共享會議室使用管理制度一、制度總則

本制度旨在規(guī)范共享會議室的使用，提高會議室使用效率，保障會議室資源的合理分配，確保會議室服務質量和安全。本制度適用于所有共享會議室的使用者和管理者。

一、適用范圍

1.本制度適用于所有共享會議室的使用者，包括企業(yè)、個人和其他組織。

2.本制度適用于共享會議室的管理者，包括會議室管理員、物業(yè)管理人員等。

二、會議室使用申請

1.使用者需提前至少一天通過線上或線下方式向會議室管理員提交使用申請。

2.使用申請應包括以下內容：使用日期、時間段、參會人數(shù)、會議主題、使用理由等。

三、會議室預約

1.會議室管理員根據(jù)使用申請情況，對會議室進行預約。

2.預約成功后，會議室管理員將通知使用者預約結果。

四、會議室使用規(guī)則

1.使用者需遵守國家法律法規(guī)，不得利用會議室進行違法活動。

2.使用者需愛護會議室設施，不得損壞或隨意移動。

3.使用者需保持會議室整潔，使用完畢后清理垃圾。

4.使用者需在會議過程中保持安靜，不得大聲喧嘩。

五、會議室設備使用

1.使用者需按照設備使用說明操作會議室設備。

2.使用者不得隨意調整設備設置，如需調整需咨詢會議室管理員。

3.使用完畢后，使用者需將設備恢復至原位。

六、會議室安全管理

1.使用者需確保會議室內的人員安全，不得擅自離場。

2.使用者需遵守消防安全規(guī)定，不得在會議室吸煙。

3.使用者需配合管理員進行安全檢查，確保會議室安全。

七、會議室衛(wèi)生管理

1.使用者需保持會議室衛(wèi)生，不得隨意丟棄垃圾。

2.使用者需按照衛(wèi)生要求使用會議室，不得損壞衛(wèi)生設施。

3.使用完畢后，使用者需將會議室恢復至原狀。

八、會議室費用結算

1.使用者需在會議結束后及時與會議室管理員結算費用。

2.會議室費用包括場地費、設備使用費等。

九、違規(guī)處理

1.使用者違反本制度，將承擔相應責任。

2.會議室管理員有權對違規(guī)行為進行處理，包括但不限于暫停使用、追繳費用等。

十、制度修訂

本制度由會議室管理者負責解釋和修訂，修訂后的制度將正式生效。

二、適用范圍

本制度所規(guī)定的使用規(guī)則和流程適用于所有共享會議室的使用者，包括但不限于以下幾類：

1.企業(yè)用戶：包括各類公司、機構、企業(yè)集團等組織的員工，他們在進行內部會議、商務洽談、項目討論等活動中使用會議室。

2.個人用戶：包括自由職業(yè)者、創(chuàng)業(yè)者、學生等個人，他們在進行個人項目研討、學術交流、職業(yè)培訓等活動中使用會議室。

3.社會組織：包括非營利組織、社會團體、社區(qū)活動組織等，他們在組織各類社會活動、公共講座、培訓課程等中使用會議室。

4.教育機構：包括學校、學院、培訓機構等，他們在進行學術交流、教學研討、家長會等活動中使用會議室。

5.政府機構：包括政府部門、事業(yè)單位等，他們在進行政策研討、工作會議、公開活動等中使用會議室。

所有使用會議室的用戶，無論其身份和目的如何，均需遵守本制度的規(guī)定，確保會議室的合理使用和有效管理。

三、會議室使用申請

使用者如需使用共享會議室，應按照以下步驟進行申請：

1.提前規(guī)劃：使用者應提前至少24小時，通過線上預約系統(tǒng)或直接向會議室管理員提交使用申請。

2.申請內容：申請應包含以下詳細信息：

-使用日期和時間

-預計參會人數(shù)

