家電公司采購(gòu)合同管理辦法

一、總則本公司秉持“以品質(zhì)家電服務(wù)大眾，用誠(chéng)信經(jīng)營(yíng)創(chuàng)造價(jià)值”的經(jīng)營(yíng)理念，為加強(qiáng)公司合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更及終止等行為，保障公司合法權(quán)益，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本辦法。本辦法旨在通過完善的合同管理體系，實(shí)現(xiàn)公司在人、事、財(cái)、物、信息、風(fēng)險(xiǎn)、文化等方面的有效管理與協(xié)調(diào)發(fā)展，促進(jìn)公司經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益的提升，踐行公司扁平化管理理念，確保各層級(jí)高效協(xié)作。二、適用范圍本辦法適用于家電公司全體員工在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中簽訂的各類合同，包括但不限于采購(gòu)合同、銷售合同、租賃合同、技術(shù)合同等。同時(shí)，涉及與客戶相關(guān)的合同條款，也需遵循本辦法規(guī)定，以保障客戶合法權(quán)益，提升客戶滿意度。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.合同管理委員會(huì)：作為公司合同管理的最高決策機(jī)構(gòu)，由公司高層管理人員組成。負(fù)責(zé)制定合同管理戰(zhàn)略、政策和重大決策，協(xié)調(diào)解決合同管理中的重大問題，確保合同管理工作與公司整體發(fā)展戰(zhàn)略相契合，體現(xiàn)公司企業(yè)文化與經(jīng)營(yíng)理念。2.法務(wù)部門：承擔(dān)合同審核、法律風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估等專業(yè)職責(zé)。對(duì)合同條款的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審查，提供專業(yè)法律意見，協(xié)助處理合同糾紛，保障公司在合同事務(wù)中的合法權(quán)益，為公司的經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益保駕護(hù)航。3.業(yè)務(wù)部門：負(fù)責(zé)合同的發(fā)起、談判、起草和履行跟蹤。在合同簽訂前，充分了解業(yè)務(wù)需求和客戶情況，確保合同條款符合實(shí)際業(yè)務(wù)要求；在合同履行過程中，及時(shí)反饋合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決出現(xiàn)的問題，確保合同順利履行，實(shí)現(xiàn)公司經(jīng)營(yíng)目標(biāo)。4.財(cái)務(wù)部門：參與合同的財(cái)務(wù)條款審核，負(fù)責(zé)合同款項(xiàng)的收付管理和財(cái)務(wù)核算。對(duì)合同涉及的資金流動(dòng)進(jìn)行監(jiān)控，確保公司財(cái)務(wù)狀況的穩(wěn)定，保障公司經(jīng)濟(jì)效益。5.行政部門：負(fù)責(zé)合同的歸檔、保管和查詢服務(wù)。建立完善的合同檔案管理制度，確保合同文件的安全、完整和可追溯性，為公司合同管理提供信息支持。四、管理內(nèi)容與流程1.合同簽訂-意向溝通：業(yè)務(wù)部門與客戶就合作事項(xiàng)進(jìn)行初步溝通，了解雙方需求和合作意向，形成合作意向書，為合同起草奠定基礎(chǔ)。-合同起草：業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作意向書和業(yè)務(wù)實(shí)際情況，起草合同文本。合同條款應(yīng)明確雙方權(quán)利義務(wù)、標(biāo)的、價(jià)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付方式、違約責(zé)任等核心內(nèi)容，確保合同的完整性和可操作性。-審核會(huì)簽：合同起草完成后，依次提交法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門進(jìn)行審核。法務(wù)部門重點(diǎn)審查合同的合法性、合規(guī)性；財(cái)務(wù)部門審核財(cái)務(wù)條款的合理性；其他相關(guān)部門根據(jù)各自職責(zé)提出審核意見。業(yè)務(wù)部門根據(jù)審核意見對(duì)合同進(jìn)行修改完善，形成最終合同文本，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批會(huì)簽。-簽訂蓋章：經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與對(duì)方簽訂合同。合同簽訂應(yīng)遵循平等、自愿、公平、誠(chéng)信原則，確保合同的有效性。合同簽訂后，加蓋公司合同專用章，完成合同簽訂流程。2.合同履行-執(zhí)行跟蹤：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的具體履行，按照合同約定的時(shí)間、地點(diǎn)、方式等要求，全面履行合同義務(wù)。在履行過程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)建立合同履行臺(tái)賬，及時(shí)記錄合同執(zhí)行情況，包括貨物交付、款項(xiàng)收付、服務(wù)提供等信息，確保合同履行的可追溯性。-變更與解除：如因客觀原因需要變更或解除合同，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與對(duì)方協(xié)商，達(dá)成一致意見后簽訂變更或解除協(xié)議。