高校會議費(fèi)管理制度一、管理制度概述

高校會議費(fèi)管理制度旨在規(guī)范高校內(nèi)部會議費(fèi)用的使用，提高資金使用效率，保障會議的正常開展。本制度遵循國家有關(guān)財(cái)務(wù)法規(guī)和高校財(cái)務(wù)管理規(guī)定，結(jié)合高校實(shí)際情況制定。

一、制度目的

1.規(guī)范會議費(fèi)用的使用，防止浪費(fèi)和違規(guī)使用；

2.提高會議資金使用效率，確保會議效果；

3.促進(jìn)高校內(nèi)部交流與合作，提升教育教學(xué)和科研水平；

4.加強(qiáng)高校財(cái)務(wù)管理，保障資金安全。

二、會議費(fèi)用范圍

1.會議場地租賃費(fèi)用；

2.會議設(shè)備租賃費(fèi)用；

3.會議資料印刷費(fèi)用；

4.會議餐飲費(fèi)用；

5.會議交通費(fèi)用；

6.會議住宿費(fèi)用；

7.會議禮品及紀(jì)念品費(fèi)用；

8.會議其他相關(guān)費(fèi)用。

三、會議費(fèi)用預(yù)算

1.各部門應(yīng)根據(jù)會議性質(zhì)、規(guī)模、時(shí)間等因素，合理編制會議費(fèi)用預(yù)算；

2.預(yù)算應(yīng)包括會議費(fèi)用范圍的所有項(xiàng)目，并詳細(xì)列出各項(xiàng)費(fèi)用；

3.預(yù)算編制后，應(yīng)提交相關(guān)部門審批。

四、會議費(fèi)用報(bào)銷

1.會議結(jié)束后，參會人員應(yīng)及時(shí)向財(cái)務(wù)部門提交報(bào)銷申請；

2.報(bào)銷申請應(yīng)包括會議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、參會人員、費(fèi)用明細(xì)等；

3.財(cái)務(wù)部門對報(bào)銷申請進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后，辦理報(bào)銷手續(xù)。

五、會議費(fèi)用監(jiān)督

1.高校審計(jì)部門定期對會議費(fèi)用使用情況進(jìn)行審計(jì)；

2.各部門應(yīng)自覺接受審計(jì)，對審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)整改；

3.對違反會議費(fèi)用管理制度的單位和個人，按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處罰。

六、會議費(fèi)用信息公開

1.高校應(yīng)定期公開會議費(fèi)用使用情況，接受社會監(jiān)督；

2.信息公開內(nèi)容應(yīng)包括會議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、參會人員、費(fèi)用明細(xì)等；

3.信息公開方式可通過學(xué)校官網(wǎng)、公告欄等途徑進(jìn)行。

七、會議費(fèi)用調(diào)整

1.針對特殊原因，如自然災(zāi)害、突發(fā)事件等，可對會議費(fèi)用進(jìn)行調(diào)整；

2.調(diào)整前，應(yīng)充分論證，確保調(diào)整的合理性和必要性；

3.調(diào)整方案應(yīng)提交相關(guān)部門審批。

八、會議費(fèi)用管理責(zé)任

1.高校財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)會議費(fèi)用管理制度的具體實(shí)施和監(jiān)督；

2.各部門負(fù)責(zé)人對本部門會議費(fèi)用使用負(fù)總責(zé)；

3.參會人員應(yīng)自覺遵守會議費(fèi)用管理制度，合理使用會議經(jīng)費(fèi)。

九、會議費(fèi)用管理培訓(xùn)

1.高校定期組織會議費(fèi)用管理培訓(xùn)，提高相關(guān)人員的管理水平；

2.培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括會議費(fèi)用管理制度、財(cái)務(wù)法規(guī)、審計(jì)知識等；

3.參訓(xùn)人員應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)和掌握培訓(xùn)內(nèi)容。