-會議主題或活動內容

-使用者的聯(lián)系方式

3.申請方式：使用者可以通過以下方式進行申請：

-線上預約系統(tǒng)：通過官方網站或移動應用程序提交申請。

-線下申請：直接向會議室管理員提交書面申請或口頭申請，管理員將記錄相關信息。

4.申請審核：會議室管理員將審核申請，確保會議室的使用安排合理，無沖突。

5.申請結果：審核通過后，管理員將通過電話、短信或郵件等方式通知使用者預約結果。

6.申請變更：如需變更預約時間或日期，使用者應在變更前至少24小時通知管理員，以便管理員調整會議室的安排。

7.申請取消：如因故無法使用會議室，使用者應至少提前24小時通知管理員取消預約，以便管理員重新安排會議室的使用。

四、會議室預約

1.預約流程：使用者提交使用申請后，會議室管理員將根據(jù)申請的時間和可用性進行審核，并確認預約。

2.預約確認：一旦預約審核通過，管理員將通過指定的通訊方式（如電話、郵件或在線平臺通知）向使用者發(fā)送預約確認信息。

3.預約時間：預約時間應嚴格按照申請中指定的時段進行，不得隨意更改。

4.預約人數(shù)：預約時應準確填寫預計參會人數(shù)，實際使用時不得超過預約人數(shù)，以確保會議室的合理使用。

5.預約變更：如因特殊情況需要調整預約時間或日期，使用者應至少提前24小時通知管理員，以便管理員重新安排會議室的使用。

6.預約取消：若使用者無法按原計劃使用會議室，應至少提前24小時通知管理員取消預約，以便管理員可以釋放資源供其他使用者使用。

7.預約優(yōu)先級：預約將按照申請的先后順序進行，如遇會議室資源緊張，管理員將根據(jù)使用者的需求和緊急程度決定優(yōu)先順序。

8.預約記錄：管理員將記錄所有預約信息，包括使用者信息、預約時間、會議室狀態(tài)等，以便于后續(xù)的查詢和統(tǒng)計。

9.預約提醒：在預約時間臨近時，管理員可通過短信或郵件等方式提醒使用者預約即將開始，以確保會議室的有效利用。

10.預約違約：如使用者未按時取消或未按時到場，管理員將視情況采取相應的違約處理措施，包括但不限于記錄違約次數(shù)和限制未來預約。

五、會議室使用規(guī)則

1.會議室使用僅限于預約時間范圍內，使用者需按時進入和使用會議室。

2.使用者應遵守國家法律法規(guī)，不得在會議室進行任何違法活動。

3.會議室內不得進行影響他人正常使用的行為，如大聲喧嘩、吸煙等。

4.使用者應愛護會議室內的設施設備，不得隨意損壞或移動。

5.使用者應保持會議室的整潔，不得隨意丟棄垃圾，使用完畢后需將會議室恢復至干凈整潔的狀態(tài)。

6.會議室內的電子設備、音響系統(tǒng)等設施使用時，需按照操作說明進行，不得隨意更改設置。

7.如需使用會議室內的電話、網絡等通信設備，使用者需自行承擔相關費用。

8.會議室內的投影儀、白板等輔助設備使用后，使用者應確保其歸位，并關閉電源。

9.使用者不得在會議室張貼或懸掛任何私人物品，如海報、橫幅等。

10.如需在會議室進行餐飲活動，需事先獲得管理員許可，并負責清理現(xiàn)場。

11.使用者應尊重其他預約者的權益，如因特殊情況需要延長使用時間，需與后續(xù)預約者協(xié)商，并報管理員批準。

12.使用者若發(fā)現(xiàn)會議室設施設備存在問題，應及時通知管理員，不得自行處理。

13.會議室內的安全通道、緊急出口等應急設施不得占用或阻塞，確保安全通道的暢通。

14.使用者應遵守管理員提出的其他合理要求，共同維護良好的使用秩序。

六、會議室設備使用

1.使用者在使用會議室內的設備時，應遵守設備的使用說明和操作指南。

2.會議室內的音響、投影儀、白板等設備，使用前應確保其處于正常工作狀態(tài)。

3.使用者應妥善使用會議室的電子設備，不得擅自調整設備的設置，如需調整應咨詢管理員。

4.會議室內的電腦和互聯(lián)網連接，僅限用于會議或活動所需的正常用途，不得用于非法或不當行為。

5.使用完畢后，使用者應將所有設備恢復至初始狀態(tài)，包括關閉電腦、投影儀、音響等，確保節(jié)能。

6.會議室內的電話和網絡連接，使用者應合理使用，不得故意浪費或濫用。

7.使用者在使用會議室內的復印機、打印機等辦公設備時，應遵守設備的操作規(guī)程，合理使用紙張等耗材。

8.會議室內的設備如有損壞或故障，使用者應立即通知管理員，不得自行修理或更換。

9.使用者不得在會議室的設備上粘貼任何物品，如貼紙、標簽等，以免損壞設備。

10.使用者不得將個人物品與會議室設備混淆，不得在設備上放置私人物品。

11.使用者在使用會議室設備時，應確保其安全，不得進行任何可能造成設備損壞或安全隱患的操作。

