第五章公務文書寫作第一節(jié)公文概述第二節(jié)公文格式第三節(jié)常用公文文種寫作單元練習題

第一節(jié)公文概述

一、公文的含義公務文書簡稱公文。公務文書是指黨政機關、社會團體、企事業(yè)單位在管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。

二、公文的種類

根據(jù)行文方向劃分，可分為上行文、平行文、下行文三種。

(1)上行文：用于隸屬的下級機關向其上級機關的行文，如議案、報告、請示等。

(2)平行文：用于平級機關或不相隸屬的機關之間的行文，如函等。

(3)下行文：用于上級機關向所屬下級機關的行文，如命令、公告、通告、決定、通知、通報、批復、決議、公報等。

根據(jù)公文的性質、作用劃分，可以分為指揮性公文、報請性公文、知照性公文、商洽性公文和記錄性公文。

(1)指揮性公文：用于領導和指揮下級機關工作，頒布法律法規(guī)、規(guī)章制度等，具有強制性、指示性和約束性等特點，如命令、決定、批復、意見、指示性通知等屬于此類。

(2)報請性公文：用于向上級機關匯報工作和請示問題的公文，如請示、報告、議案等。另外，求批函也屬于此類。

(3)知照性公文：用于向有關對象通知、照會某些事項、情況、規(guī)定、要求等。公告、通告、通報、通知、告知函等屬于此類。

(4)商洽性公文：用于機關之間聯(lián)系和商洽工作，如函。

(5)記錄性公文：用于對實際情況的記錄而形成的公文，如紀要。

第二節(jié)公文格式

如圖5-1、圖5-2是公文通用版式。圖5-1圖5-2

圖5-1、圖5-2所示是文件式公文版式。除文件式版式外，公文還有信函式版式、命令式版式、紀要式版式，但這些版式都與文件式版式大體相同，只是某些細節(jié)不同。因此，本書著重講解公文的文件式通用版式。

公文的文件式版式可分為版頭、主體、版記三部分。

一、版頭部分

版頭部分包括的要素有份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人。如圖5-3所示。

圖5-3

(一)份號

圖5-3中“000001”處即公文的份號。公文的份號是每份公文的編號，根據(jù)印制份數(shù)編流水號。公文份號是為了掌握公文的發(fā)放方向，便于公文的保密管理。

涉密公文一定要標注份號，如果發(fā)文機關認為有必要，也可對不涉密公文標注份號。

份號是用6位阿拉伯數(shù)字頂格編排在版心左上角第一行，用黑色字體標注。

(二)密級和保密期限

圖5-3中“機密★1年”處即是公文的密級和保密期限。涉及國家秘密的公文應當標明密級和保密期限，國家秘密分為：秘密、機密和絕密三種。這三種秘密等級在保密期限上都有限制。其中秘密的保密期限不超過10年，機密的保密期限不超過20年，絕密的保密期限不超過30年。

還需特別注意的是，僅有秘密等級時，秘密等級“秘密”“機密”“絕密”兩字中間都需空一字，標成“秘密”“機密”“絕密”；如果同時還需標注保密期限，“秘密”“機密”“絕密”中間不需空一字，秘密等級和保密期限間用實心星號“★”連接，標成“秘密★3年”“機密★3年”“絕密★30年”等。

(三)緊急程度

圖5-3中“特急”處即公文的緊急程度，在密級和保密期限的下一行。緊急程度的位置還會隨著份號、密級和保密期限的缺省而上移。

緊急公文根據(jù)緊急程度可分為特急、加急兩類。特急表示要求收到文件后一天內辦理；加急表示要求收到文件后兩到三天內辦理。

(四)發(fā)文機關標志

圖5-3中“×××××文件”處即公文的發(fā)文機關標志。發(fā)文機關標志是公文版頭的核心，用套紅大字居中印在公文版頭距版心上邊緣35?mm處，字體要莊重、規(guī)范、美觀、大小適度(一般應小于上級機關的字體大小)，推薦使用小標宋體字。

發(fā)文機關標志主要有兩種形式：一是發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱后加“文件”二字；二是發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱。

聯(lián)合行文時可并用聯(lián)合發(fā)文機關名稱，主辦機關名稱排列在前，也可單獨用主辦機關名稱。

聯(lián)合上報公文一般不單獨使用主辦機關名稱。因為聯(lián)合行文上需要將所有聯(lián)署機關簽發(fā)人的姓名都標出，如果發(fā)文機關名稱只用主辦機關，這樣與簽發(fā)人的標注就不相匹配。因此，聯(lián)合上報公文的發(fā)文機關標志可如圖5-4所示。

