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文檔簡(jiǎn)介

行政辦公室工作流程指導(dǎo)手冊(cè)前言1.1目的為規(guī)范公司行政辦公室工作流程,明確崗位職責(zé),提高工作效率與服務(wù)質(zhì)量,確保行政事務(wù)處理的一致性、規(guī)范性和可追溯性,特制定本手冊(cè)。1.2適用范圍本手冊(cè)適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)行政辦公室全體人員,涵蓋日常事務(wù)管理、會(huì)議管理、文件檔案管理、后勤保障及應(yīng)急處理等核心工作。1.3修訂與解釋本手冊(cè)由行政辦公室負(fù)責(zé)制定、修訂與解釋?zhuān)?jīng)總經(jīng)理審批后生效。如需調(diào)整,需提交行政辦公室審議并報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。第一章日常事務(wù)管理流程1.1考勤管理流程1.1.1流程目的規(guī)范員工考勤記錄與異常處理,確保考勤數(shù)據(jù)真實(shí)、準(zhǔn)確。1.1.2責(zé)任主體行政部:考勤數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、異常審核與公示;部門(mén)負(fù)責(zé)人:審批員工異常申請(qǐng);員工本人:提交異常申請(qǐng)并確認(rèn)考勤結(jié)果。1.1.3流程步驟步驟操作說(shuō)明時(shí)間要求1.數(shù)據(jù)導(dǎo)出每日下班前,行政部通過(guò)考勤系統(tǒng)導(dǎo)出當(dāng)日考勤數(shù)據(jù)(遲到、早退、曠工、請(qǐng)假等)。每日18:00前2.異常核對(duì)行政部核對(duì)數(shù)據(jù)與員工請(qǐng)假記錄,標(biāo)記未提交申請(qǐng)的異常情況(如未打卡、遲到未請(qǐng)假)。次日10:00前3.異常通知行政部通過(guò)OA系統(tǒng)或郵件通知異常員工,要求提交《考勤異常申請(qǐng)表》。次日12:00前4.申請(qǐng)審批員工填寫(xiě)申請(qǐng)表(說(shuō)明異常原因、時(shí)間),部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字。異常發(fā)生后2個(gè)工作日內(nèi)5.數(shù)據(jù)更新行政部確認(rèn)審批通過(guò)后,更新考勤系統(tǒng)數(shù)據(jù),消除異常標(biāo)記。收到審批表后1個(gè)工作日內(nèi)6.公示反饋每月末,行政部公示當(dāng)月考勤結(jié)果(含異常處理情況),員工如有異議需在3個(gè)工作日內(nèi)反饋。每月最后1個(gè)工作日1.1.4注意事項(xiàng)異常申請(qǐng)逾期未提交的,視為曠工;考勤數(shù)據(jù)需保留1年以上,以備核查;部門(mén)負(fù)責(zé)人需對(duì)審批結(jié)果負(fù)責(zé),嚴(yán)禁虛假審批。1.2辦公用品管理流程1.2.1流程目的合理控制辦公用品成本,確保需求及時(shí)滿(mǎn)足,避免浪費(fèi)。1.2.2責(zé)任主體行政部:采購(gòu)、庫(kù)存管理與發(fā)放;部門(mén)負(fù)責(zé)人:審批部門(mén)需求;員工:提交個(gè)人/部門(mén)需求。1.2.3流程步驟步驟操作說(shuō)明時(shí)間要求1.需求收集各部門(mén)每月25日前提交《辦公用品需求清單》(含物品名稱(chēng)、數(shù)量、用途)。每月25日2.需求審核行政部審核需求合理性(如是否為必需物品、數(shù)量是否超標(biāo)),匯總后形成采購(gòu)計(jì)劃。每月26日-27日3.采購(gòu)執(zhí)行行政部選擇合格供應(yīng)商(至少3家比價(jià)),簽訂采購(gòu)合同并下單。每月28日-次月2日4.