招商會標準物資采購清單一、場地布置類：構(gòu)建視覺與空間的品牌矩陣場地布置是招商會的“第一印象載體”，需兼顧品牌調(diào)性、功能需求、空間動線三大原則，核心目標是強化參會者對項目的認知記憶。（一）舞臺與背景系統(tǒng)1.桁架/鋁架用途：支撐主背景板、側(cè)背景板及燈光設(shè)備，構(gòu)成舞臺核心視覺框架。規(guī)格要求：需符合GB____《建筑結(jié)構(gòu)荷載規(guī)范》，根據(jù)場地尺寸定制（如常見的10m×4m主舞臺桁架）；材質(zhì)優(yōu)先選擇鋁合金，輕便且承重性強。注意事項：提前3天完成搭建調(diào)試，確保穩(wěn)定性；與背景板畫面銜接處需做封邊處理，避免漏光或尖銳邊角。2.主背景板用途：展示招商會主題、企業(yè)LOGO及核心slogan，是視覺焦點。規(guī)格要求：尺寸與舞臺桁架匹配（如10m×3m）；畫面采用高精度噴繪（分辨率≥300DPI），材質(zhì)選擇PP背膠或燈布（燈光充足場景選PP背膠，需打光場景選燈布）。注意事項：畫面內(nèi)容需包含“主題、時間、地點、主辦方”四大核心信息，避免過于花哨；提前1天確認畫面無誤，避免印刷錯誤。3.側(cè)背景/簽到背景板用途：補充主背景信息（如項目亮點、合作案例），或作為簽到留影場景。規(guī)格要求：尺寸根據(jù)場地留白調(diào)整（如側(cè)背景為4m×3m，簽到背景為3m×2.5m）；材質(zhì)與主背景一致，保持視覺統(tǒng)一。（二）簽到區(qū)物料1.簽到桌用途：放置簽到表、參會證件、資料袋等物資，是參會者進入會場的第一接觸點。規(guī)格要求：選擇與場地風格匹配的桌子（如商務(wù)風選深色實木桌，科技風選金屬框架桌）；長度根據(jù)參會人數(shù)調(diào)整（每100人需1.8m長桌）。注意事項：桌面需鋪設(shè)桌布（建議選擇與品牌主色一致的綢緞或亞麻材質(zhì)），避免劃痕或污漬；預(yù)留足夠空間放置電子簽到設(shè)備（如二維碼簽到機）。2.簽到表與筆用途：記錄參會者信息（姓名、公司、職位、聯(lián)系方式），用于后續(xù)跟進。規(guī)格要求：簽到表采用A4銅版紙印刷（雙面覆膜防濕），內(nèi)容包含“序號、姓名、公司名稱、職位、聯(lián)系電話、簽到時間”；筆選擇中性筆（黑色，筆身印企業(yè)LOGO），每桌配備10-15支。注意事項：提前測試電子簽到系統(tǒng)與紙質(zhì)簽到表的兼容性（如同步導(dǎo)出數(shù)據(jù)）；備足筆芯，避免斷墨。（三）座位區(qū)物料1.會議椅用途：保障參會者長時間坐姿舒適，提升注意力。規(guī)格要求：選擇帶靠背的布藝或皮質(zhì)椅（座面高度45cm左右，靠背高度≥80cm）；顏色與場地主色調(diào)協(xié)調(diào)（如商務(wù)會選深灰/黑色，文創(chuàng)會選米白/淺藍）。注意事項：提前檢查椅子穩(wěn)定性（避免搖晃）；每排椅子間距保持≥60cm，預(yù)留通道空間。2.桌牌/席位卡用途：引導(dǎo)嘉賓及重要參會者就座，體現(xiàn)重視。規(guī)格要求：采用亞克力或紙質(zhì)材質(zhì)（亞克力更顯質(zhì)感）；尺寸為10cm×6cm左右，內(nèi)容包含“姓名、公司、職位”（嘉賓桌牌需加印“嘉賓”標識）。