家電公司合同審核管理規(guī)定

一、總則1.目的為加強(qiáng)家電公司合同管理，規(guī)范合同審核流程，有效防范合同風(fēng)險(xiǎn)，保障公司合法權(quán)益，提高經(jīng)濟(jì)效益，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司實(shí)際情況，特制定本規(guī)定。2.適用范圍本規(guī)定適用于家電公司及其下屬各部門、各分支機(jī)構(gòu)在經(jīng)營活動(dòng)中簽訂的各類合同。包括但不限于采購合同、銷售合同、租賃合同、服務(wù)合同等。公司全體員工在涉及合同簽訂相關(guān)事宜時(shí)均應(yīng)遵守本規(guī)定。同時(shí)，本規(guī)定也旨在保障與公司有業(yè)務(wù)往來的客戶的合法權(quán)益，確保合同簽訂過程的公平、公正、公開。3.基本原則合同審核遵循合法性、合規(guī)性、合理性、完整性原則。合法性要求合同內(nèi)容不得違反法律法規(guī)的強(qiáng)制性規(guī)定；合規(guī)性要求符合公司內(nèi)部規(guī)章制度；合理性強(qiáng)調(diào)合同條款公平合理，符合市場規(guī)律；完整性確保合同條款完備，權(quán)利義務(wù)清晰。此外，合同審核應(yīng)秉持公司“以客戶為中心，創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)，追求卓越”的企業(yè)文化和經(jīng)營理念，注重社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益的平衡。在審核過程中，倡導(dǎo)扁平化管理理念，減少不必要的層級審批，提高審核效率。二、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.合同審核小組成立合同審核小組，作為合同審核的核心組織。小組成員包括法務(wù)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)專業(yè)人員。小組組長由公司分管法務(wù)的副總經(jīng)理擔(dān)任。合同審核小組負(fù)責(zé)對重大合同及存在爭議的合同進(jìn)行集中審核，確保審核結(jié)果的準(zhǔn)確性和權(quán)威性。2.法務(wù)部門法務(wù)部門是合同審核的主要責(zé)任部門。負(fù)責(zé)對合同的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審查，包括合同條款是否符合法律法規(guī)、是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)等。同時(shí)，法務(wù)部門要提供專業(yè)的法律意見和建議，協(xié)助修改和完善合同文本。3.財(cái)務(wù)部門財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核合同中的財(cái)務(wù)條款，如付款方式、結(jié)算周期、稅務(wù)條款等。確保合同的財(cái)務(wù)安排符合公司財(cái)務(wù)管理制度，保障公司資金安全，對合同涉及的成本、收益進(jìn)行評估，為公司經(jīng)濟(jì)效益提供保障。4.業(yè)務(wù)部門業(yè)務(wù)部門作為合同的發(fā)起部門，負(fù)責(zé)合同的起草和初審。業(yè)務(wù)部門要確保合同內(nèi)容符合業(yè)務(wù)實(shí)際需求，條款清晰明確，并對合同涉及的業(yè)務(wù)背景、交易對手等信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。在初審過程中，業(yè)務(wù)部門要從業(yè)務(wù)角度對合同進(jìn)行全面審查，提出初步意見。5.其他相關(guān)部門根據(jù)合同性質(zhì)和涉及的具體業(yè)務(wù)，其他相關(guān)部門如技術(shù)部門、人力資源部門等可參與合同審核。技術(shù)部門對涉及技術(shù)條款的合同進(jìn)行專業(yè)性審查，人力資源部門對涉及人員服務(wù)等相關(guān)合同進(jìn)行審核，從各自專業(yè)角度提供意見和建議。三、管理內(nèi)容與流程1.合同起草業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，在與客戶充分溝通協(xié)商后起草合同文本。起草過程中，要參考公司的合同模板和相關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)范，確保合同條款準(zhǔn)確反映雙方的權(quán)利義務(wù)。合同起草完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)進(jìn)行初步的內(nèi)部審核，檢查合同內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性。2.