圖5-4

(五)發(fā)文字號

圖5-3中“×××〔2012〕10號”處即是發(fā)文字號。由發(fā)文機關代字、年份和發(fā)文序號三個要素組成，如廣文院〔2013〕7號。

發(fā)文字號表示該機關在某年所發(fā)的第幾號文件，如上述的廣文院〔2013〕7號，表示廣東文理職業(yè)學院2013年所發(fā)的第7號文件。

需特別注意的是，上行文發(fā)文字號標注在發(fā)文機關標志之下兩行居左空1字。如圖5-5中“□廣文院〔2013〕7號”所示(其中，“□”代表空格)。

圖5-5

(六)簽發(fā)人

圖5-5中“簽發(fā)人：李國勝□”處即公文的簽發(fā)人。公文都有簽發(fā)人，但不一定要在公文眉首標明。一般上行文時需在眉首標明簽發(fā)人，而其他公文的簽發(fā)人往往只出現(xiàn)在該公文的原始稿中，制成正式公文時不標明。

聯(lián)合行文時有多個簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按發(fā)文機關的順序從左到右、自上而下依次均勻順排，一般每行排兩個姓名，回行時與上一行第一個簽發(fā)人姓名對齊，最后一個簽發(fā)人姓名應與發(fā)文字號處在同一行并距紅色分隔線4?mm，如圖5-4所示。

二、主體部分

主體部分位于版頭的紅色線之下，版記部分的首條分割線之上，包括公文標題、主送機關、正文、附件說明、發(fā)文機關署名、成文日期、印章、附注、附件等要素，如圖5-6、圖5-7所示。

圖5-6圖5-7

(一)公文標題

圖5-6中“×××××關于××××××的通知”處即是公文標題。公文標題由發(fā)文機關名稱、事由和文種組成，應當準確、扼要地概括公文的主要內容。如廣東文理職業(yè)學院關于2013年暑假放假的通知。其中發(fā)文機關名稱為廣東文理職業(yè)學院，事由是關于2013年暑假放假，文種是通知。

公文標題一般用2號小標宋體字，編排于紅色分隔線下空兩行的位置，分一行或多行居中排布?；匦袝r要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當；標題排列應使用梯形或菱形，不應使用上下長度一樣的長方形或上下長、中間短的沙漏形。

(二)主送機關

主送機關在公文標題下，空一行，居左頂格書寫。主送機關是指對公文予以辦理或答復的主要受理機關，應當使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關統(tǒng)稱。標注在標題下空一行，左側頂格，用3號仿宋體字標注，回行時仍頂格。最后一個主送機關名稱后標全角冒號。

(三)正文

正文是公文的主體和核心所在，用來表述公文的內容，公文首頁須顯示正文。導致公文首頁無法顯示正文的原因主要是聯(lián)合行文的機關過多、主送機關過多。對此，需要靈活處理。例如，可將主送機關在版記部分標示，在抄送機關之上，標法同抄送機關一致。

另外，公文的首個蓋章頁應當同時顯示正文、發(fā)文機關署名和印章。

(四)附件說明

附件說明是公文附件的順序號和名稱。

公文附件是正文內容的組成部分，與正文具有同等的法律效力。附件說明的標注方法是在正文下空一行居左空2字位置用3號仿宋體字標識“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。如有順序號，使用阿拉伯數(shù)字標注，附件名稱后不加標點符號，如圖5-8所示。

圖5-8

(五)發(fā)文機關署名

圖5-9中紅印所壓的發(fā)文機關名稱即是公文的發(fā)文機關署名，用發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱。特殊情況如議案、命令(令)等文種需要由機關負責人署名的，應當寫明負責的職務。

一般來說，發(fā)文機關署名在正文下空一行右下角標注，如有附件說明則在附件說明下空一行右下角標注。發(fā)文機關署名與成文日期位置關系密切。若單一發(fā)文機關行文時，發(fā)文機關署名以成文日期為準居中編排，如圖5-9所示。

