財(cái)務(wù)備用金規(guī)章制度第一章財(cái)務(wù)備用金制度概述

1.財(cái)務(wù)備用金定義

財(cái)務(wù)備用金是企業(yè)為保障日常經(jīng)營活動(dòng)中，因臨時(shí)性、突發(fā)性需要而設(shè)立的一種短期資金。它是企業(yè)內(nèi)部資金管理的重要組成部分，旨在保證企業(yè)在遇到緊急支出時(shí)，能夠迅速、有效地解決問題。

2.財(cái)務(wù)備用金制度目的

財(cái)務(wù)備用金制度的目的在于規(guī)范企業(yè)內(nèi)部備用金的管理，確保資金的安全、合規(guī)使用，提高企業(yè)資金使用效率，降低財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

3.財(cái)務(wù)備用金制度適用范圍

財(cái)務(wù)備用金制度適用于企業(yè)內(nèi)部各部門、各崗位的備用金管理。包括但不限于采購備用金、銷售備用金、行政備用金、研發(fā)備用金等。

4.財(cái)務(wù)備用金制度制定原則

制定財(cái)務(wù)備用金制度應(yīng)遵循以下原則：

（1）合規(guī)性：制度內(nèi)容應(yīng)符合國家法律法規(guī)及企業(yè)內(nèi)部管理規(guī)定；

（2）實(shí)用性：制度應(yīng)便于實(shí)際操作，提高工作效率；

（3）安全性：制度應(yīng)確保資金安全，防范風(fēng)險(xiǎn)；

（4）靈活性：制度應(yīng)具有一定的靈活性，適應(yīng)企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展需求。

5.財(cái)務(wù)備用金制度主要內(nèi)容

財(cái)務(wù)備用金制度主要包括以下內(nèi)容：

（1）備用金申請(qǐng)與審批：明確備用金的申請(qǐng)條件、審批流程及審批權(quán)限；

（2）備用金使用與管理：規(guī)定備用金的用途、使用范圍、報(bào)銷流程等；

（3）備用金核算與監(jiān)督：建立備用金的核算體系，加強(qiáng)備用金的監(jiān)督與審計(jì)；

（4）備用金違規(guī)處理：對(duì)違反備用金管理規(guī)定的行為進(jìn)行處罰；

（5）備用金制度修訂與廢止：根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況，及時(shí)修訂和完善備用金制度。

第二章備用金申請(qǐng)與審批流程

1.備用金申請(qǐng)條件

在實(shí)際工作中，當(dāng)部門或崗位遇到以下情況時(shí)，可以申請(qǐng)備用金：

-預(yù)計(jì)的支出無法通過常規(guī)報(bào)銷流程及時(shí)解決；

-突發(fā)事件或緊急情況導(dǎo)致的臨時(shí)性支出；

-需要預(yù)先支付的費(fèi)用，如預(yù)訂會(huì)議室、購買臨時(shí)物資等。

2.備用金申請(qǐng)流程

備用金申請(qǐng)流程通常包括以下幾個(gè)步驟：

-申請(qǐng)人填寫《備用金申請(qǐng)表》，詳細(xì)填寫申請(qǐng)理由、預(yù)計(jì)用途、金額等信息；

-申請(qǐng)人將申請(qǐng)表提交給部門負(fù)責(zé)人或指定的審批人；

-審批人根據(jù)申請(qǐng)理由、用途和金額，對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審批；

-審批通過后，財(cái)務(wù)部門根據(jù)審批金額發(fā)放備用金；

-申請(qǐng)人領(lǐng)取備用金時(shí)，需簽字確認(rèn)，并承諾按照規(guī)定用途使用。

3.審批權(quán)限

備用金的審批權(quán)限通常按照金額大小劃分，例如：

-500元以下的備用金，由部門負(fù)責(zé)人審批；

-500-2000元的備用金，由財(cái)務(wù)經(jīng)理審批；

-2000元以上的備用金，需提交給總經(jīng)理或董事會(huì)審批。

4.實(shí)操細(xì)節(jié)

-申請(qǐng)備用金時(shí)，申請(qǐng)人應(yīng)提供真實(shí)的申請(qǐng)理由和預(yù)計(jì)用途，不得虛報(bào)、冒領(lǐng)；

-審批人應(yīng)在收到申請(qǐng)后的1個(gè)工作日內(nèi)完成審批，確保備用金及時(shí)發(fā)放；

-財(cái)務(wù)部門在發(fā)放備用金時(shí)，應(yīng)核對(duì)申請(qǐng)表和審批意見，確保發(fā)放金額準(zhǔn)確無誤；

