制造公司印章管理制度

一、總則本制造公司印章管理制度旨在規(guī)范公司各類印章的管理與使用，確保印章使用的合法性、安全性和有效性，維護公司的正常運營秩序和合法權益。本制度依據國家相關法律法規(guī)，并結合公司的實際情況及企業(yè)文化、經營理念制定。公司秉持“質量至上、創(chuàng)新驅動、高效協(xié)作、共贏發(fā)展”的經營理念，強調扁平化管理模式下的高效溝通與協(xié)作，在印章管理中也要充分體現這一理念，確保各層級能夠快速、準確地執(zhí)行印章管理規(guī)定。同時，印章管理要服務于公司追求經濟效益與社會效益相統(tǒng)一的目標，保障公司在合法合規(guī)的前提下開展各項業(yè)務活動。二、適用范圍本制度適用于制造公司全體員工以及涉及公司印章使用的相關客戶。全體員工在涉及公司印章的各類事務中需嚴格遵守本制度；客戶在與公司進行業(yè)務往來，涉及使用公司印章的文件、合同等情況時，也應遵循本制度的相關規(guī)定和要求。三、組織架構與職責分工（一）印章管理委員會公司設立印章管理委員會，作為印章管理的決策機構。委員會成員包括公司高層領導、各主要部門負責人。其職責為制定和修訂印章管理制度，對重大印章使用事項進行審批決策，監(jiān)督印章管理工作的整體運行情況，確保印章管理符合公司戰(zhàn)略目標和經營理念，保障公司利益。（二）行政部門行政部門作為印章管理的日常執(zhí)行機構，負責公司各類印章的刻制、保管、發(fā)放、回收、銷毀等具體管理工作。行政部門要建立詳細的印章管理臺賬，記錄印章的相關信息及使用情況。同時，行政部門需對印章使用申請進行初審，確保申請事項符合公司規(guī)定和流程。（三）使用部門各使用部門負責提出印章使用申請，并確保申請事項真實、合法、合規(guī)。使用部門在使用印章時，需嚴格按照規(guī)定的流程操作，對印章使用的文件內容負責，并配合行政部門做好印章使用的登記等相關工作。四、管理內容與流程（一）印章的刻制1.因公司業(yè)務發(fā)展需要刻制新印章時，由需求部門提出書面申請，詳細說明印章的名稱、用途、規(guī)格等信息，報經印章管理委員會審批。2.審批通過后，行政部門負責選擇具有合法資質的刻章機構進行刻制?？讨仆瓿珊螅姓块T要對新印章進行驗收，核對印章的各項信息是否準確無誤，并在印章管理臺賬上做好記錄，包括刻制日期、刻章機構、印章啟用日期等。（二）印章的保管1.公司各類印章應指定專人負責保管，保管人員應具備良好的職業(yè)道德和責任心，確保印章的安全存放。保管人員需經過行政部門的培訓和授權，熟悉印章管理規(guī)定和操作流程。2.印章應存放在專門的保險柜或安全設施內，確保存放環(huán)境安全可靠。保管人員要妥善保管保險柜鑰匙和密碼，不得隨意泄露。不同類型的印章應分開存放，便于管理和查找。3.行政部門要定期對印章保管情況進行檢查，確保印章的完整性和安全性。如發(fā)現印章有損壞、遺失等異常情況，保管人員應立即向行政部門報告，行政部門要及時采取措施進行處理，并向上級領導匯報。（三）印章的使用1.使用申請使用部門需要使用印章時，應填寫《印章使用申請表》，詳細說明用印事項、用印文件名稱、份數、用印日期等信息，并附上相關文件的初稿或復印件。申請表需經部門負責人簽字審批后，提交至行政部門。2.初審行政部門收到申請表后，對申請事項進行初審。審核內容包括申請事項是否符合公司規(guī)定和業(yè)務流程，申請文件的內容是否完整、合法、合規(guī)，相關審批手續(xù)是否齊全等。如初審不通過，行政部門應及時通知使用部門補充或修改相關材料。