圖5-9

若是聯(lián)合行文，應將各發(fā)文機關署名按發(fā)文機關順序排列在相應位置，并使各發(fā)文機關印章加蓋其上，如圖5-10所示。

圖5-10

(六)成文日期

成文日期是公文的生效時間，一般在發(fā)文機關署名的下一行，是黨政機關公文生效的重要標志。

成文日期確定的原則和標注位置有兩種：一是會議通過的決議、決定等以會議正式通過的日期為準，成文日期編排在公文標題之下，寫全年、月、日，用小括號括起來；二是經(jīng)機關負責人簽發(fā)的公文，以簽發(fā)日期為準。若是聯(lián)合行文，則以最后簽發(fā)的機關負責人簽發(fā)的日期為準。

成文日期在發(fā)文機關署名下一行的右下方右空4字編排，用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位，如圖5-11所示。

圖5-11

若是不加蓋印章的公文，在發(fā)文機關署名下一行編排成文日期，首字比發(fā)文機關署名右移2字，如圖5-12所示。

圖5-12

(七)印章

印章是公文生效的標志，是鑒定公文真?zhèn)巫钪匾囊罁?jù)之一。上行文，一定要加蓋印章。一般有特定發(fā)文機關標志的普發(fā)性公文可以不加蓋印章，紀要也可以不加蓋印章。

聯(lián)合上行文，發(fā)文機關只署名主辦機關時，可以只加蓋主辦機關印章。聯(lián)合下行文時，所有聯(lián)署機關均須加蓋印章。主辦機關印章在前，后一機關印章壓成文日期。兩印章間互不相交或相切，相距不超過3?mm，如圖5-10所示。

當聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現(xiàn)空白印章，應將各發(fā)文機關名稱(可用簡稱)排在發(fā)文日期和正文之間。主辦機關印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最后一排印章之下右空4字標注成文日期。如需加蓋五個印章時，如圖5-13所示。

圖5-13

(八)附注

附注一般用于說明公文的發(fā)放范圍、使用時需注意的事項。請示件應當在附注的位置上標注聯(lián)系人和聯(lián)系方式。

附注的標注方法為居左空2字加圓括號編排在成文日期下一行，如圖5-13“(×××××)”處即是。附注是據(jù)具體情況而設置的，可無。

三、版記部分

版記部分在公文成文日期或附注之下，由兩至三條黑色分隔線所囊括。版記的分隔線與版心等寬，首條分隔線和末條分隔線用粗線，中間的分隔線用細線。

首條分隔線位于版記中第一個要素之上，末條分隔線與公文最后一面的版心下邊緣重合。版記部分包括抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期、頁碼等要素，如圖5-14所示。

圖5-14

(一)抄送機關

在第一條黑色分隔線之下，圖5-14中“抄送”處即是公文的抄送機關。抄送機關是指除主送機關外需要執(zhí)行或者知曉公文內容的其他機關，可以是上級、平級、下級及不相隸屬機關。

(二)印發(fā)機關和印發(fā)日期

印發(fā)機關和印發(fā)日期在最后一條黑色分割線的上行。印發(fā)機關是指公文的印制主管部門，一般是各黨政機關辦公廳(室)或文秘部門。若發(fā)文機關沒有專門的辦公廳(室)，發(fā)文機關就是印發(fā)機關。

(三)頁碼

頁碼一般用4號半角宋體阿拉伯數(shù)字，編排在公文版心下邊緣的下行，數(shù)字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7

mm。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字。

公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。

公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應當連續(xù)編排。

第三節(jié)常用公文文種寫作

一、通知

(一)通知的概念通知是向特定的對象告知或傳達有關事項的文件，讓特定的對象知道或執(zhí)行的公文。

(二)通知的種類

1.發(fā)布性通知

發(fā)布性通知用于發(fā)布規(guī)章制度，是領導機關或職能部門根據(jù)實際工作需要做出的一些具體規(guī)定。如《中共中央關于印發(fā)〈中國共產(chǎn)黨紀律處分條例(試行)〉的通知》《國務院關于發(fā)布〈國家行政機關公文處理辦法〉的通知》。

2.批轉性通知

批轉性通知用于上級機關批轉下級機關的請示、報告等公文給所屬有關人員，讓他們周知或執(zhí)行。

3.轉發(fā)性通知

轉發(fā)性通知用于轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文給所屬有關人員，讓他們周知或執(zhí)行。

