酒店公司采購合同規(guī)定

一、總則1.目的為規(guī)范本酒店公司的采購合同管理，確保采購活動合法、有序進(jìn)行，保障公司利益，提高采購效率，結(jié)合酒店公司實(shí)際情況，特制定本規(guī)定。2.適用原則本規(guī)定遵循合法、公平、誠信的原則，確保采購合同的簽訂、履行、變更與解除等活動符合法律法規(guī)及酒店公司利益要求。同時，充分體現(xiàn)酒店公司“以客為尊，品質(zhì)至上”的經(jīng)營理念，在采購過程中注重供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量和產(chǎn)品品質(zhì)，以保障為客戶提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。3.企業(yè)文化融入本規(guī)定將酒店公司的企業(yè)文化貫穿始終。倡導(dǎo)團(tuán)隊(duì)合作精神，在采購合同管理過程中各部門需緊密協(xié)作；鼓勵創(chuàng)新，積極尋求更優(yōu)質(zhì)、高效的采購方式和供應(yīng)商；強(qiáng)調(diào)社會責(zé)任，優(yōu)先選擇具有良好社會聲譽(yù)和環(huán)保意識的供應(yīng)商，促進(jìn)社會效益與經(jīng)濟(jì)效益的共同提升。二、適用范圍本規(guī)定適用于酒店公司全體涉及采購合同相關(guān)工作的員工，以及與酒店公司簽訂采購合同的所有供應(yīng)商和合作方。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.采購部門-負(fù)責(zé)采購合同的起草、談判及簽訂工作，確保合同條款符合公司利益和采購需求。-對供應(yīng)商進(jìn)行評估、選擇和管理，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，定期更新供應(yīng)商信息。-跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，確保物資按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。-按照公司績效考核要求，完成采購成本控制、采購質(zhì)量保障等相關(guān)指標(biāo)。2.財務(wù)部門-參與采購合同的審核，重點(diǎn)審查合同的付款條款、財務(wù)風(fēng)險等內(nèi)容，確保合同符合財務(wù)規(guī)范和公司資金安排。-負(fù)責(zé)采購款項(xiàng)的支付審核與支付工作，嚴(yán)格按照合同約定進(jìn)行付款操作。-對采購業(yè)務(wù)進(jìn)行財務(wù)核算和分析，為公司采購決策提供財務(wù)數(shù)據(jù)支持。3.法務(wù)部門-對采購合同進(jìn)行法律審核，確保合同條款符合法律法規(guī)要求，防范法律風(fēng)險。-處理采購合同糾紛案件，維護(hù)公司合法權(quán)益，為采購合同管理提供法律指導(dǎo)。4.使用部門-提出采購需求，明確采購物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等要求。-參與采購合同的技術(shù)條款審核，協(xié)助采購部門確定合理的采購標(biāo)準(zhǔn)。-在合同執(zhí)行過程中，負(fù)責(zé)對采購物資或服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收，及時反饋使用情況和問題。5.管理層-對重大采購合同進(jìn)行審批，從公司戰(zhàn)略和整體利益角度把控采購決策。-協(xié)調(diào)各部門之間的工作關(guān)系，保障采購合同管理工作的順利開展。四、管理內(nèi)容與流程1.采購需求提出-使用部門根據(jù)酒店運(yùn)營需要，填寫《采購需求申請表》，詳細(xì)說明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)使用時間等信息。-《采購需求申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購部門。2.供應(yīng)商選擇與評估-采購部門根據(jù)采購需求，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。-對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，收集供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)證書、業(yè)績情況等資料。-組織相關(guān)部門（如財務(wù)、法務(wù)、使用部門等）對供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察或綜合評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制體系、價格水平、售后服務(wù)等方面。-根據(jù)評估結(jié)果，建立合格供應(yīng)商名錄，并定期對供應(yīng)商進(jìn)行重新評估和更新。3.采購合同談判-采購部門與選定的供應(yīng)商就采購合同的條款進(jìn)行談判，包括價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等內(nèi)容。-在談判過程中，采購部門應(yīng)充分了解供應(yīng)商的底線和需求，同時堅(jiān)持公司的利益原則，爭取最優(yōu)的合同條款。-談判過程中涉及的重要事項(xiàng)和達(dá)成的共識，應(yīng)形成書面記錄，作為合同起草的依據(jù)。4.采購合同起草與審核-采購部門根據(jù)談判結(jié)果，起草采購合同文本。合同應(yīng)包含雙方當(dāng)事人信息、采購標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價格、交貨方式、交貨地點(diǎn)、付款方式、違約責(zé)任、爭議解決方式等基本條款。-合同起草完成后，采購部門首先進(jìn)行內(nèi)部審核，確保合同條款準(zhǔn)確、清晰、完整，符合公司采購需求和利益。-將內(nèi)部審核通過的合同文本依次提交給財務(wù)部門、法務(wù)部門、使用部門等相關(guān)部門進(jìn)行審核。各部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成審核，并提出書面修改意見。-采購部門根據(jù)各部門的審核意見，對合同文本進(jìn)行修改完善，形成最終的合同草案。5.采購合同審批與簽訂-最終的合同草案提交至管理層進(jìn)行審批。管理層根據(jù)公司戰(zhàn)略、預(yù)算安排、風(fēng)險評估等因素進(jìn)行綜合考慮，決定是否批準(zhǔn)合同簽訂。