-申請(qǐng)人使用備用金后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)（如15個(gè)工作日內(nèi)）提供相關(guān)發(fā)票和報(bào)銷憑證，到財(cái)務(wù)部門辦理報(bào)銷手續(xù)；

-若備用金使用過程中出現(xiàn)異常情況，申請(qǐng)人應(yīng)立即向財(cái)務(wù)部門報(bào)告，并協(xié)助處理。

第三章備用金使用與管理

1.備用金的使用

備用金一旦審批通過并發(fā)放到申請(qǐng)人手中，就要嚴(yán)格按照申請(qǐng)時(shí)的用途來使用。比如，銷售部門的備用金主要用于墊付客戶樣品費(fèi)、差旅費(fèi)等，就不能用來買辦公用品或者聚餐。

2.備用金的保管

申請(qǐng)人領(lǐng)取備用金后，需要妥善保管，就像自己的錢一樣。備用金一般要求放入保險(xiǎn)箱或者安全的地方，不能隨意放在辦公桌上或者辦公室抽屜里，防止丟失或被盜。

3.備用金的報(bào)銷

備用金使用后，需要在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)報(bào)銷。報(bào)銷時(shí)，申請(qǐng)人需要收集所有相關(guān)的發(fā)票和單據(jù)，比如購物小票、出租車發(fā)票、住宿費(fèi)發(fā)票等，然后填寫報(bào)銷單，附上發(fā)票，一起提交給財(cái)務(wù)部門。

4.實(shí)操細(xì)節(jié)

-使用備用金時(shí)，要注意保存所有的交易記錄和發(fā)票，哪怕是一張小小的停車費(fèi)發(fā)票也不可少；

-如果備用金用于網(wǎng)上支付或者轉(zhuǎn)賬，要確保交易記錄上有明確的付款對(duì)象和付款事由；

-報(bào)銷時(shí)，如果發(fā)票上的金額和申請(qǐng)的備用金金額不一致，需要提供解釋，比如實(shí)際花費(fèi)少于預(yù)計(jì)；

-報(bào)銷單上需要詳細(xì)填寫每一筆支出的用途，不能簡單地寫“辦公用品”或者“餐飲”；

-如果備用金未能覆蓋實(shí)際支出，需要說明原因，并可能需要補(bǔ)足差額；

-財(cái)務(wù)部門在審核報(bào)銷時(shí)，會(huì)仔細(xì)核對(duì)發(fā)票和報(bào)銷單上的信息，確保每一筆支出都合理、合規(guī)；

-報(bào)銷完成后，財(cái)務(wù)部門會(huì)及時(shí)將報(bào)銷款項(xiàng)打入申請(qǐng)人的工資卡或者現(xiàn)金支付，一般不超過3個(gè)工作日。

第四章備用金核算與監(jiān)督

備用金的管理不是發(fā)出去就完事了，還需要進(jìn)行核算和監(jiān)督，確保每一分錢都花得明白、合理。

1.核算流程

每次備用金使用后，財(cái)務(wù)部門都會(huì)進(jìn)行核算。他們會(huì)把申請(qǐng)人提交的報(bào)銷單據(jù)和發(fā)票進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)金額是否正確，支出是否符合規(guī)定。核算無誤后，這些信息會(huì)被記錄在財(cái)務(wù)賬本上。

2.監(jiān)督機(jī)制

監(jiān)督機(jī)制主要是確保備用金的合規(guī)使用。企業(yè)會(huì)定期或者不定期地對(duì)備用金使用情況進(jìn)行檢查，看看有沒有不符合規(guī)定的支出，或者有沒有挪用備用金的情況。

3.實(shí)操細(xì)節(jié)

-財(cái)務(wù)部門會(huì)設(shè)立專門的備用金臺(tái)賬，記錄每一筆備用金的發(fā)放、使用和報(bào)銷情況；

-每個(gè)季度的第一個(gè)月，財(cái)務(wù)部門會(huì)對(duì)上一季度的備用金使用情況進(jìn)行匯總分析，看看有沒有異常情況；

-如果發(fā)現(xiàn)有備用金使用不當(dāng)或者報(bào)銷不合規(guī)的情況，財(cái)務(wù)部門會(huì)立即通知相關(guān)部門，要求整改；