4.指示性通知

指示性通知用于上級機關指示下級機關如何開展工作，即上級機關針對工作中出現(xiàn)的普遍性的問題提出解決辦法，要求下級機關執(zhí)行。

需要注意的是，指示性通知對下級機關具有強制性的約束力。

5.任免性通知

任免性通知用于任免和聘用干部。

6.事務性通知

事務性通知用于處理日常工作中的事務性事件，常把有關的信息或要求用通知的形式傳達給有關機構和工作人員。

在上述六種通知中，對于高職院校畢業(yè)生來說，接觸到第五類、第六類的可能性最大，因此下面重點介紹這兩類通知的寫法。

(三)通知的一般寫法

一篇公文由眉首、主體、版記三部分構成，在介紹公文文種寫作時，很多教材都簡寫眉首和版記部分，只介紹主體部分。本書也采用這種通例。下面述及其他公文文種時也遵循此通例，不再重復說明。

通知的主體部分通常由標題、主送機關、正文、落款組成。

1.標題

《條例》中規(guī)定公文的標題由發(fā)文機關?+?事由?+?文種構成，因此，一篇通知的標題也是由這三個要素構成，如《××文理職業(yè)學院關于李茂云等同志的任免通知》。

2.主送機關

主送機關是通知的主要受理機關，在主送機關處應寫明被通知的機關、單位。被通知的單位可以是一個或幾個，也可以是所有下屬單位。

3.正文

正文一般包括通知的緣由和事項兩部分。

需要注意的是，正文結構因通知的類型不同而有所差異。

4.落款

在正文的右下方簽署發(fā)文機關名稱和成文日期。如果發(fā)文機關在標題中標明，落款時可以省去。

(四)常用通知例文

1.任免通知

任免通知正文的寫作思路大體為：因何原因，經(jīng)何部門或何會議討論研究決定：任命×××為××部門××職務；負責××工作，任期××。

2.會議通知

會議通知是事務性通知中最常用的一種。會議通知可以先交代會議召開的背景、原因、目的、依據(jù)等，然后說明召開何會議，繼而交代有關注意事項。通常使用“現(xiàn)將有關事項(要求)通知如下”來過渡，后將各要求或事項一一列出。最后以“特此通知”作結。

二、通報

(一)通報的含義

通報適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況，是黨政機關、社會團體把工作情況、經(jīng)驗教訓、典型事例以及具有典范、指導、教育、警誡意義的實踐通報發(fā)給下級單位的公文文種。

通報是下行文，使用頻率較高，具有事例的典型性、內容的知照性、效果的教育性等特點。

(二)通報的類型

1.表彰性通報

這類通報用于對單位內部的典型人物、先進事跡進行表彰，以達到推廣典型經(jīng)驗、樹立正面榜樣、弘揚優(yōu)秀品質和發(fā)揚崇高精神，以推動單位內部人員學先進、樹新風的目的。

2.批評性通報

這類通報用于對單位內部嚴重錯誤行為、不良傾向進行批評，以達到告誡有關單位和人員，使他們吸取教訓的目的。此類通報多是對重大事故或違法亂紀的錯誤行為進行批評，在行文中還會提出糾正錯誤言行和傾向的辦法和要求。

3.情況通報

這類通報用于傳達重要的情況和上級指示的精神，以達到通信息、通情況、利透明、變協(xié)調的目的。

(三)通報的寫法

通報的結構包括標題、主送機關、正文、落款四部分。

1.標題

2.主送機關

3.正文

表彰性通報一般由三部分內容構成：一是介紹被表彰單位、部門或個人的先進事跡；二是分析、評論并指出該事跡的典型意義，寫明相應的表彰方法；三是提出希望和要求，號召大家學習。

批評性通報也包括三部分內容：一是指出被批評單位、部門或個人的主要錯誤事實，交代所造成的后果；二是分析、評論并指出錯誤的實質、危害和原因，寫明相應的批評目的和處理意見；三是指出應吸取的教訓，提出相應的要求，防止類似情況發(fā)生。

情況通報一般也是由三部分內容構成：一是交代所通報事情的基本概況；二是介紹方法和經(jīng)驗，進行分析和評論；三是提出希望和要求，表明通報的

目的。

4.落款

在正文下空一行的右下角寫上發(fā)文機關署名和成文日期。發(fā)文機關署名若與發(fā)文機關標志處或公文標題處的名稱一致，可以省去發(fā)文機關署名，只標成文日期，并在成文日期上加蓋公章。

