釘釘請(qǐng)假流程優(yōu)化操作指南一、前言請(qǐng)假流程是企業(yè)考勤管理的核心環(huán)節(jié)之一，直接影響員工體驗(yàn)（如審批效率）、HR工作負(fù)荷（如數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)）及管理規(guī)范性（如合規(guī)性）。釘釘作為國(guó)內(nèi)主流的協(xié)同工具，其請(qǐng)假模塊具備自定義模板、分級(jí)審批、自動(dòng)化規(guī)則等功能，但多數(shù)企業(yè)因初始配置不合理（如節(jié)點(diǎn)冗余、字段混亂），導(dǎo)致流程效率低下（如平均審批時(shí)間超過(guò)24小時(shí)）、員工抱怨多（如重復(fù)提交材料）。本文基于釘釘功能框架，結(jié)合流程優(yōu)化方法論（BPR），提供一套可落地的請(qǐng)假流程優(yōu)化操作指南，目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)“員工提交便捷、審批邏輯清晰、數(shù)據(jù)自動(dòng)同步”的高效流程。二、優(yōu)化前準(zhǔn)備：現(xiàn)狀評(píng)估與需求調(diào)研優(yōu)化的前提是“找準(zhǔn)問(wèn)題”，避免盲目調(diào)整。需完成以下兩步：（一）現(xiàn)狀評(píng)估：用數(shù)據(jù)定位問(wèn)題通過(guò)釘釘后臺(tái)“考勤報(bào)表”“審批數(shù)據(jù)”模塊，提取以下關(guān)鍵指標(biāo)：審批時(shí)效：近3個(gè)月請(qǐng)假申請(qǐng)的平均審批時(shí)間（如超過(guò)4小時(shí)需優(yōu)化）；駁回率：近3個(gè)月請(qǐng)假申請(qǐng)的駁回比例（如超過(guò)10%需分析駁回原因，如字段填寫錯(cuò)誤、節(jié)點(diǎn)遺漏）；員工反饋：通過(guò)釘釘問(wèn)卷星或群聊收集員工對(duì)現(xiàn)有流程的抱怨（如“需要找3個(gè)人簽字太麻煩”“忘記抄送給HR導(dǎo)致考勤出錯(cuò)”）。示例：某企業(yè)銷售部門請(qǐng)假流程需“直屬領(lǐng)導(dǎo)→部門經(jīng)理→HR→行政”4個(gè)節(jié)點(diǎn)，平均審批時(shí)間為8小時(shí)，駁回率15%（主要原因是“未上傳病假證明”）。（二）需求調(diào)研：明確各角色訴求通過(guò)訪談或問(wèn)卷收集申請(qǐng)人（員工）、審批人（領(lǐng)導(dǎo)）、管理員（HR/行政）的需求：?jiǎn)T工：希望提交流程簡(jiǎn)單（如不用重復(fù)填個(gè)人信息）、進(jìn)度可見（如能實(shí)時(shí)看審批到哪一步）；審批人：希望審批依據(jù)明確（如剩余年假自動(dòng)顯示）、不用反復(fù)核對(duì)信息；HR：希望數(shù)據(jù)自動(dòng)同步（如請(qǐng)假記錄自動(dòng)更新到考勤系統(tǒng)）、減少手動(dòng)錄入。三、流程優(yōu)化設(shè)計(jì)：核心步驟與配置基于現(xiàn)狀問(wèn)題與角色需求，從模板簡(jiǎn)化、節(jié)點(diǎn)優(yōu)化、自動(dòng)化規(guī)則三方面設(shè)計(jì)優(yōu)化方案。（一）模板優(yōu)化：精簡(jiǎn)字段，標(biāo)準(zhǔn)化內(nèi)容釘釘請(qǐng)假模板默認(rèn)包含“請(qǐng)假類型、時(shí)間、原因、附件、抄送人”等字段，但部分企業(yè)會(huì)額外添加“請(qǐng)假期間工作交接人”“聯(lián)系電話”等冗余字段，增加員工填寫負(fù)擔(dān)。