十、附則

1.本制度自發(fā)布之日起實(shí)施；

2.本制度由高校財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)解釋；

3.本制度如與國家法律法規(guī)相抵觸，以國家法律法規(guī)為準(zhǔn)。

二、會議費(fèi)用范圍

會議費(fèi)用范圍涵蓋了會議過程中可能產(chǎn)生的各項(xiàng)開支，具體包括以下內(nèi)容：

1.會議場地租賃費(fèi)用：包括會議室、報(bào)告廳等場所的租賃費(fèi)用，以及為會議提供必要設(shè)施設(shè)備的費(fèi)用。

2.會議設(shè)備租賃費(fèi)用：涉及投影儀、音響設(shè)備、投影幕布、白板等輔助設(shè)備的租賃費(fèi)用。

3.會議資料印刷費(fèi)用：包括會議議程、資料匯編、宣傳冊、邀請函等印刷材料的費(fèi)用。

4.會議餐飲費(fèi)用：涵蓋會議期間為參會人員提供的茶歇、午餐、晚餐等餐飲服務(wù)費(fèi)用。

5.會議交通費(fèi)用：包括參會人員往返會議地點(diǎn)的交通工具費(fèi)用，如租車、火車票、飛機(jī)票等。

6.會議住宿費(fèi)用：為外地參會人員提供的住宿費(fèi)用，包括酒店住宿、房間清潔費(fèi)等。

7.會議禮品及紀(jì)念品費(fèi)用：為表彰優(yōu)秀參會人員或作為會議紀(jì)念而準(zhǔn)備的禮品、紀(jì)念品等費(fèi)用。

8.會議其他相關(guān)費(fèi)用：包括但不限于會場布置費(fèi)用、攝影攝像費(fèi)用、翻譯費(fèi)用、緊急醫(yī)療費(fèi)用等。這些費(fèi)用需根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行合理預(yù)算和報(bào)銷。

三、會議費(fèi)用預(yù)算

會議費(fèi)用預(yù)算是確保會議順利進(jìn)行的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，以下為預(yù)算編制和管理的具體要求：

1.預(yù)算編制：各部門應(yīng)根據(jù)會議的性質(zhì)、規(guī)模、時(shí)間等因素，詳細(xì)列出所需各項(xiàng)費(fèi)用，形成初步預(yù)算。預(yù)算應(yīng)包括但不限于場地租賃、設(shè)備租賃、資料印刷、餐飲、交通、住宿、禮品紀(jì)念品以及其他可能產(chǎn)生的費(fèi)用。

2.預(yù)算內(nèi)容：預(yù)算內(nèi)容應(yīng)具體、明確，包括費(fèi)用項(xiàng)目、預(yù)計(jì)金額、費(fèi)用依據(jù)等。例如，場地租賃費(fèi)用應(yīng)標(biāo)明租賃地點(diǎn)、面積、租金標(biāo)準(zhǔn)等；餐飲費(fèi)用應(yīng)列出餐標(biāo)、人數(shù)、預(yù)計(jì)費(fèi)用等。

3.預(yù)算審批：編制完成后，預(yù)算需提交給相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批。審批通過后，方可執(zhí)行預(yù)算。

4.預(yù)算調(diào)整：在會議籌備過程中，如遇特殊情況導(dǎo)致預(yù)算項(xiàng)目或金額發(fā)生變化，應(yīng)及時(shí)調(diào)整預(yù)算，并重新審批。

5.預(yù)算執(zhí)行：各部門在執(zhí)行預(yù)算時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算內(nèi)容執(zhí)行，不得擅自增加或減少費(fèi)用項(xiàng)目。

6.預(yù)算監(jiān)督：財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對會議費(fèi)用預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督，確保預(yù)算合理、合規(guī)使用。

7.預(yù)算分析：會議結(jié)束后，應(yīng)對預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行總結(jié)分析，為今后類似會議的預(yù)算編制提供參考。

四、會議費(fèi)用報(bào)銷

會議費(fèi)用報(bào)銷流程旨在確保會議費(fèi)用的合理使用和透明管理，具體操作如下：

1.報(bào)銷申請：會議結(jié)束后，參會人員應(yīng)及時(shí)向財(cái)務(wù)部門提交報(bào)銷申請。申請應(yīng)詳細(xì)列出會議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、參會人員名單、費(fèi)用明細(xì)、票據(jù)等信息。

2.報(bào)銷單據(jù)：報(bào)銷單據(jù)應(yīng)包括會議通知、參會人員名單、交通票據(jù)、住宿發(fā)票、餐飲發(fā)票、場地租賃合同、設(shè)備租賃合同、資料印刷清單等。

3.報(bào)銷審核：財(cái)務(wù)部門收到報(bào)銷申請后，應(yīng)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括費(fèi)用的合規(guī)性、票據(jù)的完整性、費(fèi)用的合理性等。

4.報(bào)銷審批：審核無誤后，財(cái)務(wù)部門將報(bào)銷申請?zhí)峤唤o相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批。審批通過后，辦理報(bào)銷手續(xù)。