注意事項：提前1天確認席位安排，避免姓名或職位錯誤；桌牌放置在座位正前方（與杯子對齊）。（四）氛圍裝飾1.氣球/花材用途：營造輕松或熱烈的氛圍（如開場前用氣球烘托喜慶，簽約區(qū)用鮮花提升儀式感）。規(guī)格要求：氣球選擇乳膠氣球（顏色與品牌主色一致，避免過度鮮艷）；花材選擇鮮切花（如玫瑰、百合）或仿真花（如繡球、尤加利葉），根據(jù)預(yù)算調(diào)整。注意事項：氣球需提前2小時充氣（避免提前太久漏氣）；鮮花需提前1天采購，保持新鮮度（可插在花瓶或花盒中）。2.地毯用途：劃分功能區(qū)域（如舞臺區(qū)、簽到區(qū)），提升空間層次感。規(guī)格要求：選擇短毛地毯（易清潔，避免絆倒）；顏色與場地主色調(diào)協(xié)調(diào)（如商務(wù)會選深灰，科技會選淺灰）。注意事項：地毯邊緣需用膠帶固定（避免翹邊）；提前清理場地地面（避免地毯下有雜物凸起）。二、會議設(shè)備類：確保流程順暢的技術(shù)支撐會議設(shè)備是招商會的“隱形backbone”，需覆蓋音頻、視頻、互動三大核心需求，確保發(fā)言、展示、溝通無阻礙。（一）音頻設(shè)備1.主音箱與低音炮用途：傳遞發(fā)言者聲音（如主持人、嘉賓、宣講人），覆蓋全場參會者。規(guī)格要求：根據(jù)場地面積選擇（如500㎡會場需2只15寸主音箱+1只18寸低音炮）；功率≥300W/只，確保聲音清晰無雜音。注意事項：提前1天完成試音（測試麥克風與音箱的兼容性）；備足音箱線（長度≥10m），避免線路不夠。2.無線麥克風用途：方便發(fā)言者移動（如主持人串場、嘉賓分享）。規(guī)格要求：選擇U段無線麥克風（抗干擾性強）；配備手持麥（2-3只）、領(lǐng)夾麥（1-2只，用于宣講人）、頭戴麥（1只，用于主持人）。注意事項：提前測試麥克風信號（避免死角）；每只麥克風備2節(jié)電池（堿性電池，避免漏液）；設(shè)置專人負責麥克風管理（如及時更換電池、回收麥克風）。3.調(diào)音臺與效果器用途：調(diào)節(jié)音頻信號（如音量、均衡、混響），確保聲音質(zhì)感。規(guī)格要求：選擇8路以上調(diào)音臺（滿足多個麥克風同時使用）；效果器選擇數(shù)字效果器（操作便捷，效果豐富）。注意事項：安排專業(yè)音響師負責調(diào)試（避免非專業(yè)人員誤操作）；提前設(shè)置好默認參數(shù)（如演講模式、音樂模式）。（二）視頻設(shè)備1.投影儀與幕布用途：展示PPT、視頻等內(nèi)容（如項目宣講、案例分享）。規(guī)格要求：投影儀選擇亮度≥5000流明（避免強光下畫面模糊）；分辨率≥1080P（支持4K更好）；幕布選擇電動幕布（尺寸與投影儀匹配，如120寸16:9幕布）。注意事項：提前測試投影儀與電腦的兼容性（如接口類型：HDMI、VGA）；幕布安裝位置需正對參會者（避免反光）；備足投影儀燈泡（1只，避免中途損壞）。2.LED顯示屏用途：替代幕布，展示更清晰、動態(tài)的內(nèi)容（如大型招商會常用）。規(guī)格要求：像素間距≤P3（室內(nèi)場景）；亮度≥800cd/㎡（避免反光）；尺寸根據(jù)場地調(diào)整（如10m×5m）。注意事項：提前確認LED屏的控制軟件（如是否支持PPT、視頻同步播放）；測試屏幕拼接處（避免漏光或錯位）。3.攝影攝像設(shè)備用途：記錄招商會全程（如后續(xù)宣傳、復(fù)盤）。