-對(duì)于長期未報(bào)銷的備用金，財(cái)務(wù)部門會(huì)發(fā)出催報(bào)通知，提醒申請(qǐng)人及時(shí)報(bào)銷；

-企業(yè)還會(huì)通過內(nèi)部審計(jì)的方式，對(duì)備用金管理進(jìn)行抽查，確保制度的執(zhí)行力度；

-如果備用金丟失或者被盜，申請(qǐng)人需要立即報(bào)告，并根據(jù)公司規(guī)定進(jìn)行相應(yīng)的責(zé)任追究；

-對(duì)于頻繁出現(xiàn)問題的部門或個(gè)人，企業(yè)可能會(huì)暫停其備用金的發(fā)放，直到問題解決。

第五章備用金違規(guī)處理

在備用金的管理中，總有一些規(guī)定需要嚴(yán)格遵守，一旦有人違規(guī)，就要進(jìn)行處理，不能讓規(guī)章制度成為一紙空文。

1.違規(guī)情況

違規(guī)情況可能包括但不限于：虛報(bào)冒領(lǐng)備用金、不按照規(guī)定用途使用備用金、故意拖延不報(bào)銷、丟失或損壞發(fā)票導(dǎo)致無法報(bào)銷等。

2.處理流程

一旦發(fā)現(xiàn)違規(guī)情況，處理流程通常是這樣的：

-財(cái)務(wù)部門或者審計(jì)部門會(huì)將違規(guī)情況記錄下來，并通知相關(guān)責(zé)任人；

-根據(jù)違規(guī)的嚴(yán)重程度，責(zé)任人可能會(huì)被要求書面說明情況，或者接受面談；

-企業(yè)會(huì)根據(jù)備用金管理制度和員工手冊(cè)中的規(guī)定，對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行處罰；

-如果違規(guī)金額較大或者情節(jié)嚴(yán)重，可能會(huì)涉及到法律責(zé)任，企業(yè)會(huì)考慮報(bào)警處理。

3.實(shí)操細(xì)節(jié)

-對(duì)于輕微的違規(guī)，比如偶爾的報(bào)銷單據(jù)不規(guī)范，企業(yè)可能會(huì)給予口頭警告或者書面警告；

-如果是重復(fù)違規(guī)，或者違規(guī)金額較大，可能會(huì)被罰款，甚至扣除當(dāng)月獎(jiǎng)金；

-在處理違規(guī)時(shí)，企業(yè)會(huì)要求責(zé)任人歸還違規(guī)使用的備用金，并可能要求支付一定的滯納金；

-如果備用金丟失，責(zé)任人可能需要賠償全部或部分金額；

-企業(yè)會(huì)記錄違規(guī)行為，作為員工個(gè)人檔案的一部分，影響其今后的晉升和評(píng)價(jià)；

-在處理違規(guī)時(shí)，企業(yè)會(huì)保持公正和透明，確保每個(gè)員工都能了解違規(guī)的后果；

-為了防止違規(guī)行為，企業(yè)會(huì)定期對(duì)員工進(jìn)行財(cái)務(wù)規(guī)范和職業(yè)道德的培訓(xùn)。

第六章備用金制度的修訂與廢止

隨著企業(yè)的發(fā)展和市場(chǎng)環(huán)境的變化，備用金制度可能需要進(jìn)行修訂或者廢止，以保證它始終符合企業(yè)的實(shí)際需要和法律法規(guī)的要求。

1.修訂原因

備用金制度的修訂可能因?yàn)橐韵略颍?/p>

-企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大或縮小，導(dǎo)致備用金管理的需求發(fā)生變化；

-國家或地方財(cái)稅政策調(diào)整，影響備用金管理的相關(guān)規(guī)定；

-企業(yè)內(nèi)部管理流程的優(yōu)化，需要備用金制度與之相適應(yīng)；

-在實(shí)際操作中發(fā)現(xiàn)備用金制度存在漏洞或不合理之處。

2.修訂流程

備用金制度的修訂流程通常是：

-由財(cái)務(wù)部門或者相關(guān)部門提出修訂建議，并說明修訂的必要性；

-將修訂建議提交給管理層討論，可能涉及到財(cái)務(wù)、法務(wù)、人力資源等多個(gè)部門的意見；

-確定修訂方案后，會(huì)形成正式文件，并通過內(nèi)部公告或會(huì)議的形式通知全體員工；

-修訂后的備用金制度會(huì)立即生效，員工需要按照新的規(guī)定執(zhí)行。

3.實(shí)操細(xì)節(jié)