入庫(kù)驗(yàn)收貨物送達(dá)后,行政部核對(duì)型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量,登記《辦公用品庫(kù)存臺(tái)賬》。收到貨物后1個(gè)工作日內(nèi)5.發(fā)放登記員工憑部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字的《領(lǐng)用單》領(lǐng)取物品,行政部登記發(fā)放記錄。隨時(shí)6.庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)行政部每月末盤(pán)點(diǎn)庫(kù)存,更新臺(tái)賬,確保賬實(shí)相符(誤差率≤1%)。每月最后1個(gè)工作日1.2.4注意事項(xiàng)常用品(如筆、紙)設(shè)置安全庫(kù)存(滿(mǎn)足1個(gè)月需求),低于閾值時(shí)啟動(dòng)采購(gòu);耐用物品(如計(jì)算器、文件夾)實(shí)行“以舊換新”制度;嚴(yán)禁私用公司辦公用品,違者按成本價(jià)賠償。第二章會(huì)議管理流程2.1會(huì)議籌備流程2.1.1流程目的確保會(huì)議順利召開(kāi),提高會(huì)議效率。2.1.2責(zé)任主體會(huì)議發(fā)起部門(mén):提交申請(qǐng)、制定議程;行政部:場(chǎng)地協(xié)調(diào)、設(shè)備調(diào)試、資料準(zhǔn)備;參會(huì)人員:確認(rèn)參會(huì)信息。2.1.3流程步驟步驟操作說(shuō)明時(shí)間要求1.會(huì)議申請(qǐng)發(fā)起部門(mén)填寫(xiě)《會(huì)議申請(qǐng)表》(含主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議程),提交行政部。會(huì)議召開(kāi)前3個(gè)工作日2.場(chǎng)地審核行政部核對(duì)會(huì)議室availability(通過(guò)會(huì)議室預(yù)約系統(tǒng)),確認(rèn)后反饋發(fā)起部門(mén)。收到申請(qǐng)后1個(gè)工作日內(nèi)3.議程確認(rèn)發(fā)起部門(mén)完善會(huì)議議程(明確每個(gè)議題的時(shí)間、負(fù)責(zé)人),發(fā)送給參會(huì)人員確認(rèn)。會(huì)議召開(kāi)前2個(gè)工作日4.場(chǎng)地布置行政部提前1小時(shí)布置會(huì)議室(桌椅擺放、投影儀、麥克風(fēng)、茶水等),調(diào)試設(shè)備。會(huì)議開(kāi)始前1小時(shí)5.資料準(zhǔn)備發(fā)起部門(mén)提前將會(huì)議資料(議程、報(bào)告、表格)發(fā)送給參會(huì)人員,行政部打印紙質(zhì)版?zhèn)溆谩?huì)議召開(kāi)前1個(gè)工作日2.2會(huì)議執(zhí)行流程2.2.1流程目的確保會(huì)議有序進(jìn)行,記錄關(guān)鍵信息。2.2.2責(zé)任主體會(huì)議主持人:控制議程、引導(dǎo)討論;行政部:簽到、設(shè)備保障;記錄人:整理會(huì)議記錄。2.2.3流程步驟步驟操作說(shuō)明時(shí)間要求1.簽到登記參會(huì)人員通過(guò)電子簽到系統(tǒng)或紙質(zhì)簽到表簽到,行政部統(tǒng)計(jì)到會(huì)情況。會(huì)議開(kāi)始前10分鐘2.議程執(zhí)行主持人按照議程主持會(huì)議,控制每個(gè)議題的時(shí)間(偏差≤10%),確保討論聚焦。按議程進(jìn)行3.記錄整理記錄人實(shí)時(shí)記錄會(huì)議內(nèi)容(決議、行動(dòng)項(xiàng)、責(zé)任部門(mén)/人、deadline),確保準(zhǔn)確無(wú)誤。會(huì)議進(jìn)行中4.突發(fā)處理若設(shè)備故障,行政部立即更換備用設(shè)備;若人員遲到,主持人簡(jiǎn)要recap已討論內(nèi)容。