(四)通報例文

三、請示

(一)請示的概念

請示是下級機關向上級機關請求對某項工作或問題做出指示，給予審核、批準時所使用的報請性公文。請示具有針對性、超前性、單一性、呈批性等特點。

(二)請示與報告的區(qū)別

請示與報告都是上行文，在實際工作中，人們常常將報告和請示的內容混在一起。在報告中兼寫請求上級機關辦理的事情(請示)，或單純的請示也用“請示報告”的名稱，這些都是不正確的。因此，有必要對它們進行區(qū)分。

(1)行文目的不同。請示用于請求上級機關指示、批準，目的是請領導解釋政策、批準事項、幫助解決困難；而報告用于匯報、反映工作情況，目的是讓上級機關了解有關情況和動態(tài)，為決策和指導下級工作提供依據(jù)。

(2)行文時間不同。請示在事前，等上級機關明確表態(tài)后方可付諸行動；報告在事后或事中，是已做了或正在做的事情。

(3)行文側重不同。請示著重寫“請示事項”；報告重在匯報情況，不得夾帶和兼寫請示事項。

(4)收文處理不同。請示必須有批復或函復；報告不需批復或函復。

(5)主送機關不同。請示只能有一個主送機關，由該機關負責答復；報告的主送機關可以有多個。

(三)請示的寫法

各類請示的寫法基本一致。其主體部分主要由標題、主送機關、正文、落款構成。

1.標題

標題由發(fā)文機關、事由和文種構成，

2.主送機關

請示只寫一個主送機關，如需同時送呈其他機關，應當用抄送形式；受雙重領導的機關向上級機關請示，在主送機關處寫明需要其答復的上級機關，把另一上級機關寫在抄送機關處，由主送機關負責答復。

3.正文

正文一般由請示緣由、請示事項和請示結語三部分組成。

(1)請示緣由：簡明扼要而又充分地陳述請示的原因、依據(jù)等。

(2)請示事項：這是請示的重點，要將請求上級機關給予批示、批準或批轉的具體問題和事情一一列出，請求上級機關做出答復。

(3)請示結語：采用“妥否，請批復”“特此請示，請予批示”“請批準”“請指示”等慣用語。

4.落款

落款寫明發(fā)文機關署名和成文日期。

另外，寫請示時還需注意以下要求。

(1)應當一文一事，即一份請示集中請示一個問題。

(2)一般不得越級請示，如因特殊情況必須越級請示時，應當抄送被越過的上級機關。

(3)請示的理由要充分、合理，采用請求的行文語氣。

(4)正式印制上報時，應在文件版頭注明簽發(fā)人姓名，與發(fā)文字號同一行，右空一字。

(四)請示例文

四、報告

(一)報告的概念

報告是用于向上級機關匯報工作、反映情況、答復上級機關詢問的公文文種。報告是上行文。行文時要求應有具體事實和數(shù)據(jù)作為佐證，報告必須情況確鑿、觀點鮮明、想法明確、直陳其事、口吻得體，不夾帶請示事項。

