辦公室文檔歸檔管理制度規(guī)范1總則1.1目的為規(guī)范辦公室文檔管理，保障文檔的真實(shí)性、完整性和安全性，提高文檔利用效率，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及企業(yè)管理要求，制定本制度。1.2依據(jù)本制度依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《企業(yè)檔案管理規(guī)定》及公司《內(nèi)部管理手冊(cè)》制定。1.3適用范圍本制度適用于公司辦公室及所屬各部門(mén)的紙質(zhì)文檔、電子文檔（含音頻、視頻、圖片等）的歸檔管理。1.4基本原則真實(shí)性：文檔內(nèi)容必須真實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)際情況；完整性：文檔收集應(yīng)覆蓋公司運(yùn)營(yíng)的全流程，不得遺漏關(guān)鍵信息；分類(lèi)管理：根據(jù)文檔性質(zhì)、用途進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)，便于檢索和利用；安全保密：嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保涉密文檔不泄露。2歸檔范圍文檔歸檔范圍分為五大類(lèi)，具體如下：2.1行政類(lèi)文檔公司規(guī)章制度、管理辦法、通知公告；會(huì)議記錄（含股東會(huì)、董事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)等）、會(huì)議紀(jì)要；公章使用登記、證照（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書(shū)等）復(fù)印件；行政后勤資料（如物業(yè)合同、辦公設(shè)備采購(gòu)記錄）。2.2業(yè)務(wù)類(lèi)文檔項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告；合同協(xié)議（含銷(xiāo)售合同、采購(gòu)合同、服務(wù)合同等）；客戶資料（客戶基本信息、合作記錄、反饋意見(jiàn)）；業(yè)務(wù)報(bào)表（如銷(xiāo)售報(bào)表、業(yè)績(jī)統(tǒng)計(jì)報(bào)表）。2.3人事類(lèi)文檔員工檔案（簡(jiǎn)歷、勞動(dòng)合同、社保記錄）；招聘資料（job描述、面試記錄、錄用通知）；培訓(xùn)記錄（培訓(xùn)計(jì)劃、簽到表、考核結(jié)果）；員工獎(jiǎng)懲文件（表?yè)P(yáng)信、處分通知）。2.4財(cái)務(wù)類(lèi)文檔會(huì)計(jì)憑證（原始憑證、記賬憑證）；財(cái)務(wù)報(bào)表（資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表）；稅務(wù)資料（納稅申報(bào)表、完稅證明、稅務(wù)審計(jì)報(bào)告）；費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單據(jù)（差旅費(fèi)、辦公費(fèi)等報(bào)銷(xiāo)憑證）。2.5其他類(lèi)文檔公司榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)牌、錦旗；審計(jì)報(bào)告、評(píng)估報(bào)告；對(duì)外宣傳資料（如企業(yè)簡(jiǎn)介、產(chǎn)品手冊(cè)）；其他具有保存價(jià)值的文檔（如信訪件、法律文書(shū)）。3歸檔流程3.1收集責(zé)任分工：各部門(mén)指定專人（文檔管理員）負(fù)責(zé)本部門(mén)文檔的日常收集；收集時(shí)間：每月25日至月末，收集本月產(chǎn)生的文檔；項(xiàng)目結(jié)束后10日內(nèi)，收集項(xiàng)目全流程文檔；收集要求：確保文檔齊全，無(wú)遺漏；電子文檔與紙質(zhì)文檔一一對(duì)應(yīng)。3.2整理分類(lèi)：按照本制度第2章的歸檔范圍進(jìn)行分類(lèi)；排序：同一類(lèi)別內(nèi)按時(shí)間順序排序；編號(hào)：采用“類(lèi)別代碼-年度-流水號(hào)”的編碼規(guī)則（如行政類(lèi)2023年第5份文檔編號(hào)為XZ-____）；去重：刪除重復(fù)文檔，保留原始版本。3.3鑒定鑒定主體：由檔案管理部門(mén)（辦公室）牽頭，組織各部門(mén)負(fù)責(zé)人、專業(yè)人員組成鑒定小組；鑒定內(nèi)容：判斷文檔的保存價(jià)值，確定保存期限（永久、長(zhǎng)期（10-30年）、短期（1-10年））；鑒定結(jié)果：對(duì)無(wú)保存價(jià)值的文檔，填寫(xiě)《文檔銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后銷(xiāo)毀（銷(xiāo)毀流程見(jiàn)第4.4.3條）。3.4立卷裝訂：紙質(zhì)文檔采用左側(cè)裝訂，保持頁(yè)面整潔；卷內(nèi)目錄：填寫(xiě)卷內(nèi)文檔的名稱、編號(hào)、日期、頁(yè)數(shù)等信息；備考表：注明卷內(nèi)文檔的整理人、審核人、日期及其他說(shuō)明事項(xiàng)。3.5歸檔移交時(shí)間：每月5日前，各部門(mén)將上月整理好的文檔移交至檔案管理部門(mén)；移交手續(xù)：填寫(xiě)《文檔移交清單》（含文檔名稱、編號(hào)、數(shù)量、移交人、接收人），雙方簽字確認(rèn)；電子歸檔：電子文檔同步移交，存儲(chǔ)至公司指定的檔案管理系統(tǒng)，標(biāo)注與紙質(zhì)文檔一致的編號(hào)。