辦公室日常文件檔案管理規(guī)范一、引言文件檔案是單位日常辦公活動的重要記錄，承載著單位的歷史信息、決策過程與業(yè)務(wù)成果。規(guī)范的文件檔案管理不僅能提高工作效率、保障信息安全，更能為單位合規(guī)運(yùn)營、風(fēng)險防范提供重要支撐。為加強(qiáng)辦公室日常文件檔案管理，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)規(guī)定，結(jié)合單位實(shí)際情況，制定本規(guī)范。二、文件分類與編碼規(guī)則（一）分類原則文件分類應(yīng)遵循“統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、邏輯清晰、便于檢索、動態(tài)調(diào)整”的原則，確保分類體系穩(wěn)定且適應(yīng)單位業(yè)務(wù)發(fā)展需要。分類需避免交叉重疊，確保每一份文件都能歸入明確類別。（二）具體分類根據(jù)文件性質(zhì)與業(yè)務(wù)屬性，單位文件分為以下四類（可根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整）：1.業(yè)務(wù)文件：涉及單位核心業(yè)務(wù)的文件，如合同、項目方案、客戶資料、業(yè)務(wù)報表等；2.行政文件：單位內(nèi)部行政事務(wù)產(chǎn)生的文件，如通知、會議紀(jì)要、規(guī)章制度、印章使用記錄等；3.財務(wù)文件：與財務(wù)活動相關(guān)的文件，如會計憑證、財務(wù)報表、發(fā)票、報銷單據(jù)等；4.人事文件：與員工管理相關(guān)的文件，如勞動合同、簡歷、考勤記錄、薪酬發(fā)放記錄等。（三）編碼規(guī)則文件編碼采用“年度+類別代碼+流水號”的結(jié)構(gòu)，確保唯一性與可追溯性：年度：采用四位年份，如2023；類別代碼：業(yè)務(wù)文件（YW）、行政文件（XZ）、財務(wù)文件（CW）、人事文件（RS）；流水號：三位阿拉伯?dāng)?shù)字，從001開始依次遞增。示例：2023年業(yè)務(wù)文件第1號，編碼為“2023-YW-001”；2023年行政文件第5號，編碼為“2023-XZ-005”。三、文件收集與整理規(guī)范（一）收集范圍文件收集應(yīng)覆蓋單位日常運(yùn)營的全流程，包括但不限于：1.內(nèi)部生成文件：單位起草、簽發(fā)的文稿（如請示、報告、制度）、會議記錄（如紀(jì)要、議程）、業(yè)務(wù)憑證（如合同、訂單）；2.外部接收文件：上級單位的通知、批復(fù)，客戶的函件、訂單，合作方的協(xié)議、證明；3.電子文件：電子郵件（含附件）、電子表格、PDF文檔、多媒體文件（如照片、視頻）。（二）收集流程1.即時收集：收到外部文件（如快遞、傳真）或完成內(nèi)部文件（如簽發(fā)、簽訂）后，當(dāng)日內(nèi)由經(jīng)辦人向部門檔案管理員移交；2.定期收集：部門檔案管理員每周固定時間（如周五下午）收集本部門本周產(chǎn)生的文件，確保無遺漏；3.特殊收集：涉及重大事件（如突發(fā)事件、重大項目）的文件，隨時收集并單獨(dú)整理。（三）整理要求1.裝訂：紙質(zhì)文件采用訂書機(jī)或裝訂線裝訂（避免使用回形針、大頭針），裝訂位置統(tǒng)一為左上角；頁數(shù)較多的文件（如合同）可采用膠裝；2.排序：按文件形成時間順序或業(yè)務(wù)流程順序排列（如項目方案、審批意見、執(zhí)行記錄）；3.標(biāo)識：在文件首頁右上角注明類別代碼（如YW）、年度（如2023），并填寫《文件整理清單》（見附件1），注明文件名稱、數(shù)量、經(jīng)辦人、整理日期。四、檔案歸檔管理流程（一）歸檔條件文件需同時滿足以下條件方可歸檔：1.辦理完畢：文件所涉及的業(yè)務(wù)已完成（如會議紀(jì)要已簽發(fā)、合同已履行完畢）；2.有保存價值：涉及單位重大決策、重要業(yè)務(wù)、資產(chǎn)權(quán)益或員工權(quán)益的文件（如單位章程、年度預(yù)算、勞動合同）；3.整理規(guī)范：已按本規(guī)范完成裝訂、排序、標(biāo)識等整理工作。（二）歸檔時間1.年度歸檔：每年12月底前完成本年度文件的歸檔工作（如2023年文件需在2023年12月31日前歸檔）；2.即時歸檔：涉及重大事件、緊急事項的文件，辦理完畢后3個工作日內(nèi)歸檔；3.電子文件歸檔：電子文件形成后，實(shí)時上傳至單位電子檔案系統(tǒng)，每月月底前完成電子文件的整理與歸檔。（三）歸檔手續(xù)1.填寫清單：部門檔案管理員填寫《檔案歸檔清單》（見附件2），注明檔案名稱、類別、編碼、數(shù)量、經(jīng)辦人、歸檔日期；2.