優(yōu)化要點(diǎn)：1.刪除冗余字段：如“聯(lián)系電話”可關(guān)聯(lián)員工檔案（釘釘“員工信息”模塊已存儲(chǔ)），無(wú)需重復(fù)填寫；2.標(biāo)準(zhǔn)化選項(xiàng)：將“請(qǐng)假類型”設(shè)置為下拉菜單（如“事假、病假、年假、婚假、產(chǎn)假”），避免員工輸入“有事”“看病”等不規(guī)范內(nèi)容；3.添加必要校驗(yàn)：如病假需強(qiáng)制上傳“醫(yī)院證明”（設(shè)置“附件”為必填項(xiàng)），年假需自動(dòng)顯示“剩余天數(shù)”（通過(guò)釘釘“考勤規(guī)則”關(guān)聯(lián)）。配置步驟：進(jìn)入釘釘“工作臺(tái)→審批→請(qǐng)假流程→編輯模板”；刪除“聯(lián)系電話”字段，將“請(qǐng)假類型”改為下拉菜單（添加“事假、病假、年假”等選項(xiàng)）；在“附件”字段設(shè)置“必填”，并備注“病假需上傳醫(yī)院證明”；關(guān)聯(lián)“剩余年假天數(shù)”：點(diǎn)擊“插入字段→考勤字段→剩余年假”，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)顯示。（二）審批節(jié)點(diǎn)優(yōu)化：分級(jí)+彈性，減少冗余多數(shù)企業(yè)的請(qǐng)假流程存在“節(jié)點(diǎn)過(guò)多”問(wèn)題（如普通員工請(qǐng)假需3-4層審批），導(dǎo)致審批效率低下。優(yōu)化需遵循“分級(jí)審批+彈性調(diào)整”原則：1.分級(jí)審批：按請(qǐng)假時(shí)長(zhǎng)/員工層級(jí)設(shè)置節(jié)點(diǎn)根據(jù)“請(qǐng)假時(shí)長(zhǎng)”或“員工崗位”劃分審批層級(jí)，避免“一刀切”。示例：?jiǎn)T工類型請(qǐng)假時(shí)長(zhǎng)審批節(jié)點(diǎn)普通員工≤1天直屬領(lǐng)導(dǎo)普通員工1-3天直屬領(lǐng)導(dǎo)→部門經(jīng)理普通員工＞3天直屬領(lǐng)導(dǎo)→部門經(jīng)理→HR部門經(jīng)理及以上任意時(shí)長(zhǎng)分管領(lǐng)導(dǎo)→HR配置步驟：進(jìn)入釘釘“請(qǐng)假流程→審批節(jié)點(diǎn)”；點(diǎn)擊“添加節(jié)點(diǎn)”，設(shè)置“條件分支”（如“請(qǐng)假時(shí)長(zhǎng)≤1天”）；為每個(gè)條件分支分配對(duì)應(yīng)的審批人（如“直屬領(lǐng)導(dǎo)”）；對(duì)于“部門經(jīng)理及以上”員工，設(shè)置“崗位條件”（如“崗位=部門經(jīng)理”），跳過(guò)“直屬領(lǐng)導(dǎo)”節(jié)點(diǎn)。2.彈性節(jié)點(diǎn)：應(yīng)對(duì)緊急情況針對(duì)“緊急請(qǐng)假”（如員工突發(fā)疾病需立即請(qǐng)假），設(shè)置“彈性審批通道”，允許跳過(guò)部分節(jié)點(diǎn)，但需事后補(bǔ)說(shuō)明。