(biāo)準(zhǔn)，認(rèn)真履行檔案收集、整理、存儲、查閱、借閱、鑒定、銷毀等工作職責(zé)，確保檔案管理工作的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。3.積極配合公司內(nèi)部審計、外部檢查等工作，如實(shí)提供檔案資料和相關(guān)信息。4.協(xié)助各部門開展檔案利用工作，為公司業(yè)務(wù)運(yùn)營和決策提供支持。5.定期向檔案管理中心匯報本部門或項(xiàng)目的檔案管理工作情況，及時反饋工作中出現(xiàn)的問題和困難。六、監(jiān)督與考核機(jī)制（一）監(jiān)督機(jī)制1.檔案管理中心對各分支機(jī)構(gòu)及項(xiàng)目駐地檔案員的工作進(jìn)行定期檢查和不定期抽查。檢查內(nèi)容包括檔案管理制度執(zhí)行情況、檔案管理工作流程落實(shí)情況、檔案存儲環(huán)境安全情況等。2.公司內(nèi)部審計部門定期對檔案管理工作進(jìn)行審計，重點(diǎn)審查檔案管理的合規(guī)性、檔案資料的真實(shí)性和完整性等。對于審計中發(fā)現(xiàn)的問題，提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。3.設(shè)立檔案管理工作監(jiān)督舉報郵箱和電話，接受公司員工和客戶對檔案管理工作中違規(guī)行為的舉報。對于舉報信息，公司將認(rèn)真核實(shí)，并按照規(guī)定進(jìn)行處理。（二）考核機(jī)制1.檔案員績效考核以年度為周期，考核內(nèi)容包括工作業(yè)績、工作態(tài)度、專業(yè)能力等方面。具體考核指標(biāo)如下：-工作業(yè)績（60%）-檔案收集的完整性和及時性，確保無遺漏、無延誤。-檔案整理的準(zhǔn)確性和規(guī)范性，分類合理、編號準(zhǔn)確、編目清晰。-檔案存儲的安全性和有序性，無檔案損壞、丟失等情況。-檔案查閱、借閱服務(wù)的滿意度，滿足公司內(nèi)部和外部人員的合理需求。-檔案鑒定和銷毀工作的合規(guī)性，嚴(yán)格按照規(guī)定程序進(jìn)行操作。-工作態(tài)度（20%）-工作責(zé)任心，對檔案管理工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，積極主動。-工作紀(jì)律性，遵守公司各項(xiàng)規(guī)章制度，無遲到、早退、曠工等現(xiàn)象。-團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神，與各部門及同事密切配合，共同完成檔案管理工作任務(wù)。-專業(yè)能力（20%）-檔案管理專業(yè)知識水平，通過定期考核和日常工作表現(xiàn)進(jìn)行評估。-信息化技術(shù)應(yīng)用能力，熟練掌握檔案管理軟件和辦公軟件的操作。-溝通協(xié)調(diào)能力，能夠與各部門有效溝通，解決檔案管理工作中的問題。2.績效考核結(jié)果分為優(yōu)秀（90分及以上）、良好（80-89分）、合格（60-79分）、不合格（60分以下）四個等級。考核結(jié)果與檔案員的薪酬調(diào)整、獎勵、晉升、培訓(xùn)等掛鉤。-連續(xù)兩年績效考核結(jié)果為優(yōu)秀的檔案員，公司將給予晉升機(jī)會或一定的物質(zhì)獎勵。-績效考核結(jié)果為合格的檔案員，公司將對其進(jìn)行績效面談，提出改進(jìn)意見和建議，幫助其提升工作績效。-績效考核結(jié)果為不合格的檔案員，公司