酒店公司供應商選擇制度

一、總則本酒店公司始終秉持“品質至上，服務為本，合作共贏，創(chuàng)新發(fā)展”的企業(yè)文化與經營理念，致力于為客戶提供卓越的住宿體驗。在供應商選擇方面，以公平、公正、公開為原則，旨在建立長期穩(wěn)定、互利共贏的合作關系，確保酒店運營所需物資與服務的高質量供應，同時兼顧經濟效益與社會效益。本制度旨在規(guī)范酒店公司供應商選擇流程，確保選擇過程的科學性、合理性與規(guī)范性，提高采購質量，降低采購成本，防范采購風險，提升酒店公司整體運營效率與競爭力。二、適用范圍本制度適用于酒店公司各部門涉及物資采購、服務采購等業(yè)務中供應商的選擇。包括但不限于客房用品供應商、餐飲食材供應商、設備維護供應商、營銷推廣服務供應商等。酒店公司全體員工在涉及供應商選擇相關工作時，均需遵循本制度。同時，對于參與酒店公司采購項目競爭的供應商，也需了解并遵守本制度相關規(guī)定。三、組織架構與職責分工1.采購決策委員會由酒店公司高層管理人員組成，負責制定供應商選擇的戰(zhàn)略方向與重大決策，審核并批準重要供應商的選擇結果，協(xié)調解決供應商選擇過程中的重大爭議與問題。2.采購部門作為供應商選擇的核心執(zhí)行部門，負責制定供應商選擇計劃與具體流程，收集、整理供應商信息，組織供應商的初步篩選與評估，與潛在供應商進行商務談判，跟進合同簽訂等工作。3.使用部門各使用部門（如客房部、餐飲部、工程部等）根據實際需求，提出對物資或服務的詳細要求，參與供應商的評估工作，從使用角度對供應商提供的產品或服務質量進行評價。4.質量控制部門負責制定質量檢驗標準與流程，對供應商提供的樣品或首批到貨進行質量檢驗，在供應商合作期間定期或不定期對產品或服務質量進行抽檢，為供應商選擇與評估提供質量方面的專業(yè)意見。5.財務部門負責對供應商的財務狀況進行分析與評估，審核采購成本預算與報價，參與商務談判，對采購合同的財務條款進行審核，確保采購活動的經濟效益與財務風險可控。6.法務部門負責審核供應商選擇過程中涉及的各類合同與法律文件，對供應商的法律合規(guī)情況進行調查，防范法律風險，在商務談判中提供法律支持與建議。四、管理內容與流程1.需求提出各使用部門根據酒店運營需求，結合庫存情況，定期提出物資采購或服務需求申請，詳細說明所需物資或服務的規(guī)格、數(shù)量、質量要求、交付時間等信息，提交至采購部門。2.供應商信息收集采購部門通過多種渠道收集供應商信息，包括但不限于網絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦、展會交流等。收集的信息內容涵蓋供應商基本情況（如公司名稱、注冊地址、經營范圍、法定代表人等）、生產能力、產品或服務質量、價格水平、交貨期、售后服務、企業(yè)信譽等方面。3.初步篩選采購部門根據收集的供應商信息，結合酒店公司的采購需求與標準，對供應商進行初步篩選。篩選標準包括但不限于供應商的資質條件（如營業(yè)執(zhí)照、生產許可證、行業(yè)認證等）、經營狀況、生產能力是否滿足酒店需求、產品或服務價格是否在合理范圍內等。排除明顯不符合要求的供應商，確定潛在供應商名單。4.實地考察對于重要物資或服務的潛在供應商，采購部門組織由使用部門、質量控制部門、財務部門等相關人員組成的考察小組，對供應商進行實地考察。考察內容包括供應商的生產場地、生產設備、質量管理體系、倉儲物流設施、員工工作環(huán)境等方面，了解供應商的實際生產經營能力與管理水平?？疾煨〗M需撰寫實地考察報告，對供應商的綜合情況進行評價。5.樣品評估對于需要提供樣品的采購項目，采購部門要求潛在供應商提供樣品。質量控制部門按照既定的質量檢驗標準對樣品進行檢驗與測試，評估樣品的質量是否符合酒店要求。使用部門從實際使用角度對樣品的性能、適用性等方面進行評價。樣品評估合格的供應商，進入下一環(huán)節(jié)。6.綜合評估采購部門組織相關部門對通過初步篩選、實地考察與樣品評估的供應商進行綜合評估。評估內容包括但不限于以下幾個方面：-產品或服務質量：根據質量檢驗報告、樣品評估結果以及供應商的質量管理體系等方面進行評價。-價格水平：對比各供應商的報價，結合市場行情，評估其價格的合理性與競爭力。-交貨能力：考察供應商的生產計劃、物流配送能力以及以往的交貨記錄，確保能夠按時、準確地交付貨物或提供服務。-售后服務：了解供應商的售后服務承諾、響應時間、維修能力等方面情況，保障酒店在使用過程中遇到問題能夠得到及時解決。-企業(yè)信譽：通過查詢供應商的信用記錄、行業(yè)口碑、客戶評價等方式，評估其商業(yè)信譽與誠信度。-可持續(xù)發(fā)展能力：考慮供應商在環(huán)保、社會責任等方面的表現(xiàn)，以及其技術創(chuàng)新能力與發(fā)展?jié)摿?。采購部門根據綜合評估結果，對供應商進行排序，形成推薦供應商名單。