制造公司印章刻制管理辦法

一、總則1.目的為加強公司印章刻制的管理，規(guī)范印章刻制流程，確保印章的合法性、安全性和有效性，保障公司的正常運營和合法權益，特制定本辦法。2.依據本辦法依據國家相關法律法規(guī)以及公司實際情況制定。3.指導思想秉持公司“創(chuàng)新、高效、品質、共贏”的企業(yè)文化，以提升公司管理效率和風險防控能力為目標，在印章刻制管理中體現公司經營理念，注重扁平化管理，實現社會效益與經濟效益的統一。二、適用范圍本辦法適用于制造公司全體員工以及涉及印章刻制相關業(yè)務的客戶。三、組織架構與職責分工1.行政部門-作為印章刻制管理的牽頭部門，負責制定和完善印章刻制管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行。-受理公司內部各部門的印章刻制申請，對申請的必要性、合規(guī)性進行初審。-負責與公安機關指定的刻章單位進行聯系，辦理印章刻制的具體事宜。-負責新刻印章的驗收、登記、發(fā)放和存檔工作。2.法務部門-對印章刻制申請進行法律合規(guī)性審查，確保擬刻制印章的內容、形式等符合法律法規(guī)要求。-參與處理因印章刻制引發(fā)的法律糾紛，提供法律支持和建議。3.財務部門-負責審核印章刻制的費用預算，并按照公司財務制度進行費用報銷。4.各部門-根據工作需要，提出印章刻制申請，并詳細說明申請理由、印章用途等相關信息。-負責本部門所使用印章的日常保管和使用，嚴格遵守公司印章使用規(guī)定。四、管理內容與流程1.印章刻制申請-公司內部各部門因工作需要刻制印章時，應填寫《印章刻制申請表》，詳細注明申請部門、印章名稱、印章類型（如行政章、合同章、財務章等）、用途、規(guī)格、材質等信息，并由部門負責人簽字確認。-涉及對外業(yè)務合作或客戶要求刻制特定印章的，業(yè)務部門應在申請表中說明合作背景、客戶需求等情況，并附上相關合作協議或客戶函件等資料。2.申請審核-行政部門收到《印章刻制申請表》后，首先對申請的完整性和必要性進行初審。審核內容包括申請表填寫是否規(guī)范、印章用途是否明確合理等。如初審不通過，行政部門應及時通知申請部門補充或修改相關信息。-初審通過后，行政部門將申請表轉交給法務部門進行法律合規(guī)性審查。法務部門主要審查擬刻制印章的名稱、內容是否符合法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范以及公司內部規(guī)定，是否存在侵權或其他法律風險。-對于涉及重大事項或金額較大的印章刻制申請，行政部門應組織相關部門進行聯合評審，必要時提交公司管理層審批。3.選擇刻章單位-行政部門應選擇公安機關指定的具有合法資質的刻章單位進行印章刻制。在選擇刻章單位時，應綜合考慮其信譽、價格、服務質量等因素，確保印章刻制的質量和安全性。-行政部門與選定的刻章單位簽訂《印章刻制服務合同》，明確雙方的權利義務、刻制要求、交付時間、費用標準等內容。合同應符合法律法規(guī)要求，并報法務部門審核備案。4.印章刻制過程監(jiān)督-行政部門應與刻章單位保持密切溝通，及時了解印章刻制進度，確保按照合同約定的時間和質量要求完成刻制任務。-在印章刻制過程中，如發(fā)現刻章單位存在違規(guī)操作或質量問題，行政部門應及時要求其整改，確保印章刻制符合要求。5.印章驗收-印章刻制完成后，行政部門應按照合同要求和相關標準對印章進行驗收。驗收內容包括印章的規(guī)格、材質、字體、圖案、印文等是否與申請內容一致，印章的質量是否符合要求等。-驗收合格后，行政部門應要求刻章單位提供印章的印模，并填寫《印章驗收登記表》，由驗收人員簽字確認。6.印章登記與發(fā)放-行政部門對驗收合格的印章進行登記，建立《印章管理臺賬》，詳細記錄印章的名稱、類型、編號、刻制時間、刻章單位、保管部門等信息。-行政部門根據申請部門的需求，將印章發(fā)放給相關部門，并要求接收人在《印章發(fā)放登記表》上簽字確認。同時，向接收人說明印章的使用規(guī)定和注意事項。7.印章存檔-行政部門將印章刻制申請資料、《印章刻制服務合同》、印模、驗收登記表、發(fā)放登記表等相關文件進行整理歸檔，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。五、權利與義務1.員工權利-員工有權對公司印章刻制管理工作提出意見和建議，以促進管理工作的改進和完善。-員工在工作需要時，有權按照規(guī)定流程申請刻制印章，以保障工作的正常開展。2.員工義務-員工應嚴格遵守本辦法的規(guī)定，如實填寫印章刻制申請信息，不得虛報、瞞報相關情況。-員工在使用印章過程中，應嚴格按照公司印章使用規(guī)定進行操作，確保印章使用的合法性、安全性和規(guī)范性。3.客戶權利-客戶有權要求公司按照法律法規(guī)和雙方約定，為其刻制符合要求的印章。-客戶對印章刻制過程和質量有知情權和監(jiān)督權，有權要求公司提供相關信息和解釋。4.客戶義務-客戶應向公司提供真實、準確的印章刻制需求信息，協助公司完成印章刻制工作。-客戶應遵守公司關于印章刻制的相關規(guī)定和流程，不得提出不合理或違法違規(guī)的要求。六、監(jiān)督與考核機制1.監(jiān)督機制-行政部門定期對印章刻制管理工作進行自查，檢查印章刻制申請、審核、刻制、驗收、登記、發(fā)放等環(huán)節(jié)是否符合本辦法的規(guī)定，發(fā)現問題及時整改。-公司內部審計部門不定期對印章刻制管理工作進行審計監(jiān)督，重點檢查制度執(zhí)行情況、費用支出合理性、印章使用合規(guī)性等方面，對發(fā)現的違規(guī)行為提出審計意見和建議。-員工和客戶有權對印章刻制管理工作中的違規(guī)行為進行舉報，公司應及時受理并調查處理。2.考核機制-將印章刻制管理工作納入各部門績效考核體系，對在印章刻制管理工作中表現突出的部門和個人，給予適當的獎勵，如績效加分、表彰等。-對違反本辦法規(guī)定的部門和個人，視情節(jié)輕重給予相應的處罰。處罰措施包括但不限于績效扣分、警告、罰款、辭退等。對于因違規(guī)行為給公司造成經濟損失或法律風險的，相關責任人應承擔相應的賠償責任。七、附則1.本辦法自發(fā)布之日起生效實施，如有未盡事宜，由行政部門負責解釋和修訂。2.本辦法應與公司其他相關管理