即時(shí)2.3會(huì)議收尾流程2.3.1流程目的落實(shí)會(huì)議決議,保留會(huì)議記錄。2.3.2責(zé)任主體記錄人:整理會(huì)議紀(jì)要;責(zé)任部門(mén):執(zhí)行行動(dòng)項(xiàng);行政部:歸檔資料。2.3.3流程步驟步驟操作說(shuō)明時(shí)間要求1.紀(jì)要發(fā)送記錄人在會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)整理《會(huì)議紀(jì)要》(含決議、行動(dòng)項(xiàng)),發(fā)送給參會(huì)人員及相關(guān)部門(mén)。會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)2.行動(dòng)跟蹤責(zé)任部門(mén)按照紀(jì)要要求執(zhí)行行動(dòng)項(xiàng),行政部每周跟進(jìn)進(jìn)度,反饋給主持人。按deadline執(zhí)行3.資料歸檔行政部將會(huì)議資料(申請(qǐng)表、議程、紀(jì)要、簽到表)歸檔至公司共享盤(pán)(分類(lèi):年份/月份/會(huì)議主題)。會(huì)議結(jié)束后3個(gè)工作日內(nèi)2.3.4注意事項(xiàng)會(huì)議紀(jì)要需經(jīng)主持人審核簽字后發(fā)送;行動(dòng)項(xiàng)未按時(shí)完成的,責(zé)任部門(mén)需提交書(shū)面說(shuō)明;會(huì)議室使用后,行政部需檢查設(shè)備是否關(guān)閉、衛(wèi)生是否整潔。第三章文件檔案管理流程3.1收文管理流程3.1.1流程目的規(guī)范外來(lái)文件接收與處理,確保文件及時(shí)流轉(zhuǎn)。3.1.2責(zé)任主體行政部檔案管理員:簽收、登記、分發(fā);收文部門(mén):辦理、反饋;總經(jīng)理:審批重要文件。3.1.3流程步驟步驟操作說(shuō)明時(shí)間要求1.文件簽收檔案管理員接收外來(lái)文件(郵件、快遞、當(dāng)面送達(dá)),核對(duì)來(lái)文單位、文號(hào)、份數(shù),簽字確認(rèn)。收到文件后1個(gè)工作日內(nèi)2.登記編號(hào)檔案管理員將文件信息(文號(hào)、標(biāo)題、來(lái)文單位、收到日期)錄入《收文臺(tái)賬》,分配收文編號(hào)(如:____)。簽收后1個(gè)工作日內(nèi)3.分發(fā)辦理檔案管理員將文件送總經(jīng)理或分管領(lǐng)導(dǎo)批示,根據(jù)批示意見(jiàn)分發(fā)至相關(guān)部門(mén)辦理。登記后1個(gè)工作日內(nèi)4.辦理反饋收文部門(mén)按照批示要求辦理,完成后將文件及辦理結(jié)果返回行政部。按批示時(shí)間要求5.歸檔保存行政部將辦理完畢的文件歸檔(分類(lèi):公文、合同、通知等),標(biāo)注歸檔號(hào)。辦理完畢后3個(gè)工作日內(nèi)3.2發(fā)文管理流程3.2.1流程目的規(guī)范公司文件發(fā)布,確保內(nèi)容準(zhǔn)確、格式統(tǒng)一。3.2.2責(zé)任主體發(fā)文部門(mén):擬稿、審核;行政部:格式檢查、編號(hào);總經(jīng)理:簽發(fā)。3.2.3流程步驟步驟操作說(shuō)明時(shí)間要求1.文件擬稿發(fā)文部門(mén)根據(jù)需求擬寫(xiě)文件(內(nèi)容需符合公司政策、邏輯清晰),填寫(xiě)《發(fā)文審批表》。按需2.部門(mén)審核部門(mén)負(fù)責(zé)人審核文件內(nèi)容(準(zhǔn)確性、必要性),簽字確認(rèn)。擬稿后1個(gè)工作日內(nèi)3.格式檢查行政部檢查文件格式(字體:微軟雅黑;字號(hào):標(biāo)題二號(hào)加粗,正文三號(hào);行距:1.5倍;頁(yè)邊距:上下左右2.5cm),修改后返回發(fā)文部門(mén)。