電力公司工程檔案管理辦法

一、總則1.目的為加強(qiáng)電力公司電力工程檔案管理，確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，更好地服務(wù)于電力工程建設(shè)、運(yùn)行維護(hù)及公司的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制定本辦法。2.指導(dǎo)思想以公司“安全供電、優(yōu)質(zhì)服務(wù)、創(chuàng)新發(fā)展、履行責(zé)任”的企業(yè)文化為引領(lǐng)，秉持“以客戶(hù)為中心，以創(chuàng)新為驅(qū)動(dòng)”的經(jīng)營(yíng)理念，將工程檔案管理作為提升公司管理水平、保障安全生產(chǎn)、實(shí)現(xiàn)社會(huì)效益的重要環(huán)節(jié)。通過(guò)科學(xué)規(guī)范的管理，促進(jìn)電力工程建設(shè)的順利推進(jìn)，為社會(huì)提供可靠的電力供應(yīng)。3.基本原則遵循集中統(tǒng)一管理、全過(guò)程管控、真實(shí)性與完整性并重、便于利用的原則。確保工程檔案能夠真實(shí)反映電力工程建設(shè)的全過(guò)程，為公司的各項(xiàng)決策和業(yè)務(wù)活動(dòng)提供有力支持。二、適用范圍本辦法適用于電力公司全體員工在電力工程建設(shè)、改造、運(yùn)維等相關(guān)活動(dòng)中涉及的工程檔案管理工作，同時(shí)也適用于與本公司有合作關(guān)系的施工單位、監(jiān)理單位等在參與電力工程項(xiàng)目過(guò)程中形成的工程檔案管理。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以公司主管領(lǐng)導(dǎo)為組長(zhǎng)的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃公司電力工程檔案管理工作，制定檔案管理戰(zhàn)略和方針，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問(wèn)題。2.檔案管理部門(mén)公司設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，負(fù)責(zé)制定和完善電力工程檔案管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)；組織開(kāi)展工程檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等日常管理工作；對(duì)各部門(mén)及合作單位的工程檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和考核。3.項(xiàng)目部門(mén)各項(xiàng)目部門(mén)負(fù)責(zé)在電力工程項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，按照檔案管理要求，及時(shí)收集、整理本部門(mén)產(chǎn)生的工程文件資料，并定期移交至檔案管理部門(mén)；配合檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案的整理、歸檔及驗(yàn)收工作；確保項(xiàng)目檔案與工程建設(shè)同步進(jìn)行。4.其他相關(guān)部門(mén)其他相關(guān)部門(mén)按照職責(zé)分工，負(fù)責(zé)提供與電力工程相關(guān)的文件資料，協(xié)助檔案管理部門(mén)做好工程檔案的管理工作。如財(cái)務(wù)部門(mén)提供工程資金使用相關(guān)資料，物資部門(mén)提供設(shè)備采購(gòu)、物資管理等方面的資料。四、管理內(nèi)容與流程1.檔案收集-收集范圍涵蓋電力工程項(xiàng)目從規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工到竣工驗(yàn)收全過(guò)程產(chǎn)生的各類(lèi)文件資料，包括但不限于項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、施工記錄、設(shè)備資料、監(jiān)理文件、調(diào)試報(bào)告、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。-收集要求各部門(mén)及合作單位應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保文件資料的及時(shí)、完整收集。收集的文件資料應(yīng)真實(shí)、有效，簽字蓋章手續(xù)齊全。-收集時(shí)間項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，各部門(mén)應(yīng)定期將收集的文件資料移交至檔案管理部門(mén)；項(xiàng)目竣工后，項(xiàng)目部門(mén)應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成全部檔案資料的收集和移交工作。2.檔案整理-分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)檔案管理部門(mén)按照電力工程檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定科學(xué)合理的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)。一般可按照項(xiàng)目階段、文件性質(zhì)、專(zhuān)業(yè)類(lèi)別等進(jìn)行分類(lèi)。-整理要求對(duì)收集的文件資料進(jìn)行系統(tǒng)整理，包括編號(hào)、編目、裝訂等工作。整理過(guò)程中應(yīng)保證文件資料的排列順序合理，便于查閱和管理。-數(shù)字化處理積極推進(jìn)電力工程檔案的數(shù)字化建設(shè)，對(duì)重要的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。3.