示例：緊急情況（如“病假突發(fā)”）：?jiǎn)T工可選擇“緊急請(qǐng)假”選項(xiàng)，直接提交給“部門經(jīng)理”審批（跳過(guò)“直屬領(lǐng)導(dǎo)”節(jié)點(diǎn)）；事后補(bǔ)說(shuō)明：審批通過(guò)后，系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)送“補(bǔ)填工作交接”提醒（如“請(qǐng)?jiān)?4小時(shí)內(nèi)提交工作交接記錄”）。配置步驟：在“請(qǐng)假類型”中添加“緊急病假”選項(xiàng)；設(shè)置“緊急病假”的審批節(jié)點(diǎn)為“部門經(jīng)理→HR”（跳過(guò)“直屬領(lǐng)導(dǎo)”）；添加“自動(dòng)化提醒”：審批通過(guò)后，系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)送“補(bǔ)填工作交接”的釘釘消息（通過(guò)“審批→規(guī)則設(shè)置→消息通知”配置）。（三）自動(dòng)化規(guī)則：減少人工干預(yù)，提升效率釘釘?shù)摹皩徟?guī)則”模塊可實(shí)現(xiàn)條件觸發(fā)、自動(dòng)校驗(yàn)、數(shù)據(jù)同步，大幅減少人工核對(duì)工作。以下是高頻自動(dòng)化規(guī)則設(shè)計(jì)：1.自動(dòng)校驗(yàn)：避免無(wú)效申請(qǐng)示例：年假申請(qǐng)時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)檢查“剩余年假天數(shù)”，若申請(qǐng)?zhí)鞌?shù)超過(guò)剩余天數(shù)，直接駁回并發(fā)送“剩余年假不足”的提醒（如“您剩余年假為2天，無(wú)法申請(qǐng)3天年假”）。配置步驟：進(jìn)入“審批→規(guī)則設(shè)置→添加規(guī)則”，選擇“條件判斷”（如“申請(qǐng)?zhí)鞌?shù)＞剩余年假”），設(shè)置“自動(dòng)駁回”并填寫駁回理由。2.自動(dòng)通知：減少溝通成本提交后通知：?jiǎn)T工提交請(qǐng)假申請(qǐng)后，系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)送釘釘消息給審批人（如“您有一條請(qǐng)假申請(qǐng)待審批，請(qǐng)及時(shí)處理”）；審批后通知：審批通過(guò)/駁回后，系統(tǒng)自動(dòng)通知申請(qǐng)人（如“您的請(qǐng)假申請(qǐng)已通過(guò)，請(qǐng)注意休息”）和HR（如“張三的請(qǐng)假申請(qǐng)已通過(guò)，請(qǐng)同步到考勤系統(tǒng)”）。配置步驟：進(jìn)入“審批→規(guī)則設(shè)置→消息通知”，添加“提交后通知審批人”“審批后通知申請(qǐng)人”“審批后通知HR”的規(guī)則。3.數(shù)據(jù)自動(dòng)同步：避免重復(fù)錄入示例：請(qǐng)假審批通過(guò)后，系統(tǒng)自動(dòng)將“請(qǐng)假記錄”同步到釘釘“考勤系統(tǒng)”（如“張三2024年5月10日事假1天，考勤狀態(tài)標(biāo)記為‘請(qǐng)假’”），無(wú)需HR手動(dòng)錄入。配置步驟：進(jìn)入“考勤→設(shè)置→考勤同步”，開啟“審批數(shù)據(jù)同步”（選擇“請(qǐng)假”類型）。四、實(shí)施與測(cè)試：小范圍試點(diǎn)，快速迭代優(yōu)化方案設(shè)計(jì)完成后，需通過(guò)“小范圍試點(diǎn)→收集反饋→調(diào)整優(yōu)化→全面上線”的流程確保落地效果。