收到審核表后1個(gè)工作日內(nèi)4.總經(jīng)理簽發(fā)發(fā)文部門(mén)將修改后的文件及審批表提交總經(jīng)理,總經(jīng)理簽字確認(rèn)(重要文件需召開(kāi)辦公會(huì)審議)。格式檢查后2個(gè)工作日內(nèi)5.印發(fā)歸檔行政部給文件分配發(fā)文編號(hào)(如:XX-____),印發(fā)至相關(guān)單位(郵件+紙質(zhì)版),并將文件及審批表歸檔。簽發(fā)后1個(gè)工作日內(nèi)3.3檔案管理流程3.3.1流程目的確保檔案完整、安全,便于查閱。3.3.2責(zé)任主體行政部檔案管理員:分類(lèi)、整理、保存;查閱人:提交申請(qǐng)、遵守保密規(guī)定;總經(jīng)理:審批密級(jí)檔案查閱。3.3.3流程步驟步驟操作說(shuō)明時(shí)間要求1.檔案分類(lèi)檔案管理員按照“年度-部門(mén)-類(lèi)別”分類(lèi)(如:2024-行政部-會(huì)議紀(jì)要),編制《檔案目錄》。每月5日前2.整理裝訂將文件按順序裝訂(左側(cè)裝訂),標(biāo)注歸檔號(hào)(如:2024-XZ-003),放入檔案盒。分類(lèi)后1個(gè)工作日內(nèi)3.保存管理檔案盒存入檔案柜(防火、防潮、防盜),定期檢查(每季度一次),確保檔案完好。長(zhǎng)期4.查閱審批員工查閱檔案需填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》(說(shuō)明用途、檔案名稱(chēng)),部門(mén)負(fù)責(zé)人審核,行政部批準(zhǔn)(密級(jí)檔案需總經(jīng)理審批)。收到申請(qǐng)后1個(gè)工作日內(nèi)5.歸還登記查閱人使用后及時(shí)歸還檔案,檔案管理員核對(duì)無(wú)誤后登記歸還時(shí)間。查閱后3個(gè)工作日內(nèi)3.3.4注意事項(xiàng)檔案保存期限:公文、會(huì)議紀(jì)要保存5年;合同、財(cái)務(wù)檔案保存10年;密級(jí)檔案長(zhǎng)期保存;嚴(yán)禁涂改、損毀檔案,違者按公司制度處罰;檔案銷(xiāo)毀需提交《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》,經(jīng)總經(jīng)理審批后,由行政部與財(cái)務(wù)部門(mén)共同銷(xiāo)毀。第四章后勤保障流程4.1固定資產(chǎn)管理流程4.1.1流程目的規(guī)范固定資產(chǎn)購(gòu)置、使用與報(bào)廢,確保資產(chǎn)安全。4.1.2責(zé)任主體使用部門(mén):提交申請(qǐng)、使用維護(hù);行政部:采購(gòu)、登記、盤(pán)點(diǎn);財(cái)務(wù)部:核算、核銷(xiāo)。4.1.3流程步驟步驟操作說(shuō)明時(shí)間要求1.購(gòu)置申請(qǐng)使用部門(mén)填寫(xiě)《固定資產(chǎn)購(gòu)置申請(qǐng)表》(含名稱(chēng)、型號(hào)、數(shù)量、預(yù)算),部門(mén)負(fù)責(zé)人審核,行政部復(fù)核,總經(jīng)理審批。按需2.采購(gòu)執(zhí)行行政部按照審批意見(jiàn)采購(gòu)(公開(kāi)招標(biāo)或定點(diǎn)供應(yīng)商),簽訂采購(gòu)合同。審批后5個(gè)工作日內(nèi)3.驗(yàn)收登記貨物送達(dá)后,使用部門(mén)與行政部共同驗(yàn)收(核對(duì)型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量),行政部登記《固定資產(chǎn)臺(tái)賬》(編號(hào)、使用人、存放地點(diǎn)),財(cái)務(wù)部入賬。收到貨物后2個(gè)工作日內(nèi)4.使用維護(hù)使用人負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)的日常維護(hù)(如電腦定期清理、設(shè)備定期檢修),行政部每季度檢查使用情況。