-經(jīng)管理層審批通過的合同，由采購部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商簽訂。簽訂合同的代表應(yīng)具備相應(yīng)的授權(quán)，合同簽訂應(yīng)采用書面形式，并加蓋雙方公章或合同專用章。6.采購合同執(zhí)行與跟蹤-合同簽訂后，采購部門負(fù)責(zé)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，包括財務(wù)部門、使用部門等，以便各部門做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。-采購部門跟蹤供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度和發(fā)貨情況，確保物資按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在可能影響合同執(zhí)行的問題，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)解決。-使用部門在收到采購物資或服務(wù)后，按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。如驗(yàn)收不合格，應(yīng)及時通知采購部門，由采購部門與供應(yīng)商協(xié)商處理，包括退貨、換貨、補(bǔ)貨等措施。-財務(wù)部門按照合同約定的付款方式和時間，審核采購款項(xiàng)的支付申請，并進(jìn)行付款操作。付款前應(yīng)確保采購物資或服務(wù)已按合同要求交付且驗(yàn)收合格。7.采購合同變更與解除-在采購合同執(zhí)行過程中，如因各種原因需要變更合同條款或解除合同，由提出變更或解除的一方提出書面申請，并說明理由。-采購部門組織相關(guān)部門對變更或解除申請進(jìn)行評估，分析對公司運(yùn)營、成本、法律等方面的影響。-經(jīng)評估同意變更或解除合同的，采購部門與供應(yīng)商協(xié)商達(dá)成一致，并簽訂書面的變更協(xié)議或解除協(xié)議。變更協(xié)議或解除協(xié)議應(yīng)按照合同審批流程進(jìn)行審批。8.采購合同歸檔與保管-采購合同履行完畢后，采購部門負(fù)責(zé)將合同及相關(guān)文件（如采購需求申請表、供應(yīng)商評估報告、談判記錄、驗(yàn)收報告等）進(jìn)行整理歸檔。-檔案管理人員按照公司檔案管理規(guī)定，對采購合同檔案進(jìn)行分類、編號、存儲，確保檔案的完整性和可查閱性。檔案保存期限按照法律法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行。五、權(quán)利與義務(wù)1.酒店公司權(quán)利-有權(quán)要求供應(yīng)商按照合同約定提供符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的物資或服務(wù)。-對供應(yīng)商的生產(chǎn)過程、質(zhì)量控制等方面進(jìn)行監(jiān)督檢查，提出合理的改進(jìn)意見。-在供應(yīng)商違反合同約定時，依法追究其違約責(zé)任，要求賠償損失。2.酒店公司義務(wù)-按照合同約定的付款方式和時間，及時向供應(yīng)商支付采購款項(xiàng)。-為供應(yīng)商提供必要的協(xié)助和配合，確保采購合同的順利履行。-對供應(yīng)商的商業(yè)秘密和技術(shù)秘密予以保密。3.供應(yīng)商權(quán)利-有權(quán)要求酒店公司按照合同約定提供必要的信息和協(xié)助。-在酒店公司違反合同約定時，依法追究其違約責(zé)任，要求賠償損失。4.供應(yīng)商義務(wù)-按照合同約定的時間、地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)量提供物資或服務(wù)。-對所提供的物資或服務(wù)承擔(dān)質(zhì)量保證責(zé)任，在質(zhì)保期內(nèi)免費(fèi)提供維修、更換等售后服務(wù)。-接受酒店公司的監(jiān)督檢查，如實(shí)提供相關(guān)信息和資料。六、監(jiān)督與考核機(jī)制1.內(nèi)部監(jiān)督-建立采購合同管理內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，由審計(jì)部門定期對采購合同的簽訂、執(zhí)行、付款等環(huán)節(jié)進(jìn)行審計(jì)檢查。-審計(jì)部門重點(diǎn)檢查采購合同是否符合法律法規(guī)和公司規(guī)定，合同條款是否執(zhí)行到位，有無違規(guī)操作和舞弊行為等。-對審計(jì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，審計(jì)部門應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.績效考核-將采購合同管理工作納入相關(guān)部門和員工的績效考核體系。考核指標(biāo)包括采購成本控制、采購質(zhì)量保障、合同執(zhí)行效率、供應(yīng)商滿意度等方面。-采購部門的采購成本降低率、采購物資合格率等指標(biāo)作為重要考核依據(jù)；財務(wù)部門的付款準(zhǔn)確性和及時性、資金使用效率等指標(biāo)納入考核；使用部門的驗(yàn)收及時率、使用反饋準(zhǔn)確性等指標(biāo)進(jìn)行考核。-根據(jù)績效考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和員工給予獎勵，對未完成考核指標(biāo)的部門和員工進(jìn)行相應(yīng)的懲罰，包括績效扣分、獎金扣減、崗位調(diào)整等措施。3.供應(yīng)商評價與監(jiān)督-建立供應(yīng)商評價體系，定期對供應(yīng)商的表現(xiàn)進(jìn)行評價。評價內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等方面。-根據(jù)供應(yīng)商評價結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理。對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予更多的合作機(jī)會和優(yōu)惠政策；對表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進(jìn)行警告、減少合作量或終止合作等處理。-加強(qiáng)對供應(yīng)商的日常監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在違規(guī)