5.報(bào)銷支付：審批通過后，財(cái)務(wù)部門將按照規(guī)定程序?qū)?bào)銷款項(xiàng)支付給參會人員或相關(guān)單位。

6.報(bào)銷記錄：財(cái)務(wù)部門應(yīng)對報(bào)銷過程進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括報(bào)銷日期、參會人員、費(fèi)用金額、支付方式等，以便日后查詢和審計(jì)。

7.報(bào)銷查詢：參會人員如對報(bào)銷情況有疑問，可向財(cái)務(wù)部門查詢，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)予以解答。

8.報(bào)銷監(jiān)督：審計(jì)部門定期對會議費(fèi)用報(bào)銷情況進(jìn)行審計(jì)，確保報(bào)銷流程的規(guī)范性和合理性。

9.報(bào)銷反饋：會議結(jié)束后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)向相關(guān)部門反饋報(bào)銷情況，包括報(bào)銷金額、報(bào)銷比例等，以便于部門對會議成本進(jìn)行控制和優(yōu)化。

五、會議費(fèi)用監(jiān)督

會議費(fèi)用監(jiān)督是確保會議費(fèi)用管理制度有效執(zhí)行的重要環(huán)節(jié)，以下為監(jiān)督工作的具體實(shí)施措施：

1.內(nèi)部審計(jì)：高校審計(jì)部門定期對會議費(fèi)用使用情況進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)，審查內(nèi)容包括費(fèi)用預(yù)算的合理性、費(fèi)用支出的合規(guī)性、票據(jù)的真實(shí)性等。

2.監(jiān)督機(jī)制：建立健全會議費(fèi)用監(jiān)督機(jī)制，明確監(jiān)督責(zé)任和權(quán)限，確保監(jiān)督工作的獨(dú)立性。

3.審計(jì)報(bào)告：審計(jì)部門應(yīng)定期出具審計(jì)報(bào)告，對審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行總結(jié)，并提出改進(jìn)建議。

4.問題整改：對審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問題，相關(guān)部門應(yīng)認(rèn)真分析原因，制定整改措施，并按時(shí)完成整改。

5.信息公開：高校應(yīng)定期公開會議費(fèi)用使用情況，接受社會監(jiān)督。公開內(nèi)容應(yīng)包括會議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、參會人員、費(fèi)用明細(xì)等。

6.個人責(zé)任：參會人員對個人報(bào)銷的真實(shí)性和合規(guī)性負(fù)責(zé)，如有違規(guī)行為，將按照相關(guān)規(guī)定追究個人責(zé)任。

7.部門責(zé)任：各部門負(fù)責(zé)人對本部門會議費(fèi)用使用負(fù)總責(zé)，如發(fā)現(xiàn)部門內(nèi)部存在違規(guī)使用費(fèi)用的情況，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

8.監(jiān)督渠道：設(shè)立監(jiān)督舉報(bào)渠道，鼓勵教職工、學(xué)生和社會各界對會議費(fèi)用使用中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)。

9.持續(xù)改進(jìn)：根據(jù)監(jiān)督結(jié)果和反饋意見，不斷優(yōu)化會議費(fèi)用管理制度，提高管理效率和透明度。

10.法律法規(guī)遵守：會議費(fèi)用管理嚴(yán)格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)，確保會議費(fèi)用使用的合法性和規(guī)范性。

六、會議費(fèi)用信息公開

為確保會議費(fèi)用使用的透明度和公開性，高校應(yīng)采取以下措施進(jìn)行信息公開：

1.定期公開：高校應(yīng)定期在其官方網(wǎng)站或其他適當(dāng)平臺上公開會議費(fèi)用使用情況，公開頻率可根據(jù)實(shí)際情況確定，但至少每年一次。

2.公開內(nèi)容：信息公開應(yīng)包括會議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、參會人員、費(fèi)用總額、費(fèi)用明細(xì)、費(fèi)用承擔(dān)單位、預(yù)算執(zhí)行情況等信息。

3.便于查詢：信息公開格式應(yīng)便于公眾查詢，如提供電子表格、圖表等形式，以便用戶可以輕松查看和下載相關(guān)信息。

4.及時(shí)更新：對于已公開的信息，如遇費(fèi)用調(diào)整、預(yù)算變更等情況，應(yīng)及時(shí)更新公開內(nèi)容，確保信息的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。

5.社會監(jiān)督：通過信息公開，接受社會各界的監(jiān)督，特別是媒體的監(jiān)督，以促進(jìn)會議費(fèi)用使用的規(guī)范化和合理化。