-在修訂備用金制度時(shí)，企業(yè)會(huì)考慮新舊制度的過渡期，確保順利切換；

-修訂后的制度中，會(huì)對(duì)原制度的廢止時(shí)間進(jìn)行明確；

-企業(yè)會(huì)對(duì)修訂后的制度進(jìn)行解釋和培訓(xùn)，確保員工能夠理解和遵守；

-如果修訂涉及到員工利益的重大調(diào)整，企業(yè)會(huì)進(jìn)行充分的溝通和協(xié)商；

-修訂后的制度會(huì)存檔備查，以供未來的審計(jì)和檢查使用；

-企業(yè)會(huì)在制度中明確，如果未來法律法規(guī)有新的規(guī)定，將按照法律法規(guī)執(zhí)行；

-在制度修訂過程中，企業(yè)會(huì)注意保護(hù)員工的合法權(quán)益，避免因制度變更造成不必要的困擾。

第七章備用金制度的執(zhí)行保障

制定備用金制度是一回事，確保它得到有效執(zhí)行又是另一回事。這就需要一系列的保障措施來確保制度不是掛在墻上的裝飾品。

1.培訓(xùn)與宣傳

企業(yè)會(huì)定期對(duì)員工進(jìn)行備用金管理制度的培訓(xùn)，確保每個(gè)人都清楚知道怎么申請(qǐng)備用金，怎么報(bào)銷，以及需要注意什么。培訓(xùn)通常包括：

-新員工的入職培訓(xùn)，讓他們一開始就了解備用金的規(guī)定；

-對(duì)現(xiàn)有員工的定期培訓(xùn)，更新他們對(duì)備用金制度的認(rèn)識(shí)；

-通過內(nèi)部通訊、公告或者會(huì)議，宣傳備用金制度的重要性和正確執(zhí)行方式。

2.監(jiān)督與檢查

財(cái)務(wù)部門或者專門的審計(jì)人員會(huì)定期對(duì)備用金的使用情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查，確保制度的執(zhí)行情況：

-定期審查備用金臺(tái)賬，看是否有異常支出或者長期未報(bào)銷的情況；

-對(duì)報(bào)銷單據(jù)進(jìn)行抽樣檢查，確保其合規(guī)性；

-通過突擊檢查或者定期審計(jì)，確保備用金的安全和合規(guī)使用。

3.實(shí)操細(xì)節(jié)

-企業(yè)會(huì)設(shè)立舉報(bào)渠道，鼓勵(lì)員工對(duì)備用金管理中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)；

-對(duì)于執(zhí)行制度表現(xiàn)優(yōu)秀的部門或個(gè)人，企業(yè)可能會(huì)給予表彰或者獎(jiǎng)勵(lì)；

-如果備用金管理制度被違反，企業(yè)會(huì)迅速采取措施，糾正錯(cuò)誤，并對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行處罰；

-企業(yè)會(huì)通過內(nèi)部管理系統(tǒng)，比如ERP系統(tǒng)，來跟蹤備用金的使用和報(bào)銷情況；

-在執(zhí)行制度時(shí)，企業(yè)會(huì)注意保護(hù)員工的個(gè)人隱私，不會(huì)泄露與備用金使用無關(guān)的個(gè)人信息；

-企業(yè)會(huì)定期評(píng)估備用金制度的執(zhí)行效果，根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整監(jiān)督和檢查的策略；

-對(duì)于執(zhí)行中遇到的問題，企業(yè)會(huì)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整，確保備用金制度能夠持續(xù)有效地運(yùn)行。

第八章備用金制度的風(fēng)險(xiǎn)管理

備用金雖然金額不大，但如果管理不善，也可能給企業(yè)帶來一定的風(fēng)險(xiǎn)。因此，備用金制度中也需要包含風(fēng)險(xiǎn)管理的內(nèi)容。

1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別

企業(yè)會(huì)識(shí)別備用金管理中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，比如：

-員工濫用備用金，用于個(gè)人消費(fèi)；

-發(fā)票丟失或者損壞，導(dǎo)致無法報(bào)銷；

-備用金被盜竊或者遺失；

-備用金的使用記錄不完整或者不準(zhǔn)確。

2.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估

對(duì)于識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)會(huì)進(jìn)行評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)的大小和發(fā)生的可能性：

-分析每種風(fēng)險(xiǎn)對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)狀況和聲譽(yù)的影響；

-評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率，比如備用金被盜竊的概率有多大；

-根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。

3.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)