12.使用者應尊重會議室設備的所有權，不得故意損壞或偷盜設備。

13.會議室內的設備使用記錄應由管理員進行登記，以便于跟蹤和維護設備的正常使用狀態(tài)。

七、會議室安全管理

1.使用者進入會議室時，應遵守安全規(guī)定，不得攜帶易燃易爆物品或危險品。

2.會議室內的消防設施，如滅火器、疏散指示標志等，應保持完好，使用者不得隨意移動或損壞。

3.使用者在會議室內應保持疏散通道暢通，不得占用或堵塞消防通道。

4.使用者應熟悉會議室內的緊急出口位置和逃生路線，確保在緊急情況下能夠迅速撤離。

5.會議室內的煙霧報警器、火災報警器等安全設備，不得隨意觸碰或干擾其正常工作。

6.使用者不得在會議室吸煙，如需吸煙，應前往指定的吸煙區(qū)域。

7.會議室內的電器設備使用應遵循安全規(guī)范，不得超負荷使用，避免發(fā)生電氣火災。

8.使用者在離開會議室時，應確保所有電器設備已關閉，電源已切斷，以防止火災和能源浪費。

9.使用者如發(fā)現(xiàn)任何安全隱患，應立即通知管理員，不得自行處理。

10.會議室內的安全檢查由管理員定期進行，使用者應配合管理員的安全檢查工作。

11.使用者應遵守管理員對安全事項的特別指示，如因特殊活動需要采取額外的安全措施。

12.會議室內的監(jiān)控設備運行期間，使用者應保持良好的行為，不得進行任何違法或不道德的活動。

13.使用者應確保會議室內的人員安全，特別是在進行可能存在安全隱患的活動時，如展示實驗等。

八、會議室衛(wèi)生管理

1.使用者進入會議室前，應確保個人衛(wèi)生，不得攜帶可能影響環(huán)境衛(wèi)生的物品。

2.使用者應保持會議室的整潔，不得隨意丟棄垃圾，應將垃圾放入指定的垃圾桶內。

3.會議室內應保持空氣流通，使用空調或風扇等設備時，應合理調節(jié)溫度和風速。

4.使用者在使用會議室內的飲水設備時，應確保個人飲水杯具的清潔，不得污染公共飲水設施。

5.使用完畢后，使用者應將會議室內的桌椅、地面等擦拭干凈，特別是使用過的白板或投影屏幕。

6.會議室內的衛(wèi)生間使用后，使用者應沖洗干凈，保持衛(wèi)生間整潔衛(wèi)生。

7.使用者不得在會議室內的任何區(qū)域涂抹或刻寫，包括墻壁、地板、家具等。

8.如需在會議室進行餐飲活動，使用者應使用一次性餐具，并確保食物殘渣不留在會議室內。

9.使用完畢后，使用者應負責清理自己的食品殘渣和包裝物，不得遺留任何垃圾。

10.會議室內的衛(wèi)生紙、紙巾等消耗品，使用后應及時補充，保持充足供應。

11.使用者如發(fā)現(xiàn)會議室衛(wèi)生問題，應立即通知管理員，管理員將負責安排清潔工作。

12.會議室內的清潔工作由管理員定期進行，使用者在使用過程中也應協(xié)助保持會議室的清潔。

13.使用者應尊重和維護會議室的衛(wèi)生環(huán)境，共同創(chuàng)造一個舒適、衛(wèi)生的會議空間。

九、會議室費用結算

1.會議室的使用費用將根據(jù)實際使用時長和相關規(guī)定進行計算。

2.使用者需在會議結束后按照預約時確認的費用標準進行結算。

3.費用結算可通過線上支付系統(tǒng)或線下支付方式進行，具體支付方式由使用者選擇。

4.使用者應在會議結束后的一定時間內完成費用結算，具體時間由會議室管理規(guī)定確定。

5.如有預付費用的用戶，需在預約時將費用支付至指定賬戶，以確保預約的穩(wěn)定性。

6.費用結算時，使用者需提供有效的身份證明，如身份證、工作證等。

7.對于未按時結算費用的用戶，管理員有權暫停其未來的預約權利，直至費用結算完成。

8.如因會議室設施故障或管理員未能提供適當服務導致會議無法進行，使用者有權要求部分或全部費用退還。

9.對于故意損壞會議室設施或違反使用規(guī)定的使用者，管理員有權追討相應的維修費用。

10.使用者如對費用結算有異議，應在收到結算通知后的規(guī)定時間內向管理員提出，管理員將盡快核實并給出答復。

11.會議室的管理費用、水電費等固定成本將按月由使用者分攤，具體分攤標準將在合同或使用協(xié)議中明確。

12.使用者應遵守費用結算的相關規(guī)定，如有特殊情況無法按時結算，應提前與管理員溝通，尋求解決方案。

13.會議室管理員將定期對費用結算情況進行匯總和記錄，確保費用的透明和準確。

十、制度修訂

1.本制度由會議室管理單位負責制定和解釋。

2.隨著市場環(huán)境和業(yè)務需求的變化，本制度可能需要修訂。

3.修訂后的制度將替代原有制度，并在正式發(fā)布后立即生效。