規(guī)格要求：攝像機選擇專業(yè)級攝像機（如索尼PXW-Z150）；相機選擇全畫幅單反（如佳能EOSR5）；配備三腳架（穩(wěn)定拍攝）、麥克風（外接錄音，提升音質(zhì)）。注意事項：安排專業(yè)攝影師/攝像師（避免畫面模糊、角度偏差）；提前確認拍攝重點（如開場、宣講、簽約、合影）。（三）辦公設(shè)備1.電腦與打印機用途：播放PPT、打印臨時資料（如簽到表、合同）。規(guī)格要求：電腦選擇筆記本電腦（配置≥i5處理器、8G內(nèi)存、256G固態(tài)硬盤）；打印機選擇激光打印機（打印速度快，質(zhì)量高）。注意事項：提前安裝所需軟件（如PPT、PDF閱讀器）；備足打印紙（A4，500張/箱）、墨盒（1套）。2.對講機用途：工作人員之間溝通（如現(xiàn)場調(diào)度、處理突發(fā)情況）。規(guī)格要求：選擇數(shù)字對講機（信號穩(wěn)定，抗干擾性強）；電池容量≥2000mAh（確保全天使用）。注意事項：提前測試對講機信號（覆蓋會場及周邊區(qū)域）；設(shè)置統(tǒng)一頻道（如1頻道為總調(diào)度，2頻道為場地組，3頻道為設(shè)備組）。三、宣傳物料類：強化品牌與項目認知的核心載體宣傳物料是招商會的“信息傳遞橋梁”，需精準傳遞項目價值、突出合作優(yōu)勢，讓參會者快速理解并記住核心信息。（一）招商手冊1.用途：詳細介紹項目背景、產(chǎn)品優(yōu)勢、合作模式、政策支持等內(nèi)容，是參會者會后回顧的重要資料。2.規(guī)格要求：尺寸為A4或16開（便于攜帶）；頁數(shù)為16-32頁（避免過厚導(dǎo)致閱讀疲勞）；材質(zhì)選擇銅版紙（封面覆膜，提升質(zhì)感）。3.注意事項：內(nèi)容需邏輯清晰（如“項目簡介→市場前景→產(chǎn)品優(yōu)勢→合作模式→政策支持→聯(lián)系方式”）；重點信息用加粗、色塊突出（如“加盟費用”“返點政策”）；提前1周完成校對（避免錯別字或數(shù)據(jù)錯誤）。（二）海報與展架1.用途：在會場內(nèi)外展示招商會主題、項目亮點、合作案例等內(nèi)容，吸引參會者關(guān)注。2.規(guī)格要求：海報尺寸為80cm×120cm（豎式）；展架選擇X展架或易拉寶（高度≥1.8m，便于觀看）；畫面采用高精度噴繪（分辨率≥300DPI）。3.注意事項：海報內(nèi)容需簡潔（如“主題+核心賣點+報名方式”）；展架放置在會場入口、簽到處、走廊等流量大的位置；提前1天確認展架穩(wěn)定性（避免傾倒）。（三）邀請函1.用途：邀請嘉賓及目標客戶參會，體現(xiàn)重視。2.規(guī)格要求：尺寸為18cm×25cm（豎式）；材質(zhì)選擇特種紙（如珠光紙、絨面紙）；內(nèi)容包含“邀請語、招商會主題、時間、地點、聯(lián)系人、聯(lián)系方式”。3.注意事項：嘉賓邀請函需手寫姓名（或燙金）；提前2周發(fā)出（避免參會者時間沖突）；附電子邀請函（如H5，便于轉(zhuǎn)發(fā)）。（四）品牌物料1.用途：強化品牌記憶（如參會者帶走后，持續(xù)宣傳）。2.規(guī)格要求：選擇實用且有品牌標識的物品（如筆記本、筆、U盤、環(huán)保袋）；筆記本尺寸為A5（便于攜帶）；筆身印企業(yè)LOGO（中性筆，黑色）；U盤容量≥16G（預(yù)裝項目資料）。3.