變更或解除協(xié)議應(yīng)按照合同簽訂流程進(jìn)行審核、審批和簽訂，確保變更或解除行為的合法性和有效性。-糾紛處理：若在合同履行過程中發(fā)生糾紛，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)和法務(wù)部門報(bào)告。法務(wù)部門應(yīng)根據(jù)糾紛情況，制定糾紛處理方案，采取協(xié)商、調(diào)解、仲裁或訴訟等方式解決糾紛，維護(hù)公司合法權(quán)益。3.合同歸檔-整理移交：合同履行完畢后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)對(duì)合同文件進(jìn)行整理，包括合同文本、補(bǔ)充協(xié)議、往來函件、履行記錄等相關(guān)資料，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。整理完成后，移交行政部門進(jìn)行歸檔保管。-檔案管理：行政部門按照檔案管理制度，對(duì)合同檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、存儲(chǔ)，建立電子和紙質(zhì)檔案目錄，方便查詢和使用。同時(shí)，應(yīng)采取必要的安全措施，確保合同檔案的安全，防止檔案丟失、損壞或泄露。五、權(quán)利與義務(wù)1.公司權(quán)利-要求合同相對(duì)方按照合同約定履行義務(wù)，獲取合同約定的利益，保障公司經(jīng)濟(jì)效益。-對(duì)合同履行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，有權(quán)要求合同相對(duì)方提供必要的信息和資料，以確保合同的順利履行。-在合同相對(duì)方違反合同約定時(shí)，依法追究其違約責(zé)任，維護(hù)公司合法權(quán)益。2.公司義務(wù)-按照合同約定全面履行自己的義務(wù)，為合同相對(duì)方提供必要的協(xié)助和支持，樹立公司良好的商業(yè)信譽(yù)，提升公司社會(huì)效益。-對(duì)合同相對(duì)方的商業(yè)秘密和個(gè)人信息予以保密，不得泄露或用于與合同無關(guān)的其他用途。-積極配合合同相對(duì)方解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題，協(xié)商處理合同變更、解除等事宜。3.員工權(quán)利-員工有權(quán)了解與所負(fù)責(zé)合同相關(guān)的信息和資料，以便更好地履行工作職責(zé)。-在合同管理工作中，員工有權(quán)提出合理化建議和意見，參與公司合同管理制度的完善和優(yōu)化。-因履行合同管理職責(zé)受到不當(dāng)處理或侵害時(shí)，員工有權(quán)向公司提出申訴，維護(hù)自身合法權(quán)益。4.員工義務(wù)-嚴(yán)格遵守公司合同管理制度，按照規(guī)定的流程和要求辦理合同相關(guān)事宜，確保合同管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。-對(duì)在合同管理工作中知悉的公司商業(yè)秘密和客戶信息予以保密，不得泄露或利用這些信息謀取私利。-積極配合公司其他部門開展合同管理工作，提供必要的協(xié)助和支持，共同推動(dòng)公司合同管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。六、監(jiān)督與考核機(jī)制1.監(jiān)督機(jī)制-公司建立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，由法務(wù)部門、審計(jì)部門等對(duì)合同管理工作進(jìn)行定期檢查和不定期抽查。檢查內(nèi)容包括合同簽訂程序的合規(guī)性、合同履行情況、合同檔案管理等方面，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正合同管理中存在的問題。-鼓勵(lì)員工對(duì)合同管理中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)，公司對(duì)舉報(bào)屬實(shí)的員工給予適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)，并對(duì)舉報(bào)人信息予以保密。2.考核機(jī)制-將合同管理工作納入員工績(jī)效考核體系，對(duì)業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門及員工在合同管理工作中的表現(xiàn)進(jìn)行考核評(píng)價(jià)?？己酥笜?biāo)包括合同簽訂的及時(shí)性、準(zhǔn)確性、履行率、糾紛發(fā)生率等，以激勵(lì)員工積極履行合同管理職責(zé)。-根據(jù)績(jī)效考核結(jié)果，對(duì)在合同管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)工作不力、造成公司損失的部門和個(gè)人進(jìn)行責(zé)任追究，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、降職、辭退等。七、附則1.本辦法自發(fā)布之日起生效實(shí)施，如有未盡事宜，由公司合同管理委員會(huì)負(fù)責(zé)解釋和修訂。2.本辦法應(yīng)與國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策保持一致，如遇法律法規(guī)或政策調(diào)整，本辦法相應(yīng)條款應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修訂。3.各部門應(yīng)嚴(yán)格按照本辦法規(guī)定開展合同管理工作，確保公司合同管理工作的規(guī)范化、科學(xué)