審核簽字：部門負(fù)責(zé)人對《檔案歸檔清單》進(jìn)行審核，確認(rèn)檔案內(nèi)容完整、分類準(zhǔn)確；3.移交驗收：檔案管理員對移交的檔案進(jìn)行驗收，核對清單與實(shí)際文件一致后，在清單上簽字確認(rèn)，雙方各留存一份。（四）電子文件歸檔特殊要求1.格式轉(zhuǎn)換：電子文件需轉(zhuǎn)換為長期保存格式（如PDF/A、DOCX），避免使用易失效的格式（如WPS、PPT）；2.元數(shù)據(jù)保存：保留電子文件的元數(shù)據(jù)（如創(chuàng)建時間、修改時間、作者、文件名、文件大小）；3.存儲要求：電子檔案存儲在單位專用的電子檔案系統(tǒng)中，定期備份（如每周備份一次），備份介質(zhì)存放在異地安全場所。五、檔案保管與防護(hù)規(guī)范（一）保管場所要求1.檔案室設(shè)置：單位應(yīng)設(shè)立專門的檔案室，配備檔案柜（如鐵皮柜、密集架）、防火器材（如滅火器）、防盜裝置（如監(jiān)控攝像頭）、防鼠防蟲設(shè)備（如樟腦丸、除濕機(jī)）；2.環(huán)境控制：檔案室溫度保持在14-24℃，濕度保持在45-60%，避免陽光直射、潮濕、灰塵；3.分區(qū)存放：檔案按類別、年度、保管期限分區(qū)存放，標(biāo)注明顯的標(biāo)識（如“2023年業(yè)務(wù)檔案”“永久保存檔案”）。（二）保管期限劃分根據(jù)文件的價值，檔案保管期限分為三類：1.永久保存：涉及單位根本利益、重大決策的文件（如單位章程、年度財務(wù)報告、重大合同、干部人事檔案）；2.長期保存：涉及單位重要業(yè)務(wù)、長期權(quán)益的文件（如重要的業(yè)務(wù)合同、項目方案、人事檔案）；3.短期保存：涉及單位日常事務(wù)、短期權(quán)益的文件（如日常通知、會議紀(jì)要、報銷單據(jù)）。（三）保管臺賬管理1.建立臺賬：檔案管理員建立《檔案目錄臺賬》（見附件3），注明檔案名稱、類別、編碼、保管期限、存放位置、歸檔日期、經(jīng)辦人；2.更新臺賬：檔案發(fā)生移交、借閱、銷毀等變動時，及時更新臺賬，確保臺賬與實(shí)際檔案一致；3.定期核對：每月月底前，檔案管理員對檔案室的檔案進(jìn)行核對，確保檔案無丟失、無損壞。六、檔案利用與借閱規(guī)范（一）利用方式檔案利用包括以下方式：1.查閱：利用人在檔案室現(xiàn)場查閱檔案，不得帶出檔案室；2.復(fù)制：利用人需要復(fù)制檔案時，由檔案管理員進(jìn)行復(fù)印或掃描，復(fù)制件需注明“復(fù)制件”字樣；3.借閱：利用人需要將檔案帶出檔案室時，辦理借閱手續(xù)，期限一般不超過7天（特殊情況可延長至15天）。（二）審批流程1.普通檔案：利用人填寫《檔案利用申請表》（見附件4），部門負(fù)責(zé)人審批；2.密級檔案：利用人填寫《檔案利用申請表》，部門負(fù)責(zé)人審核后，報單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批；3.絕密檔案：利用人填寫《檔案利用申請表》，部門負(fù)責(zé)人、單位分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報單位主要領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）利用登記1.查閱登記：利用人在檔案室查閱檔案時，填寫《檔案查閱登記本》（見附件5），注明利用人、利用時間、利用目的、檔案名稱、編碼；2.復(fù)制登記：利用人需要復(fù)制檔案時，檔案管理員在《檔案復(fù)制登記本》（見附件6）中記錄復(fù)制的檔案名稱、編碼、數(shù)量、利用人、復(fù)制時間；3.借閱登記：利用人辦理借閱手續(xù)時，填寫《檔案借閱登記本》（見附件7），注明借閱人、借閱時間、借閱期限、檔案名稱、編碼、歸還時間，檔案管理員核對無誤后，將檔案交予借閱人。七、檔案銷毀與注銷規(guī)范（一）銷毀條件檔案符合以下條件之一的，可申請銷毀：1.超過保管期限：短期保存的檔案已到保管期限（如保管期限為5年的文件，已保存5年）；2.無保存價值：重復(fù)的文件、過時的通知、無參考價值的草稿；3.經(jīng)鑒定確認(rèn)：由檔案鑒定小組（由辦公室、業(yè)務(wù)部門、法律部門組成）審核確認(rèn)無保存價值。（二）銷毀流程1.編制清單：檔案管理員編制《檔案銷毀清單》（見附件8），注明檔案名稱、類別、編碼、數(shù)量、銷毀原因、保管期限；2.審核審批：《檔案銷毀清單》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報單位主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；3.