企業(yè)會(huì)采取一系列措施來應(yīng)對(duì)備用金管理中的風(fēng)險(xiǎn)：

-加強(qiáng)對(duì)員工的財(cái)務(wù)紀(jì)律教育，提高他們的合規(guī)意識(shí)；

-制定備用金的管理細(xì)則，明確責(zé)任人和流程；

-定期對(duì)備用金的使用情況進(jìn)行審計(jì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正問題；

-對(duì)備用金的保管進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)定，比如使用保險(xiǎn)箱或者指定的安全區(qū)域；

-建立備用金使用的監(jiān)控系統(tǒng)，比如通過ERP系統(tǒng)跟蹤備用金的申請(qǐng)、發(fā)放和報(bào)銷情況；

-對(duì)于高風(fēng)險(xiǎn)的備用金使用，比如大額備用金或者頻繁使用備用金的部門，會(huì)進(jìn)行更加嚴(yán)格的監(jiān)控和審計(jì)；

-如果備用金發(fā)生損失，企業(yè)會(huì)根據(jù)實(shí)際情況采取補(bǔ)救措施，比如報(bào)警處理或者要求責(zé)任人賠償；

-定期對(duì)備用金制度進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，確保風(fēng)險(xiǎn)控制措施的有效性；

-企業(yè)會(huì)建立應(yīng)急機(jī)制，比如備用金發(fā)生緊急情況時(shí)的處理流程，確保能夠迅速應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)事件。

第九章備用金制度的監(jiān)督與審計(jì)

備用金制度的監(jiān)督與審計(jì)是確保制度執(zhí)行的重要手段，它能夠幫助企業(yè)發(fā)現(xiàn)管理中的問題，防止違規(guī)行為的發(fā)生。

1.監(jiān)督機(jī)制

企業(yè)會(huì)建立一套監(jiān)督機(jī)制來確保備用金制度的執(zhí)行：

-財(cái)務(wù)部門會(huì)對(duì)備用金的使用情況進(jìn)行日常監(jiān)督，包括申請(qǐng)、發(fā)放和報(bào)銷的全過程；

-審計(jì)部門會(huì)定期對(duì)備用金的管理進(jìn)行審計(jì)，確保制度的合規(guī)性和有效性；

-企業(yè)會(huì)設(shè)立舉報(bào)渠道，鼓勵(lì)員工對(duì)備用金的違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)。

2.審計(jì)流程

備用金的審計(jì)流程通常包括以下幾個(gè)步驟：

-審計(jì)部門會(huì)制定審計(jì)計(jì)劃，確定審計(jì)的時(shí)間、范圍和方法；

-審計(jì)人員進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)，收集備用金管理的相關(guān)資料，包括申請(qǐng)表、報(bào)銷單據(jù)等；

-審計(jì)人員會(huì)對(duì)備用金的使用情況進(jìn)行核對(duì)，確保每筆支出都有相應(yīng)的發(fā)票和單據(jù)支持；

-審計(jì)人員會(huì)評(píng)估備用金管理的風(fēng)險(xiǎn)，并提出改進(jìn)建議；

-審計(jì)報(bào)告會(huì)提交給管理層，管理層會(huì)根據(jù)報(bào)告采取相應(yīng)的措施。

3.實(shí)操細(xì)節(jié)

-審計(jì)部門會(huì)定期發(fā)布審計(jì)公告，告知員工審計(jì)的時(shí)間和范圍；

-審計(jì)人員在進(jìn)行審計(jì)時(shí)，會(huì)保持客觀公正，不偏袒任何部門或個(gè)人；

-如果審計(jì)發(fā)現(xiàn)備用金管理制度存在問題，審計(jì)人員會(huì)及時(shí)與相關(guān)部門溝通，共同研究解決方案；

-企業(yè)會(huì)根據(jù)審計(jì)報(bào)告的結(jié)果，對(duì)備用金制度進(jìn)行必要的修訂和完善；

-審計(jì)部門會(huì)定期對(duì)審計(jì)結(jié)果進(jìn)行跟蹤，確保改進(jìn)措施得到有效執(zhí)行；

-企業(yè)會(huì)通過內(nèi)部培訓(xùn)和工作坊，提高員工對(duì)備用金審計(jì)的認(rèn)識(shí)和理解；

-對(duì)于審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，企業(yè)會(huì)按照規(guī)定進(jìn)行處理，并通報(bào)全公司，起到警示作用。

第十章備用金制度的持續(xù)改進(jìn)

備用金制度不是一成不變的，它