銀行公司檔案保密管理細(xì)則

一、總則本銀行公司始終秉持“誠(chéng)信、專業(yè)、創(chuàng)新、共贏”的企業(yè)文化，以“為客戶提供卓越金融服務(wù)，助力經(jīng)濟(jì)發(fā)展，創(chuàng)造社會(huì)價(jià)值”為經(jīng)營(yíng)理念。在日益激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境下，檔案作為公司重要信息資源，其保密管理至關(guān)重要。為加強(qiáng)檔案保密管理，確保公司信息安全，維護(hù)公司合法權(quán)益，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)范，結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制定本細(xì)則。本細(xì)則旨在建立科學(xué)、規(guī)范、有效的檔案保密管理體系，涵蓋從檔案形成、收集、整理、存儲(chǔ)、利用到銷毀的全過(guò)程，保障檔案信息不被非法獲取、篡改或泄露，促進(jìn)公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)穩(wěn)健發(fā)展。二、適用范圍本細(xì)則適用于銀行公司全體員工以及因業(yè)務(wù)往來(lái)涉及接觸公司檔案的客戶、合作伙伴等相關(guān)方。全體員工都有責(zé)任和義務(wù)遵守本細(xì)則規(guī)定，切實(shí)履行檔案保密職責(zé)。對(duì)于外部相關(guān)方，在接觸公司檔案前，應(yīng)明確告知其需遵守本公司檔案保密要求，并通過(guò)簽訂保密協(xié)議等方式確保其履行保密義務(wù)。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.檔案保密管理領(lǐng)導(dǎo)小組：由公司高層管理人員組成，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃公司檔案保密管理工作，制定檔案保密工作方針、政策和目標(biāo)，協(xié)調(diào)解決檔案保密管理中的重大問(wèn)題，監(jiān)督檔案保密制度的執(zhí)行情況。2.行政部門(mén)：作為檔案保密管理工作的歸口管理部門(mén)，負(fù)責(zé)制定和完善檔案保密管理制度及操作流程，組織開(kāi)展檔案保密宣傳教育和培訓(xùn)工作，定期對(duì)各部門(mén)檔案保密工作進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，負(fù)責(zé)檔案保管場(chǎng)所的安全管理，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境符合保密要求。3.各業(yè)務(wù)部門(mén)：負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、歸檔工作，并按照檔案保密管理制度要求，做好本部門(mén)檔案的日常保密管理工作。指定專人負(fù)責(zé)檔案管理，確保檔案的安全與完整。在檔案利用過(guò)程中，嚴(yán)格按照規(guī)定履行審批手續(xù)，控制檔案的接觸范圍。4.信息技術(shù)部門(mén)：負(fù)責(zé)檔案信息系統(tǒng)的安全維護(hù)和技術(shù)保障，采取有效的技術(shù)措施防止檔案信息通過(guò)網(wǎng)絡(luò)渠道泄露。定期對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行安全評(píng)估和漏洞修復(fù)，保障系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。對(duì)涉及檔案管理的信息技術(shù)人員進(jìn)行保密教育和監(jiān)督，確保其嚴(yán)格遵守檔案保密規(guī)定。四、管理內(nèi)容與流程1.檔案形成與收集階段-文件起草：?jiǎn)T工在起草涉及公司機(jī)密的文件時(shí)，應(yīng)明確標(biāo)注密級(jí)，并根據(jù)密級(jí)確定相應(yīng)的保密措施。文件起草過(guò)程中，要妥善保管相關(guān)資料，防止信息泄露。-收集整理：各部門(mén)在工作過(guò)程中形成的各類檔案資料，應(yīng)及時(shí)收集、整理，并按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類。對(duì)于涉及保密內(nèi)容的檔案，要單獨(dú)標(biāo)識(shí)，嚴(yán)格按照保密要求進(jìn)行保管。2.檔案存儲(chǔ)階段-物理存儲(chǔ)：檔案保管場(chǎng)所應(yīng)具備安全防護(hù)設(shè)施，如防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等。不同密級(jí)的檔案應(yīng)分開(kāi)存放，設(shè)置專門(mén)的保密檔案庫(kù)或保密存儲(chǔ)區(qū)域。對(duì)保密檔案庫(kù)要安裝監(jiān)控設(shè)備、門(mén)禁系統(tǒng)等，嚴(yán)格限制人員進(jìn)出。-電子存儲(chǔ)：電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全的服務(wù)器或存儲(chǔ)介質(zhì)上，進(jìn)行加密處理。設(shè)置不同級(jí)別的訪問(wèn)權(quán)限，根據(jù)員工的工作需要分配相應(yīng)的訪問(wèn)權(quán)限，確保只有授權(quán)人員能夠訪問(wèn)相關(guān)檔案信息。定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全的位置，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。3.檔案利用階段-內(nèi)部利用：?jiǎn)T工因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、檔案名稱、密級(jí)等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，提交檔案管理部門(mén)。檔案管理部門(mén)根據(jù)審批意見(jiàn)，為員工提供相應(yīng)的檔案查閱服務(wù)。