（一）小范圍試點(diǎn)：驗(yàn)證流程可行性選擇1-2個(gè)部門（如銷售部、研發(fā)部）進(jìn)行試點(diǎn)，試點(diǎn)周期為1-2周。試點(diǎn)期間需收集以下數(shù)據(jù)：審批時(shí)效：試點(diǎn)部門的平均審批時(shí)間（對(duì)比優(yōu)化前）；員工反饋：通過(guò)問(wèn)卷收集員工對(duì)“模板填寫便捷性”“審批進(jìn)度可見性”的評(píng)分；HR反饋：統(tǒng)計(jì)“數(shù)據(jù)同步錯(cuò)誤率”（如請(qǐng)假記錄未同步到考勤系統(tǒng)的比例）。示例：某企業(yè)銷售部試點(diǎn)后，平均審批時(shí)間從8小時(shí)縮短至2小時(shí)，員工對(duì)“模板便捷性”的評(píng)分從3.2分（滿分5分）提升至4.5分。（二）培訓(xùn)與上線：確保用戶適應(yīng)試點(diǎn)通過(guò)后，需開展分層培訓(xùn)：?jiǎn)T工培訓(xùn)：講解“新模板填寫步驟”“緊急請(qǐng)假通道”“審批進(jìn)度查詢方法”（如釘釘“工作臺(tái)→審批→我的申請(qǐng)”查看進(jìn)度）；審批人培訓(xùn)：講解“自動(dòng)校驗(yàn)規(guī)則”（如剩余年假不足的申請(qǐng)會(huì)自動(dòng)標(biāo)記）“彈性節(jié)點(diǎn)的使用場(chǎng)景”（如緊急情況可跳過(guò)直屬領(lǐng)導(dǎo)）；HR培訓(xùn)：講解“數(shù)據(jù)同步規(guī)則”（如請(qǐng)假記錄自動(dòng)同步到考勤系統(tǒng)）“異常數(shù)據(jù)處理方法”（如同步失敗的記錄如何手動(dòng)修正）。（三）上線后監(jiān)控：持續(xù)優(yōu)化上線后，需通過(guò)釘釘后臺(tái)監(jiān)控以下指標(biāo)：審批時(shí)效：每周統(tǒng)計(jì)平均審批時(shí)間，若超過(guò)目標(biāo)值（如2小時(shí)），需分析原因（如審批人未及時(shí)處理）；駁回率：每月統(tǒng)計(jì)駁回率，若超過(guò)5%，需分析駁回原因（如字段填寫錯(cuò)誤），并優(yōu)化模板（如添加“字段提示”）；員工反饋：每季度開展員工調(diào)研，收集對(duì)流程的新需求（如“希望添加‘請(qǐng)假歷史查詢’功能”）。五、常見問(wèn)題解答（一）優(yōu)化后審批時(shí)間變長(zhǎng)了怎么辦？原因：可能是新增了“自動(dòng)校驗(yàn)”步驟（如檢查剩余年假），但實(shí)際是減少了人工核對(duì)時(shí)間；或?qū)徟宋醇皶r(shí)處理。解決：統(tǒng)計(jì)“自動(dòng)校驗(yàn)”的時(shí)間（如10秒），對(duì)比之前的人工核對(duì)時(shí)間（如5分鐘），說(shuō)明效率提升；提醒審批人設(shè)置“審批提醒”（如釘釘“我的→設(shè)置→消息通知→審批提醒”開啟）。（二）員工不會(huì)用新模板怎么辦？解決：制作“新模板操作視頻”（如1分鐘講解如何填寫“請(qǐng)假類型”“上傳附件”），放在釘釘群里；設(shè)置“模板幫助”（如在模板字段旁添加“？”圖標(biāo)，點(diǎn)擊查看填寫說(shuō)明）。（三）不同部門需求不一樣怎么辦？解決：釘釘支持“多流程配置”（如銷售部用“緊急請(qǐng)假流程”，研發(fā)部用“常規(guī)請(qǐng)假流程”）。進(jìn)入“審批→請(qǐng)假流程→新建流程”，為不同