3.審批對于一般性用印事項，經行政部門初審通過后，由行政部門負責人審批；對于重大用印事項，如涉及公司重大合同簽訂、重要決策文件等，需報經印章管理委員會審批。審批通過后，行政部門方可安排用印。4.用印用印時，保管人員要仔細核對申請表與用印文件的內容是否一致，確認無誤后，在規(guī)定的位置加蓋印章。用印過程要進行記錄，包括用印日期、用印文件名稱、用印份數、用印人等信息，記錄應清晰、準確、完整。同時，保管人員要留存一份用印文件的復印件或掃描件，作為檔案資料保存。（四）印章的回收與銷毀1.當印章因磨損、更換、機構變更等原因不再使用時，使用部門應及時將印章交回行政部門。行政部門在收回印章后，要在印章管理臺賬上注明回收日期和原因。2.對于需要銷毀的印章，行政部門應填寫《印章銷毀申請表》，報經印章管理委員會審批。審批通過后，行政部門應選擇合適的方式進行銷毀，如切割、粉碎等，并做好銷毀記錄，包括銷毀日期、銷毀方式、監(jiān)銷人等信息。銷毀記錄應作為檔案資料長期保存。五、權利與義務（一）員工權利1.員工有權對印章管理制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督，如發(fā)現違規(guī)使用印章等情況，有權向行政部門或上級領導舉報。公司將對舉報屬實的員工給予一定的獎勵，以鼓勵員工積極維護公司利益和制度的嚴肅性。2.員工在符合制度規(guī)定的情況下，有權按照流程申請使用公司印章，以完成本職工作任務。行政部門應在規(guī)定時間內對員工的申請進行處理，不得無故拖延。（二）員工義務1.全體員工有義務嚴格遵守本印章管理制度，不得違規(guī)使用印章或協(xié)助他人違規(guī)使用印章。如因違規(guī)使用印章給公司造成損失的，將依法追究相關人員的責任。2.員工在使用印章過程中，要妥善保管相關文件和資料，不得泄露涉及公司商業(yè)秘密和敏感信息的內容。同時，要積極配合行政部門做好印章使用的登記、備案等工作。（三）客戶權利與義務1.客戶有權要求公司按照規(guī)定流程使用印章，確保合同、文件等具有法律效力。對于公司印章使用情況有疑問的，客戶有權向公司行政部門進行咨詢。2.客戶在與公司簽訂合同、文件等過程中，有義務提供真實、準確的信息，不得要求公司違規(guī)使用印章。如因客戶原因導致公司印章違規(guī)使用，客戶應承擔相應的法律責任。六、監(jiān)督與考核機制（一）內部監(jiān)督1.行政部門定期對印章管理情況進行自查，檢查印章保管、使用、登記等環(huán)節(jié)是否符合制度規(guī)定，及時發(fā)現并糾正存在的問題。2.審計部門定期對印章管理進行專項審計，審查印章管理制度的執(zhí)行情況、印章使用的合規(guī)性以及相關記錄的真實性和完整性。審計結果將作為考核相關部門和人員工作的重要依據。（二）外部監(jiān)督接受政府相關部門、合作伙伴、客戶等的監(jiān)督。如發(fā)現公司印章管理存在違規(guī)問題，相關部門和人員應積極配合調查，并及時整改。（三）績效考核將印章管理工作納入相關部門和人員的績效考核體系。對于嚴格遵守印章管理制度，工作表現優(yōu)秀的部門和個人，給予一定的績效獎勵；對于違反印章管理制度的部門和個人，視情節(jié)輕重扣減相應的績效分數，并按照公司規(guī)定進行處罰。處罰措施包括警告、罰款、降職、辭退等，情節(jié)嚴重構成犯罪的，將依法移送司法機關處理。七、附則（一）本制度自發(fā)布之日起生效實施。如有未盡事宜或與國家法律法規(guī)相抵觸的條款