查閱過(guò)程應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，嚴(yán)禁將檔案帶出指定區(qū)域。如需復(fù)印、摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)另行申請(qǐng)，經(jīng)嚴(yán)格審批后按照規(guī)定進(jìn)行操作。-外部利用：對(duì)于客戶、合作伙伴等外部人員查閱公司檔案，必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批程序。首先由相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)提出申請(qǐng)，說(shuō)明查閱原因、查閱對(duì)象等信息，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，與外部人員簽訂保密協(xié)議。在查閱過(guò)程中，應(yīng)安排專人陪同，確保檔案信息安全。4.檔案銷毀階段-鑒定與審批：定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定是否需要銷毀。對(duì)于需要銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)，詳細(xì)列出檔案名稱、數(shù)量、密級(jí)等信息，經(jīng)檔案保密管理領(lǐng)導(dǎo)小組審批后進(jìn)行銷毀處理。-銷毀實(shí)施：檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式，如粉碎、焚燒、數(shù)據(jù)擦除等。對(duì)于涉及重要機(jī)密的檔案，應(yīng)在專人監(jiān)督下進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，留存相關(guān)資料以備查。五、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利與義務(wù)-權(quán)利：?jiǎn)T工有權(quán)了解公司檔案保密管理制度，在符合規(guī)定的情況下，有權(quán)申請(qǐng)查閱、利用與工作相關(guān)的檔案信息，以保障工作的順利開(kāi)展。對(duì)于檔案保密管理工作中存在的問(wèn)題，員工有權(quán)提出意見(jiàn)和建議。-義務(wù)：?jiǎn)T工必須嚴(yán)格遵守公司檔案保密管理制度，保守公司檔案機(jī)密。不得私自復(fù)制、傳播、泄露檔案信息。發(fā)現(xiàn)檔案保密安全隱患或違規(guī)行為時(shí)，應(yīng)及時(shí)向公司報(bào)告。積極參加公司組織的檔案保密宣傳教育和培訓(xùn)活動(dòng)，提高自身的保密意識(shí)和技能。2.客戶權(quán)利與義務(wù)-權(quán)利：客戶有權(quán)按照與公司簽訂的業(yè)務(wù)合同及相關(guān)規(guī)定，查閱、獲取與自身業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案信息。對(duì)于公司檔案保密管理工作侵犯其合法權(quán)益的行為，客戶有權(quán)提出投訴和申訴。-義務(wù)：客戶在接觸公司檔案信息時(shí)，應(yīng)遵守公司檔案保密規(guī)定，不得將獲取的檔案信息用于非法目的或泄露給第三方。在業(yè)務(wù)合作結(jié)束后，應(yīng)按照公司要求歸還或妥善處理涉及的公司檔案資料。六、監(jiān)督與考核機(jī)制1.監(jiān)督檢查：檔案保密管理領(lǐng)導(dǎo)小組定期對(duì)公司各部門(mén)檔案保密管理工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度執(zhí)行情況、檔案存儲(chǔ)安全、檔案利用審批等方面。行政部門(mén)和信息技術(shù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案保管場(chǎng)所和信息系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并排除安全隱患。內(nèi)部審計(jì)部門(mén)可根據(jù)需要對(duì)檔案保密管理工作進(jìn)行專項(xiàng)審計(jì)，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出整改意見(jiàn)。2.績(jī)效考核：將檔案保密管理工作納入員工績(jī)效考核體系，對(duì)在檔案保密工作中表現(xiàn)突出的部門(mén)和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，如績(jī)效加分、獎(jiǎng)金、榮譽(yù)證書(shū)等。對(duì)違反檔案保密制度的行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的績(jī)效扣分、警告、罰款、降職、辭退等處罰。對(duì)于因檔案信息泄露給公司造成重大損失的，依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。3.投訴與舉報(bào)處理：建立檔案保密投訴舉報(bào)機(jī)制，鼓勵(lì)員工和客戶對(duì)發(fā)現(xiàn)的檔案保密違規(guī)行為進(jìn)行投訴和舉報(bào)。對(duì)于投訴和舉報(bào)信息，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，并將處理結(jié)果反饋給投訴舉報(bào)人。對(duì)投訴舉報(bào)人應(yīng)予以保護(hù)，防止其受到打擊報(bào)復(fù)。七、附則1.本細(xì)則如有未盡事宜，可根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和公司實(shí)際情況進(jìn)行補(bǔ)充和完善。在實(shí)施過(guò)程中，如遇國(guó)家法律法規(guī)和政策調(diào)整，本細(xì)則應(yīng)相應(yīng)進(jìn)行修訂。2.本細(xì)則由銀行公司行政部門(mén)負(fù)責(zé)解釋。自發(fā)布之日起生效實(shí)施，全體員