長(zhǎng)期5.報(bào)廢處理固定資產(chǎn)達(dá)到使用年限或損壞無(wú)法修復(fù)的,使用部門(mén)填寫(xiě)《固定資產(chǎn)報(bào)廢申請(qǐng)表》,行政部鑒定,財(cái)務(wù)部核銷(xiāo),行政部負(fù)責(zé)處置(變賣(mài)或回收)。按需4.1.4注意事項(xiàng)固定資產(chǎn)編號(hào)規(guī)則:部門(mén)代碼+年份+序號(hào)(如:XZ-____);每年年末,行政部與財(cái)務(wù)部共同進(jìn)行固定資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)(賬實(shí)相符率≥99%);員工離職時(shí),需交還所使用的固定資產(chǎn),行政部核對(duì)無(wú)誤后辦理離職手續(xù)。4.2車(chē)輛管理流程4.2.1流程目的規(guī)范車(chē)輛使用,確保行車(chē)安全,控制車(chē)輛成本。4.2.2責(zé)任主體行政部:車(chē)輛調(diào)度、維護(hù)、報(bào)銷(xiāo);使用部門(mén):提交申請(qǐng)、遵守規(guī)則;司機(jī):安全駕駛、車(chē)輛保養(yǎng)。4.2.3流程步驟步驟操作說(shuō)明時(shí)間要求1.用車(chē)申請(qǐng)使用部門(mén)填寫(xiě)《用車(chē)申請(qǐng)表》(含時(shí)間、地點(diǎn)、用途、人數(shù)),部門(mén)負(fù)責(zé)人審核,行政部審批。用車(chē)前1個(gè)工作日2.車(chē)輛調(diào)度行政部根據(jù)申請(qǐng)情況調(diào)度車(chē)輛(優(yōu)先使用閑置車(chē)輛),通知司機(jī)與使用人。收到申請(qǐng)后1個(gè)工作日內(nèi)3.車(chē)輛使用司機(jī)按照規(guī)定路線(xiàn)行駛,遵守交通規(guī)則(嚴(yán)禁超速、酒駕),使用人需系安全帶,嚴(yán)禁私用車(chē)輛。按申請(qǐng)時(shí)間4.維護(hù)保養(yǎng)司機(jī)定期對(duì)車(chē)輛進(jìn)行保養(yǎng)(每5000公里換油、每6個(gè)月檢查剎車(chē)系統(tǒng)),行政部登記《車(chē)輛保養(yǎng)臺(tái)賬》。按需5.費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)司機(jī)填寫(xiě)《車(chē)輛費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單》(含加油票、過(guò)路費(fèi)票、保養(yǎng)費(fèi)票),行政部審核,財(cái)務(wù)部報(bào)銷(xiāo)。費(fèi)用發(fā)生后3個(gè)工作日內(nèi)4.2.4注意事項(xiàng)車(chē)輛加油需使用公司指定油卡(加油記錄與行駛里程核對(duì),誤差率≤5%);車(chē)輛發(fā)生事故時(shí),司機(jī)需立即報(bào)警并報(bào)告行政部,行政部負(fù)責(zé)聯(lián)系保險(xiǎn)公司理賠;每月末,行政部統(tǒng)計(jì)車(chē)輛費(fèi)用(油費(fèi)、過(guò)路費(fèi)、保養(yǎng)費(fèi)),分析成本情況。4.3接待管理流程4.3.1流程目的規(guī)范接待工作,展示公司形象,確保接待效果。4.3.2責(zé)任主體行政部:方案制定、執(zhí)行、收尾;接待部門(mén):提供信息、配合執(zhí)行;總經(jīng)理:審批重要接待。4.3.3流程步驟步驟操作說(shuō)明時(shí)間要求1.接待申請(qǐng)接待部門(mén)填寫(xiě)《接待申請(qǐng)表》(含接待對(duì)象、時(shí)間、人數(shù)、目的、預(yù)算),部門(mén)負(fù)責(zé)人審核,行政部復(fù)核,總經(jīng)理審批(預(yù)算超過(guò)1000元需總經(jīng)理審批)。