注意事項：品牌物料需與招商會主題關(guān)聯(lián)（如科技項目選金屬U盤，文創(chuàng)項目選帆布環(huán)保袋）；提前1周完成定制（避免延遲到貨）。四、嘉賓及參會者物資：提升體驗感的細節(jié)關(guān)懷嘉賓及參會者是招商會的“核心受眾”，其體驗感直接影響合作意愿。需通過個性化、實用化的物資，傳遞企業(yè)的用心。（一）嘉賓物資1.嘉賓禮品用途：感謝嘉賓出席（如行業(yè)專家、合作伙伴），提升其對企業(yè)的好感。規(guī)格要求：選擇實用且有紀念意義的物品（如定制茶具、高端紅酒、智能設(shè)備）；價值根據(jù)嘉賓級別調(diào)整（如核心嘉賓選價值____元的禮品，普通嘉賓選____元的禮品）。注意事項：禮品需印企業(yè)LOGO（如茶具上刻LOGO，紅酒標簽印企業(yè)名稱）；提前確認嘉賓禁忌（如宗教、dietary限制）。2.嘉賓資料袋用途：放置嘉賓所需資料（如招商手冊、演講稿、行程表）。規(guī)格要求：選擇質(zhì)感好的袋子（如皮質(zhì)袋、帆布袋）；尺寸為30cm×40cm（能裝下A4資料）；印企業(yè)LOGO（如袋身印LOGO，袋內(nèi)放企業(yè)宣傳冊）。注意事項：提前將資料裝入袋中（如行程表、演講稿需提前打?。患钨e簽到時由專人發(fā)放（避免遺漏）。（二）參會者物資1.參會證件用途：區(qū)分參會者身份（如嘉賓、參會者、工作人員），便于管理。規(guī)格要求：采用亞克力或紙質(zhì)材質(zhì)（亞克力更顯質(zhì)感）；尺寸為8cm×12cm（帶掛繩）；內(nèi)容包含“姓名、公司、職位、身份標識（如“嘉賓”“參會者”）、企業(yè)LOGO”。注意事項：提前1天完成制作（避免姓名或身份錯誤）；掛繩選擇與品牌主色一致的顏色（如紅色、藍色）。2.資料袋用途：放置參會者所需資料（如招商手冊、品牌物料、茶歇券）。規(guī)格要求：選擇環(huán)保袋（如帆布袋、牛皮紙袋）；尺寸為30cm×40cm（能裝下A4資料）；印企業(yè)LOGO（如袋身印LOGO，袋內(nèi)放企業(yè)宣傳冊）。注意事項：提前將資料裝入袋中（如茶歇券需提前放入）；參會者簽到時發(fā)放（避免遺漏）。3.茶歇物資用途：提供參會者休息時的飲食（如上午茶、下午茶），提升體驗感。規(guī)格要求：選擇輕食（如糕點、水果、飲料）；糕點選擇小份裝（如馬卡龍、曲奇、蛋糕卷）；水果選擇易剝、無核的（如香蕉、橘子、草莓）；飲料選擇瓶裝水、咖啡、茶（熱/冷都有）。注意事項：根據(jù)參會者dietary需求準備（如素食、無糖、gluten-free選項）；提前1小時擺放（避免食物變涼或變質(zhì)）；安排專人負責補充物資（如飲料喝完及時添加）。五、后勤保障類：支撐會議運行的基礎(chǔ)體系后勤保障是招商會的“幕后英雄”，需覆蓋工作人員、餐飲、交通等方面，確保會議順利進行。（一）工作人員物資1.工作證用途：區(qū)分工作人員身份（如場地組、設(shè)備組、接待組），便于管理。規(guī)格要求：采用紙質(zhì)材質(zhì)（帶掛繩）；尺寸為8cm×12cm；內(nèi)容包含“姓名、部門、職位、企業(yè)LOGO”。注意事項：提前1天發(fā)放（避免會議當天混亂）；掛繩選擇與參會者證件不同的顏色（如工作人員用黃色，參會者用藍色）。2.工作餐用途：保障工作人員體力（如早餐、午餐、晚餐）。