建筑公司工程項(xiàng)目資料管理規(guī)定

一、總則1.目的：為加強(qiáng)公司工程項(xiàng)目資料的科學(xué)管理，確保資料的完整性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性和有效性，充分發(fā)揮工程項(xiàng)目資料在工程建設(shè)、運(yùn)營維護(hù)及企業(yè)管理中的重要作用，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本規(guī)定。2.依據(jù)：本規(guī)定依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司的發(fā)展戰(zhàn)略和管理要求制定。3.原則：遵循集中管理、分類歸檔、便于查閱、安全保密的原則，保證工程項(xiàng)目資料管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和信息化。二、適用范圍本規(guī)定適用于公司全體員工在參與各類工程項(xiàng)目建設(shè)過程中涉及的所有資料管理活動(dòng)，同時(shí)也適用于與公司有業(yè)務(wù)往來的客戶對工程項(xiàng)目資料的查閱、使用等相關(guān)事宜。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.公司管理層-負(fù)責(zé)制定和批準(zhǔn)工程項(xiàng)目資料管理的方針、政策和目標(biāo)。-為資料管理工作提供必要的資源支持，包括人力、物力和財(cái)力等方面。-監(jiān)督和檢查資料管理工作的整體運(yùn)行情況，對重大問題進(jìn)行決策。2.行政主管部門-負(fù)責(zé)制定和完善工程項(xiàng)目資料管理制度，并組織實(shí)施和監(jiān)督執(zhí)行。-統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各部門之間的資料管理工作，組織資料的收集、整理、歸檔和保管。-對公司工程項(xiàng)目資料進(jìn)行定期檢查和評估，提出改進(jìn)措施和建議。-負(fù)責(zé)資料管理人員的培訓(xùn)和考核，提高其業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。3.項(xiàng)目部門-負(fù)責(zé)本項(xiàng)目資料的收集、整理和初步審核工作，確保資料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。-按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將整理好的項(xiàng)目資料移交至行政主管部門歸檔。-在項(xiàng)目實(shí)施過程中，配合行政主管部門對資料的檢查和調(diào)閱工作。4.其他部門-負(fù)責(zé)提供與本部門職責(zé)相關(guān)的工程項(xiàng)目資料，協(xié)助項(xiàng)目部門和行政主管部門完成資料的收集和整理工作。-按照規(guī)定的權(quán)限和程序，查閱和使用工程項(xiàng)目資料。四、管理內(nèi)容與流程1.資料收集-范圍：包括但不限于項(xiàng)目前期文件（如項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評價(jià)報(bào)告等）、設(shè)計(jì)文件（初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)等）、施工過程文件（施工組織設(shè)計(jì)、工程變更通知、施工日志、材料檢驗(yàn)報(bào)告等）、監(jiān)理文件（監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理月報(bào)、質(zhì)量評估報(bào)告等）、竣工驗(yàn)收文件（竣工驗(yàn)收報(bào)告、工程質(zhì)量保修書等）以及與項(xiàng)目相關(guān)的其他文件資料。-責(zé)任主體：項(xiàng)目部門負(fù)責(zé)施工過程文件的收集，設(shè)計(jì)部門負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)文件的提供，監(jiān)理單位負(fù)責(zé)監(jiān)理文件的整理和移交，其他部門根據(jù)各自職責(zé)提供相關(guān)資料。-時(shí)間要求：各項(xiàng)資料應(yīng)在其形成后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)收集完畢，并移交至項(xiàng)目部門進(jìn)行初步整理。2.資料整理-分類：按照工程項(xiàng)目的階段、專業(yè)、文件類型等進(jìn)行分類，如項(xiàng)目前期類、設(shè)計(jì)類、施工類、監(jiān)理類、驗(yàn)收類等。-編號：對每份資料進(jìn)行統(tǒng)一編號，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性，便于查詢和管理。-編目：編制資料目錄，詳細(xì)記錄資料的名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息。-裝訂：對紙張規(guī)格、數(shù)量等符合要求的資料進(jìn)行裝訂，確保資料的整齊、牢固。3.資料歸檔-移交：項(xiàng)目部門將整理好的資料移交至行政主管部門，雙方辦理交接手續(xù)，填寫資料移交清單。-存儲：行政主管部門按照分類和編號將資料存入專門的檔案庫或電子存儲系統(tǒng)，確保資料的安全存放。-備份：對重要資料進(jìn)行備份，防止因意外事件導(dǎo)致資料丟失或損壞。備份資料應(yīng)存儲在不同的物理位置。4.資料查閱與使用-申請：公司內(nèi)部員工因工作需要查閱資料，應(yīng)填寫查閱申請表，注明查閱目的、資料名稱、查閱期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和行政主管部門批準(zhǔn)后，到指定地點(diǎn)查閱。-登記：查閱人員應(yīng)在資料查閱登記表上進(jìn)行登記，記錄查閱時(shí)間、資料名稱、查閱人等信息。-使用限制：查閱人員不得擅自將資料帶出指定查閱地點(diǎn)，不得擅自復(fù)制、修改、刪除資料。如需復(fù)制，應(yīng)按照規(guī)定的程序申請并經(jīng)批準(zhǔn)?？蛻舨殚嗁Y料應(yīng)按照合同約定的權(quán)限和程序進(jìn)行，需簽訂保密協(xié)議。五、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利-有權(quán)按照規(guī)定的程序和權(quán)限查閱與工作相關(guān)的工程項(xiàng)目資料，以支持工作的順利開展。-對資料管理工作提出意見和建議，促進(jìn)資料管理工作的改進(jìn)和完善。2.員工義務(wù)-有義務(wù)按照本規(guī)定及時(shí)、準(zhǔn)確地提供與工程項(xiàng)目相關(guān)的資料，確保資料的完整性。-嚴(yán)格遵守資料查閱和使用的規(guī)定，保守公司機(jī)密，不得泄露資料中的敏感信息。3.客戶權(quán)利-有權(quán)按照合同約定查閱和使用工程項(xiàng)目資料，了解項(xiàng)目進(jìn)展情況和相關(guān)信息。4.客戶義務(wù)-遵守公司的資料管理規(guī)定，不得將資料用于合同約定以外的其他用途，不得向第三方泄露資料內(nèi)容。六、監(jiān)督與考核機(jī)制1.監(jiān)督檢查-行政主管部門定期對各部門的資料管理工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括資料的收集、整理、歸檔情況，查閱和使用記錄等。-對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)下達(dá)整改通知，要求責(zé)任部門限期整改。2.績效考核-將工程項(xiàng)目資料管理工作納入員工績效考核體系，對資料管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。-對違反本規(guī)定，導(dǎo)致資料缺失、損壞、泄露等情況的部門和個(gè)人，按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處罰。處罰措施包括警告、罰款、績效扣分等，情節(jié)嚴(yán)重的將依法追究法律責(zé)任。七、附則1.解釋權(quán)：本規(guī)定由公司行政主管部門負(fù)責(zé)解釋。2.修訂：本規(guī)定將根據(jù)國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的變化以及公司實(shí)際情況適時(shí)進(jìn)行修訂。3.生效日期：本規(guī)定自發(fā)布之日起生效實(shí)施，原相關(guān)規(guī)定同時(shí)廢止。公司全體員工和客戶應(yīng)嚴(yán)格遵守本規(guī)定，