檔案歸檔-歸檔流程檔案整理完成后，檔案管理部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定的歸檔流程進(jìn)行歸檔。歸檔時(shí)應(yīng)填寫(xiě)歸檔清單，注明檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、來(lái)源等信息，并由交接雙方簽字確認(rèn)。-歸檔存儲(chǔ)檔案應(yīng)分類(lèi)存儲(chǔ)在專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、溫濕度控制設(shè)備、防火防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全的服務(wù)器或存儲(chǔ)介質(zhì)上，并定期進(jìn)行備份。4.檔案保管-庫(kù)房管理檔案庫(kù)房應(yīng)保持整潔、通風(fēng)、干燥，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案保管過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。-檔案保護(hù)對(duì)珍貴或易損的檔案，應(yīng)采取特殊的保護(hù)措施，如使用專(zhuān)用的檔案盒、封裝材料等。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，提高其檔案保護(hù)意識(shí)和技能。-期限管理明確電力工程檔案的保管期限，根據(jù)檔案的重要性和利用價(jià)值，分為短期、中期和長(zhǎng)期保管。保管期限屆滿(mǎn)后，按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀。5.檔案利用-利用申請(qǐng)公司內(nèi)部員工因工作需要查閱、借閱電力工程檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案利用申請(qǐng)表，注明利用目的、檔案名稱(chēng)、利用期限等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門(mén)辦理相關(guān)手續(xù)。-利用方式檔案管理部門(mén)根據(jù)申請(qǐng)情況，為利用者提供檔案查閱、借閱服務(wù)。查閱檔案應(yīng)在指定的場(chǎng)所進(jìn)行，借閱檔案應(yīng)按照規(guī)定的期限歸還。對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密制度進(jìn)行管理。-利用反饋檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，收集利用者的反饋意見(jiàn)，不斷改進(jìn)檔案管理工作，提高檔案的利用效率。五、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利公司員工有權(quán)按照規(guī)定申請(qǐng)查閱、借閱與工作相關(guān)的電力工程檔案，以獲取必要的信息支持工作開(kāi)展。對(duì)檔案管理工作提出意見(jiàn)和建議的權(quán)利，促進(jìn)檔案管理工作的不斷完善。2.員工義務(wù)員工有義務(wù)按照檔案管理制度的要求，及時(shí)、準(zhǔn)確地收集、整理和移交本部門(mén)產(chǎn)生的工程文件資料。在利用檔案過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案利用規(guī)定，妥善保管檔案，不得擅自涂改、損毀、丟失檔案。3.合作單位權(quán)利與義務(wù)合作單位有權(quán)按照合同約定，查閱與本單位參與項(xiàng)目相關(guān)的工程檔案。同時(shí)，有義務(wù)按照本公司檔案管理要求，及時(shí)提供項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中產(chǎn)生的各類(lèi)文件資料，并配合做好檔案的整理、歸檔和驗(yàn)收工作。六、監(jiān)督與考核機(jī)制1.監(jiān)督檢查檔案管理部門(mén)定期對(duì)各部門(mén)及合作單位的工程檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集的及時(shí)性、完整性，整理的規(guī)范性，歸檔的準(zhǔn)確性等。對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.績(jī)效考核將電力工程檔案管理工作納入公司績(jī)效考核體系，對(duì)各部門(mén)及員工在檔案管理工作中的表現(xiàn)進(jìn)行量化考核。考核指標(biāo)包括檔案管理工作任務(wù)完成情況、檔案質(zhì)量、利用效果等。對(duì)檔案管理工作成績(jī)突出的部門(mén)和個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)工作不力、違反檔案管理制度的部門(mén)和個(gè)人，進(jìn)行相應(yīng)的處罰。3.責(zé)任追究對(duì)因故意或重大過(guò)失導(dǎo)致電力工程檔案丟失、損毀、泄密等嚴(yán)重后果的部門(mén)和個(gè)人，依法依規(guī)追究其責(zé)任。涉及違法犯罪的，移交司法機(jī)關(guān)處理。七、附則1.本辦法由公司檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)解釋和修訂。2.本辦法自發(fā)布之日起施行。此前公司有關(guān)電力工程檔案管理的規(guī)定與本辦法不一致的，以本辦法為準(zhǔn)。在實(shí)施過(guò)程中，如遇國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)發(fā)生變化，本辦法相應(yīng)條款應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整和修訂。3.本辦法應(yīng)結(jié)合公司實(shí)際情況，不斷優(yōu)化和完善，以適應(yīng)電力行業(yè)發(fā)展和公司管理的需要。同時(shí)，要注重與公司其他