4管理要求4.1存放管理檔案柜要求：使用防火、防潮、防蟲(chóng)的金屬檔案柜；存放環(huán)境：檔案室內(nèi)溫度保持在18-25℃，濕度保持在40%-60%；遠(yuǎn)離火源、水源、腐蝕性物品；擺放規(guī)則：檔案盒按類(lèi)別、年度順序排列，標(biāo)識(shí)面向外；高層放置不常用文檔，低層放置常用文檔。4.2標(biāo)識(shí)管理檔案盒標(biāo)簽：標(biāo)注文檔類(lèi)別、年度、編號(hào)、保管期限（如“XZ-____行政類(lèi)短期”）；檔案柜標(biāo)識(shí)：在檔案柜外側(cè)標(biāo)注柜內(nèi)文檔的類(lèi)別、年度范圍（如“____年行政類(lèi)文檔”）；電子文檔標(biāo)識(shí)：在檔案管理系統(tǒng)中添加標(biāo)簽，包括類(lèi)別、年度、編號(hào)、關(guān)鍵詞。4.3電子文檔管理存儲(chǔ)方式：電子文檔存儲(chǔ)至公司專用服務(wù)器，同時(shí)進(jìn)行異地備份（如云存儲(chǔ)）；格式要求：采用PDF/A（長(zhǎng)期保存格式）、DOCX、XLSX等通用格式；版本控制：同一文檔的不同版本標(biāo)注“V1.0”“V2.0”等版本號(hào)，保留最新版本及重要修改版本；加密措施：涉密電子文檔采用AES-256加密，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限。4.4安全管理權(quán)限設(shè)置：檔案管理系統(tǒng)設(shè)置三級(jí)權(quán)限（管理員、部門(mén)負(fù)責(zé)人、普通員工），管理員擁有最高權(quán)限；保密制度：涉密文檔標(biāo)注“絕密”“機(jī)密”“秘密”密級(jí)，僅限相關(guān)人員查閱；定期檢查：每月檢查檔案存放環(huán)境，每季度檢查電子文檔備份情況，每年進(jìn)行一次全面安全審計(jì)。5借閱與利用5.1借閱權(quán)限內(nèi)部員工：可借閱本部門(mén)及與工作相關(guān)的文檔；部門(mén)負(fù)責(zé)人：可借閱本部門(mén)及關(guān)聯(lián)部門(mén)的文檔；公司領(lǐng)導(dǎo)：可借閱所有文檔（涉密文檔需經(jīng)董事長(zhǎng)審批）；外部人員：需持單位介紹信，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，可借閱非涉密文檔。5.2借閱流程1.申請(qǐng)：借閱人填寫(xiě)《文檔借閱申請(qǐng)表》（含文檔名稱、編號(hào)、用途、期限）；2.審批：普通員工由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批；部門(mén)負(fù)責(zé)人由分管領(lǐng)導(dǎo)審批；外部人員由分管領(lǐng)導(dǎo)審批；3.登記：檔案管理員核對(duì)申請(qǐng)表信息，登記《文檔借閱登記本》（含借閱人、文檔信息、借閱日期、歸還日期）；4.借閱：檔案管理員將文檔交予借閱人，確認(rèn)文檔完整性。5.3借閱期限與歸還一般期限：普通文檔借閱期限不超過(guò)7天；特殊文檔（如項(xiàng)目資料）可延長(zhǎng)至15天；延期手續(xù)：需延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)在到期前1天提出申請(qǐng)，經(jīng)原審批人同意后辦理延期；歸還要求：借閱人應(yīng)按時(shí)歸還文檔，檔案管理員檢查文檔完整性（如無(wú)缺頁(yè)、損壞），確認(rèn)后在《文檔借閱登記本》上簽字。5.4利用限制復(fù)制限制：涉密文檔不得復(fù)制；非涉密文檔復(fù)制需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人同意，填寫(xiě)《文檔復(fù)制申請(qǐng)表》；摘抄限制：摘抄文檔內(nèi)容需注明來(lái)源，不得篡改原文；對(duì)外提供：對(duì)外提供文檔需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，填寫(xiě)《文檔對(duì)外提供申請(qǐng)表》。6責(zé)任與考核6.1責(zé)任分工各部門(mén)：負(fù)責(zé)本部門(mén)文檔的收集、整理、移交；確保文檔真實(shí)性、完整性；檔案管理部門(mén)：負(fù)責(zé)文檔的保管、利用、安全管理；定期檢查文檔管理情況；員工：遵守文檔管理制度，妥善保管借閱的文檔；不得擅自復(fù)制、泄露文檔內(nèi)容。6.2考核內(nèi)容歸檔及時(shí)性：檢查各部門(mén)是否按時(shí)移交文檔；歸檔完整性：檢查文檔是否齊全，無(wú)遺漏；制度執(zhí)行情況：檢查是否遵守借閱、復(fù)制、保密等規(guī)定；安全管理情況：檢查文檔存放環(huán)境、電子文檔備份、權(quán)限設(shè)置等是否符合要求。6.3獎(jiǎng)懲措施表彰：對(duì)文檔管理工作優(yōu)秀的部門(mén)和個(gè)人，給予通報(bào)表?yè)P(yáng)、獎(jiǎng)金獎(jiǎng)勵(lì)；處罰：對(duì)未按時(shí)歸檔、文檔丟失、泄露秘密的部門(mén)和個(gè)人，給予通報(bào)批評(píng)、扣減績(jī)效、降薪等處罰；情節(jié)嚴(yán)重的，追究法律責(zé)任。7附則解釋權(quán)：本制度由辦公室負(fù)責(zé)解釋；修訂權(quán)：本制度如需修訂，由辦