企業(yè)行政工作流程規(guī)范模板——辦公文件歸檔管理版一、總則（一）制定目的為規(guī)范企業(yè)辦公文件歸檔管理工作，保證文件資料的完整性、安全性及可追溯性，提高行政辦公效率，防范文件丟失、泄露風(fēng)險(xiǎn)，依據(jù)國家《檔案法》及企業(yè)內(nèi)部管理要求，特制定本規(guī)范。（二）適用范圍本規(guī)范適用于企業(yè)各部門（含總部、分支機(jī)構(gòu)）在行政工作中產(chǎn)生的各類紙質(zhì)及電子文件的歸檔管理，包括但不限于：行政制度類、會議管理類、合同協(xié)議類、證照資質(zhì)類、后勤保障類、人力資源類（除員工個人檔案外）及其他具有保存價值的文件資料。二、文件歸檔操作流程（一）文件收集：明確責(zé)任范圍與時間節(jié)點(diǎn)責(zé)任主體：各部門指定專人（專員）作為本部門文件歸檔第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)本部門產(chǎn)生文件的初步整理與提交；檔案管理員專員統(tǒng)籌企業(yè)整體文件收集工作。收集范圍：行政制度類：企業(yè)發(fā)布的各項(xiàng)管理制度、流程規(guī)范、通知公告（含紅頭文件、電子通知截圖等）；會議管理類：各類會議紀(jì)要、會議議程、參會人員名單、會議材料（PPT、演示文稿等）；合同協(xié)議類：企業(yè)與外部單位簽訂的各類合同、補(bǔ)充協(xié)議、意向書（含掃描件及紙質(zhì)原件）；證照資質(zhì)類：企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證（三證合一后為營業(yè)執(zhí)照）、各類許可證、資質(zhì)證書、獲獎證書等；后勤保障類：固定資產(chǎn)臺賬、采購合同、維修記錄、安全檢查記錄、環(huán)境消殺記錄等；其他類：企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、年度工作總結(jié)、審計(jì)報(bào)告、外部單位來函等具有長期保存價值的文件。收集時間：月度收集：各部門于每月最后一個工作日前，完成本部門當(dāng)月產(chǎn)生文件的整理，提交至檔案管理員；專項(xiàng)收集：涉及重大項(xiàng)目、重要活動或臨時性工作產(chǎn)生的文件，應(yīng)在工作結(jié)束后3個工作日內(nèi)完成整理并提交；年度匯總：每年12月下旬，各部門對本年度全部文件進(jìn)行梳理補(bǔ)充，保證無遺漏。（二）文件分類：建立科學(xué)分類體系一級分類：按部門劃分，如“行政部”“財(cái)務(wù)部”“人力資源部”“市場部”等（部門全稱需與企業(yè)組織架構(gòu)一致）。二級分類：按文件性質(zhì)劃分，統(tǒng)一采用以下標(biāo)準(zhǔn)：01-行政制度類02-會議管理類03-合同協(xié)議類04-證照資質(zhì)類05-后勤保障類06-其他類三級分類：按文件類型或年度劃分，例如：“01-行政制度類”下可設(shè)“年度制度”“專項(xiàng)制度”“通知公告”，“03-合同協(xié)議類”下可設(shè)“采購合同”“服務(wù)合同”“租賃合同”，并標(biāo)注文件形成年度（如“2024年”）。（三）文件整理：標(biāo)準(zhǔn)化處理與裝訂文件排序：同一類別文件按“時間順序+重要程度”排列，即日期在前、重要文件在前（如合同類按簽訂日期排序，制度類按發(fā)布日期排序）。文件修整：紙質(zhì)文件：去除訂書針、回形針等金屬夾，對破損、褶皺文件進(jìn)行平整處理，重要文件需復(fù)印后復(fù)印歸檔（原件單獨(dú)密封保存）；電子文件：統(tǒng)一轉(zhuǎn)換為PDF格式（掃描件分辨率不低于300DPI），命名規(guī)范為“部門-文件類型-名稱-日期”（如“行政部-會議紀(jì)要-2024年第一次行政例會-20240315”）。