6.舉報(bào)渠道：在信息公開的同時(shí)，應(yīng)提供舉報(bào)渠道，鼓勵公眾對發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)，確保舉報(bào)渠道的便捷性和保密性。

7.響應(yīng)舉報(bào)：對于收到的舉報(bào)，高校應(yīng)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，并及時(shí)回應(yīng)舉報(bào)人的關(guān)切，對違規(guī)行為進(jìn)行處理。

8.教育引導(dǎo)：通過信息公開，對教職工和學(xué)生進(jìn)行財(cái)務(wù)管理和合規(guī)使用的教育引導(dǎo)，提高大家的法律意識和財(cái)務(wù)素養(yǎng)。

9.內(nèi)部培訓(xùn)：定期對相關(guān)部門人員進(jìn)行信息公開的培訓(xùn)，確保他們了解信息公開的重要性和操作流程。

10.持續(xù)優(yōu)化：根據(jù)信息公開的實(shí)際效果和社會反饋，持續(xù)優(yōu)化信息公開的內(nèi)容和方式，提高信息公開的質(zhì)量和效果。

七、會議費(fèi)用調(diào)整

會議費(fèi)用調(diào)整機(jī)制旨在應(yīng)對特殊情況下會議成本的變化，以下為調(diào)整流程和注意事項(xiàng)：

1.調(diào)整條件：當(dāng)遇到自然災(zāi)害、突發(fā)事件或其他不可抗力因素，導(dǎo)致原預(yù)算無法滿足會議需求時(shí)，可進(jìn)行費(fèi)用調(diào)整。

2.調(diào)整申請：相關(guān)部門需提交費(fèi)用調(diào)整申請，詳細(xì)說明調(diào)整原因、調(diào)整內(nèi)容、調(diào)整后的預(yù)算及預(yù)期效果。

3.調(diào)整審核：申請?zhí)峤缓?，由?cái)務(wù)部門進(jìn)行初步審核，確保調(diào)整的合理性和必要性。

4.審批程序：審核通過后，將調(diào)整申請?zhí)峤唤o相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批。審批通過后，方可進(jìn)行費(fèi)用調(diào)整。

5.調(diào)整實(shí)施：調(diào)整審批通過后，相關(guān)部門應(yīng)嚴(yán)格按照調(diào)整后的預(yù)算執(zhí)行，確保會議順利進(jìn)行。

6.調(diào)整記錄：對費(fèi)用調(diào)整過程進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括調(diào)整原因、調(diào)整內(nèi)容、審批意見等，以便日后查詢和審計(jì)。

7.審計(jì)監(jiān)督：審計(jì)部門對費(fèi)用調(diào)整過程進(jìn)行監(jiān)督，確保調(diào)整的合規(guī)性和合理性。

8.信息公開：調(diào)整后的預(yù)算和費(fèi)用使用情況應(yīng)及時(shí)公開，接受社會監(jiān)督。

9.教育培訓(xùn)：通過費(fèi)用調(diào)整案例，對相關(guān)部門人員進(jìn)行財(cái)務(wù)管理和應(yīng)急處理的教育培訓(xùn)，提高應(yīng)對類似情況的能力。

10.持續(xù)優(yōu)化：根據(jù)費(fèi)用調(diào)整的實(shí)際情況和反饋，不斷優(yōu)化調(diào)整機(jī)制，提高會議費(fèi)用管理的靈活性和效率。

八、會議費(fèi)用管理責(zé)任

會議費(fèi)用管理責(zé)任明確到各部門和個人，以確保費(fèi)用使用的規(guī)范性和效率，具體如下：

1.部門責(zé)任：各部門負(fù)責(zé)人對本部門會議費(fèi)用的預(yù)算、使用和監(jiān)督負(fù)總責(zé)。他們需確保部門會議費(fèi)用符合學(xué)校規(guī)定，并在預(yù)算范圍內(nèi)合理使用。

2.財(cái)務(wù)部門責(zé)任：財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)會議費(fèi)用管理的具體實(shí)施，包括預(yù)算編制、費(fèi)用報(bào)銷、賬目核對、審計(jì)監(jiān)督等。他們需確保所有費(fèi)用支出都有合法的票據(jù)支持，并符合財(cái)務(wù)規(guī)定。

3.參會人員責(zé)任：參會人員需按照會議安排和費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)合理使用會議經(jīng)費(fèi)，不得擅自增加費(fèi)用支出。他們應(yīng)對個人報(bào)銷的真實(shí)性和合規(guī)性負(fù)責(zé)。