實(shí)施銷毀：由檔案管理員與監(jiān)銷人（由紀(jì)檢部門或辦公室人員擔(dān)任）共同銷毀檔案，紙質(zhì)檔案采用符合保密要求的銷毀工具（如碎紙機(jī)）銷毀，電子檔案采用專業(yè)工具刪除并確認(rèn)無法恢復(fù)；4.監(jiān)銷記錄：銷毀完成后，監(jiān)銷人在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)，注明銷毀時間、銷毀方式、銷毀人、監(jiān)銷人。（三）注銷登記檔案銷毀后，檔案管理員在《檔案目錄臺賬》中注明銷毀時間、銷毀人、監(jiān)銷人，注銷該檔案的記錄，并將《檔案銷毀清單》歸檔保存（永久保存）。八、特殊情況處理（一）檔案移交1.部門撤銷或合并：部門撤銷或合并時，原部門檔案管理員需將檔案移交給接收部門，填寫《檔案移交清單》（見附件9），注明檔案名稱、類別、編碼、數(shù)量、移交日期，雙方負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)；2.人員變動：檔案管理員變動時，需辦理檔案移交手續(xù)，填寫《檔案移交清單》，注明檔案名稱、數(shù)量、存放位置，交接雙方簽字確認(rèn)，辦公室負(fù)責(zé)人監(jiān)交。（二）檔案備份1.紙質(zhì)檔案備份：重要的紙質(zhì)檔案（如合同、財務(wù)憑證）需掃描成電子文件，上傳至電子檔案系統(tǒng)，作為備份；2.電子檔案備份：電子檔案定期備份（如每周備份一次），備份介質(zhì)（如硬盤、U盤）存放在異地安全場所（如單位總部、第三方保管機(jī)構(gòu)），防止因火災(zāi)、水災(zāi)等災(zāi)害導(dǎo)致檔案丟失。（三）密級調(diào)整1.申請：當(dāng)文件的密級需要變更（如升級或降級）時，由原密級確定部門提出申請，填寫《檔案密級調(diào)整申請表》（見附件10），注明檔案名稱、編碼、原密級、調(diào)整后密級、調(diào)整原因；2.審批：《檔案密級調(diào)整申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報單位主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；3.調(diào)整與記錄：檔案管理員根據(jù)審批意見，調(diào)整檔案的密級標(biāo)識（如在檔案封面注明“機(jī)密”改為“秘密”），并在《檔案目錄臺賬》中記錄調(diào)整情況（如調(diào)整時間、調(diào)整原因、審批人）。九、監(jiān)督與責(zé)任（一）監(jiān)督檢查1.定期檢查：辦公室每季度對檔案管理情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用、銷毀等環(huán)節(jié)，重點(diǎn)檢查檔案的完整性、安全性、合規(guī)性；2.專項檢查：針對重大事件、重要項目的檔案管理情況，開展專項檢查，確保檔案管理符合要求；3.整改落實(shí)：對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題（如檔案丟失、分類錯誤、銷毀流程不規(guī)范），下達(dá)《整改通知書》，要求相關(guān)部門在規(guī)定時間內(nèi)整改，辦公室跟蹤整改落實(shí)情況。（二）責(zé)任追究1.違規(guī)行為：對違反本規(guī)范的行為，如：（1）未按規(guī)定收集、整理、歸檔檔案；（2）丟失、損壞檔案；（3）泄露檔案信息（如泄露客戶資料、財務(wù)數(shù)據(jù)）；（4）擅自銷毀檔案、涂改檔案；（5）未按規(guī)定辦理檔案利用、借閱手續(xù)。2.責(zé)任追究：根據(jù)情節(jié)輕重，對相關(guān)責(zé)任人給予以下處理：（1）批評教育：對情節(jié)較輕的，由部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行批評教育；（2）紀(jì)律處分：對情節(jié)較重的，給予警告、記過、降職等紀(jì)律處分；（3）法律責(zé)任：對構(gòu)成犯罪的（如泄露國家秘密、侵犯商業(yè)秘密），依法追究刑事責(zé)任。十、附則1.附件：本規(guī)范附件包括《文件整理清單》《檔案歸檔清單》《檔案目錄臺賬》《檔案利用申請表》《檔案查閱登記本》《檔案復(fù)制登記本》《檔案借閱登記本》《檔案銷毀清單》《檔案移交清單》《檔案密級調(diào)整申請表》，由辦公室負(fù)責(zé)制定并修訂。2.解釋權(quán)：本規(guī)范由