裝訂要求：紙質(zhì)文件采用左側(cè)裝訂，厚度超過5mm的需拆分裝訂，每份文件加裝封面（注明文件名稱、部門、日期、頁數(shù)、歸檔人），并騎縫加蓋部門章或檔案管理專用章。（四）文件編號：唯一標(biāo)識與管理編號規(guī)則：采用“部門縮寫-文件類型代碼-年度-序號”組合，具體格式為：部門縮寫：取部門名稱首字（如“行政部”為“XZ”，“財(cái)務(wù)部”為“CW”），若部門首字重復(fù)，可增加次字（如“市場部”為“SCS”）；文件類型代碼：對應(yīng)二級分類代碼（如“01-行政制度類”為“01”，“03-合同協(xié)議類”為“03”）；年度：文件形成年份（如“2024”）；序號：同類型文件當(dāng)年流水號，從001開始編制（如“XZ-01-2024-001”）。編號標(biāo)注：編號打印或書寫在文件封面右下角（電子文件編號標(biāo)注在文件名首部），保證每份文件唯一標(biāo)識。（五）文件登記：動態(tài)記錄與臺賬管理登記主體：檔案管理員專員負(fù)責(zé)對所有歸檔文件進(jìn)行登記，建立《文件歸檔總臺賬》（模板見第三章）。登記內(nèi)容：文件編號、文件名稱、形成部門、文件類型、形成日期、頁數(shù)、密級（公開/內(nèi)部/秘密）、存放位置（檔案柜編號-層數(shù)-格子編號）、歸檔日期、經(jīng)手人（歸檔人+接收人）。動態(tài)更新：每月5日前完成上月歸檔文件的臺賬更新，電子臺賬需同步備份至企業(yè)服務(wù)器（備份頻率：每周一次），紙質(zhì)臺賬需妥善保管，嚴(yán)禁涂改。（六）文件歸檔：規(guī)范存放與移交存放要求：紙質(zhì)文件：按“部門-類型-年度”順序存放于檔案專用鐵皮柜，檔案柜張貼清晰標(biāo)簽（如“XZ-行政制度類-2024年”），存放環(huán)境需通風(fēng)、干燥、防火（配備滅火器）、防潮（放置干燥劑），溫度控制在14-24℃，濕度控制在45-60%；電子文件：按部門文件夾分類存儲，每年度子文件夾內(nèi)再按文件類型分類，刻錄光盤或移動硬盤備份（一式兩份，異地存放），光盤標(biāo)注“部門-類型-年度-備份日期”。移交流程：歸檔人填寫《文件歸檔移交清單》（模板見第三章），與檔案管理員共同核對文件數(shù)量、編號、完整性；雙方簽字確認(rèn)后，移交清單由檔案管理員與歸檔部門各執(zhí)一份，存檔期限不少于5年。（七）文件保管：定期檢查與維護(hù)定期檢查：檔案管理員每季度對檔案存放環(huán)境進(jìn)行檢查，記錄溫度、濕度，查看有無蟲蛀、霉變、破損等情況；每年年底對紙質(zhì)文件進(jìn)行清點(diǎn)，保證臺賬與實(shí)物一致。維護(hù)措施：對輕微破損紙質(zhì)文件，及時進(jìn)行修補(bǔ)（使用專用檔案修復(fù)紙）；對電子文件，每半年進(jìn)行一次病毒查殺，格式過舊的文件需轉(zhuǎn)換為通用格式（如PDF、DOCX）；密級文件存放于帶鎖保密柜，鑰匙由檔案管理員及行政部負(fù)責(zé)人經(jīng)理共同保管，實(shí)行“雙人雙鎖”管理。（八）文件借閱：規(guī)范流程與責(zé)任追溯借閱權(quán)限：公開文件：企業(yè)全體員工可借閱，需填寫《文件借閱申請表》（模板見第三章）；內(nèi)部文件：需部門負(fù)責(zé)人經(jīng)理簽字審批；秘密文件：需分管行政副總總簽字審批，借閱期限不超過3天。借閱流程：借閱人填寫申請表，注明文件編號、名稱、借閱事由、歸還日期；審批人審批通過后，檔案管理員核對臺賬、發(fā)放文件，借閱人簽字確認(rèn)；歸還時，檔案管理員檢查文件完整性，確認(rèn)無誤后銷記臺賬，逾期未還的需催收并記錄。保密要求：借閱人不得擅自復(fù)制、涂改、外傳文件，秘密文件需在檔案管理員監(jiān)督下查閱，復(fù)印件需標(biāo)注“復(fù)印件”及復(fù)印日期。