提交審核業(yè)務(wù)部門將初審后的合同提交給合同審核小組。提交時(shí)，應(yīng)附帶合同背景資料、交易對手信息等相關(guān)文件。合同審核小組根據(jù)合同性質(zhì)和涉及的業(yè)務(wù)范圍，分配給相應(yīng)的審核部門進(jìn)行審核。3.部門審核法務(wù)部門在收到合同后，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成合法性、合規(guī)性審查，并出具書面法律意見。財(cái)務(wù)部門同時(shí)對合同財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審核，提出財(cái)務(wù)方面的意見和建議。其他相關(guān)部門根據(jù)各自職責(zé)進(jìn)行專業(yè)審查，反饋審核意見。4.意見反饋與修改各審核部門將審核意見反饋給業(yè)務(wù)部門。業(yè)務(wù)部門根據(jù)反饋意見對合同進(jìn)行修改完善。如業(yè)務(wù)部門與審核部門存在意見分歧，可組織相關(guān)部門進(jìn)行溝通協(xié)商，必要時(shí)由合同審核小組組長主持召開協(xié)調(diào)會(huì)議，達(dá)成一致意見。5.再次審核修改后的合同再次提交給各審核部門進(jìn)行審核，確保修改后的合同符合各方要求。經(jīng)過再次審核無異議后，合同進(jìn)入簽訂流程。6.合同簽訂合同經(jīng)審核通過后，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與客戶簽訂合同。簽訂過程要嚴(yán)格按照公司印章管理制度執(zhí)行，確保合同簽訂的有效性和規(guī)范性。7.合同存檔簽訂后的合同原件由公司檔案室統(tǒng)一存檔管理。業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等可留存合同副本，以便后續(xù)查閱和執(zhí)行。同時(shí)，要建立合同電子檔案，方便檢索和管理。四、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利員工有權(quán)對合同審核過程中存在的問題提出疑問和建議，有權(quán)要求審核部門對審核意見進(jìn)行解釋說明。對于不合理的審核意見，員工有權(quán)通過正常渠道向上級反映。2.員工義務(wù)員工有義務(wù)按照公司規(guī)定的流程和要求起草、提交合同，提供真實(shí)準(zhǔn)確的合同相關(guān)信息。在合同審核過程中，要積極配合審核部門的工作，根據(jù)審核意見及時(shí)修改合同。員工要嚴(yán)格遵守公司的保密制度，對合同涉及的商業(yè)秘密、客戶信息等予以保密。3.客戶權(quán)利客戶有權(quán)要求公司對合同條款進(jìn)行解釋說明，確保其理解合同內(nèi)容。在合同審核過程中，客戶有權(quán)提出合理的修改意見和建議，公司應(yīng)認(rèn)真對待并進(jìn)行充分溝通協(xié)商。4.客戶義務(wù)客戶應(yīng)按照合同約定提供真實(shí)準(zhǔn)確的信息，配合公司完成合同審核和簽訂工作。在合同履行過程中，客戶有義務(wù)遵守合同條款，履行自身的責(zé)任和義務(wù)。五、監(jiān)督與考核機(jī)制1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對合同審核管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。檢查內(nèi)容包括合同審核流程的執(zhí)行情況、審核意見的落實(shí)情況、合同存檔管理等。對發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.績效考核將合同審核管理工作納入員工績效考核體系。對在合同審核過程中表現(xiàn)出色，有效防范合同風(fēng)險(xiǎn)，為公司帶來經(jīng)濟(jì)效益的員工給予獎(jiǎng)勵(lì)。對違反合同審核規(guī)定，導(dǎo)致公司遭受損失的員工，根據(jù)情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。3.客戶反饋監(jiān)督建立客戶反饋機(jī)制，收集客戶對合同審核管理工作的意見和建議。對客戶反饋的問題及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理，不斷改進(jìn)合同審核管理工作，提高客戶滿意度。六、附則1.本規(guī)定由公司法務(wù)部門負(fù)責(zé)解釋。如有未盡事宜，可根據(jù)公司實(shí)際情況進(jìn)行補(bǔ)充和完善。2.本規(guī)定自發(fā)布之日起生效實(shí)施。公司原有相關(guān)合同審核管理規(guī)定與本規(guī)定不一致的，以本規(guī)定為準(zhǔn)。公司全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守本規(guī)定，確保合同審核管理工作的規(guī)范有序進(jìn)行，為公司