(二)報告的寫法

報告的主體部分一般由標題、主送機關、正文、落款構成。

1.標題

報告的標題一般采用三要素形式，由發(fā)文機關?+?事由?+?文種構成，如《××市人民政府關于××市百貨大樓重大火災事故的報告》。

2.主送機關

報告的主送機關可以是一個，也可以是兩個，但應向本機關的直接上級機關行文。

3.正文

報告的正文大體由報告緣由、報告事項、報告結語構成。

(1)報告緣由：主要交代報告的目的、意義或根據(jù)。

(2)報告事項：報告的核心部分。

(3)報告結語：如“特此報告”“專此報告”“請收閱”等，結語可省略。

4.落款

落款包括發(fā)文機關署名和成文日期，標示方式同其他公文文種。

(三)報告的分類及對應寫作思路

報告可以分為工作報告、情況報告、答復報告、報送報告四種。報告在寫法上一般由報告緣由、報告事項、報告結語構成，但在不同的種類下，報告的寫作思路有所差異。

1.工作報告

工作報告用來反映本單位的日常工作情況。其寫作思路大體如下。

(1)寫基本情況：交代時間、背景和工作條件。

(2)寫主要成績：工作過程、措施、結果和成績。

(3)寫經(jīng)驗體會：從工作中概括出經(jīng)驗和體會。

(4)寫存在問題：工作中的缺點與不足。

(5)寫主要教訓：工作失誤的原因和應吸取的教訓。

(6)寫今后意見：改進工作的意見，或提出今后開展工作的建議。

2.情況報告

情況報告用來反映工作中遇到的重大情況、特殊情況、新問題、新動態(tài)等。常用于向上級匯報下列事項。

(1)嚴重的災害、事故、案情、敵情。

(2)重要的社情、民情，如新政策、新規(guī)定的貫徹執(zhí)行情況及群眾的反映等。

(3)督促辦理或檢查工作的情況，如質量、安全、衛(wèi)生等的檢查結果。

(4)舉辦重大活動、召開重要會議的基本情況，各級各類代表會議的選舉結果等。

(5)對某項工作的失誤和問題的檢討與反思。

3.答復報告

答復報告用于答復上級詢問、查詢，如對信訪、上告、投訴的答復。它不是主動行文，而是被動報告。答復報告的寫作思路為：第一部分寫答復依據(jù)，即簡要寫明上級要求回答的問題是什么；第二部分寫答復事項，即針對所提問題答復的意見或處理結果。答復報告應寫周全，但不要節(jié)外生枝。

4.報送報告

報送報告是用于呈報文件、物件時附加的說明性公文，目的是使不能直接行文的普通文書如計劃、總結、調查報告等能以公文形式上報。報送報告的寫作思路為：報送說明報送材料、文件的名稱、數(shù)量?+?結語(如“請收閱”“請審核”等)?+?附件。

(四)報告例文

五、函

(一)函的概念

函是適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項的公文文種。所謂不相隸屬機關，是指雙方在行政或組織上沒有領導與被領導的關系、業(yè)務上沒有指導與被指導關系的機關或單位。函因為有其行文的靈活性，所以有時隸屬機關間也用函行文。

(二)函的寫法

函的主體部分通常由標題、主送機關、正文、落款組成。

1.標題

函的標題一般都是全要素標題，即由發(fā)文機關?+?事由?+?文種構成

2.主送機關

函的主送機關一般都只有一個。

3.正文

函從行文方式看可分為去函和復函，兩者正文的寫作思路有明顯差異，因此需分開闡述。

(1)去函。去函正文的寫作思路大體如下：

第一，敘述需要商洽、請求、詢問、告知的事項。簡明扼要，直陳其事。

第二，提出希望、請求、要求。

第三，結束語。去函的結束語可用“以上意見可否，請函復”“敬請函復”“特此函告”等。

(2)復函。復函正文的寫作思路大體如下：

第一，引述來函，包括來函的標題、發(fā)文字號。

另外，如復函的內容較多，可在第一部分與第二部分之間用“經(jīng)研究，現(xiàn)函復如下”過渡。

第二，寫明答復，表達態(tài)度。

第三，結束語?？捎谩按藦汀薄疤卮撕瘡汀钡取?/p>

4.落款

在正文的右下方簽署發(fā)文機關名稱和成文日期。

六、決定

(一)決定的概念

決定是對重大事項、重大行動做出決策安排，獎懲有關單位及人員或撤銷下級機關不適當?shù)臎Q定事項的公文文種。

(二)決定的寫法

決定的主體部分由標題、主送機關、正文、落款構成。

1.標題

決定的標題一般采用完全式標題，即由發(fā)文機關?+?事由?+?文種構成

2.正文

決定的正文一般包括決定緣由、決定事項、決定結語三部分。

決定緣由：簡明扼要地交代決定的依據(jù)、目的。

決定事項：寫明決定實施的原則、方法、步驟或具體要求等。

決定結語：發(fā)出號召和希望。有些決定可以省略結語。

(三)決定例文

七、紀要

(一)紀要的含義

紀要是一種用于記載或傳達會議情況、會議精神、議定事項的公文文種。

紀要需對會議的目的、要求、主要精神及決定的事項，客觀、真實、準確地加以歸納、整理，具有紀實性和提要性特點。

(二)紀要與會議記錄的區(qū)別

紀要是對會議的記錄，與會議記錄類似，但兩者有較大差別。

會議紀要是黨政公文，它只是記錄及提煉要點，其指示精神需要傳達，其決定事項需要貫徹執(zhí)行；而會議記錄屬于事務文書，它完整地記錄整個會議過程，其成文后僅作為存檔資料。因此，在實際工作中需根據(jù)需要使用。

(三)紀要的寫法

紀要一般由標題、成文日期、正文、落款構成。

1.標題

會議紀要的標題可以用單行標題或雙行標題。

2.成文日期

3.正文

會議紀要正文的結構一般由會議基本情況、會議精神和議定事項兩部分