接待前3個(gè)工作日2.方案制定行政部根據(jù)申請(qǐng)制定《接待方案》(含住宿、餐飲、行程、禮品、陪同人員),反饋給接待部門(mén)確認(rèn)。審批后1個(gè)工作日內(nèi)3.接待執(zhí)行行政部按照方案執(zhí)行(提前預(yù)訂酒店、餐廳,準(zhǔn)備禮品,安排陪同人員),接待過(guò)程中注意禮儀(握手、介紹、用餐禮儀),及時(shí)解決突發(fā)問(wèn)題(如航班延誤、住宿調(diào)整)。按方案進(jìn)行4.收尾總結(jié)接待結(jié)束后,行政部整理《接待記錄》(含接待情況、反饋意見(jiàn)),提交給接待部門(mén)與總經(jīng)理,報(bào)銷(xiāo)接待費(fèi)用(憑發(fā)票、清單)。接待結(jié)束后3個(gè)工作日內(nèi)4.3.4注意事項(xiàng)接待禮品需符合公司規(guī)定(價(jià)值≤200元/人,嚴(yán)禁贈(zèng)送現(xiàn)金);餐飲標(biāo)準(zhǔn):內(nèi)部接待≤50元/人,外部接待≤100元/人(特殊情況需總經(jīng)理審批);陪同人員需熟悉公司情況,言行得體,維護(hù)公司形象。第五章應(yīng)急處理流程5.1突發(fā)停電處理流程5.1.1流程目的快速響應(yīng)停電事件,減少損失。5.1.2責(zé)任主體行政部:報(bào)告、協(xié)調(diào)、恢復(fù);員工:配合疏散、節(jié)約用電。5.1.3流程步驟步驟操作說(shuō)明時(shí)間要求1.報(bào)告情況行政部發(fā)現(xiàn)停電后,立即聯(lián)系電力部門(mén)(查詢(xún)停電原因、恢復(fù)時(shí)間),同時(shí)報(bào)告總經(jīng)理。即時(shí)2.啟動(dòng)備用若有備用電源(如發(fā)電機(jī)),行政部立即啟動(dòng),保障關(guān)鍵設(shè)備(服務(wù)器、監(jiān)控)運(yùn)行。即時(shí)3.安撫員工行政部通過(guò)廣播或郵件通知員工停電情況,提醒節(jié)約用電(關(guān)閉不必要的設(shè)備),避免恐慌。5分鐘內(nèi)4.恢復(fù)檢查電力恢復(fù)后,行政部檢查設(shè)備是否正常運(yùn)行(如電腦、空調(diào)),確認(rèn)無(wú)誤后通知員工。10分鐘內(nèi)5.總結(jié)改進(jìn)行政部記錄停電時(shí)間、原因、影響,提出改進(jìn)措施(如增加備用電源容量),提交總經(jīng)理。1個(gè)工作日內(nèi)5.2火災(zāi)事故處理流程5.2.1流程目的快速撲滅火災(zāi),保障人員安全。5.2.2責(zé)任主體行政部:報(bào)警、疏散、協(xié)調(diào);員工:撤離、使用滅火器;消防部門(mén):滅火、救援。5.2.3流程步驟步驟操作說(shuō)明時(shí)間要求1.發(fā)現(xiàn)報(bào)警員工發(fā)現(xiàn)火災(zāi)后,立即撥打119報(bào)警(說(shuō)明地點(diǎn)、火勢(shì)),同時(shí)報(bào)告行政部。即時(shí)2.疏散人員行政部通過(guò)廣播通知員工撤離(沿安全通道、不要乘坐電梯),引導(dǎo)員工到指定集合點(diǎn)(如公司樓下廣場(chǎng))。5分鐘內(nèi)3.初期滅火若火勢(shì)較小,員工可使用滅火器(干粉滅火器用于電器、液體火災(zāi);二氧化碳滅火器用于精密儀器)滅火,注意自身安全。即時(shí)4.配合救援消防部門(mén)到達(dá)后,行政部配合提供火災(zāi)情況(如起火點(diǎn)、可燃物),協(xié)助救援。即時(shí)5.總結(jié)整改火災(zāi)撲滅后,行政部調(diào)查起火原因(如電器老化、違規(guī)用火),提出整改措施(如定期檢查電器、禁止吸煙),提交總經(jīng)理。3個(gè)工作日內(nèi)5.3人員受傷處理流程5.3.1

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