規(guī)格要求：選擇快餐（如盒飯、簡餐）；內(nèi)容包含主食（如米飯、面條）、菜（如兩葷一素）、湯（如紫菜蛋湯）；根據(jù)工作人員dietary需求調(diào)整（如素食、清真）。注意事項：提前確認工作人員數(shù)量（避免少訂或多訂）；會議當天提前1小時送達（避免工作人員餓肚子）。（二）餐飲物資1.午餐/晚餐用途：提供參會者正餐（如招商會持續(xù)1天以上）。規(guī)格要求：選擇自助餐或桌餐（根據(jù)參會人數(shù)調(diào)整，如100人以下選桌餐，100人以上選自助餐）；菜品選擇符合大眾口味（如川菜、粵菜、湘菜）；根據(jù)參會者dietary需求調(diào)整（如素食、清真）。注意事項：提前確認餐飲供應(yīng)商（選擇有資質(zhì)、口碑好的商家）；會議當天提前30分鐘準備好（避免參會者等待）。2.飲用水用途：提供參會者日常飲水（如會場內(nèi)、簽到處）。規(guī)格要求：選擇瓶裝水（500ml）；瓶身印企業(yè)LOGO（如“XX企業(yè)招商會專用”）。注意事項：提前1天送達（避免會議當天缺貨）；每桌放置2-3瓶（根據(jù)參會人數(shù)調(diào)整）；安排專人負責補充（如喝完及時添加）。（三）交通物資1.嘉賓接送車用途：接送嘉賓（如機場、酒店到會場）。規(guī)格要求：選擇商務(wù)車（如奔馳V級、別克GL8）；根據(jù)嘉賓數(shù)量調(diào)整（如10位嘉賓需2-3輛商務(wù)車）。注意事項：提前確認嘉賓行程（如航班號、酒店地址）；安排專人負責接送（如舉牌迎接，幫嘉賓拿行李）。2.停車券用途：提供參會者免費停車（如會場周邊停車場）。規(guī)格要求：選擇紙質(zhì)停車券（印企業(yè)LOGO、會場地址、停車場地址）；尺寸為10cm×6cm。注意事項：提前與停車場溝通（確認停車券有效時間、范圍）；參會者簽到時發(fā)放（避免遺漏）。六、應(yīng)急物資類：防范突發(fā)情況的安全屏障應(yīng)急物資是招商會的“保險繩”，需覆蓋醫(yī)療、設(shè)備、其他等方面，確保突發(fā)情況能及時處理。（一）醫(yī)療用品1.用途：處理參會者或工作人員的minor受傷（如擦傷、扭傷、頭暈）。2.規(guī)格要求：急救箱（含創(chuàng)可貼、消毒棉、酒精棉片、紗布、繃帶、云南白藥、體溫計、藿香正氣水、風油精等）；數(shù)量根據(jù)參會人數(shù)調(diào)整（如100人需1個急救箱，200人需2個）。3.注意事項：急救箱放置在明顯易取的位置（如簽到處、會場入口）；安排專人負責管理（如懂基本急救知識的工作人員）。（二）設(shè)備備用件1.用途：應(yīng)對設(shè)備故障（如麥克風電池沒電、投影儀燈泡損壞）。2.規(guī)格要求：備足常用設(shè)備備用件（如麥克風電池、投影儀燈泡、音箱線、HDMI線、VGA線、電腦充電器）；數(shù)量根據(jù)設(shè)備數(shù)量調(diào)整（如每2只麥克風備4節(jié)電池，每1臺投影儀備1只燈泡）。3.注意事項：備用件需提前測試（確保能正常使用）；放置在設(shè)備組工作人員身邊（便于及時更換）。（三）其他應(yīng)急物品1.用途：應(yīng)對其他突發(fā)情況（如停電、下雨、溫度過高）。2.規(guī)格要求：備足手電筒（10只，應(yīng)對停電）、雨傘（50把，應(yīng)對下雨）、風扇（20臺