7.商務談判采購部門與推薦供應商進行商務談判，就采購價格、交貨期、質量標準、付款方式、售后服務等條款進行協(xié)商，爭取最有利的采購條件。談判過程中，采購部門需做好記錄，明確雙方的意見與分歧。8.決策審批采購部門將綜合評估報告、商務談判結果等資料提交至采購決策委員會進行決策審批。采購決策委員會根據提交的資料，結合酒店公司的戰(zhàn)略目標與實際需求，對供應商的選擇進行最終決策。對于金額較大或重要的采購項目，可能需經過總經理或董事會審批。9.合同簽訂經審批通過后，采購部門與選定的供應商簽訂采購合同。合同內容應明確雙方的權利與義務，包括物資或服務的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、售后服務、違約責任等條款。法務部門對合同進行審核，確保合同的合法性與有效性。10.供應商檔案建立采購部門負責建立供應商檔案，將供應商的相關信息（如基本資料、評估報告、商務談判記錄、合同文件等）進行整理歸檔，便于后續(xù)查詢與管理。五、權利與義務1.酒店公司權利-有權要求供應商按照合同約定的質量標準、交貨期、價格等條款提供物資或服務。-對供應商提供的產品或服務進行檢驗、測試與評估，如發(fā)現(xiàn)不符合要求，有權要求供應商采取整改措施或退換貨。-在供應商違反合同約定或法律法規(guī)時，有權依法追究其違約責任，維護酒店公司的合法權益。2.酒店公司義務-按照合同約定的付款方式與時間，及時向供應商支付貨款或服務費用。-為供應商提供必要的合作條件與信息支持，協(xié)助供應商順利開展業(yè)務。-在合作過程中，保守供應商的商業(yè)秘密與技術秘密。3.供應商權利-有權按照合同約定，獲得相應的貨款或服務費用。-要求酒店公司提供明確的需求信息與合理的合作條件，在遇到問題時得到及時的溝通與協(xié)調。-對酒店公司提出的不合理要求或侵權行為，有權依法維護自身合法權益。4.供應商義務-嚴格按照合同約定的質量標準、規(guī)格、數(shù)量、交貨期等要求提供物資或服務，確保產品或服務質量符合酒店公司需求。-向酒店公司提供真實、準確的產品或服務信息，不得隱瞞或虛報相關情況。-在合作期間，接受酒店公司的監(jiān)督與檢查，積極配合酒店公司的管理工作，對提出的問題及時整改。-遵守國家法律法規(guī)與商業(yè)道德，保守酒店公司的商業(yè)秘密與敏感信息。六、監(jiān)督與考核機制1.日常監(jiān)督-采購部門負責對供應商的日常供貨情況進行監(jiān)督，包括交貨期、交貨數(shù)量、產品或服務質量等方面。如發(fā)現(xiàn)供應商存在問題，及時與供應商溝通并要求其整改。-質量控制部門定期或不定期對供應商提供的物資或服務進行抽檢，確保其質量持續(xù)符合標準要求。對于質量不穩(wěn)定的供應商，加大抽檢頻率，并根據情況采取相應措施。-使用部門在日常使用過程中，如發(fā)現(xiàn)供應商產品或服務存在問題，及時反饋給采購部門與質量控制部門，以便及時處理。2.定期考核-采購部門每季度組織一次對供應商的定期考核，考核內容涵蓋產品或服務質量、交貨期、價格水平、售后服務、企業(yè)信譽等方面。各相關部門根據日常監(jiān)督情況與實際使用體驗，對供應商進行評分。-考核評分標準采用百分制，其中產品或服務質量占40分，交貨期占20分，價格水平占15分，售后服務占15分，企業(yè)信譽占10分。-根據考核得分，將供應商分為優(yōu)秀（90分及以上）、良好（75-89分）、合格（60-74分）、不合格（60分以下）四個等級。3.考核結果應用-對于考核優(yōu)秀的供應商，在后續(xù)采購項目中給予優(yōu)先合作機會，增加采購份額，在付款條件等方面給予一定優(yōu)惠。-對于考核良好的供應商，繼續(xù)保持合作關系，鼓勵其進一步提升服務質量與水平。-對于考核合格的供應商，采購部門向其發(fā)出整改通知，要求其針對存在的問題制定整改計劃并限期整改。在整改期間，密切關注其表現(xiàn)。-對于考核不合格的供應商，暫停合作關系，進行深入調查分析。如問題嚴重且無法整改，終止合作，并從供應商檔案中刪除。同時，將不合格供應商信息通報相關部門，防范其再次進入酒店公司供應商體系。4.內部監(jiān)督-酒店公司內部審計部門定期對供應商選擇過程進行審計監(jiān)督，檢查是否存在違規(guī)操作、利益輸送等問題。對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并追究相關人員責任。-鼓勵全體員工對供應商選擇與合作過程中的違規(guī)行為進行舉報，酒店公司將對舉報人進行保護，并對查證屬實的舉報給予一定獎勵。七、附則1.本制度自發(fā)布之日起生效實施，如有未盡事宜或與國家法律法規(guī)相沖突的條款，以國家法律法規(guī)為準。2.本制度的解釋