（九）文件銷毀：合規(guī)審批與無痕處理銷毀范圍：超過保存期限、無繼續(xù)保存價值的文件（如年度通知公告保存3年，會議紀(jì)要保存5年，合同協(xié)議保存至到期后10年，具體保存期限參照《企業(yè)檔案保管期限表》）。審批流程：檔案管理員提出銷毀申請，填寫《文件銷毀審批表》（模板見第三章），列出銷毀文件清單、編號、名稱、保存期限；經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人經(jīng)理、分管行政副總總審批后，方可銷毀。銷毀執(zhí)行：紙質(zhì)文件：采用碎紙機(jī)銷毀（保證無法還原），銷毀時需有2人以上監(jiān)銷，監(jiān)銷人簽字確認(rèn)；電子文件：使用專業(yè)數(shù)據(jù)刪除軟件徹底刪除（如“DiskGenius”的低級格式化功能），并刪除服務(wù)器及備份設(shè)備中的相關(guān)數(shù)據(jù)；《文件銷毀審批表》及監(jiān)銷記錄由檔案管理員永久保存。三、常用歸檔管理表單模板（一）文件歸檔總臺賬序號文件編號文件名稱形成部門文件類型形成日期頁數(shù)密級存放位置歸檔日期經(jīng)手人1XZ-01-2024-0012024年行政管理制度修訂通知行政部01-行政制度類2024-01-153內(nèi)部A柜-1層-3格2024-01-20、2CW-03-2024-012辦公用品采購合同（供應(yīng)商）財(cái)務(wù)部03-合同協(xié)議類2024-03-108內(nèi)部B柜-2層-5格2024-03-12、趙六（二）文件借閱申請表借閱人部門聯(lián)系方式借閱日期*某市場部1382024-05-20文件信息文件編號XZ-02-2024-005文件名稱2024年第二季度市場推廣會議紀(jì)要借閱事由編制部門季度工作總結(jié)歸還日期2024-05-27審批意見部門負(fù)責(zé)人簽字_______________日期：_______________檔案管理員簽字_______________日期：_______________（三）文件銷毀審批表申請部門檔案管理員申請日期行政部2024-12-10銷毀文件清單序號文件編號文件名稱1XZ-06-2022-0082022年春節(jié)放假通知2SC-01-2021-0152021年展會方案審批意見行政部負(fù)責(zé)人簽字_______________日期：_______________分管行政副總簽字_______________日期：_______________監(jiān)銷人簽字、日期：_______________四、關(guān)鍵執(zhí)行要點(diǎn)與常見問題規(guī)避（一）明確責(zé)任分工，避免管理真空各部門負(fù)責(zé)人經(jīng)理為本部門文件歸檔第一責(zé)任人，需定期檢查本部門文件整理情況，保證按時提交；檔案管理員專員需具備檔案管理專業(yè)知識，熟悉歸檔流程，對不符合要求的文件有權(quán)退回并要求整改；企業(yè)行政部每半年組織一次檔案管理培訓(xùn)，邀請外部專家或內(nèi)部資深人員講解規(guī)范要求及操作技巧。（二）規(guī)范電子文件管理，防范信息泄露電子文件需定期進(jìn)行備份（本地+異地），重要電子文件需打印紙質(zhì)版同步歸檔；禁止將電子文件存儲在個人電腦、私人U盤等非企業(yè)指定設(shè)備上，離職時需移交個人電腦中的工作文件；電子文件傳輸需通過企業(yè)內(nèi)部加密系統(tǒng)，嚴(yán)禁使用QQ等非加密工具傳輸密級文件。（三）加強(qiáng)監(jiān)督檢查，保證制度落地行政部每季度對各部門文件歸檔情況進(jìn)行抽查，重點(diǎn)檢查文件完整性、分類準(zhǔn)確性、臺賬規(guī)范性，抽查結(jié)果納入部門績效考核；對未按時提交文件、文件丟失、泄露密級文件等行為，視情節(jié)輕重對責(zé)任人進(jìn)行通報(bào)批評、經(jīng)濟(jì)處罰直至解除勞動合同。（四）特殊情況處理對于跨部門協(xié)作產(chǎn)生的文件，