4.監(jiān)督部門責(zé)任：審計(jì)部門負(fù)責(zé)對會議費(fèi)用使用情況進(jìn)行定期審計(jì)，確保費(fèi)用使用符合規(guī)定，并對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議。

5.教職工責(zé)任：全體教職工應(yīng)遵守會議費(fèi)用管理制度，對違反規(guī)定的現(xiàn)象進(jìn)行監(jiān)督和舉報(bào)，共同維護(hù)學(xué)校財(cái)務(wù)紀(jì)律。

6.學(xué)生組織責(zé)任：學(xué)生組織在組織會議時(shí)，也應(yīng)遵守會議費(fèi)用管理制度，合理使用經(jīng)費(fèi)，并接受學(xué)校的監(jiān)督。

7.信息公開責(zé)任：學(xué)校相關(guān)部門負(fù)責(zé)會議費(fèi)用信息公開工作，確保信息的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，接受社會監(jiān)督。

8.培訓(xùn)責(zé)任：學(xué)校應(yīng)定期對相關(guān)部門人員進(jìn)行會議費(fèi)用管理培訓(xùn)，提高他們的財(cái)務(wù)管理意識和能力。

9.責(zé)任追究：對于違反會議費(fèi)用管理制度的行為，學(xué)校將根據(jù)相關(guān)規(guī)定追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任，包括但不限于經(jīng)濟(jì)處罰、行政處分等。

10.責(zé)任報(bào)告：各部門負(fù)責(zé)人需定期向上級匯報(bào)本部門會議費(fèi)用管理情況，包括預(yù)算執(zhí)行、費(fèi)用使用、存在問題及改進(jìn)措施等。

九、會議費(fèi)用管理培訓(xùn)

為了提高高校教職工對會議費(fèi)用管理的認(rèn)識和理解，學(xué)校應(yīng)定期組織以下培訓(xùn)活動：

1.培訓(xùn)內(nèi)容：培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)涵蓋會議費(fèi)用管理制度、財(cái)務(wù)法規(guī)、報(bào)銷流程、審計(jì)知識、成本控制等，確保參訓(xùn)人員掌握必要的財(cái)務(wù)管理技能。

2.培訓(xùn)對象：培訓(xùn)對象包括各部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)人員、會議組織者以及所有可能涉及會議費(fèi)用管理的教職工。

3.培訓(xùn)形式：培訓(xùn)可以采用講座、研討會、案例分析和模擬操作等多種形式，以提高培訓(xùn)的互動性和實(shí)用性。

4.培訓(xùn)時(shí)間：培訓(xùn)時(shí)間應(yīng)安排在非工作時(shí)間，確保參訓(xùn)人員能夠全身心投入學(xué)習(xí)。

5.培訓(xùn)師資：邀請具有豐富財(cái)務(wù)管理經(jīng)驗(yàn)的專家和校內(nèi)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任培訓(xùn)講師，確保培訓(xùn)質(zhì)量。

6.培訓(xùn)考核：培訓(xùn)結(jié)束后，對參訓(xùn)人員進(jìn)行考核，以檢驗(yàn)培訓(xùn)效果，并作為個人職業(yè)發(fā)展的一部分。

7.持續(xù)教育：建立持續(xù)教育機(jī)制，鼓勵教職工定期參加相關(guān)培訓(xùn)，以更新知識，適應(yīng)新政策變化。

8.反饋機(jī)制：培訓(xùn)結(jié)束后，收集參訓(xùn)人員的反饋意見，用于改進(jìn)培訓(xùn)內(nèi)容和方式，提高培訓(xùn)效果。

9.實(shí)踐應(yīng)用：鼓勵參訓(xùn)人員在日常工作中應(yīng)用所學(xué)知識，解決實(shí)際問題，并將實(shí)踐中的經(jīng)驗(yàn)反饋到培訓(xùn)中。

10.文件記錄：對培訓(xùn)活動進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括培訓(xùn)時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、參訓(xùn)人員名單、考核結(jié)果等，作為培訓(xùn)檔案保存。

十、附則

1.制度執(zhí)行：本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，適用于全校所有會議費(fèi)用管理活動。

2.解釋權(quán)：本制度的解釋權(quán)歸學(xué)校財(cái)務(wù)部門所有。

3.變更與廢止：如遇國家法律法規(guī)或?qū)W校政策調(diào)整，本制度可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行修訂或廢止。

4.補(bǔ)充條款：本制度未盡事